Guide du portail propriétaire
Le portail propriétaire montre aux propriétaires comment se portent leurs villas : séjours à venir, taux d'occupation, versements, réservations et documents partagés. Ce guide couvre l'utilisation du portail par les propriétaires et la configuration de l'accès propriétaire par les administrateurs.
Aperçu
Le portail est axé sur la consultation. Les propriétaires peuvent consulter leur tableau de bord, leurs propriétés, leur calendrier, leurs réservations, leurs finances et leurs documents. Si leur gestionnaire le permet, ils peuvent également ajouter des blocages propriétaire pour les dates qu'ils souhaitent conserver pour eux-mêmes.
Sur ordinateur, le portail dispose d'une barre latérale avec trois groupes :
| Groupe | Pages |
|---|---|
| Aperçu | Tableau de bord, Propriétés |
| Opérations | Calendrier, Réservations, Finances, Documents |
| Paramètres | Paramètres du compte |
Sur téléphone, la barre latérale se replie derrière le bouton de menu dans le coin supérieur gauche.
Pour les propriétaires
Connexion
Votre gestionnaire immobilier vous invite par e-mail. L'invitation contient un lien de connexion et un code à 6 chiffres. Après l'avoir acceptée, vous accédez automatiquement au portail propriétaire. Vous pouvez ensuite créer un mot de passe ou ajouter une clé d'accès dans Paramètres du compte pour vous connecter plus rapidement à l'avenir.
Tableau de bord
Le tableau de bord est votre écran d'accueil. Il s'ouvre avec un message de bienvenue et quatre tuiles :
| Tuile | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Votre versement ce mois-ci | Votre part du net propriétaire pour les séjours arrivant ce mois-ci |
| Votre versement cette année | Le même chiffre pour les séjours arrivant depuis le début de l'année |
| Réservations à venir | Réservations confirmées et en attente qui ne sont pas encore arrivées |
| Occupation, 90 prochains jours | Le taux de remplissage de vos propriétés sur les 90 prochains jours |
Les deux tuiles de versement n'apparaissent que si votre gestionnaire vous a accordé la permission Consulter les finances. Si le versement d'une réservation par canal est encore en cours d'examen après un remboursement, une annulation ou un changement de dates, la tuile du mois affiche une note indiquant le nombre de réservations exclues. Touchez-la pour ouvrir Finances.
Séjours à venir
Une liste de vos prochaines arrivées, les plus proches en premier. Chaque ligne indique les dates, le client, la propriété, le nombre de nuits et la source de la réservation. Un badge Nouveau marque les réservations récemment créées, et un badge de statut indique si le séjour est confirmé ou en attente. Touchez une ligne pour ouvrir la réservation. Voir tout ouvre la liste complète des réservations.
Vos propriétés
Une ligne compacte pour chaque villa, avec sa photo, sa ville, une barre d'occupation sur les 30 prochains jours et le prochain séjour réservé. Touchez une ligne pour ouvrir la propriété. Voir tout ouvre la liste des propriétés.
Sur téléphone, les tuiles s'affichent deux par deux, et les séjours à venir et les propriétés s'empilent en dessous.
Propriétés
La page Propriétés liste toutes les villas que vous possédez. Ouvrez-en une pour voir ses détails en trois sections : Aperçu (chambres, salles de bain, nombre maximum de clients, heures d'arrivée et de départ, description, et chiffres d'occupation et de tarifs), Calendrier et Réservations.
Ajouter un blocage propriétaire
Si votre gestionnaire vous a accordé la permission Créer des blocages, un bouton Ajouter un blocage apparaît sur la page de la propriété.
- Ouvrez Propriétés et sélectionnez la villa.
- Cliquez sur Ajouter un blocage.
- Choisissez une Date de début et une Date de fin, et ajoutez une note si vous le souhaitez.
- Cliquez sur Ajouter un blocage pour enregistrer.
