Gestión de Tareas

Cada pieza de trabajo operativo en Argonautas Suite es una tarea: limpiezas de rotación, reparaciones, servicio de piscina, inspecciones, solicitudes de huéspedes. Todas viven en un solo tablero, Tareas, en la barra lateral.

Quién Puede Usar el Tablero

Quién	Qué puede hacer
Administradores y gerentes de propiedades	Ver todas las tareas, y crear, editar, asignar, verificar y cancelar tareas.
Agentes de reservas y concierges	Ver todas las tareas de la empresa. El tablero muestra "Solo lectura. Los gerentes crean y asignan tareas."
Personal de campo	No usa este tablero. Ve sus propias tareas en el Portal del Personal.

El Tablero de Tareas

Cada fila muestra el título de la tarea, su número y tipo, la propiedad, cuándo está programada, a quién está asignada y su estado. Las prioridades Alta y Urgente reciben una insignia, al igual que Vencida. Haga clic en una fila para abrir la tarea.

Pestañas

Pestaña	Muestra
Abiertas	Todo lo que aún no ha terminado: pendiente, asignada y en progreso. Esta es la predeterminada.
Sin asignar	Tareas pendientes sin nadie asignado.
Asignadas	Tareas asignadas que nadie ha comenzado.
En progreso	Tareas que un miembro del personal ha comenzado.
Vencidas	Tareas sin terminar cuya fecha programada ya pasó.
Completadas	Tareas completadas y verificadas, las más recientes primero.
Todas	Todas las tareas, incluidas las canceladas, las más recientes primero.

El trabajo aún por hacer se lista con lo más próximo primero. Cada pestaña muestra un conteo que sigue sus filtros.

Filtros y Búsqueda

• Buscar tareas coincide con el número de tarea, título, descripción y nombre de la propiedad.
• Todas las Propiedades, Todos los Tipos y Todas las Prioridades acotan la lista.
• Cualquiera filtra por asignado (solo gerentes).
• Fechas abre un rango de fechas Desde y Hasta.

Los filtros activos aparecen como chips junto a las pestañas. Haga clic en la x de un chip para quitarlo, o en Limpiar filtros para quitarlos todos. El tablero guarda su pestaña y filtros en la dirección de la página, así que Volver a Tareas lo regresa a la misma vista, y puede guardar en favoritos una vista filtrada.

En un teléfono, los filtros se pliegan en un botón Filtros y cada tarea se muestra como una tarjeta.

El enlace Mantenimiento de la barra lateral abre este mismo tablero filtrado a trabajo de mantenimiento. Consulte la Guía de Mantenimiento.

Crear una Tarea

1. En Tareas, haga clic en Nueva Tarea.
2. Opcionalmente elija una plantilla en Cargar desde Plantilla para prellenar el formulario.
3. En Detalles de la Tarea, ingrese un Título y elija un Tipo de Tarea. Cambie la Prioridad si no es Normal.
4. Agregue elementos de Lista de Verificación con Agregar Elemento, y escriba instrucciones en Descripción.
5. En Asignación, elija la Propiedad. Opcionalmente vincule una reserva y elija a quién Asignar A.
6. En Programación, establezca la Fecha Programada, y opcionalmente una Hora de Inicio, Hora de Fin y Duración Est. (horas).
7. Haga clic en Crear Tarea.

Título, Tipo de Tarea, Propiedad y Fecha Programada son obligatorios.

Tipos de Tarea

Limpieza de Rotación, Limpieza Profunda, Inspección, Mantenimiento, Reparación, Mantenimiento Preventivo, Servicio de Piscina, Mantenimiento de Jardín, Preparación Pre-Llegada, Verificación de Inventario, Configuración de Bienvenida, Solicitud de Concierge, Entrega de Supermercado y Otro.

Vincular una Reserva

Reserva Vinculada (opcional) se desbloquea una vez que elige una propiedad. Lista las reservas de esa propiedad desde dos semanas antes hasta dos semanas después de la fecha programada.

