Sincronização com o Google Agenda

A Sincronização com o Google Agenda grava as reservas e os bloqueios de disponibilidade de cada imóvel em um Google Agenda que você já utiliza e mantém esse calendário atualizado conforme as reservas entram e saem. É uma cópia unidirecional: o Argonautas Suite grava no Google, e nada do lado do Google altera uma reserva de volta no Argonautas Suite.

Ela substitui a antiga assinatura iCal por imóvel. Um feed iCal só é atualizado quando o Google decide consultá-lo novamente, o que pode deixar o calendário desatualizado por horas ou dias. A Sincronização com o Google Agenda envia cada alteração diretamente ao Google, então o calendário reflete uma nova reserva ou um cancelamento em questão de minutos.

O Que Aparece no Calendário

Para cada imóvel mapeado, o Argonautas Suite grava:

• Um evento por reserva, com horário das 15h00 do dia de chegada às 10h00 do dia de partida, no fuso horário da sua empresa. O título do evento é Imóvel — Nome do hóspede (status), e a descrição lista o código de confirmação, o número de hóspedes, as datas de check-in e check-out e um link para a reserva no Argonautas Suite.
• Um evento de dia inteiro por bloqueio para estadias de proprietário, bloqueios de manutenção e bloqueios do tipo Outro (incluindo os que chegam de um sistema conectado), com o título Imóvel — tipo de bloqueio, com o motivo na descrição.

Como cada reserva é um único evento com horário, a visualização Agenda do Google a exibe em todos os dias da estadia: 15h no dia de chegada, Dia inteiro nos dias intermediários e Até 10h no dia de partida. Em um determinado dia, o Google lista as partidas primeiro e as chegadas por último, de modo que a manhã de check-out fica visível e o imóvel ainda aparece como livre para a próxima chegada naquela tarde.

Reservas de parceiros e bloqueios de parceiros não são copiados para o Google. Eles vêm do próprio canal e dos feeds iCal de um proprietário ou parceiro, então copiá-los apenas ecoaria esses calendários de volta (e duplicaria quando os feeds bloqueassem as datas uns dos outros).

Uma reserva ainda provisória (pendente, em espera ou aguardando a confirmação de um parceiro) é gravada com um rótulo "TENTATIVE" para que você possa distingui-la de uma estadia confirmada rapidamente. Estadias com check-out permanecem no calendário como histórico. Quando uma reserva é cancelada, marcada como no-show ou recusada por um parceiro, seu evento é removido do calendário.

Uma observação sobre dados de hóspedes. A Sincronização com o Google Agenda grava o nome do hóspede e os detalhes da estadia no evento do Google Agenda. Qualquer pessoa com acesso a esse Google Agenda pode vê-los. Mapeie imóveis para um calendário que apenas as pessoas certas possam visualizar.

Antes de Começar

A Sincronização com o Google Agenda se conecta ao Google, então você precisará de:

• Uma conta do Google cujos calendários sua equipe já utiliza para esses imóveis.
• Permissão para conceder ao Argonautas Suite acesso aos calendários dessa conta durante a etapa de conexão única.

A conexão é gerenciada para toda a empresa, então uma conta autorizada pode atender todos os imóveis. Você também pode conectar mais de uma conta se imóveis diferentes estiverem em contas do Google diferentes.

Etapa 1: Conectar uma Conta do Google

1. Acesse Configurações > Integrações e encontre o cartão Sincronizar reservas com o Google Agenda.
2. Clique em Conectar conta do Google. Você é redirecionado para a tela de login e consentimento do Google.
3. Escolha a conta e aprove o acesso ao calendário solicitado. O Google retorna você às Configurações, e o cartão agora mostra a conta com um selo Conectada.

Para adicionar outra conta depois, use Conectar outra conta no mesmo cartão. Cada conta conectada pode ser removida com Desconectar (será solicitada uma confirmação). A desconexão remove o acesso do Argonautas Suite e limpa os eventos que ele gravou por meio dessa conta.

Se o cartão mostrar uma conta com a observação precisa reconectar, o acesso expirou ou foi revogado do lado do Google. Conecte a conta novamente para restaurá-la.

Etapa 2: Mapear um Imóvel para um Calendário

Uma conexão autoriza uma conta; um mapeamento decide para qual calendário um imóvel específico grava. Você cria mapeamentos em cada imóvel, não no cartão de Configurações.

1. Abra o imóvel, vá até a aba Calendário e encontre o cartão Sincronização de calendário.
2. Escolha a Conta do Google conectada.
3. Escolha o Calendário nessa conta para o qual este imóvel deve gravar.
4. Deixe Sincronizar reservas com este calendário marcado e clique em Salvar.

As reservas e os bloqueios do imóvel serão gravados nesse calendário a partir de então. Se nenhuma conta estiver conectada ainda, o cartão direciona você de volta às Configurações em vez de mostrar uma lista suspensa vazia.

Use Ressincronizar no cartão a qualquer momento para forçar uma regravação completa dos eventos desse imóvel (útil logo após o primeiro mapeamento ou se você suspeitar que o calendário ficou dessincronizado). Última sincronização mostra quando o imóvel gravou pela última vez no Google.

