Utilisateurs et rôles

Chaque personne de votre équipe qui se connecte à Argonautas dispose d'un compte utilisateur. Ce qu'elle peut voir et faire dépend des rôles que vous lui attribuez, et une personne peut cumuler plusieurs rôles. Ce guide couvre l'ajout d'utilisateurs, le choix des rôles, l'attribution des commissions, la définition de taux de commission individuels et la gestion de la sécurité des comptes.

Vue d'ensemble

La gestion des utilisateurs se trouve sur la page Utilisateurs et rôles, dans la section Admin de la barre latérale. Les administrateurs et les gestionnaires de biens peuvent y accéder.

Chaque utilisateur apparaît sous forme de carte avec son nom, son adresse e-mail, un badge pour chaque rôle qu'il détient et le mois de son inscription. Utilisez le champ de recherche pour trouver quelqu'un par nom ou par e-mail, et le filtre Tous les rôles pour n'afficher que les personnes détenant un rôle particulier. Le filtre inclut toute personne détenant ce rôle, même en combinaison avec d'autres.

Les comptes qui ne sont que des clients (des personnes ayant réservé un séjour et n'ayant aucun autre rôle) ne figurent pas ici. Gérez-les depuis Clients.

Les rôles sont des casquettes

Une personne peut porter n'importe quelle combinaison de rôles. Nous les appelons des casquettes. Argonautas accorde à chaque personne l'accès combiné de toutes ses casquettes. Par exemple, une personne gérant une petite structure peut être Administrateur, traiter les réservations et faire la comptabilité, tandis qu'un concierge à temps partiel peut aussi prendre des réservations.

Le formulaire Modifier l'utilisateur répertorie ces rôles sous Rôles de l'utilisateur (« Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs rôles. Sélectionnez tous ceux qui s'appliquent. ») :

Rôle	Affiché dans le formulaire sous	Ce qu'il confère
Administrateur	Accès complet au système	Tout, y compris les Paramètres, Utilisateurs et rôles, les prestataires de paiement et les coordonnées bancaires.
Gestionnaire de biens	Gérer les biens et les réservations	Les opérations et la configuration au quotidien : biens, tarifs, taxes et frais, réservations, clients, calendrier, messagerie, personnel, canaux, propriétaires, partenaires, rapports et la plupart des onglets des Paramètres.
Réservations	Réservations, clients et calendrier	Réservations, clients, calendrier, biens, messagerie, tâches et tableau de bord. Peut enregistrer des paiements, envoyer des liens de paiement, rembourser des paiements et répartir le crédit de commission sur une réservation. Pas de tarifs, de Paramètres, de rapports financiers ni d'utilisateurs.
Comptabilité	Paiements, rapports et coordonnées bancaires	Le volet financier : rapports financiers, rapports de commission des agents et agences (y compris le marquage des versements payés), facturation des partenaires, propriétaires et coordonnées bancaires des propriétaires, et Paramètres > Paiements. Peut consulter les réservations et les clients sans les modifier, hormis l'enregistrement de paiements, l'envoi de liens de paiement, les remboursements et la répartition du crédit de commission.
Concierge	Services aux clients et pré-arrivée	Les outils du concierge (portefeuilles, services, rotations, prestataires, catalogue) ainsi que les réservations, les clients, le calendrier, les avis et les modèles. Pas de paiements ni de configuration des biens.
Propriétaire	Accès au portail propriétaire	Le Portail propriétaire pour ses propres biens.
Personnel	Nettoyage et maintenance	Identifie la personne comme personnel de terrain. Les femmes/hommes de chambre et les agents de maintenance sont normalement ajoutés depuis Gestion du personnel, qui crée leur profil et envoie leur invitation.
Client	Voir ses propres réservations	Accès client à ses propres réservations.

Consultez Permissions par rôle pour le détail écran par écran.

Comment les écrans d'une personne sont construits

• Une seule barre latérale pour toutes les casquettes. La barre latérale affiche chaque section autorisée par l'une des casquettes de la personne. Un concierge qui détient aussi Réservations, par exemple, obtient la barre latérale complète avec une section Concierge. Une personne dont la seule casquette est Concierge conserve la disposition dédiée du portail concierge.
• Ses rôles sont affichés à côté de son nom. La barre latérale et la barre supérieure listent chaque casquette portée, par exemple « Admin · Concierge ».
• L'écran d'arrivée après connexion suit les casquettes : Administrateur ou Gestionnaire de biens arrive sur le Tableau de bord, Réservations sur Réservations, Concierge sur le tableau de bord concierge, et Comptabilité sur Rapports. Une personne également marquée Personnel ou Propriétaire arrive d'abord sur le portail du personnel ou propriétaire.
• Le serveur applique les mêmes règles. Masquer un bouton n'est pas la seule protection. Si les casquettes d'une personne ne permettent pas une action, Argonautas la refuse même si elle y accède par un autre chemin.

