Provedores de Serviços

Os provedores de serviços são os fornecedores externos com os quais sua equipe de concierge trabalha para realizar experiências para os hóspedes. Operadoras de turismo, chefs particulares, serviços de transfer aeroportuário, instrutores de ioga, capitães de pesca esportiva – todos os terceiros que executam um serviço de viagem são registrados como provedores no sistema.

Visão Geral

O diretório de provedores é a base do fluxo de trabalho do seu concierge. Quando um hóspede solicita um transfer aeroportuário ou um passeio de vela ao pôr do sol, a equipe de concierge seleciona um provedor neste diretório, o atribui ao item de serviço e acompanha o engajamento até a liquidação da comissão.

Um diretório de provedores bem mantido torna a equipe de concierge mais rápida e consistente. Novos membros da equipe podem ver quais provedores lidam com quais serviços, quais são suas taxas de comissão e como contatá-los – sem depender de conhecimento institucional armazenado nos contatos do celular de alguém.

Gerenciando Provedores

Adicionando um Novo Provedor

Para adicionar um provedor ao seu diretório:

1. Vá para Concierge > Provedores (ou Admin > Provedores). Concierges, gerentes de propriedade e administradores podem adicionar e editar provedores.
2. Clique em Adicionar Provedor.
3. Preencha os dados do provedor:
   • Nome -- O nome da empresa ou pessoa física (ex.: "Costa Rica Expeditions" ou "Chef Daniel").
   • Pessoa de contato -- A pessoa principal com quem você se comunica.
   • Telefone -- Número de telefone em formato internacional.
   • E-mail -- Endereço de e-mail comercial.
   • WhatsApp -- Número do WhatsApp, se diferente do telefone.
   • Canal preferencial -- Como você normalmente contata este provedor: WhatsApp, E-mail ou Telefone.
   • Comissão padrão -- A porcentagem de comissão padrão para serviços realizados por este provedor (ex.: 15%).
   • Observações -- Quaisquer detalhes relevantes: áreas de atuação, disponibilidade em alta temporada, tamanho mínimo de grupos, instruções especiais.
4. Clique em Salvar.

O provedor fica imediatamente disponível para atribuição a itens de serviço em todas as propriedades da sua empresa.

Editando um Provedor

Clique em qualquer provedor no diretório para abrir a visualização de detalhes. A partir daí, você pode atualizar informações de contato, ajustar a taxa de comissão padrão, adicionar observações ou alterar o status de ativo. As alterações entram em vigor imediatamente – os itens de serviço existentes já atribuídos a este provedor não são afetados, mas novas atribuições usarão os dados atualizados.

Desativando um Provedor

Se você parar de trabalhar com um provedor, mas quiser manter seus registros históricos intactos:

1. Abra a visualização de detalhes do provedor.
2. Alterne o status Ativo para inativo.
3. Salve.

Provedores inativos não aparecem mais no menu suspenso de seleção de provedor ao atribuir itens de serviço. Seus itens de serviço históricos e registros de comissão permanecem inalterados para fins de relatórios.

Excluindo um Provedor

Para remover um provedor permanentemente, clique em Excluir na visualização de detalhes do provedor e confirme. Isso só é possível se o provedor não tiver itens de serviço associados. Se tiver, desative o provedor.

A exclusão é restrita a gerentes de propriedade e administradores. Concierges podem criar e editar provedores, mas não veem a ação de excluir – se você não trabalha mais com um provedor, desative-o.

Detalhes do Provedor

Cada registro de provedor inclui as seguintes informações:

Campo	Descrição
Nome	Nome da empresa ou pessoa física. Exibido em itens de serviço e relatórios de comissão.
Pessoa de contato	Nome do contato principal para coordenação do dia a dia.
Telefone	Número de telefone para chamadas e SMS.
E-mail	Endereço de e-mail para confirmações e documentação.
WhatsApp	Número do WhatsApp para coordenação rápida.
Canal preferencial	O canal de comunicação que a equipe de concierge deve usar primeiro ao entrar em contato. Exibido como um selo na lista de provedores.
Comissão padrão	Porcentagem de comissão padrão aplicada a novos itens de serviço. Pode ser alterada por item de serviço.
Observações	Observações de formato livre – áreas de atuação, tipos de veículo, especialidades culinárias, preços de alta temporada, etc.
Status ativo	Se o provedor está atualmente disponível para atribuição.

