Gestión de Tareas
Las tareas son la forma en que coordina el trabajo diario en sus propiedades, desde limpiezas de cambio de huésped y tratamientos de piscina hasta seguimientos de solicitudes de huéspedes y reposición de suministros. Esta guía cubre la creación, asignación, seguimiento y finalización de tareas.
Descripción General
El sistema de gestión de tareas le permite crear elementos de trabajo, asignarlos a miembros del personal, establecer prioridades y plazos, y realizar un seguimiento del progreso desde abierto hasta completado. Las tareas se pueden vincular a propiedades y reservas específicas, lo que facilita ver qué debe hacerse antes de que un huésped haga el check-in o después de que haga el check-out.
Cada tarea sigue un flujo de trabajo de estado simple: Abierto, En Progreso y Completado. Combinado con niveles de prioridad y fechas límite, esto le brinda a los administradores de propiedades una imagen clara de lo que está sucediendo en su portafolio en cualquier momento.
Crear una Tarea
Para crear una nueva tarea:
- Navegue a Tareas desde la barra lateral principal.
- Haga clic en Nueva Tarea.
- Complete los detalles de la tarea:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título | Un nombre claro y orientado a la acción, por ejemplo, "Limpieza profunda de Villa Sunset antes del check-in". |
| Descripción | Contexto adicional, instrucciones especiales o notas para la persona asignada. |
| Persona Asignada | El miembro del personal responsable de completar la tarea. |
| Propiedad | La propiedad a la que se relaciona esta tarea (opcional pero recomendado). |
| Reserva | Vincular a una reserva específica si la tarea está relacionada con un huésped (opcional). |
| Prioridad | Baja, Media, Alta o Urgente. |
| Fecha Límite | Cuándo debe completarse la tarea. |
- Haga clic en Crear Tarea.
[Captura de pantalla: Formulario de nueva tarea que muestra los campos de título, persona asignada, propiedad, prioridad y fecha límite]
Vincular Tareas a Reservas
Cuando vincula una tarea a una reserva, la tarea aparece en la vista de detalles de la reserva junto con los detalles de la misma. Esto es especialmente útil para las tareas de cambio de huésped: puede ver de un vistazo si la limpieza, la inspección y el reabastecimiento están hechos antes de que llegue el próximo huésped.
Por ejemplo, si un huésped hace el check-in en Villa Mariposa el sábado a las 3:00 p. m., podría crear tres tareas vinculadas: "Limpieza de cambio de huésped" con fecha límite a la 1:00 p. m., "Revisión de químicos de la piscina" con fecha límite a las 2:00 p. m. y "Preparación de cesta de bienvenida" con fecha límite a las 2:30 p. m.
Niveles de Prioridad
Las prioridades ayudan a su equipo a entender qué abordar primero y le permiten filtrar el trabajo más sensible al tiempo.
| Prioridad | Cuándo Usarla | Ejemplo |
|---|---|---|
| Baja | Sin presión de tiempo. Se puede completar cuando sea conveniente. | Reorganizar el armario de almacenamiento en Villa Palma. |
| Media | Trabajo estándar con un plazo definido. La mayoría de las tareas entran aquí. | Limpieza de cambio de huésped antes del check-in del sábado. |
| Alta | Sensible al tiempo o que afecta al huésped. Necesita atención pronta. | Reparar el aire acondicionado roto en la villa ocupada antes de la noche. |
| Urgente | Se requiere acción inmediata. Impacto crítico en la seguridad o en el huésped. | Fuga de agua en el baño principal — huésped actualmente en la propiedad. |
La prioridad se muestra como una insignia codificada por colores en la lista de tareas y en las páginas de detalles. Las tareas urgentes también activan un indicador visual para asegurarse de que no pasen desapercibidas.
Flujo de Trabajo del Estado de la Tarea
Cada tarea pasa por tres estados:
- Abierto — La tarea ha sido creada y asignada, pero el trabajo no ha comenzado.
- En Progreso — La persona asignada ha comenzado a trabajar en la tarea.
- Completado — La tarea está finalizada.
Los miembros del personal actualizan el estado desde el portal del personal o desde la página de detalles de la tarea. Los administradores de propiedades también pueden actualizar los estados en nombre de su equipo.
[Captura de pantalla: Página de detalles de la tarea que muestra la progresión del estado de Abierto a En Progreso a Completado]
Listas de Verificación
Para tareas que involucran múltiples pasos, puede agregar una lista de verificación directamente a la tarea. Las listas de verificación dividen el trabajo complejo en elementos discretos que se pueden marcar individualmente.
