Gestion des Tâches
Les tâches sont le moyen de coordonner le travail quotidien au sein de vos propriétés, qu'il s'agisse du nettoyage après départ et du traitement de la piscine, du suivi des demandes des clients ou des courses pour les fournitures. Ce guide explique comment créer, attribuer, suivre et terminer des tâches.
Vue d'ensemble
Le système de gestion des tâches vous permet de créer des éléments de travail, de les attribuer aux membres du personnel, de définir des priorités et des délais, et de suivre la progression de l'ouverture à la clôture. Les tâches peuvent être liées à des propriétés et des réservations spécifiques, ce qui facilite la visualisation des actions nécessaires avant l'arrivée ou après le départ d'un client.
Chaque tâche suit un flux de travail simple avec trois statuts : Ouverte, En cours et Terminée. Combinés aux niveaux de priorité et aux dates d'échéance, ces statuts donnent aux gestionnaires de propriétés une vision claire de ce qui se passe dans leur portefeuille à tout moment.
Créer une Tâche
Pour créer une nouvelle tâche :
- Accédez à Tâches depuis la barre latérale principale.
- Cliquez sur Nouvelle Tâche.
- Remplissez les détails de la tâche :
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre | Un nom clair et orienté vers l'action, par exemple "Nettoyage approfondi de Villa Sunset avant l'arrivée". |
| Description | Contexte supplémentaire, instructions spéciales ou notes pour la personne assignée. |
| Assigné à | Le membre du personnel responsable de la réalisation de la tâche. |
| Propriété | La propriété concernée par cette tâche (optionnel mais recommandé). |
| Réservation | Lien vers une réservation spécifique si la tâche est liée à un client (optionnel). |
| Priorité | Faible, Moyenne, Élevée ou Urgente. |
| Date d'échéance | Date à laquelle la tâche doit être terminée. |
- Cliquez sur Créer la Tâche.
[Capture d'écran : Formulaire de nouvelle tâche montrant les champs titre, assigné à, propriété, priorité et date d'échéance]
Lier des Tâches à des Réservations
Lorsque vous liez une tâche à une réservation, celle-ci apparaît dans la vue détaillée de la réservation, à côté des informations de celle-ci. C'est particulièrement utile pour les tâches de remise en état : vous pouvez voir d'un coup d'œil si le nettoyage, l'inspection et le réapprovisionnement sont effectués avant l'arrivée du prochain client.
Par exemple, si un client arrive à Villa Mariposa samedi à 15h00, vous pourriez créer trois tâches liées : "Nettoyage après départ" à terminer pour 13h00, "Contrôle des produits chimiques de la piscine" pour 14h00 et "Préparation du panier de bienvenue" pour 14h30.
Niveaux de Priorité
Les priorités aident votre équipe à comprendre ce qu'il faut traiter en premier et vous permettent de filtrer les travaux les plus urgents.
| Priorité | Quand l'utiliser | Exemple |
|---|---|---|
| Faible | Aucune pression de temps. Peut être réalisée quand cela convient. | Réorganiser le placard de rangement à Villa Palma. |
| Moyenne | Travail standard avec une échéance définie. La plupart des tâches se situent ici. | Nettoyage après départ avant l'arrivée du samedi. |
| Élevée | Sensible au temps ou impactant le client. Nécessite une attention rapide. | Réparer la climatisation cassée dans une villa occupée avant le soir. |
| Urgente | Action immédiate requise. Impact sur la sécurité ou critique pour le client. | Fuite d'eau dans la salle de bain principale — client actuellement présent. |
La priorité est affichée sous forme d'un badge coloré dans la liste des tâches et les pages de détail. Les tâches urgentes déclenchent également un indicateur visuel pour s'assurer qu'elles ne sont pas négligées.
Flux de Travail des Statuts de Tâche
Chaque tâche passe par trois statuts :
- Ouverte — La tâche a été créée et assignée, mais le travail n'a pas commencé.
- En cours — La personne assignée a commencé à travailler sur la tâche.
- Terminée — La tâche est achevée.
Les membres du personnel mettent à jour le statut depuis le portail du personnel ou la page de détail de la tâche. Les gestionnaires de propriétés peuvent également mettre à jour les statuts pour le compte de leur équipe.
[Capture d'écran : Page de détail d'une tâche montrant la progression du statut de Ouverte à En cours à Terminée]
Listes de Contrôle
Pour les tâches comportant plusieurs étapes, vous pouvez ajouter une liste de contrôle directement à la tâche. Les listes de contrôle divisent un travail complexe en éléments distincts qui peuvent être cochés individuellement.
Ajouter une Liste de Contrôle
- Ouvrez une tâche (nouvelle ou existante).