Atribuindo Provedores a Serviços

Quando um item de serviço está no status Solicitado, a equipe de concierge atribui um provedor:

1. Abra o item de serviço no portfólio.
2. Clique em Atribuir Provedor.
3. A seleção de provedor mostra uma lista de provedores ativos com nome, contato, canal preferencial e taxa de comissão padrão.
4. Selecione o provedor apropriado.
5. O status interno do item de serviço muda para Aguardando Provedor.

Após a atribuição, a equipe de concierge entra em contato com o provedor através do canal preferencial para confirmar disponibilidade, data, horário e preço. Assim que o provedor confirma, o item de serviço é movido para Confirmado.

O campo provedor é deliberadamente opcional na criação do serviço. Os hóspedes solicitam serviços sem saber ou escolher um provedor – eles simplesmente dizem "gostaríamos de um transfer aeroportuário em 15 de março". A equipe de concierge decide qual provedor atribuir com base na disponibilidade, preço e qualidade.

Acompanhamento de Comissões

As comissões são a ponte financeira entre sua operação de concierge e seus provedores. O sistema acompanha as comissões desde a criação até a liquidação.

Como as Comissões São Criadas

Quando um item de serviço é confirmado, o sistema cria automaticamente um registro de comissão:

• Valor bruto -- O preço total do serviço (ex.: US$ 120 por um passeio ao pôr do sol).
• Taxa de comissão -- Obtida da porcentagem de comissão padrão do provedor (ex.: 15%).
• Valor da comissão -- Calculado automaticamente (ex.: US$ 18).

A taxa de comissão pode ser alterada em itens de serviço individuais se você tiver um acordo diferente para um serviço específico.

Status das Comissões

Status	Significado
Pendente	O serviço foi confirmado, mas a comissão ainda não foi liquidada.
Liquidada	A comissão foi paga. Uma referência de pagamento e a data de liquidação são registradas.
Estornada	O serviço foi cancelado após a confirmação. O registro da comissão é estornado em vez de excluído, preservando a trilha de auditoria.

Liquidando Comissões

Para liquidar uma comissão pendente:

1. Vá para Concierge > Comissões.
2. Encontre o registro de comissão (use filtros por provedor, período ou status).
3. Clique em Liquidar.
4. Insira uma referência de pagamento -- um número de transferência bancária, número de cheque ou outro identificador.
5. Confirme.

A data de liquidação é registrada automaticamente e o status muda para Liquidada. Isso cria uma trilha de auditoria clara mostrando quando e como cada comissão foi paga.

Relatórios de Comissões

A página de Comissões fornece estatísticas resumidas no topo:

• Total Bruto -- Soma de todos os valores brutos dos serviços na visualização filtrada atual.
• Total de Comissões -- Soma de todos os valores de comissão.
• Quantidade Pendente -- Número de comissões aguardando liquidação.
• Quantidade Liquidada -- Número de comissões já pagas.

Use o filtro de período para gerar visualizações mensais ou trimestrais. Filtre por provedor para ver quanto você deve (ou quanto lhe é devido) a um fornecedor específico.

Desempenho do Provedor

Embora o sistema não gere pontuações formais de desempenho, os dados de comissão e serviço fornecem uma imagem clara do engajamento de cada provedor:

• Volume de serviços -- Quantos itens de serviço um provedor realizou em um determinado período. Filtre a tabela de comissões por provedor e período.
• Padrões de cancelamento -- Comissões estornadas indicam serviços cancelados. Uma alta taxa de estorno pode sinalizar problemas de confiabilidade.
• Contribuição de receita -- Os valores totais brutos e de comissão mostram a relação financeira com cada provedor.
• Categorias de serviço -- Revise quais tipos de serviços (atividades, transfers, refeições) um provedor lida com mais frequência.