Le blocage apparaît sur le calendrier de la propriété. Informez votre gestionnaire immobilier afin qu'il puisse fermer les dates aux réservations clients. Sans la permission Créer des blocages, demandez à votre gestionnaire de bloquer les dates pour vous.
Réservations
La page Réservations liste toutes les réservations de vos propriétés.
- Les onglets de statut permettent de basculer entre À venir, En cours, Passées, Annulées et Toutes. Chaque onglet affiche un compteur.
- Toutes les propriétés permet de restreindre la liste à une seule villa.
- Trier par ordonne la liste par arrivée (la plus proche ou la plus lointaine), total (le plus élevé ou le plus bas) ou date de création la plus récente.
Chaque ligne indique la propriété, le statut, le client et les dates, la source de la réservation, le total et le nombre de nuits. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la réservation. La page de réservation affiche les détails du séjour, les clients, le détail du prix et l'historique des paiements. Les coordonnées des clients n'apparaissent que si vous avez la permission Consulter les détails des clients, et les montants n'apparaissent qu'avec Consulter les finances.
Calendrier
La page Calendrier affiche les réservations et les blocages de toutes vos propriétés.
Quatre tuiles se trouvent au-dessus du calendrier :
| Tuile | Ce qu'elle affiche |
|---|---|
| Ce mois-ci | Réservations de ce mois-ci |
| Occupation | Taux d'occupation du mois en cours |
| Arrivées | Clients arrivant dans les 7 prochains jours |
| En attente | Réservations en attente de confirmation |
Le calendrier affiche chaque séjour sous forme de barre colorée, avec une légende pour les réservations confirmées, en attente, les séjours propriétaire, les mises en attente, la maintenance et les blocages iCal. Utilisez Aujourd'hui, les menus mois et année, et les flèches pour naviguer. Vue matricielle bascule vers une ligne par propriété. Cliquez sur une barre de réservation pour ouvrir un panneau d'aperçu avec ses informations clés. Voir la liste ouvre la liste des réservations.
Le calendrier est en lecture seule. Pour bloquer des dates, utilisez Ajouter un blocage sur la page de la propriété ou demandez à votre gestionnaire.
Finances
La page Finances affiche votre versement et vos revenus pour une période que vous choisissez. Consultez Finances propriétaire pour les détails. Vous avez besoin de la permission Consulter les finances pour la voir.
Documents
La page Documents contient les fichiers que votre gestionnaire immobilier partage avec vous, tels que les relevés, les factures et les contrats. Consultez Documents propriétaire.
Paramètres du compte
Ouvrez Paramètres du compte depuis la barre latérale, ou depuis le menu sous votre nom dans le coin supérieur droit.
| Section | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|
| Informations du profil | Téléchargez ou supprimez votre photo de profil (JPG ou PNG, jusqu'à 2 Mo). Modifiez votre prénom, nom et numéro de téléphone. Pour changer votre adresse e-mail, contactez votre gestionnaire immobilier. |
| Créer un mot de passe | Affiché si vous vous êtes connecté via un lien d'invitation et que vous n'avez pas encore de mot de passe. Les mots de passe doivent comporter au moins 12 caractères. |
| Changer le mot de passe | Affiché une fois que vous avez un mot de passe. Saisissez votre mot de passe actuel et le nouveau deux fois. |
| Clés d'accès | Ajoutez une clé d'accès pour vous connecter avec votre empreinte digitale, votre visage ou le verrouillage de votre écran. Vous pouvez en ajouter plusieurs et supprimer celles que vous n'utilisez plus. |
| Préférences de notification | Activez ou désactivez les Notifications de nouvelle réservation, puis cliquez sur Enregistrer les préférences. |
Pour les administrateurs
Cette section explique comment configurer l'accès propriétaire depuis l'application d'administration. Pour le guide complet, consultez Configuration du portail propriétaire.
Ajouter un propriétaire
- Ouvrez Propriétaires dans la section Distribution de la barre latérale.
