Faturamento de Concierge
O faturamento de concierge transforma serviços confirmados em faturas que o hóspede pode pagar pelo portal do hóspede. Quando você confirma um passeio de veleiro, um jantar com chef privativo ou um transfer para o aeroporto com cobrança pela plataforma, o sistema cria automaticamente uma linha de fatura para ele. Você então envia essas faturas ao hóspede em um único pacote, e ele paga pelo mesmo portal onde o restante da reserva está disponível.
Este guia explica como as faturas são criadas, quando são enviadas ao hóspede, o que o hóspede vê e como acompanhar o status de pagamento pelo painel de concierge.
Como as Faturas São Criadas
Cada reserva tem seu próprio registro de faturas de concierge. À medida que você confirma serviços no portfólio de viagem do hóspede, esses serviços entram na fatura em rascunho da reserva -- uma linha por serviço -- com o preço bruto definido na criação do item. Apenas serviços com a estratégia de pagamento cobrado pela plataforma entram na fatura. Serviços cobrados diretamente pelo operador, ou incluídos na estadia, são ignorados porque o hóspede não os paga pela plataforma.
Enquanto a fatura estiver em Rascunho, você pode continuar adicionando novas linhas à medida que mais serviços são confirmados. O hóspede ainda não vê nada. Isso permite montar uma cobrança completa ao longo de uma semana de planejamento e enviá-la de uma vez, em vez de enviar faturas individuais ao hóspede a cada serviço confirmado.
Estratégias de Pagamento dos Itens de Serviço
Ao criar um item de serviço, você escolhe como o pagamento é tratado. Apenas duas estratégias geram faturas:
| Estratégia | Fatura gerada? | O que o hóspede vê |
|---|---|---|
| Operador Cobra Tudo | Não | Tag "Pagar ao Prestador" no serviço. O hóspede paga o operador no momento do serviço. |
| Plataforma Cobra Tudo | Sim | O valor total aparece como uma linha na fatura de concierge. |
| Plataforma Cobra Depósito | Sim (apenas o depósito) | O depósito aparece como uma linha. O saldo é cobrado pelo operador no momento do serviço. |
| Incluído na Estadia | Não | Tag "Incluído na Estadia" no serviço. Sem cobrança separada. |
Certifique-se de que a estratégia esteja correta antes de confirmar um serviço -- a linha da fatura é criada no momento da confirmação e reflete a estratégia escolhida.
Enviando uma Fatura
Quando estiver pronto para cobrar o hóspede:
- Abra o Portfólio de Viagem da reserva no painel de concierge.
- Revise a fatura em rascunho no painel de Pagamentos. Cada linha confirmada de cobrança pela plataforma deve estar listada com sua descrição e valor.
- Clique em Enviar Fatura.
O sistema muda a fatura de Rascunho para Ativa e dispara uma notificação ao hóspede pelo modelo de ciclo de vida que você configurou para Fatura Enviada. O hóspede recebe uma mensagem com o link para o cartão Pagamentos no portal, onde a fatura já está disponível para pagamento.
Não é possível enviar um rascunho vazio. Se nenhum serviço de cobrança pela plataforma tiver sido confirmado na reserva, Enviar Fatura ficará desabilitado.
O Que o Hóspede Vê
No cartão Pagamentos do portal do hóspede, a seção de concierge aparece abaixo do plano de acomodação. Ela exibe:
- Uma linha para cada serviço faturável, com descrição e valor.
- O total devido e a moeda.
- Um botão Pagar que conduz o hóspede pelo fluxo de checkout.
Se várias faturas estiverem em aberto ao mesmo tempo -- por exemplo, você enviou uma no início da estadia e outra após o hóspede solicitar mais serviços -- um toggle Pagar Tudo aparece para que o hóspede possa quitar tudo em uma única transação.
Após o pagamento ser concluído, a fatura muda para Paga. Cada item de serviço correspondente também recebe um badge Pago na lista de serviços do hóspede.
Acompanhando o Status de Pagamento
Os itens de serviço têm um status de pagamento que você pode visualizar rapidamente pelo painel de concierge:
| Status | Significado |
|---|---|
| Aguardando Fatura | O serviço está confirmado, mas ainda não consta em uma fatura enviada. |
| Pagamento Pendente | A fatura foi enviada e aguarda o pagamento do hóspede. |
| Pago | O hóspede efetuou o pagamento. O serviço está totalmente quitado pelo lado da plataforma. |
| Pagar ao Prestador | Serviços cobrados pelo operador. A plataforma não fatura esses itens -- o operador cobra diretamente. |
| Incluído na Estadia | Serviço incluído na tarifa de acomodação. Sem cobrança separada. |
A página de detalhes do portfólio usa cores para indicar esses status, de modo que uma rápida verificação mostra o que está pendente e o que está quitado.
Adicionando Serviços Após o Envio de uma Fatura
Você pode continuar confirmando serviços após o envio da primeira fatura. Novos itens de cobrança pela plataforma criam um novo rascunho de fatura na mesma reserva. Quando estiver pronto, clique em Enviar Fatura novamente para cobrar o segundo lote. O hóspede verá ambas as faturas listadas no portal e poderá pagá-las individualmente ou juntas com Pagar Tudo.
Esse padrão mantém a trilha de auditoria organizada: cada fatura enviada fica bloqueada quando ativada, tornando inequívoco o que foi cobrado e quando.
Cancelamentos e Reembolsos
Se um serviço for cancelado antes do envio da fatura, a linha é removida automaticamente do rascunho -- o hóspede nunca é cobrado.
Se um serviço for cancelado após o envio e o pagamento da fatura, o cancelamento não reembolsa o hóspede automaticamente. Emita um reembolso pelo processo normal do conector e registre-o na reserva. Após o cancelamento ser registrado, o serviço é removido da lista ativa e refletido nos totais de concierge da reserva.
Se uma reserva for cancelada integralmente, todo o portfólio é cancelado junto. Faturas em rascunho são anuladas. Faturas enviadas e não pagas permanecem visíveis no registro de auditoria; resolva-as com o hóspede como parte da conversa de cancelamento.
Perguntas Comuns
Posso editar uma fatura enviada? Não. Após clicar em Enviar Fatura, a fatura fica bloqueada. Para cobrar um valor adicional, confirme novos serviços e envie uma nova fatura. Para remover uma cobrança, cancele o item de serviço correspondente e emita um reembolso se o hóspede já tiver pago.
Posso enviar uma fatura para serviços não confirmados? Não. Apenas serviços confirmados com estratégia de cobrança pela plataforma geram linhas de fatura. Isso é intencional -- evita cobrar o hóspede por algo que ainda não está comprometido.
Por que a opção de depósito fatura apenas o valor do depósito? Porque o operador cobrará o saldo no momento do serviço. A plataforma cobra apenas o que está recolhendo -- o depósito -- e o operador cuida do restante na entrega.
Onde vejo o que o hóspede pagou até agora? Abra o painel Pagamentos da reserva no painel de concierge. Cada fatura exibe seu status (Rascunho, Ativa, Paga, Anulada) junto com o valor total e a data. O total pago da reserva é a soma de todas as faturas de concierge pagas mais os pagamentos de acomodação.
Os hóspedes podem contestar uma linha específica? Os hóspedes pagam faturas, não linhas individuais. Se um hóspede contestar um serviço em uma fatura, resolva operacionalmente (reembolso ou substituição do serviço) e comunique-se claramente. A fatura em si é a unidade de registro.
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