Perçoit une commission

Sous les rôles se trouve une case à cocher distincte, Perçoit une commission (« Peut être crédité sur les réservations »). Ce n'est pas un rôle et n'ouvre aucun écran. Elle contrôle qui peut percevoir une commission de commercial :

• Seules les personnes marquées Perçoit une commission apparaissent dans la liste Agent de réservations d'une réservation et dans la carte Crédit de commission, et elles seules peuvent être choisies comme agent par défaut de l'entreprise.
• Un versement de commission n'est créé que pour une personne marquée Perçoit une commission au moment du calcul.
• Lorsqu'une personne marquée Perçoit une commission crée une réservation, elle est automatiquement créditée comme son Agent de réservations.

Cela fonctionne avec n'importe quel rôle. Un agent de réservations et un concierge à temps partiel qui perçoivent tous deux une commission sur les réservations qu'ils traitent peuvent chacun avoir la case cochée, quelles que soient leurs autres casquettes. Les personnes qui étaient déjà agents de réservations lors de l'introduction de cette case ont été marquées Perçoit une commission automatiquement, afin que leurs commissions restent inchangées.

Consultez Commissions des agents pour savoir comment la commission est calculée et versée.

Taux de commission individuels

Lorsque vous modifiez un utilisateur marqué Perçoit une commission, une section Taux de commission apparaît dans le formulaire. Elle liste chaque source de réservation avec la valeur Par défaut de l'entreprise à côté d'un champ Cette personne :

• Laissez le champ vide pour utiliser la valeur par défaut de l'entreprise pour cette source.
• Saisissez un pourcentage pour attribuer à cette personne son propre taux pour cette source. Il s'applique même si la source est désactivée dans les valeurs par défaut de l'entreprise.
• Saisissez 0 pour désactiver cette source pour cette personne.

Les taux sont enregistrés dès que vous quittez chaque champ. Comme l'indique le formulaire, les taux représentent une part de la commission de gestion de l'entreprise, la même base que les valeurs par défaut de l'entreprise.

Si vous venez de cocher Perçoit une commission pour cet utilisateur, enregistrez d'abord : le formulaire affiche « Enregistrez d'abord cet utilisateur, puis définissez les taux individuels ici. » Rouvrez ensuite l'utilisateur pour définir les taux.

Ajouter un utilisateur

1. Ouvrez Utilisateurs et rôles et cliquez sur Ajouter un utilisateur.
2. Saisissez l'e-mail de la personne (obligatoire), son prénom, son nom et son téléphone.
3. Définissez un Mot de passe (au moins 12 caractères) et saisissez-le à nouveau sous Confirmer le mot de passe.
4. Cochez chaque rôle dont la personne a besoin sous Rôles de l'utilisateur, et Perçoit une commission si elle doit être créditée sur les réservations.
5. Cliquez sur Créer l'utilisateur.

Le compte est créé dans votre entreprise immédiatement avec les rôles choisis. Aucune invitation n'est envoyée depuis cette page, alors partagez le mot de passe avec la personne de manière sécurisée. Elle pourra ensuite le modifier et ajouter une clé d'accès depuis sa page Paramètres du compte (voir ci-dessous). Pour définir des taux de commission individuels, rouvrez l'utilisateur après l'avoir créé.

Pour ajouter des femmes/hommes de chambre, des agents de maintenance ou d'autres personnels de terrain avec une invitation sans mot de passe par e-mail, WhatsApp ou SMS, utilisez plutôt Gestion du personnel.

Modifier un utilisateur

Cliquez sur le bouton de modification sur la carte d'un utilisateur pour ouvrir Modifier l'utilisateur. Vous pouvez modifier son e-mail, son nom, son téléphone, ses rôles et Perçoit une commission, ainsi que définir ses taux de commission individuels. La modification de l'e-mail affiche « La modification de l'e-mail nécessite une nouvelle vérification ».

Les changements de rôle s'appliquent immédiatement à ce que le serveur autorise. La barre latérale et les écrans de la personne se mettent à jour au prochain chargement de son profil, par exemple à la prochaine connexion ou actualisation de l'application.