- Dans la section Liste de contrôle, cliquez sur Ajouter un élément.
- Saisissez l'élément de la liste de contrôle, par exemple "Laver tout le linge", "Désinfecter les salles de bain", "Réapprovisionner le minibar".
- Répétez pour chaque étape.
- Enregistrez la tâche.
Utiliser les Listes de Contrôle
Lorsque la personne assignée avance sur la tâche, elle coche chaque élément. La page de détail de la tâche et la liste des tâches affichent la progression de la liste de contrôle, par exemple "4 éléments sur 7 terminés". Cela donne aux gestionnaires une visibilité sur l'avancement partiel sans avoir à contacter le membre du personnel.
Les listes de contrôle sont particulièrement précieuses pour les procédures standardisées comme les nettoyages après départ, où chaque étape doit être réalisée de manière cohérente dans toutes les propriétés.
Filtrer et Rechercher des Tâches
La liste des tâches propose plusieurs filtres pour vous aider à trouver ce dont vous avez besoin :
| Filtre | Options |
|---|---|
| Statut | Ouverte, En cours, Terminée |
| Priorité | Faible, Moyenne, Élevée, Urgente |
| Assigné à | Tout membre du personnel |
| Propriété | Toute propriété de votre portefeuille |
| Date d'échéance | Aujourd'hui, Cette semaine, En retard, Plage personnalisée |
Vous pouvez combiner les filtres, par exemple afficher toutes les tâches Élevées et Urgentes qui sont Ouvertes ou En cours à Villa Sunset. La barre de recherche vous permet également de trouver des tâches par mots-clés dans le titre ou la description.
[Capture d'écran : Liste des tâches avec filtres appliqués montrant les résultats filtrés]
Actions Groupées
Lorsque vous devez gérer plusieurs tâches à la fois, utilisez les actions groupées :
- Sélectionnez les tâches à l'aide des cases à cocher dans la liste des tâches.
- Choisissez une action dans le menu des actions groupées :
- Modifier la priorité — Mettez à jour la priorité de toutes les tâches sélectionnées.
- Réassigner — Transférez toutes les tâches sélectionnées à un autre membre du personnel.
- Marquer comme terminées — Clôturez plusieurs tâches achevées en une seule fois.
Les actions groupées sont utiles lors des changements d'horaires, par exemple si un membre du personnel est malade, vous pouvez sélectionner toutes ses tâches ouvertes et les réassigner à un autre membre de l'équipe en une seule étape.
Concepts Clés
- Tâches liées à une propriété — Associer une tâche à une propriété permet d'organiser votre travail par emplacement et garantit que le bon contexte est toujours visible.
- Tâches liées à une réservation — Connecter une tâche à une réservation relie le travail opérationnel au calendrier du client, afin que rien ne soit oublié autour de l'arrivée et du départ.
- Progression de la liste de contrôle — Le suivi de l'achèvement partiel permet aux gestionnaires de surveiller les tâches complexes sans interrompre le personnel pour des mises à jour de statut.
- Priorité comme triage — Utilisez les niveaux de priorité de manière cohérente au sein de votre équipe afin que chacun comprenne l'échelle d'urgence.
Questions Fréquentes
Puis-je créer une tâche sans l'assigner ? Oui. Les tâches non assignées apparaissent dans la liste des tâches et peuvent être réclamées par n'importe quel membre du personnel ou assignées ultérieurement par un gestionnaire.
Qui peut voir les tâches ? Les administrateurs et les gestionnaires de propriétés voient toutes les tâches pour leurs propriétés. Les membres du personnel ne voient que les tâches qui leur sont assignées, visibles via le portail du personnel.
Puis-je paramétrer une tâche pour qu'elle se répète selon un planning ? Les tâches récurrentes sont gérées via le système de planification. Consultez le guide Planification pour configurer un travail répétitif.
Que deviennent les tâches lorsqu'une réservation est annulée ? Les tâches liées à une réservation annulée restent ouvertes — elles ne sont pas automatiquement annulées. Passez-les en revue et fermez-les manuellement, car certains travaux (comme un nettoyage déjà en cours) peuvent encore devoir être terminés.
Puis-je joindre des photos à une tâche ? Oui. Les membres du personnel peuvent ajouter des photos depuis la page de détail de la tâche — utile pour documenter un travail terminé ou signaler des problèmes de maintenance.
Liens Associés
- Gestion du Personnel — Ajouter et gérer les membres de votre équipe.
- Planification — Postes, plannings récurrents et gestion des congés.
- Rapports du Personnel — Métriques de performance basées sur les données d'achèvement des tâches.
- Guide de Maintenance — Ordres de travail pour les réparations et la maintenance préventive.