Gerenciamento de Pastas da Caixa de Entrada
Uma operação de gestão de propriedades movimentada pode gerar dezenas de conversas com hóspedes por dia através do WhatsApp, e-mail, SMS e o widget de chat do seu site. O Argonautas organiza essas conversas em pastas para que sua equipe sempre saiba onde procurar e o que precisa de atenção.
Como a Caixa de Entrada Organiza as Conversas
Toda conversa na caixa de entrada tem um status que determina em qual pasta ela aparece. Quando um hóspede envia uma nova mensagem, a conversa é movida automaticamente para a pasta apropriada. Sua equipe também pode mover conversas manualmente alterando seu status.
A lista de pastas aparece na barra lateral esquerda da caixa de entrada. Cada pasta exibe um selo de contagem mostrando quantas conversas ela contém. As contagens de não lidas são destacadas para que você possa identificar novas atividades rapidamente.
Pastas Padrão
O Argonautas vem com quatro pastas integradas que cobrem o fluxo de trabalho principal para a maioria das equipes:
| Pasta | O que Contém | Quando Usar |
|---|---|---|
| Todas | Todas as conversas, independentemente do status. | Visão geral rápida ou ao buscar em toda a caixa de entrada. |
| Precisa Responder | Conversas onde o hóspede enviou a última mensagem e está aguardando uma resposta. | Esta é sua pasta de trabalho principal — verifique-a primeiro. |
| Aguardando | Conversas onde sua equipe enviou a última mensagem e você está aguardando a resposta do hóspede. | Monitore para respostas atrasadas ou acompanhe conversas antigas. |
| Resolvidas | Conversas que foram marcadas como concluídas. | Consulte conversas passadas ou reabra-as se um hóspede entrar em contato novamente. |
A pasta Precisa Responder é a mais importante. Quando você abre a caixa de entrada pela manhã, comece por aqui. Toda conversa nesta pasta representa um hóspede que está ativamente esperando sua resposta.
Como as Conversas Se Movem Entre as Pastas Padrão
As conversas se movem entre as pastas com base na atividade de mensagens:
- Um hóspede envia uma mensagem — a conversa vai para Precisa Responder.
- Um membro da equipe responde — a conversa vai para Aguardando.
- Um membro da equipe resolve a conversa — ela vai para Resolvidas.
- Um hóspede envia uma nova mensagem para uma conversa resolvida — ela é reaberta automaticamente e retorna para Precisa Responder.
Este ciclo se repete durante a vida da conversa. Na maioria dos casos, você não precisa mover conversas manualmente — o sistema rastreia o fluxo de mensagens e atualiza o status para você.
Conversas Favoritas
Você pode marcar conversas importantes como favoritas para encontrá-las facilmente. Clique no ícone de estrela ao lado de qualquer conversa na lista. As conversas favoritas são marcadas com um indicador visível em todas as pastas, e você pode filtrar a lista de conversas para mostrar apenas os itens favoritos.
Use as estrelas para conversas que precisam de atenção especial — hóspedes VIP, problemas não resolvidos ou reservas com solicitações complexas. As estrelas são pessoais para sua conta de usuário e não afetam o que outros membros da equipe veem.
Conversas Adiadas
Às vezes, uma conversa não precisa de atenção agora, mas precisará mais tarde. Em vez de deixá-la em suas pastas ativas (onde adiciona ruído), adie-a:
- Abra o tópico da conversa.
- Clique na ação adiar no cabeçalho do tópico.
- Escolha quando deseja que a conversa reapareça: mais tarde hoje, amanhã de manhã, na próxima semana ou em uma data e hora personalizadas.
- A conversa desaparece de suas pastas ativas.
Quando o temporizador de adiamento expira, a conversa retorna à caixa de entrada com um indicador visual mostrando que foi adiada. Se o hóspede enviar uma nova mensagem antes do adiamento expirar, a conversa é imediatamente reativada e movida para Precisa Responder.
Adiar é útil para:
- Perguntas de pré-chegada de hóspedes cujo check-in está a semanas de distância.
- Conversas aguardando uma terceira parte (fornecedor, equipe de manutenção) antes que você possa responder.
- Lembretes de acompanhamento — adie até o dia em que deseja verificar novamente.
Conversas Arquivadas
Arquivar remove uma conversa da caixa de entrada ativa sem resolvê-la. Conversas arquivadas não aparecem em nenhuma pasta padrão, a menos que você abra explicitamente o arquivo. Isso é diferente de resolver, que mantém a conversa visível na pasta Resolvidas.
Para arquivar uma conversa, use a ação arquivar no cabeçalho do tópico ou no menu de contexto da lista de conversas. Para visualizar conversas arquivadas, selecione o filtro Arquivadas na barra lateral de pastas.
Conversas arquivadas são automaticamente desarquivadas se uma nova mensagem de entrada chegar.
Fluxos de Trabalho Baseados em Pastas para Equipes
As pastas se tornam especialmente poderosas quando sua equipe estabelece um fluxo de trabalho compartilhado. Aqui estão padrões que funcionam bem para operações de aluguel por temporada:
A Rotina de Triagem Matinal
- Abra a pasta Precisa Responder.