Qui peut modifier les rôles

• Les Administrateurs peuvent modifier n'importe quel rôle.
• Les Gestionnaires de biens peuvent également ajouter des utilisateurs et modifier les rôles, y compris Administrateur et Comptabilité, sauf si l'entreprise restreint les coordonnées bancaires (section suivante).

Restriction bancaire et rôles

Un administrateur peut activer Coordonnées bancaires visibles uniquement par la Comptabilité et les Admins sous Paramètres > Paiements. Lorsque cette option est activée :

• Les gestionnaires de biens perdent l'accès à la configuration des prestataires de paiement et aux coordonnées bancaires et de versement des propriétaires. Tous ceux qui le pouvaient auparavant peuvent toujours envoyer des liens de paiement et enregistrer des paiements.
• Seul un administrateur peut attribuer ou retirer le rôle Administrateur ou Comptabilité. Si un gestionnaire de biens essaie, la modification est refusée avec « Les données bancaires sont restreintes ; seul un admin peut modifier ce rôle. » Cela empêche un gestionnaire de biens de se redonner l'accès que la restriction a supprimé.
• Seul un administrateur peut activer ou désactiver la restriction.

Désactiver un utilisateur

Plutôt que de supprimer des comptes (ce qui ferait perdre l'historique), désactivez-les :

1. Sur la carte de l'utilisateur, cliquez sur le bouton d'alimentation (son info-bulle indique « Actif - Cliquez pour désactiver »).
2. Confirmez dans la boîte de dialogue Désactiver l'utilisateur.

La personne ne peut plus se connecter, mais son nom reste sur les réservations passées, les messages et les enregistrements de commission. Pour rétablir l'accès, cliquez sur le même bouton (info-bulle « Inactif - Cliquez pour activer ») et confirmez Activer l'utilisateur. Vous ne pouvez pas désactiver votre propre compte.

Gérer votre propre compte

Chaque utilisateur, quels que soient ses rôles, peut gérer sa propre connexion et sa sécurité depuis la page Paramètres du compte : cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit et choisissez Profil. (Les concierges utilisant l'espace de travail concierge l'ouvrent sous Compte et sécurité dans leur barre latérale.) Elle est organisée en onglets :

• Profil : Mettez à jour votre nom, téléphone, e-mail et avatar. Les membres de l'équipe y trouvent aussi la carte Envoyer les réponses aux clients depuis votre boîte de réception (voir ci-dessous).
• Sécurité : Modifiez votre mot de passe, enregistrez ou supprimez des clés d'accès, définissez un intervalle de déconnexion automatique (expiration de session) et activez ou désactivez l'authentification à deux facteurs.
• Sessions : Consultez vos sessions actives et votre historique de connexion récent, et déconnectez les appareils que vous n'utilisez plus.
• Notifications : Définissez vos préférences de notification personnelles.
• Heures de chat en direct : Pour les membres de l'équipe, les heures auxquelles vous êtes disponible pour répondre au chat du site web.

La langue de votre interface ne se trouve pas sur cette page. Choisissez-la dans la section Langue du même menu d'avatar. Elle ne modifie que vos propres écrans.

Envoyer les réponses aux clients depuis votre propre boîte aux lettres

Dans l'onglet Profil, la carte Envoyer les réponses aux clients depuis votre boîte de réception vous permet de connecter votre propre compte Google (Gmail ou Workspace), afin que vos réponses aux clients soient envoyées depuis votre propre boîte aux lettres et y soient enregistrées. La carte apparaît pour les membres de l'équipe sur l'application d'administration, et uniquement lorsque la connexion Google est configurée pour Argonautas.

1. Ouvrez votre menu d'avatar et choisissez Profil.
2. Sur la carte Envoyer les réponses aux clients depuis votre boîte de réception, cliquez sur Connecter le compte Google et connectez-vous. La carte indique alors « Envoi des réponses aux clients en tant que » votre adresse.
3. Pour arrêter, cliquez sur Déconnecter. Vos réponses seront alors à nouveau envoyées depuis l'adresse de l'entreprise.

Cela n'affecte que les réponses que vous saisissez dans la boîte de réception. Les e-mails automatiques passent toujours par le canal e-mail de votre entreprise. Si l'accès Google expire ou est révoqué, la carte vous demande de Reconnecter. Consultez Envoyer des réponses depuis votre propre boîte aux lettres.

Authentification à deux facteurs

Argonautas prend en charge deux moyens de renforcer la connexion :

• Clés d'accès : Enregistrez une empreinte digitale, un visage ou une clé de sécurité matérielle pour une connexion sans mot de passe. C'est la méthode recommandée.
• Application d'authentification (TOTP) : Utilisez une application telle que Google Authenticator ou Authy pour obtenir un code à six chiffres à chaque connexion.