Agregar una Lista de Verificación
- Abra una tarea (nueva o existente).
- En la sección Lista de Verificación, haga clic en Agregar Elemento.
- Escriba el elemento de la lista de verificación, por ejemplo, "Lavar toda la ropa de cama", "Sanitizar baños", "Reabastecer minibar".
- Repita para cada paso.
- Guarde la tarea.
Usar Listas de Verificación
A medida que la persona asignada avanza en la tarea, marca cada elemento. La página de detalles de la tarea y la lista de tareas muestran el progreso de la lista de verificación, por ejemplo, "4 de 7 elementos completados". Esto brinda a los administradores visibilidad del progreso parcial sin necesidad de enviar un mensaje al miembro del personal.
Las listas de verificación son especialmente valiosas para procedimientos estandarizados como las limpiezas de cambio de huésped, donde cada paso debe completarse de manera consistente en todas las propiedades.
Filtrar y Buscar Tareas
La lista de tareas proporciona varios filtros para ayudarle a encontrar lo que necesita:
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Estado | Abierto, En Progreso, Completado |
| Prioridad | Baja, Media, Alta, Urgente |
| Persona Asignada | Cualquier miembro del personal |
| Propiedad | Cualquier propiedad en su portafolio |
| Fecha Límite | Hoy, Esta Semana, Vencidas, Rango Personalizado |
Puede combinar filtros, por ejemplo, mostrar todas las tareas Altas y Urgentes que estén Abiertas o En Progreso en Villa Sunset. La barra de búsqueda también le permite encontrar tareas por palabras clave en el título o la descripción.
[Captura de pantalla: Lista de tareas con filtros aplicados mostrando resultados filtrados]
Acciones Masivas
Cuando necesite gestionar múltiples tareas a la vez, utilice acciones masivas:
- Seleccione tareas usando las casillas de verificación en la lista de tareas.
- Elija una acción del menú de acciones masivas:
- Cambiar Prioridad — Actualice la prioridad de todas las tareas seleccionadas.
- Reasignar — Mueva todas las tareas seleccionadas a un miembro diferente del personal.
- Marcar como Completadas — Cierre múltiples tareas finalizadas a la vez.
Las acciones masivas son útiles durante cambios en la programación, por ejemplo, si un miembro del personal llama para reportarse enfermo, puede seleccionar todas sus tareas abiertas y reasignarlas a otro miembro del equipo en un solo paso.
Conceptos Clave
- Tareas vinculadas a propiedades — Asociar una tarea con una propiedad mantiene su trabajo organizado por ubicación y asegura que el contexto correcto siempre sea visible.
- Tareas vinculadas a reservas — Conectar una tarea a una reserva vincula el trabajo operativo con la línea de tiempo del huésped, para que nada se pase por alto alrededor del check-in y el check-out.
- Progreso de la lista de verificación — El seguimiento de la finalización parcial permite a los administradores monitorear tareas complejas sin interrumpir al personal para solicitar actualizaciones de estado.
- La prioridad como triaje — Utilice los niveles de prioridad de manera consistente en todo su equipo para que todos comprendan la escala de urgencia.
Preguntas Comunes
¿Puedo crear una tarea sin asignarla? Sí. Las tareas no asignadas aparecen en la lista de tareas y pueden ser reclamadas por cualquier miembro del personal o asignadas más tarde por un administrador.
¿Quién puede ver las tareas? Los administradores y los gerentes de propiedades ven todas las tareas de sus propiedades. Los miembros del personal solo ven las tareas asignadas a ellos, visibles a través del portal del personal.
¿Puedo configurar una tarea para que se repita en un horario? Las tareas recurrentes se gestionan a través del sistema de programación. Consulte la guía de Programación para configurar trabajos repetitivos.
¿Qué sucede con las tareas cuando se cancela una reserva? Las tareas vinculadas a una reserva cancelada permanecen abiertas; no se cancelan automáticamente. Revíselas y ciérrelas manualmente, ya que es posible que aún deba completarse algún trabajo (como una limpieza que ya está en progreso).
¿Puedo adjuntar fotos a una tarea? Sí. Los miembros del personal pueden agregar fotos desde la página de detalles de la tarea, útil para documentar el trabajo completado o señalar problemas de mantenimiento.
Relacionado
- Gestión del Personal — Agregar y gestionar a los miembros de su equipo.
- Programación — Turnos, horarios recurrentes y gestión de tiempo libre.
- Informes del Personal — Métricas de rendimiento basadas en datos de finalización de tareas.
- Guía de Mantenimiento — Órdenes de trabajo para reparaciones y mantenimiento preventivo.