Modelos de Mensagem
Os modelos economizam tempo nas mensagens que você envia repetidamente e mantêm o texto da sua equipe consistente. O Argonautas Suite tem três ferramentas para isso, e ajuda saber qual delas faz o quê:
| Ferramenta | O que é | Canal | Onde você gerencia |
|---|---|---|---|
| Modelos de ciclo de vida | E-mails automatizados enviados em eventos de reserva (confirmação, pré-chegada...) | Somente e-mail | Página Modelos, aba Ciclo de Vida |
| Modelos personalizados | Seus próprios e-mails reutilizáveis, usados quando você envia um e-mail a um hóspede a partir de uma reserva | Somente e-mail | Página Modelos, aba Personalizado |
| Respostas salvas | Respostas reutilizáveis que você insere ao responder uma conversa na caixa de entrada | Qualquer canal da caixa de entrada, incluindo WhatsApp e SMS | Configurações, aba Mensagens |
Modelos de ciclo de vida e personalizados nunca são enviados por WhatsApp ou SMS, e nenhum dos editores tem configuração de canal. Para reutilizar texto em uma conversa de WhatsApp ou SMS, use uma resposta salva.
Onde os Modelos Ficam
Clique em Modelos na barra lateral para abrir a página Modelos de Comunicação. Ela tem quatro abas:
- Ciclo de Vida: os e-mails automatizados que são enviados em eventos de reserva (veja Modelos de Mensagem do Ciclo de Vida).
- Personalizado: seus próprios modelos de e-mail reutilizáveis, criados e editados aqui.
- CC Interno: regras que copiam a equipe interna em e-mails automatizados específicos para hóspedes (veja Cópias em CC Interno abaixo).
- Enviados: um registro de todos os e-mails automatizados que foram enviados ou retidos, e das notificações de tarefas enviadas à equipe (veja Verificando o Que Foi Enviado).
Criando um Modelo Personalizado
- Clique em Modelos na barra lateral e abra a aba Personalizado.
- Clique em Novo Modelo Personalizado.
- Informe um Nome do Modelo (por exemplo, "Instruções de Check-in") e, se quiser, uma Descrição para sua equipe.
- Escolha o Escopo: Toda a empresa ou Específico do imóvel e depois selecione o imóvel em Selecionar Imóvel.
- Deixe o Status como Ativo para que o modelo seja oferecido quando você enviar um e-mail a um hóspede.
- Escreva o Assunto e o Corpo. O editor do corpo tem negrito, itálico, sublinhado, listas com marcadores e numeradas, e links. Use Inserir Variável para adicionar dados da reserva.
- Clique em Salvar.
Para alterar ou remover um modelo personalizado depois, clique nele na aba Personalizado. O editor tem Excluir ao lado de Salvar.
O painel Pré-visualização do Modelo mostra o modelo preenchido com dados de exemplo. Clique em Pré-visualizar para atualizá-lo após editar.
Modelos personalizados são sempre e-mails. Eles aparecem no seletor Modelos de E-mail quando você envia um e-mail a um hóspede a partir de uma reserva (veja abaixo). Eles não são enviados automaticamente e não são oferecidos no compositor da caixa de entrada.
Variáveis de Modelos Personalizados
As variáveis são escritas com chaves duplas, por exemplo {{ guest_first_name }}, e são preenchidas com os dados da reserva quando você seleciona o modelo. O editor oferece:
| Variável | O que insere |
|---|---|
{{ guest_name }} | Nome completo do hóspede |
{{ guest_first_name }} | Primeiro nome do hóspede |
{{ guest_email }} | Endereço de e-mail do hóspede |
{{ booking_ref }} | Referência da reserva |
{{ check_in_date }} | Data de check-in |
{{ check_out_date }} | Data de check-out |
{{ nights }} | Número de noites |
{{ total_price }} | Preço total da reserva |
{{ guests_adults }} | Número de adultos |
{{ guests_children }} | Número de crianças |
{{ property_name }} | Nome do imóvel |
{{ property_address }} | Endereço do imóvel |
{{ check_in_time }} | Horário de check-in do imóvel |
{{ check_out_time }} | Horário de check-out do imóvel |
{{ company_name }} | Nome da sua empresa |
Uma variável sem valor para a reserva fica em branco, então revise a mensagem antes de enviá-la.
