Documents du Propriétaire

Les documents du propriétaire vous permettent de partager des fichiers tels que des factures, des relevés mensuels, des rapports, des contrats et des photos avec les propriétaires d'une entité. Vous téléchargez un fichier une seule fois dans l'application d'administration, et les membres de l'entité peuvent l'ouvrir dans le portail propriétaire. Une autorisation par membre contrôle qui voit les documents financiers.

Ce qui peut être partagé

Catégorie	Utilisation typique
Facture	Factures de gestion mensuelles, frais ponctuels
Relevé	Relevés propriétaire, résumés de versements
Rapport	Rapports de performance, synthèses de fin d'année
Contrat	Contrats de gestion, avenants
Reçu	Preuve de paiement pour réparations, services
Photo	Photos de dommages, clichés avant/après maintenance
Autre	Tout ce qui ne correspond pas aux catégories ci-dessus

Les documents dans les catégories Facture, Relevé et Rapport sont traités comme des documents financiers et sont soumis aux autorisations du portail propriétaire (voir Restriction financière ci-dessous).

Limites de fichiers

• Taille maximale du fichier : 25 Mo
• Types de fichiers autorisés : PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC, Word, Excel

Téléchargement de documents

1. Ouvrez Propriétaires et cliquez sur l'entité propriétaire.
2. Faites défiler jusqu'à la carte Documents.
3. Cliquez sur Télécharger un document.
4. Déposez les fichiers sur la fenêtre modale, ou cliquez sur Choisir des fichiers ou Choisir un dossier. Vous pouvez télécharger jusqu'à 50 fichiers à la fois. Les fichiers d'un type non pris en charge ou dépassant 25 Mo sont ignorés, et la fenêtre modale indique combien.
5. Remplissez les détails :

Champ	Remarques
Titre	Affiché lorsque vous téléchargez un seul fichier. Il est pré-rempli à partir du nom du fichier, alors modifiez-le pour qu'il soit significatif pour le propriétaire. Avec plusieurs fichiers, chaque titre provient de son nom de fichier.
Catégorie	Obligatoire. Définit le badge et si le fichier est considéré comme financier.
Propriété	Facultatif. Lie le fichier à une propriété de l'entité.
Description	Facultatif. Contexte que le propriétaire voit avec le fichier.

6. Cliquez sur Télécharger un document (ou Télécharger 3 documents lorsque vous en avez sélectionné plusieurs). Les fichiers sont stockés de manière privée et répertoriés pour les membres de l'entité immédiatement.

La carte peut être filtrée par catégorie et par propriété, afin que vous puissiez retrouver un fichier que vous avez téléchargé précédemment.

Ce que voient les propriétaires

Les propriétaires ouvrent Documents depuis le groupe Opérations de la barre latérale du portail propriétaire. La page comprend :

• Une zone de recherche qui correspond au titre et au nom de fichier d'origine.
• Des filtres Catégorie et Propriété.
• Des colonnes triables : Titre, Catégorie, Taille et Date. La colonne Propriété affiche la villa liée lorsqu'une propriété est définie.
• Un bouton Aperçu qui ouvre les images et les PDF dans la page, sans téléchargement nécessaire.
• Un bouton Télécharger. Sur les appareils qui prennent en charge le partage, un bouton Enregistrer dans... apparaît également. Il ouvre la feuille de partage de l'appareil afin que le propriétaire puisse envoyer le fichier vers Google Drive, iCloud Drive, OneDrive ou toute application installée.

Si le propriétaire appartient à plusieurs entités, la page répertorie les documents de toutes ces entités.

Restriction financière

L'accès au portail propriétaire est défini par membre, par entité. Le bouton qui compte pour les documents est Voir les données financières sur chaque ligne de membre.

• Les membres avec Voir les données financières activé voient tous les documents de l'entité, y compris les factures, les relevés et les rapports.
• Les membres sans Voir les données financières voient tout de même les contrats, les photos, les reçus et les autres fichiers non financiers. Les factures, les relevés et les rapports leur sont masqués.

Comme le bouton est par entité, la même personne peut avoir une visibilité complète sur l'Entité A et une visibilité limitée sur l'Entité B en même temps. Pour le modifier, cliquez sur l'icône de modification sur la ligne du membre dans la carte Membres et utilisez les cases à cocher Autorisations.

Télécharger ou supprimer un document

Chaque ligne de la carte Documents sur la page d'entité comporte deux actions :

• Télécharger : enregistre une copie du fichier.
• Supprimer : retire le document du stockage et du portail propriétaire immédiatement. Il n'y a pas de corbeille, alors confirmez avant de supprimer.

Les documents ne peuvent pas être modifiés après le téléchargement. Pour changer un titre ou une catégorie, supprimez le document et téléchargez-le à nouveau.

Questions fréquentes

Les propriétaires peuvent-ils télécharger des documents sur une entité ? Non. Les téléchargements sont réservés aux administrateurs. La vue du portail propriétaire est en lecture seule.

Puis-je partager un document avec plusieurs entités ? Pas directement. Les documents appartiennent à une seule entité. Téléchargez le même fichier sur chaque entité qui en a besoin, ou utilisez le champ Propriété pour limiter le fichier à une seule propriété au sein d'une entité.

Combien de temps les liens de téléchargement sont-ils valides ? Les liens de téléchargement et d'aperçu sont signés et expirent une heure après leur génération. Les propriétaires peuvent générer un nouveau lien en cliquant à nouveau sur le bouton.

Que se passe-t-il si je supprime une entité ? Tous les documents liés à cette entité sont retirés de l'accès au portail propriétaire. Assurez-vous que les propriétaires ont téléchargé tout ce dont ils ont besoin avant la suppression de l'entité.

Associé

• Gestion des propriétaires : travailler avec les entités propriétaires et les membres.
• Configuration du portail propriétaire : inviter les propriétaires et définir les accès.
• Données financières du propriétaire : versements et revenus dans le portail.