- Trabalhe em cada conversa de cima para baixo.
- Responda a perguntas diretas imediatamente.
- Marque como favorita as conversas que precisam de investigação ou da opinião de um colega.
- Adie conversas que não são acionáveis hoje.
Ao final da triagem, a pasta Precisa Responder deve estar zerada (ou perto disso). Ao longo do dia, monitore a contagem no selo desta pasta para novas chegadas.
Roteamento Baseado em Atribuição
Se sua equipe tem múltiplas funções (reservas, concierge, manutenção), use a atribuição de conversas com pastas:
- Um gerente de reservas cuida da caixa de entrada durante o horário comercial.
- Quando uma conversa requer ação do concierge, ele a atribui ao membro da equipe de concierge e adiciona uma nota.
- O membro da equipe de concierge filtra a caixa de entrada para mostrar conversas atribuídas a ele.
- Assim que o concierge lida com a solicitação, ele reatribui ou resolve a conversa.
Combinar atribuições com a pasta Precisa Responder garante que nada caia no esquecimento — toda conversa tem um dono e um status claro.
Revisão do Final do Dia
Antes de encerrar:
- Verifique Precisa Responder para conversas que chegaram no final do dia. Responda se possível, ou adie até a manhã seguinte.
- Revise Aguardando para conversas que estão esperando há mais de 24 horas. Considere enviar um acompanhamento.
- Resolva quaisquer conversas que estejam genuinamente concluídas.
Buscando Dentro das Pastas
A barra de busca no topo da lista de conversas busca por nomes dos participantes, números de telefone, endereços de e-mail e conteúdo das mensagens. Os resultados da busca respeitam a pasta atualmente selecionada, então você pode refinar seus resultados:
- Buscar em Todas para encontrar qualquer conversa em toda a caixa de entrada.
- Buscar em Precisa Responder para encontrar uma conversa específica não respondida.
- Buscar em Resolvidas para procurar conversas passadas por nome do hóspede ou tópico.
Dicas de Busca
- Busque pelo nome do hóspede para encontrar todas as conversas com uma pessoa específica.
- Busque pelo nome da propriedade para encontrar conversas mencionando uma vila específica.
- Busque por número de telefone (com ou sem código do país) para encontrar conversas em uma linha específica.
- Busque pelo código da reserva para encontrar conversas vinculadas a uma reserva.
Os resultados da busca são atualizados em tempo real conforme você digita. Limpe o campo de busca para retornar à visualização completa da pasta.
Combinando Pastas com Filtros
As pastas podem ser combinadas com os filtros de canal e tipo de conversa para resultados precisos:
| Cenário | Pasta | Filtro |
|---|---|---|
| Mensagens do WhatsApp não respondidas | Precisa Responder | Canal: WhatsApp |
| Todas as conversas de e-mail resolvidas | Resolvidas | Canal: E-mail |
| Conversas com hóspedes aguardando resposta | Aguardando | Tipo: Hóspede |
| Itens favoritos que precisam de acompanhamento | Todas (filtro de favoritos) | -- |
Esta filtragem em camadas permite que cada membro da equipe construa uma visualização adaptada às suas responsabilidades sem afetar a caixa de entrada de ninguém.
Conceitos-Chave
- Status — Toda conversa tem um status (Precisa Responder, Aguardando, Adiada, Resolvida) que determina sua colocação na pasta.
- Favorita — Um marcador pessoal em uma conversa. Visível apenas para você. Não altera o status ou a pasta da conversa.
- Adiar — Oculta temporariamente uma conversa até um horário especificado. Útil para adiar itens não urgentes.
- Arquivar — Remove uma conversa completamente da caixa de entrada ativa. Desarquiva automaticamente em novas mensagens de entrada.
- Contagem do selo — O número exibido em cada pasta mostrando quantas conversas ela contém. As contagens de não lidas aparecem em negrito.
Perguntas Comuns
Todos os membros da equipe veem as mesmas pastas? Sim. As pastas padrão (Todas, Precisa Responder, Aguardando, Resolvidas) são compartilhadas em toda a sua equipe. Cada membro da equipe vê as mesmas conversas nas mesmas pastas. As estrelas, no entanto, são pessoais.
O que acontece se dois membros da equipe responderem à mesma conversa? Ambas as respostas aparecem no tópico com o nome do remetente exibido. A conversa vai para Aguardando após a primeira resposta. Use o recurso de atribuição para coordenar quem é responsável.
Posso criar regras para atribuir automaticamente conversas a pastas? As conversas são automaticamente colocadas em pastas com base em seu status, que é atualizado com a atividade de mensagens. Para rotear conversas para membros específicos da equipe, use o recurso de atribuição em combinação com as pastas existentes.
Como lido com conversas que abrangem múltiplos tópicos? Mantenha a conversa em um único tópico. Use notas internas (visíveis apenas para sua equipe) para sinalizar mudanças de tópico. Se um hóspede levantar um problema verdadeiramente separado, você pode iniciar uma nova conversa a partir da visualização de composição.
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