Chaque personne configure ces éléments pour elle-même depuis l'onglet Sécurité. Nous les recommandons à toute personne ayant le rôle Administrateur, Gestionnaire de biens ou Comptabilité.

Sessions actives et historique de connexion

L'onglet Sessions indique où votre compte est actuellement connecté et l'activité de connexion récente :

• Sessions actives : Chaque session en cours est listée avec son appareil et navigateur, sa localisation approximative, son adresse IP et la date de sa dernière activité. Votre session actuelle est signalée. Cliquez sur Se déconnecter sur toute autre session pour y mettre fin à distance, ou utilisez Se déconnecter de toutes les autres sessions pour terminer toutes les sessions sauf celle que vous utilisez. C'est utile si vous vous êtes connecté sur un appareil partagé ou perdu.
• Historique de connexion : Un enregistrement des tentatives de connexion récentes (réussies et échouées) avec l'appareil, l'adresse IP, la localisation et l'horodatage. Consultez-le régulièrement pour repérer toute connexion que vous ne reconnaissez pas.

Si vous voyez une session inconnue ou une connexion échouée que vous ne pouvez pas expliquer, déconnectez les autres sessions et changez votre mot de passe depuis l'onglet Sécurité.

Journal d'activité

Le Journal d'activité (dans la section Admin de la barre latérale, pour les admins et les gestionnaires de biens) enregistre les modifications effectuées dans votre entreprise et les événements de connexion : créations, mises à jour et suppressions, ainsi que les connexions, les connexions échouées et les déconnexions. Chaque entrée indique quand cela s'est produit, qui l'a fait, ce qui a changé, où et depuis quelle adresse IP ; développez une entrée pour voir les valeurs avant et après. Filtrez par type d'événement, action, type d'enregistrement ou plage de dates.

Concepts clés

• Casquette : Un rôle détenu par une personne. Les personnes peuvent en détenir plusieurs et obtiennent l'accès combiné de toutes.
• Perçoit une commission : Un paramètre individuel, distinct des rôles, qui rend une personne éligible à être créditée et à percevoir une commission de commercial sur les réservations.
• Accès à l'échelle de l'entreprise : L'accès est déterminé par les casquettes, et non par les biens attribués à une personne. Au sein de votre entreprise, une casquette qui affiche les réservations affiche toutes les réservations de l'entreprise.
• Désactivation vs suppression : Les utilisateurs désactivés conservent leur historique. La suppression n'est pas proposée, afin de préserver les enregistrements d'audit.

Questions fréquentes

Un utilisateur peut-il avoir plusieurs rôles ? Oui. Cochez chaque rôle qui s'applique. La personne voit les écrans combinés de tous ses rôles dans une seule barre latérale.

Cocher Perçoit une commission donne-t-il un accès supplémentaire ? Non. Cela la rend uniquement éligible à une commission. Ce qu'elle peut voir dépend entièrement de ses rôles.

Notre comptable doit gérer les paiements mais pas modifier les réservations. Quel rôle ? Attribuez-lui uniquement Comptabilité. Il peut consulter les réservations et les clients, enregistrer des paiements, envoyer des liens de paiement, gérer les remboursements, exécuter les rapports financiers et de commission, marquer les versements de commission payés, et gérer les prestataires de paiement et les coordonnées bancaires des propriétaires. Il ne peut pas modifier les réservations, les tarifs, les disponibilités, les biens, les utilisateurs ni les autres Paramètres, et il n'a pas accès à la boîte de réception clients.

Comment empêcher les gestionnaires de biens de voir les coordonnées bancaires ? En tant qu'administrateur, activez Coordonnées bancaires visibles uniquement par la Comptabilité et les Admins dans Paramètres > Paiements. Voir « Restriction bancaire et rôles » ci-dessus.

Un agent de réservations peut-il voir ce qu'il a gagné ? Le rapport Commissions des agents est accessible aux personnes ayant le rôle Administrateur, Gestionnaire de biens ou Comptabilité. Une personne ayant uniquement Réservations ne le voit pas. Elle peut voir le crédit de commission sur chaque réservation qu'elle ouvre.

Y a-t-il une limite au nombre d'utilisateurs ? Il n'y a pas de limite stricte au nombre de comptes utilisateurs. La tarification peut varier selon le nombre d'utilisateurs actifs. Consultez votre plan d'abonnement.

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