Plantillas

Cargar desde Plantilla llena el título, tipo, prioridad, duración, descripción y lista de verificación desde una plantilla guardada. Cada empresa comienza con tres: Limpieza de Rotación, Limpieza Profunda y Preparación Pre-Llegada, cada una con una lista de verificación completa.

Para crear la suya, marque Guardar como plantilla para uso futuro en la parte inferior del formulario, asígnele un Nombre de Plantilla y cree la tarea. La plantilla se guarda junto con ella.

Tareas Creadas Automáticamente

Cuando se confirma una reserva, Argonautas Suite crea dos tareas para ella:

• Limpieza de Rotación en la fecha de salida.
• Preparación Pre-Llegada el día antes de la llegada, a menos que ese día ya haya pasado.

Cada una se asigna a la Ama de Llaves Principal de la propiedad desde la pestaña Personal de la propiedad, si la tiene. De lo contrario, se crea sin asignar.

Estas tareas siguen a la reserva mientras aún estén pendientes o asignadas:

• Si la reserva se cancela, se marca como no-show o es rechazada por un socio, se cancelan.
• Si las fechas cambian, se mueven a las nuevas fechas. Una tarea de preparación cuya nueva fecha ya pasó se cancela.
• Si la reserva se muda a otra villa, se mudan con ella.

Una vez que un miembro del personal ha comenzado o terminado una de estas tareas, se deja intacta. Se notifica al asignado sobre cada tarea que se mueve o se cancela.

Estados de las Tareas

Estado	Significado
Pendiente	Creada sin nadie asignado.
Asignada	Asignada a un miembro del personal, no comenzada.
En Progreso	El miembro del personal la ha comenzado.
Completada	El miembro del personal la ha terminado.
Verificada	Un gerente ha revisado el trabajo terminado.
Cancelada	Cancelada.

Asignar una tarea pendiente la convierte en Asignada. El personal comienza y completa tareas en el portal del personal. Consulte Completar Tareas.

La Página de Tarea

El encabezado muestra la propiedad, fecha, hora, prioridad y número de tarea. La página también muestra:

• Datos: Tipo de Tarea, Asignada A, Duración Est. y, cuando la hay, la duración real, la reserva vinculada y el costo de mano de obra.
• Lista de Verificación con progreso, como "4 / 7 completados".
• Notas de Finalización y Fotos de Verificación que agregó el miembro del personal.
• Descripción.
• Línea de Tiempo: cuándo se creó, asignó, comenzó, completó y verificó la tarea, y por quién.

Los gerentes obtienen las acciones que corresponden al estado de la tarea:

Acción	Disponible cuando
Asignar Personal	La tarea no tiene asignado.
Reasignar	Pendiente, asignada o en progreso.
Editar	Pendiente o asignada.
Verificar Tarea	Completada.
Cancelar Tarea (en el menú ...)	Pendiente, asignada o en progreso.

Editar una Tarea

1. Abra la tarea y haga clic en Editar.
2. Cambie lo que necesite. En modo de edición, cada elemento de la lista de verificación tiene una casilla Listo.
3. Haga clic en Actualizar Tarea.

Una vez que una tarea está en progreso, Editar desaparece. Aún puede reasignarla o cancelarla.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo crear una tarea sin asignarla? Sí. Deje Asignar A en Sin asignar (Pendiente). Se muestra en la pestaña Sin asignar hasta que la asigne.

¿Puedo configurar una tarea para que se repita? No. Use una plantilla para crear tareas similares rápidamente. Las tareas de rotación y pre-llegada se crean automáticamente para cada reserva confirmada.

¿El personal puede agregar fotos? Sí, desde el portal del personal. Se muestran bajo Fotos de Verificación en la página de la tarea.

Relacionado

• Asignación de Tareas: Asignar y reasignar tareas.
• Seguimiento de Tareas: Seguir el progreso en el tablero.
• Listas de Verificación: Listas de verificación y plantillas.
• Gestión de Personal: Agregar a su equipo.
• Guía de Mantenimiento: La vista de mantenimiento del tablero.