Facturación de Concierge
La facturación de concierge convierte los servicios confirmados en una factura que el huésped paga en el portal del huésped. Cuando usted confirma un paseo en velero, una cena con chef privado o un traslado al aeropuerto por el cual Argonautas Suite cobra el pago, se agrega automáticamente al borrador de factura de la reserva. Cuando esté listo, envía la factura y el huésped la paga en el mismo portal donde gestiona el resto de su reserva.
Cómo se Construyen las Facturas
Cada reserva tiene sus propias facturas de concierge. A medida que confirma servicios, cada uno por el cual Argonautas Suite cobra el pago se convierte en una línea del borrador de factura de la reserva. Los servicios que el huésped paga directamente al proveedor y los servicios incluidos en la estadía quedan fuera porque el huésped no le está pagando a usted por ellos.
Mientras la factura es un borrador, se agregan más líneas a medida que confirma más servicios. El huésped aún no puede pagarla. Esto le permite armar una factura completa durante una semana de planificación y enviarla una sola vez, en lugar de enviarle al huésped una factura nueva cada vez que confirma algo.
Qué Servicios se Facturan
Cuando confirma un servicio, Cómo recibimos el pago determina si se factura:
| Cómo recibimos el pago | ¿Se factura? | Qué muestra la tarjeta |
|---|---|---|
| El huésped paga al proveedor; el proveedor nos paga nuestra comisión | No | El huésped paga al proveedor |
| El huésped nos paga el total; nosotros pagamos al proveedor | Sí, el precio completo | Pagar en factura |
| El huésped nos paga nuestra comisión; paga el resto al proveedor | Sí, solo el depósito | Depósito requerido |
| Incluido en la estadía (sin cargo adicional) | No | Incluido en la estadía |
Verifique la opción antes de confirmar. La línea de factura se crea al momento de la confirmación y sigue la opción que usted eligió.
Cómo Enviar una Factura
- Abra el portafolio de la reserva.
- En el panel del huésped, busque Pagos de Concierge. Aparece una vez que al menos un servicio está confirmado para que Argonautas Suite lo cobre.
- Haga clic en Enviar Factura.
El borrador de factura se vuelve pagable y se notifica al huésped: por correo electrónico a través de su plantilla de ciclo de vida Factura Enviada, y por WhatsApp o SMS. El mensaje enlaza a la página de pagos en su portal. El botón luego muestra Factura Enviada.
Si no hay un borrador de factura para enviar, por ejemplo porque todo lo confirmado ya fue facturado, el envío falla con un error debajo del botón.
Qué Ve el Huésped
En la página de pagos del portal del huésped, una sección de Servicios de Concierge lista los servicios facturados con sus montos y un subtotal. Cuando el huésped tiene más de una factura abierta, puede Pagar Todo en un solo pago o Pagar Individualmente. Consulte Pago por Lote.
En la lista de servicios del huésped, cada servicio facturado muestra Pago Pendiente hasta que se pague, y luego Pagado. Los servicios que el huésped paga al proveedor muestran Pagar al Proveedor, y los servicios incluidos en la estadía muestran Incluido en la Estadía.
Cómo Agregar Servicios Después de Enviar una Factura
Puede seguir confirmando servicios después de enviar una factura. Los nuevos servicios facturados inician un borrador nuevo en la misma reserva. Haga clic en Enviar Factura nuevamente para cobrarlos. El huésped ve ambas facturas y puede pagarlas por separado o juntas.
Una factura enviada no recibe líneas nuevas, así que lo que cobró y cuándo queda claro. El único cambio es que un servicio que usted cancele antes de que se pague se elimina.
Cómo Gestionar Cancelaciones y Reembolsos
Si un servicio se cancela antes de que el huésped pague, su línea se elimina de la factura.
Si el huésped ya pagó, o hay un pago en curso, los cargos permanecen en la factura del huésped y se alerta a un administrador para que verifique si corresponde un reembolso. Cancelar nunca reembolsa al huésped automáticamente. Emita el reembolso a través del proceso de reembolso habitual de su proveedor de pagos.
Cuando se cancela una reserva, su portafolio y todos sus servicios se cancelan junto con ella.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo editar una factura enviada? No. Para cobrar más, confirme nuevos servicios y envíe otra factura. Para eliminar un cargo, cancele el servicio y reembolse al huésped si ya pagó.
¿Puedo facturar un servicio que no está confirmado? No. Solo se facturan los servicios confirmados por los cuales Argonautas Suite cobra el pago, así que nunca se le cobra al huésped por algo que no está reservado.
¿Por qué la opción de depósito solo factura el depósito? Porque el proveedor cobra el saldo al momento del servicio. El depósito es su comisión, y es todo lo que Argonautas Suite cobra.
¿Pueden los huéspedes disputar una sola línea? Los huéspedes pagan facturas, no líneas. Si un huésped disputa un servicio, resuélvalo directamente (reembolse o reemplace el servicio) y avísele al huésped.
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