Esses dados ajudam você a tomar decisões informadas sobre quais provedores priorizar, negociar melhores taxas com parceiros de alto volume e identificar provedores que podem precisar de uma coordenação mais próxima.

Gerenciando Relacionamentos com Provedores

Integrando um Novo Provedor

Ao começar a trabalhar com uma nova operadora de turismo ou fornecedor de serviços:

1. Adicione-os ao diretório de provedores com dados de contato completos.
2. Defina uma taxa de comissão padrão com base no seu acordo.
3. Anote a área de atuação, restrições de disponibilidade e quaisquer requisitos especiais no campo de observações.
4. Atribua-os a um item de serviço para uma reserva futura como teste.
5. Após a prestação do serviço, liquide a comissão prontamente para estabelecer confiança.

Considerações Sazonais

Em um mercado como a Costa Rica, a disponibilidade e os preços dos provedores geralmente mudam entre a alta temporada (dezembro a abril) e a temporada verde (maio a novembro). Use o campo de observações para registrar faixas de preço sazonais, prazos mínimos de reserva ou datas de indisponibilidade. A equipe de concierge pode consultar esses detalhes ao atribuir provedores durante os períodos de pico.

Múltiplos Provedores para o Mesmo Tipo de Serviço

É comum trabalhar com várias empresas de transfer ou operadoras de turismo. Ter múltiplas opções permite lidar com a capacidade durante semanas movimentadas, oferecer diferentes faixas de preço aos hóspedes e manter opções de backup se um provedor estiver indisponível. O diretório de provedores suporta isso naturalmente – basta adicionar cada fornecedor como um provedor separado e escolher o mais adequado ao atribuir itens de serviço.

Conceitos-Chave

• Provedor de Serviços -- Um fornecedor terceirizado que realiza serviços para hóspedes. Com escopo na sua empresa.
• Comissão padrão -- A porcentagem padrão aplicada a novos itens de serviço para este provedor. Pode ser alterada por item.
• Canal preferencial -- O método de comunicação que a equipe de concierge deve usar primeiro (WhatsApp, e-mail ou telefone).
• Liquidação de comissão -- O processo de registrar o pagamento de uma comissão, incluindo um número de referência e data.
• Comissão estornada -- Um registro de comissão para um serviço cancelado. Preservado para fins de auditoria em vez de excluído.

Perguntas Frequentes

Um provedor pode trabalhar em várias propriedades? Sim. Os provedores têm escopo na sua empresa, não em propriedades individuais. Qualquer provedor em seu diretório pode ser atribuído a itens de serviço para qualquer propriedade.

E se a taxa de comissão de um provedor variar por tipo de serviço? Defina a comissão padrão para a taxa mais comum. Ao criar um item de serviço com uma taxa diferente, altere a porcentagem de comissão naquele item específico.

Posso ver todos os serviços atribuídos a um provedor específico? Filtre a página de Comissões pelo nome do provedor. Isso mostra todos os itens de serviço (e suas comissões) associados àquele provedor dentro do período selecionado.

O que acontece com as comissões quando um serviço é cancelado? Se um registro de comissão já existir (o serviço foi confirmado), o status da comissão muda para Estornada. O registro não é excluído, para que seu histórico financeiro permaneça completo.

Os provedores podem acessar o sistema? Não. Os provedores não possuem contas de login. Toda a coordenação ocorre fora do sistema através do canal de comunicação preferencial do provedor.

Como lidar com provedores que nos pagam versus provedores que pagamos? O campo de padrão de liquidação no registro do provedor distingue entre provedores que pagam comissões a você e aqueles que você paga. Isso determina a direção do fluxo financeiro ao liquidar.

Relacionados

• Visão Geral do Concierge -- O painel do módulo concierge e como os provedores se encaixam no fluxo de trabalho mais amplo.
• Serviços de Viagem -- Gerenciamento dos itens de serviço aos quais os provedores são atribuídos.
• Guia de Mensagens -- Coordenação com provedores através da caixa de entrada unificada.