Gestion des Tâches

Chaque élément de travail opérationnel dans Argonautas est une tâche : nettoyages de rotation, réparations, entretien de piscine, inspections, demandes des clients. Toutes se trouvent sur un seul tableau, Tâches, dans la barre latérale.

Qui Peut Utiliser le Tableau

Qui	Ce qu'ils peuvent faire
Administrateurs et gestionnaires de propriété	Voir toutes les tâches, et créer, modifier, assigner, vérifier et annuler des tâches.
Agents de réservation et concierges	Voir toutes les tâches de l'entreprise. Le tableau affiche « Lecture seule. Les gestionnaires créent et assignent les tâches. »
Personnel de terrain	N'utilise pas ce tableau. Ils voient leurs propres tâches dans le Portail du Personnel.

Le Tableau des Tâches

Chaque ligne affiche le titre de la tâche, son numéro et son type, la propriété, la date planifiée, la personne à qui elle est assignée et son statut. Les priorités Haute et Urgente reçoivent un badge, tout comme En retard. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la tâche.

Onglets

Onglet	Affiche
Ouvert	Tout ce qui n'est pas encore terminé : en attente, assigné et en cours. C'est l'onglet par défaut.
Non assigné	Les tâches en attente sans personne assignée.
Assigné	Les tâches assignées que personne n'a commencées.
En cours	Les tâches qu'un membre du personnel a commencées.
En retard	Les tâches non terminées dont la date planifiée est passée.
Terminé	Les tâches complétées et vérifiées, les plus récentes en premier.
Tout	Toutes les tâches, y compris les annulées, les plus récentes en premier.

Le travail restant à faire est listé du plus proche au plus lointain. Chaque onglet affiche un compteur qui suit vos filtres.

Filtres et Recherche

• Rechercher des tâches correspond au numéro de tâche, au titre, à la description et au nom de la propriété.
• Toutes les Propriétés, Tous les Types et Toutes les Priorités réduisent la liste.
• N'importe qui filtre par assigné (gestionnaires uniquement).
• Dates ouvre une plage de dates Du et Au.

Les filtres actifs apparaissent sous forme de puces à côté des onglets. Cliquez sur le x d'une puce pour la retirer, ou sur Effacer les filtres pour les retirer tous. Le tableau conserve votre onglet et vos filtres dans l'adresse de la page, donc Retour aux Tâches vous ramène à la même vue, et vous pouvez mettre en favori une vue filtrée.

Sur un téléphone, les filtres se replient dans un bouton Filtres et chaque tâche s'affiche sous forme de carte.

Le lien Maintenance de la barre latérale ouvre ce même tableau filtré sur le travail de maintenance. Consultez le Guide de Maintenance.

Créer une Tâche

1. Sur Tâches, cliquez sur Nouvelle Tâche.
2. Choisissez éventuellement un modèle sous Charger depuis un Modèle pour pré-remplir le formulaire.
3. Sous Détails de la Tâche, saisissez un Titre et choisissez un Type de Tâche. Modifiez la Priorité si elle n'est pas Normale.
4. Ajoutez des éléments de Liste de Contrôle avec Ajouter un Élément, et rédigez les instructions dans Description.
5. Sous Assignation, choisissez la Propriété. Liez éventuellement une réservation et choisissez à qui Assigner.
6. Sous Planification, définissez la Date Planifiée, et éventuellement une Heure de Début, une Heure de Fin et une Durée Est. (heures).
7. Cliquez sur Créer la Tâche.

Le Titre, le Type de Tâche, la Propriété et la Date Planifiée sont obligatoires.

Types de Tâches

Nettoyage de Rotation, Nettoyage en Profondeur, Inspection, Maintenance, Réparation, Maintenance Préventive, Entretien de Piscine, Entretien de Jardin, Préparation Avant Arrivée, Vérification d'Inventaire, Installation d'Accueil, Demande de Concierge, Livraison de Courses et Autre.

Lier une Réservation

Réservation Liée (facultatif) se déverrouille une fois que vous avez choisi une propriété. Il liste les réservations de cette propriété de deux semaines avant à deux semaines après la date planifiée.

