Facturación Concierge
La facturación concierge convierte los servicios confirmados en facturas que el huésped puede pagar a través del portal del huésped. Cuando confirma un tour en velero, una cena con chef privado o un traslado al aeropuerto que será cobrado por la plataforma, el sistema crea automáticamente una línea de factura. Luego usted envía esas facturas al huésped como un paquete único, y el huésped paga a través del mismo portal donde gestiona el resto de su reserva.
Esta guía explica cómo se generan las facturas, cuándo se envían al huésped, qué ve el huésped y cómo hacer seguimiento del estado de pago desde el panel concierge.
Cómo Se Generan las Facturas
Cada reserva tiene su propio libro de facturas concierge. A medida que confirma servicios en el portafolio de viaje del huésped, esos servicios se agregan al borrador de factura de la reserva — una línea por servicio — con el precio bruto que usted definió al crear el ítem. Solo los servicios con la estrategia de pago la plataforma cobra generan líneas de factura. Los servicios que el operador cobra directamente, o los que están incluidos en la estadía, se omiten porque el huésped no los paga a través de la plataforma.
Mientras la factura está en estado Borrador, puede seguir agregando líneas a medida que se confirman más servicios. El huésped no ve nada todavía. Esto le permite acumular la factura completa durante una semana de planificación y enviarla de una sola vez, en lugar de ir enviando facturas individuales cada vez que confirma un servicio.
Estrategias de Pago de los Ítems de Servicio
Al crear un ítem de servicio, usted elige cómo se gestiona el pago. Solo dos estrategias generan facturas:
| Estrategia | ¿Genera factura? | Lo que ve el huésped |
|---|---|---|
| Operador Cobra el Total | No | Etiqueta "Pagar al Proveedor" en el servicio. El huésped paga al operador en el momento del servicio. |
| Plataforma Cobra el Total | Sí | El monto completo aparece como una línea en la factura concierge. |
| Plataforma Cobra el Depósito | Sí (solo el depósito) | El depósito aparece como una línea. El operador cobra el saldo en el momento del servicio. |
| Incluido en la Estadía | No | Etiqueta "Incluido en la Estadía" en el servicio. Sin cargo adicional. |
Asegúrese de que la estrategia sea correcta antes de confirmar un servicio — la línea de factura se crea en el momento de la confirmación y refleja la estrategia elegida.
Enviar una Factura
Cuando esté listo para facturar al huésped:
- Abra el Portafolio de Viaje de la reserva en el panel concierge.
- Revise el borrador de factura en el panel de Pagos. Todas las líneas confirmadas de "la plataforma cobra" deben aparecer con su descripción y monto.
- Haga clic en Enviar Factura.
El sistema cambia la factura de Borrador a Activa y envía una notificación al huésped a través de la plantilla de ciclo de vida que haya configurado para Factura Enviada. El huésped recibe un mensaje con un enlace a la tarjeta de Pagos en su portal, donde la factura ya está lista para pagar.
No es posible enviar un borrador vacío. Si no se han confirmado servicios con la estrategia "la plataforma cobra" en la reserva, el botón Enviar Factura estará desactivado.
Lo Que Ve el Huésped
En la tarjeta de Pagos del portal del huésped, la sección concierge aparece debajo del plan de alojamiento. Muestra:
- Una línea por cada servicio facturable, con su descripción y monto.
- El total pendiente y la moneda.
- Un botón Pagar que lleva al huésped por el flujo de pago.
Si hay varias facturas abiertas al mismo tiempo — por ejemplo, si envió una al inicio de la estadía y luego agregó otra después de que el huésped solicitó más servicios — aparece el botón Pagar Todo para que el huésped liquide todas en una sola transacción.
Una vez que el pago se realiza con éxito, la factura pasa a estado Pagado. Cada ítem de servicio subyacente también recibe la insignia de Pagado en la lista de servicios del huésped.
Seguimiento del Estado de Pago
Los ítems de servicio tienen un estado de pago que puede consultar de un vistazo desde el panel concierge:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Factura Pendiente | El servicio está confirmado pero aún no está en una factura enviada. |
| Pago Pendiente | La factura fue enviada y está esperando que el huésped pague. |
| Pagado | El huésped ha pagado. El servicio está completamente liquidado del lado de la plataforma. |
| Pagar al Proveedor | Servicios cobrados por el operador. La plataforma nunca factura estos — el operador cobra directamente. |
| Incluido en la Estadía | El servicio está incluido en la tarifa de alojamiento. Sin facturación adicional. |
La página de detalle del portafolio codifica estos estados con colores para que un vistazo rápido le indique qué está pendiente y qué está liquidado.
Agregar Servicios Después de Enviar una Factura
Puede seguir confirmando servicios después de enviar la primera factura. Los nuevos ítems con la estrategia "la plataforma cobra" crean un borrador de factura adicional en la misma reserva. Cuando esté listo, haga clic en Enviar Factura nuevamente para facturar el segundo lote. El huésped verá ambas facturas en su portal y podrá pagarlas individualmente o juntas con Pagar Todo.
Este flujo mantiene el registro de auditoría limpio: cada factura que envía queda bloqueada una vez que está activa, por lo que queda constancia clara de qué facturó y cuándo.
Gestión de Cancelaciones y Reembolsos
Si un servicio se cancela antes de que la factura sea enviada, la línea se elimina automáticamente del borrador — el huésped nunca es facturado.
Si un servicio se cancela después de que la factura fue enviada y pagada, la cancelación no genera un reembolso automático al huésped. Emita el reembolso a través del proceso habitual del conector y anótelo en la reserva. Una vez registrada la cancelación, el servicio se elimina de la lista activa y queda reflejado en los totales concierge de la reserva.
Si una reserva se cancela por completo, todo el portafolio se cancela con ella. Los borradores de factura quedan anulados. Las facturas enviadas pero no pagadas permanecen visibles en el registro de auditoría; resuélvalas con el huésped como parte de la conversación de cancelación de la reserva.
Preguntas Comunes
¿Puedo editar una factura enviada? No. Una vez que se hace clic en Enviar Factura, la factura queda bloqueada. Para facturar un monto adicional, confirme nuevos servicios y envíe una nueva factura. Para eliminar un cargo, cancele el ítem de servicio subyacente y emita un reembolso si el huésped ya pagó.
¿Puedo enviar una factura por servicios no confirmados? No. Solo los servicios confirmados con la estrategia "la plataforma cobra" generan líneas de factura. Esto es intencional — evita facturar al huésped por algo que aún no está comprometido.
¿Por qué la opción de depósito solo factura el monto del depósito? Porque el operador cobra el saldo en el momento del servicio. La plataforma solo factura lo que ella misma cobra — el depósito — y el operador gestiona el resto al momento de la entrega.
¿Dónde puedo ver lo que el huésped ha pagado hasta ahora? Abra el panel de Pagos de la reserva en el panel concierge. Cada factura muestra su estado (Borrador, Activa, Pagada, Anulada) junto con el monto total y la fecha. El total pagado general de la reserva es la suma de todas las facturas concierge pagadas más los pagos de alojamiento.
¿Pueden los huéspedes disputar una sola línea? Los huéspedes pagan facturas, no líneas individuales. Si un huésped disputa un servicio dentro de una factura, resuélvalo operativamente (reembolse o reemplace el servicio) y comuníquese con claridad. La factura es la unidad de registro.
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