- Cliquez sur Ajouter une entité.
- Saisissez la raison sociale, le type d'entité (particulier ou organisation), l'e-mail et le téléphone.
- Cliquez sur Créer l'entité.
- Ouvrez la nouvelle entité et ajoutez les personnes qui doivent avoir accès au portail sous Membres.
Affecter des propriétés
Les propriétés sont liées à un propriétaire depuis la propriété elle-même :
- Ouvrez la propriété et allez dans l'onglet Propriété.
- Sous Géré par, choisissez le propriétaire dans la liste Propriétaire.
- Enregistrez.
La carte Propriétés de l'entité propriétaire liste alors la villa. Les membres ne voient que les propriétés liées à leur entité.
Accès au portail
Les membres sont invités depuis la page de l'entité. Chaque membre reçoit un e-mail avec un lien de connexion. Une fois qu'ils l'acceptent, ils sont dirigés vers le portail propriétaire à chaque connexion.
Points clés pour les administrateurs :
- Les membres ne voient que les propriétés liées à leur entité. Ils ne peuvent pas voir les données d'autres propriétaires.
- Les chiffres financiers sont calculés à partir des enregistrements de réservation à chaque chargement de page.
- Ce que chaque membre peut voir est défini par membre à l'aide d'interrupteurs de permissions (voir Configuration de la visibilité par membre).
Permissions propriétaire
Les propriétaires peuvent consulter :
- Les réservations et les détails des réservations de leurs propriétés
- Le calendrier de leurs propriétés
- Les finances, s'ils ont Consulter les finances
- Les documents partagés avec leur entité
Les propriétaires peuvent mettre à jour :
- Leur propre profil, mot de passe et clés d'accès
- Leurs préférences de notification
- Les blocages propriétaire, s'ils ont Créer des blocages
Les propriétaires ne peuvent pas :
- Créer, modifier ou annuler des réservations
- Modifier les détails ou les tarifs des propriétés
- Voir les données d'autres propriétaires
- Gérer le personnel ou les paramètres
Concepts clés
- Versement (net propriétaire) : Ce que le propriétaire reçoit pour un séjour après la commission de gestion. Si un membre possède une part de l'entité, son versement correspond à sa quote-part de ce montant.
- Taux d'occupation : La part des nuits disponibles qui sont réservées sur les propriétés d'un propriétaire pour une période donnée.
- ADR (Tarif journalier moyen) : Revenus divisés par les nuits réservées.
- Blocage propriétaire : Dates qu'un propriétaire réserve sur le calendrier d'une propriété pour un usage personnel.
- Clé d'accès : Une méthode de connexion sans mot de passe qui utilise le capteur d'empreintes digitales, la reconnaissance faciale ou le verrouillage d'écran de votre appareil.
Questions fréquentes
Puis-je modifier une réservation via le portail propriétaire ? Non. Les réservations sont en lecture seule dans le portail. Contactez votre gestionnaire immobilier pour modifier une réservation.
À quelle fréquence les données financières sont-elles mises à jour ? À chaque fois que vous ouvrez la page. Les chiffres sont calculés à partir des enregistrements de réservation actuels.
Puis-je exporter mes rapports financiers ? Oui. Cliquez sur Exporter CSV sur la page Finances.
Je possède plusieurs propriétés. Puis-je les voir toutes au même endroit ? Oui. Le tableau de bord, les réservations, le calendrier et les finances couvrent toutes vos propriétés. Chaque page vous permet également de restreindre l'affichage à une seule villa.
Pourquoi je ne vois pas mon versement sur le tableau de bord ? Les tuiles de versement nécessitent la permission Consulter les finances. Demandez à votre gestionnaire immobilier de l'activer.
Puis-je configurer une connexion sans mot de passe ? Oui. Allez dans Paramètres du compte et cliquez sur Ajouter une clé d'accès sous Clés d'accès.