Modèles

Charger depuis un Modèle remplit le titre, le type, la priorité, la durée, la description et la liste de contrôle à partir d'un modèle enregistré. Chaque entreprise commence avec trois modèles : Nettoyage de Rotation, Nettoyage en Profondeur et Préparation Avant Arrivée, chacun avec une liste de contrôle complète.

Pour créer le vôtre, cochez Enregistrer comme modèle pour une utilisation future en bas du formulaire, donnez-lui un Nom de Modèle et créez la tâche. Le modèle est enregistré en même temps.

Tâches Créées Automatiquement

Lorsqu'une réservation est confirmée, Argonautas crée deux tâches pour celle-ci :

• Nettoyage de Rotation à la date de départ.
• Préparation Avant Arrivée le jour précédant l'arrivée, sauf si ce jour est déjà passé.

Chacune est assignée à la Femme/Homme de Ménage Principale de la propriété depuis l'onglet Personnel de la propriété, si elle en a une. Sinon, elle est créée sans assignation.

Ces tâches suivent la réservation tant qu'elles sont encore en attente ou assignées :

• Si la réservation est annulée, marquée no-show ou refusée par un partenaire, elles sont annulées.
• Si les dates changent, elles se déplacent aux nouvelles dates. Une tâche de préparation dont la nouvelle date est déjà passée est annulée.
• Si la réservation passe à une autre villa, elles suivent le mouvement.

Une fois qu'un membre du personnel a commencé ou terminé l'une de ces tâches, elle n'est plus modifiée. L'assigné est informé de chaque tâche qui se déplace ou est annulée.

Statuts des Tâches

Statut	Signification
En attente	Créée sans personne assignée.
Assigné	Assignée à un membre du personnel, non commencée.
En cours	Le membre du personnel l'a commencée.
Terminé	Le membre du personnel l'a terminée.
Vérifié	Un gestionnaire a vérifié le travail terminé.
Annulé	Annulée.

Assigner une tâche en attente la rend Assignée. Le personnel commence et termine les tâches dans le portail du personnel. Consultez Compléter des Tâches.

La Page de la Tâche

L'en-tête affiche la propriété, la date, l'heure, la priorité et le numéro de tâche. La page affiche également :

• Faits : Type de Tâche, Assigné à, Durée Est. et, lorsqu'ils existent, la durée réelle, la réservation liée et le coût de la main-d'œuvre.
• Liste de Contrôle avec la progression, comme « 4 / 7 terminés ».
• Notes de Complétion et Photos de Vérification ajoutées par le membre du personnel.
• Description.
• Chronologie : quand la tâche a été créée, assignée, commencée, complétée et vérifiée, et par qui.

Les gestionnaires disposent des actions adaptées au statut de la tâche :

Action	Disponible quand
Assigner du Personnel	La tâche n'a pas d'assigné.
Réassigner	En attente, assignée ou en cours.
Modifier	En attente ou assignée.
Vérifier la Tâche	Terminée.
Annuler la Tâche (dans le menu ...)	En attente, assignée ou en cours.

Modifier une Tâche

1. Ouvrez la tâche et cliquez sur Modifier.
2. Modifiez ce dont vous avez besoin. En mode édition, chaque élément de la liste de contrôle a une case Terminé.
3. Cliquez sur Mettre à Jour la Tâche.

Une fois qu'une tâche est en cours, Modifier disparaît. Vous pouvez toujours la réassigner ou l'annuler.

Questions Fréquentes

Puis-je créer une tâche sans l'assigner ? Oui. Laissez Assigner à sur Non assigné (En attente). Elle apparaît dans l'onglet Non assigné jusqu'à ce que vous l'assigniez.

Puis-je configurer une tâche pour qu'elle se répète ? Non. Utilisez un modèle pour créer rapidement des tâches similaires. Les tâches de rotation et de pré-arrivée sont créées automatiquement pour chaque réservation confirmée.

Le personnel peut-il ajouter des photos ? Oui, depuis le portail du personnel. Elles apparaissent sous Photos de Vérification sur la page de la tâche.

Liens Connexes

• Assignation des Tâches : Assigner et réassigner des tâches.
• Suivi des Tâches : Suivre la progression sur le tableau.
• Listes de Contrôle : Listes de contrôle et modèles.
• Gestion du Personnel : Ajouter votre équipe.
• Guide de Maintenance : La vue maintenance du tableau.