Enviando um E-mail a um Hóspede a Partir de uma Reserva
Você pode enviar um e-mail a um hóspede diretamente da página de detalhes da reserva com o botão Enviar E-mail ao Hóspede, que abre uma janela de composição. Seu seletor Modelos de E-mail permite começar a partir de um modelo salvo em vez de uma mensagem em branco. O seletor agrupa os modelos sob dois títulos:
- Ciclo de Vida: seus modelos ativos de ciclo de vida para hóspedes (modelos de proprietário e parceiro não são oferecidos).
- Personalizado: seus modelos de e-mail personalizados ativos da aba Personalizado.
Escolha um e seu assunto e corpo são preenchidos com os dados reais daquela reserva, prontos para você ajustar e enviar.
Respostas Salvas na Caixa de Entrada
As respostas salvas são como você reutiliza texto em conversas da caixa de entrada: WhatsApp, SMS, e-mail, chat ao vivo e os outros canais da caixa de entrada. Elas são separadas dos modelos na página Modelos.
Usando uma resposta salva ao responder:
- Clique no botão Respostas salvas (ícone de favorito) ao lado da caixa de mensagem e escolha uma resposta na lista.
- Ou, em uma conversa de WhatsApp, SMS ou outro texto, digite
/no início da mensagem ou após um espaço, e continue digitando para pesquisar suas respostas por atalho ou título. Pressione Enter ou clique em uma resposta para inseri-la.
Em conversas de e-mail, a resposta é inserida no editor de e-mail. Em conversas de texto, escolher uma resposta na lista Respostas salvas substitui tudo o que você já digitou na caixa de mensagem, enquanto um atalho / substitui apenas o / e o que você digitou depois dele.
As variáveis em uma resposta salva são preenchidas a partir do hóspede da conversa, da reserva vinculada e do imóvel conforme a resposta é inserida. Verifique o texto antes de enviá-lo.
Gerenciando respostas salvas: vá em Configurações, abra a aba Mensagens e encontre Respostas Salvas. Clique em Nova Resposta e preencha um Título, um Atalho (sem espaços), um Escopo (Toda a empresa, Específico do imóvel ou Pessoal), uma Categoria, um Idioma e o Corpo da Resposta. Use Inserir Variável para adicionar variáveis. Veja Configurações.
Variáveis de Respostas Salvas
As respostas salvas usam variáveis sem espaços dentro das chaves, por exemplo {{guest_first_name}}:
| Variável | O que insere |
|---|---|
{{guest_first_name}} | Primeiro nome do hóspede |
{{guest_last_name}} | Sobrenome do hóspede |
{{guest_email}} | Endereço de e-mail do hóspede |
{{guest_phone}} | Número de telefone do hóspede |
{{arrival_date}} | Data de chegada (check-in) |
{{departure_date}} | Data de partida (check-out) |
{{nights}} | Número de noites |
{{adults}} | Número de adultos |
{{children}} | Número de crianças |
{{booking_reference}} | Código de referência da reserva |
{{total_price}} | Preço total da reserva |
{{property_name}} | Nome do imóvel |
{{property_city}} | Cidade do imóvel |
{{check_in_time}} | Horário de check-in |
{{check_out_time}} | Horário de check-out |
{{wifi_network}} | Nome da rede Wi-Fi |
{{wifi_password}} | Senha do Wi-Fi |
{{company_name}} | Nome da sua empresa |
{{concierge_online_email}} | E-mail do concierge online (por imóvel) |
{{concierge_online_phone}} | Telefone do concierge online (por imóvel) |
{{concierge_onsite_email}} | E-mail do concierge no local (por imóvel) |
{{concierge_onsite_phone}} | Telefone do concierge no local (por imóvel) |
{{agent_name}} | Seu nome completo (o membro da equipe que responde) |
{{agent_first_name}} | Seu primeiro nome |
As quatro variáveis de concierge usam o concierge online ou no local atribuído ao imóvel. Se o imóvel não tiver um concierge atribuído, elas recorrem ao contato de concierge padrão da sua empresa (os campos E-mail Padrão do Concierge e Telefone Padrão do Concierge na aba Empresa de Configurações; veja Configurações: Empresa).
Uma variável que não pode ser preenchida (por exemplo, {{arrival_date}} em uma conversa sem reserva vinculada) permanece no texto como está, para que você possa identificá-la e corrigi-la antes de enviar.