Etapa 3: Revisar Todos os Mapeamentos em Um Só Lugar

De volta em Configurações > Integrações, a tabela Mapeamento de calendário por imóvel lista todos os imóveis que sincronizam, a conta e o calendário para os quais gravam, seu status e quando sincronizaram pela última vez. A partir daqui você pode:

• Pausar um mapeamento para parar de gravar novas alterações sem excluí-lo, e Retomar depois.
• Ressincronizar um imóvel sob demanda.

Novos mapeamentos ainda são criados no cartão do imóvel; esta tabela é a visão geral de toda a empresa e o lugar para pausar, retomar ou auditar os mapeamentos.

O Botão "Bloquear também o dia do check-out"

O cartão Sincronizar reservas com o Google Agenda em Configurações ainda mostra um botão Bloquear também o dia do check-out, mas ele não altera mais nada: as reservas agora são eventos com horário que já vão até as 10h00 do dia de partida, então a manhã de check-out sempre aparece. Você pode deixar o botão como está.

Como as Alterações Chegam ao Calendário

• A maioria das alterações aparece em minutos. Criar, editar ou cancelar uma reserva, e adicionar, editar ou remover um bloqueio de proprietário, manutenção ou outro, é enviado ao Google imediatamente.
• Uma atualização noturna captura todo o resto. Uma vez por dia, o Argonautas Suite reconcilia cada imóvel mapeado com o Google em uma ampla janela de datas (aproximadamente um mês para trás e bem mais de um ano para frente), corrigindo qualquer dessincronização e capturando alterações em massa, como bloqueios sincronizados de um sistema externo conectado. Se uma atualização em tempo real for perdida, a passagem noturna a corrige.

Você nunca precisa acionar isso manualmente, mas o Ressincronizar está disponível quando você quiser uma atualização completa imediata.

Conceitos-Chave

• Sincronização unidirecional: o Argonautas Suite grava no Google Agenda. Edições feitas diretamente no Google Agenda não são lidas de volta e serão sobrescritas na próxima sincronização.
• Conexão: uma conta do Google autorizada, gerenciada para toda a empresa no cartão de Configurações. Várias são permitidas.
• Mapeamento: o vínculo entre um imóvel e um calendário em uma conta conectada. Criado e gerenciado no cartão Sincronização de calendário na aba Calendário do imóvel.
• Ativo vs. Pausado: um mapeamento pausado mantém sua configuração, mas para de gravar novas alterações até você retomá-lo.
• Evento de reserva com horário: cada reserva é um evento do Google das 15h00 do dia de chegada às 10h00 do dia de partida, então o Google o exibe em todos os dias da estadia.

Perguntas Frequentes

Editar um evento no Google Agenda altera a reserva no Argonautas Suite? Não. A sincronização é unidirecional. Qualquer edição manual no Google Agenda é cosmética e será substituída na próxima vez que essa reserva ou bloqueio for sincronizado. Faça a alteração no Argonautas Suite.

Dois imóveis podem compartilhar um mesmo calendário? Sim. Mapeie cada imóvel para o mesmo calendário e ambos os conjuntos de eventos aparecerão nele. Cada evento é identificado com seu imóvel.

Conectei uma conta, mas nada aparece no calendário. Conectar uma conta é apenas a primeira etapa. Você também precisa mapear cada imóvel para um calendário específico nessa conta. Verifique o cartão Sincronização de calendário na aba Calendário do imóvel e use Ressincronizar.

Por que uma estadia aparece como "Até 10h" no último dia? Essa é a manhã de check-out. Cada reserva vai das 15h00 do dia de chegada às 10h00 do dia de partida, então o dia de partida mostra o hóspede saindo pela manhã, enquanto a tarde permanece livre para a próxima chegada.

Os eventos costumavam ser barras de dia inteiro. O que mudou? As reservas agora são eventos com horário para que a visualização Agenda do Google possa ordenar cada dia com as partidas primeiro, depois os hóspedes em estadia e, por fim, as chegadas. Os bloqueios continuam sendo eventos de dia inteiro. Para uma visão mais detalhada dia a dia com detalhes de serviços e solicitações, os concierges podem usar Turnovers no Argonautas Suite. Consulte Acesso e Fluxo de Trabalho do Concierge.

O que acontece quando desconecto uma conta? O Argonautas Suite para de gravar por meio dela e remove os eventos que criou via essa conta. Suas reservas e bloqueios no Argonautas Suite não são afetados; apenas a cópia no Google Agenda é limpa.

Estadias de proprietário e bloqueios de manutenção aparecem, ou apenas reservas de hóspedes? Ambos. Estadias de proprietário, bloqueios de manutenção e bloqueios do tipo Outro são sincronizados como eventos de dia inteiro. Reservas de parceiros e bloqueios de parceiros ficam de fora, porque já vivem nos próprios calendários do parceiro ou do proprietário.

Relacionados

• Disponibilidade: Gerenciando reservas e bloqueios de disponibilidade que alimentam o calendário.
• Visão Geral das Configurações: Configurações gerais e configuração.
• Canais de Distribuição: Como os canais de OTA (um sistema separado) mantêm a disponibilidade sincronizada.