Documents propriétaire
Les documents propriétaire vous permettent de partager des fichiers -- factures, relevés mensuels, rapports, contrats, photos, etc. -- directement avec les propriétaires d'une entité. Les fichiers sont téléversés une seule fois côté administration et deviennent disponibles pour les membres de cette entité dans le portail propriétaire, avec un contrôle par membre sur qui peut voir les documents financiers.
Ce qui peut être partagé
| Catégorie | Usage typique |
|---|---|
| Facture | Factures mensuelles de gestion, frais ponctuels |
| Relevé | Relevés propriétaire, récapitulatifs de versements |
| Rapport | Rapports de performance, bilans de fin d'année |
| Contrat | Contrats de gestion, avenants |
| Reçu | Justificatifs de paiement pour réparations, services |
| Photo | Photos de dommages, avant/après maintenance |
| Autre | Tout ce qui ne correspond pas aux catégories ci-dessus |
Les documents des catégories Facture, Relevé et Rapport sont considérés comme des documents financiers et sont soumis aux autorisations du propriétaire dans le portail (voir Restriction financière plus bas).
Limites de fichier
- Taille maximale : 25 Mo
- Types de fichiers autorisés : PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC, Word, Excel
Téléverser un document
- Allez dans Propriétaires et ouvrez une entité propriétaire.
- Faites défiler jusqu'à la carte Documents sur la page de détail de l'entité.
- Cliquez sur Téléverser un document.
- Choisissez un fichier puis renseignez les métadonnées :
| Champ | Notes |
|---|---|
| Titre | Pré-rempli depuis le nom du fichier. Modifiez-le pour qu'il soit explicite. |
| Catégorie | Obligatoire. Détermine la couleur du badge et si le fichier est restreint. |
| Propriété | Optionnel. Liez le fichier à une propriété spécifique de l'entité. |
| Description | Optionnel. Ajoute du contexte visible par le propriétaire sur le détail. |
- Cliquez sur Téléverser. Le fichier est stocké de manière privée et apparaît immédiatement pour les membres de cette entité.
La carte permet de filtrer par catégorie et par propriété liée pour retrouver rapidement un fichier téléversé précédemment.
Ce que voient les propriétaires
Les propriétaires accèdent à leurs documents via l'élément Documents sous Opérations dans la barre latérale du portail. La page affiche :
- Une zone de recherche qui correspond au titre et au nom de fichier d'origine.
- Des filtres par catégorie et par propriété.
- Des colonnes triables : Titre, Catégorie, Taille, Date.
- Un bouton Aperçu qui ouvre les images et les PDF en ligne (sans téléchargement).
- Un bouton Enregistrer ou Télécharger. Sur les navigateurs compatibles, Enregistrer utilise la feuille de partage de l'appareil pour envoyer le fichier directement vers Google Drive, iCloud Drive, OneDrive ou toute autre application installée. Sur les autres, le même bouton télécharge le fichier avec son nom d'origine.
Si le propriétaire est membre de plusieurs entités, la page affiche les documents de toutes ses entités. Chaque ligne indique l'entité d'origine et (si renseignée) la propriété liée.
Restriction financière
L'accès au portail propriétaire se configure par membre, par entité. Le commutateur qui compte pour les documents est Voir les finances sur chaque ligne de membre.
- Les membres dont Voir les finances est activé voient tous les documents de l'entité, y compris les factures, relevés et rapports.
- Les membres sans Voir les finances voient toujours les contrats, photos, reçus et autres fichiers non financiers, mais les factures, relevés et rapports sont masqués.
Comme le commutateur est par entité, la même personne peut avoir une visibilité complète sur l'Entité A et limitée sur l'Entité B en même temps. Réglez-le depuis la carte Membres sur la page de détail de l'entité.
[Capture d'écran : Détail de l'entité propriétaire avec la carte Documents et la carte Membres affichant le commutateur Voir les finances]
Modifier ou supprimer un document
Depuis la page de détail de l'entité, le tableau des documents propose deux actions par ligne :
- Modifier -- met à jour le titre, la description, la catégorie ou la propriété liée. Le fichier lui-même reste inchangé.
- Supprimer -- retire le document du stockage et du portail propriétaire immédiatement. Il n'y a pas de corbeille, confirmez donc avant de supprimer.
Recatégoriser un document modifie sa restriction. Déplacer un fichier de Photo vers Facture, par exemple, le masquera pour les membres qui n'ont pas Voir les finances activé.
Questions Fréquentes
Les propriétaires peuvent-ils téléverser des documents vers une entité ? Non. Le téléversement est réservé aux administrateurs. La vue côté portail est en lecture seule.
Puis-je partager un même document avec plusieurs entités ? Pas directement -- les documents appartiennent à une seule entité. Téléversez le même fichier sur chaque entité concernée, ou utilisez le champ Propriété pour limiter le fichier à une propriété précise au sein d'une entité.
Combien de temps les liens de téléchargement restent-ils valides ? Les liens de téléchargement et d'aperçu sont signés et expirent une heure après leur génération. Les propriétaires peuvent en obtenir un nouveau en cliquant à nouveau sur le bouton.
Que se passe-t-il si je supprime une entité ? Tous les documents liés à cette entité sont retirés de l'accès au portail. Assurez-vous que les propriétaires ont téléchargé ce dont ils ont besoin avant la suppression.
Les documents comptent-ils dans les limites de stockage ? Chaque entreprise dispose du quota de stockage indiqué dans l'offre. Les fichiers volumineux (vidéos, séries de photos haute résolution) consomment davantage -- privilégiez les PDF et JPEG pour le partage courant.
Liens connexes
- Gestion des propriétaires -- Travailler avec les entités et leurs membres.
- Configuration du portail propriétaire -- Inviter les propriétaires et configurer l'accès.
- Rapports financiers propriétaire -- Relevés et analyses de revenus.