A Janela de 24 Horas do WhatsApp
Uma resposta salva é enviada como uma mensagem de texto livre comum. No WhatsApp, o texto livre só funciona dentro de 24 horas após a última mensagem do hóspede. Fora dessa janela, o WhatsApp só aceita modelos aprovados pela Meta, que são configurados pela equipe do Argonautas Suite. Veja Configuração do WhatsApp.
Cópias em CC Interno
Às vezes, um e-mail automatizado para hóspedes também deve chegar a alguém da sua própria equipe, como um contador em cada confirmação de reserva, ou um contato de relações com proprietários em cancelamentos. A aba CC Interno na página Modelos de Comunicação permite anexar uma regra de CC a um tipo específico de e-mail automatizado.
Para adicionar uma regra:
- Clique em Modelos na barra lateral e abra a aba CC Interno (o cartão Cópias em CC Interno).
- Escolha um tipo de e-mail no menu suspenso.
- Informe um ou mais Endereços em CC, separados por vírgulas (
name@company.com, second@company.com). - Clique em Adicionar cópia. Edite os endereços de uma regra a qualquer momento e clique em Salvar; use Remover para excluí-la.
Cada tipo de e-mail pode ter uma regra, que pode listar vários endereços. Uma regra pode ser alternada entre Ativa ou inativa sem ser excluída.
Os destinatários em CC são visíveis ao hóspede (é um CC verdadeiro, não uma cópia oculta), então um "responder a todos" chega até eles. E como os e-mails com link do portal carregam um token de acesso, só coloque em CC pessoas de confiança com acesso ao portal do hóspede.
O CC Interno se aplica apenas a e-mails automatizados para hóspedes roteados pelo sistema. Ele não afeta e-mails de conta, mensagens manuais avulsas ou transmissões em massa.
Modelos de Ciclo de Vida
Os modelos de ciclo de vida são a camada de automação: e-mails como a confirmação de reserva, as instruções de pré-chegada, o lembrete de check-out e a solicitação de avaliação que são enviados por conta própria no momento certo de cada reserva. Eles já existem com texto padrão. Você edita o texto, o momento de envio e se cada um está Ativo. Você não cria novos nem escolhe um canal, porque eles são sempre e-mails.
Veja Modelos de Mensagem do Ciclo de Vida para a lista completa, quando cada um é enviado e como editá-los.
Conceitos-Chave
- Modelo de ciclo de vida: Um e-mail automatizado vinculado a um evento de reserva. Sempre e-mail.
- Modelo personalizado: Seu próprio e-mail reutilizável, oferecido no seletor Enviar E-mail ao Hóspede em uma reserva. Sempre e-mail.
- Resposta salva: Texto reutilizável que você insere ao responder na caixa de entrada, em qualquer canal.
- Variável: Um espaço reservado com chaves duplas que é substituído por dados reais.
Perguntas Frequentes
Posso enviar um modelo por WhatsApp ou SMS? Não um modelo de ciclo de vida ou personalizado; esses são somente e-mail. Em uma conversa de WhatsApp ou SMS, insira uma resposta salva. No WhatsApp, a janela de 24 horas ainda se aplica.
Por que meus modelos personalizados não aparecem na caixa de entrada? Modelos personalizados são oferecidos apenas na janela Enviar E-mail ao Hóspede em uma reserva. O compositor da caixa de entrada oferece respostas salvas.
O que acontece se uma variável não puder ser preenchida? Em um modelo personalizado ou de ciclo de vida, ela fica em branco. Em uma resposta salva, o espaço reservado permanece no texto (por exemplo, {{arrival_date}}) para que você possa corrigi-lo antes de enviar.
Posso desativar um modelo de ciclo de vida temporariamente? Sim. Abra-o, mude para Inativo e clique em Salvar.
Relacionados
- Modelos de Mensagem do Ciclo de Vida: Os e-mails automatizados e quando cada um é enviado.
- Guia de Mensagens: A caixa de entrada unificada onde você usa respostas salvas.
- Configuração do WhatsApp: Como o WhatsApp funciona, incluindo a janela de 24 horas e os modelos aprovados pela Meta.
- Portal do Hóspede: O portal que seus hóspedes acessam pelos links nos seus e-mails de reserva e de ciclo de vida.
- Ciclo de Vida da Reserva: Os eventos de reserva que acionam os modelos de ciclo de vida.