Flux de Travail des Ordres de Travail

Les ordres de travail suivent les tâches de maintenance et de réparation depuis le signalement initial jusqu'à leur achèvement. Ils relient les demandes de maintenance au personnel assigné, suivent les coûts et fournissent une documentation pour les propriétaires.

Création d'un Ordre de Travail

1. Accédez à Maintenance.
2. Cliquez sur Nouvel Ordre de Travail.
3. Remplissez les détails :

Champ	Description
Titre	Brève description du problème
Propriété	Quelle propriété nécessite des travaux
Catégorie	Plomberie, Électricité, CVC, Électroménagers, Structure, Extérieur, Piscine, Autre
Priorité	Urgent, Élevée, Moyenne, Faible
Description	Explication détaillée du problème
Photos	Téléchargez des images du problème
Signalé par	Qui a signalé le problème (personnel, invité, propriétaire)

4. Cliquez sur Créer.

Statuts des Ordres de Travail

Statut	Signification
Open	Ordre de travail créé, pas encore assigné ou commencé
Assigned	Assigné à un membre du personnel ou à un prestataire
In Progress	Les travaux ont commencé
Waiting for Parts	Travaux en attente de matériaux ou de pièces
Completed	Réparation terminée, prête pour vérification
Closed	Vérifié et validé par un responsable

Flux des Statuts

Open → Assigned → In Progress → Completed → Closed
                       ↓
              Waiting for Parts
                       ↓
                 In Progress

Assignation des Ordres de Travail

Assignez-les au personnel interne ou à des prestataires externes :

1. Ouvrez l'ordre de travail.
2. Sélectionnez l'Assignee (membre du personnel ou contact du prestataire).
3. Définissez la date d'achèvement prévue.
4. Cliquez sur Assigner.

L'assignataire reçoit une notification avec les détails de l'ordre de travail.

Suivi des Coûts

Suivez les dépenses pour chaque ordre de travail :

• Coût de la main-d'œuvre -- Heures travaillées × taux horaire.
• Matériaux -- Pièces et fournitures achetées.
• Factures des prestataires -- Joignez les factures des prestataires externes.
• Coût total -- Calculé automatiquement.

Les coûts alimentent les rapports de dépenses des propriétés et les relevés destinés aux propriétaires.

Documentation Photographique

Documentez les problèmes et les réparations avec des photos :

• Photos avant -- Téléchargées lors de la création de l'ordre de travail.
• Photos pendant -- Le personnel ajoute des photos de l'avancement pendant les travaux.
• Photos après -- Les photos de fin de travaux vérifient la réparation.

Les photos sont jointes à l'ordre de travail et visibles par les responsables et les propriétaires.

Maintenance Récurrente

Pour la maintenance planifiée (entretien de piscine, changement de filtre de climatisation, contrôle des nuisibles) :

1. Créez un modèle d'ordre de travail récurrent.
2. Définissez la fréquence (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle).
3. Le système génère automatiquement de nouveaux ordres de travail selon le calendrier.

Cela garantit que la maintenance préventive n'est jamais oubliée.

Lignes Directrices de Priorité

Priorité	Délai d'Intervention	Exemples
Urgent	Immédiat	Fuite d'eau, serrure cassée, pas d'électricité, danger pour la sécurité
High	Sous 24 heures	Climatisation en panne, problème de plomberie, problème signalé par un invité
Medium	Sous 1 semaine	Dégât esthétique, problème mineur d'électroménager, équipement de piscine
Low	À la prochaine occasion	Retouches de peinture, aménagement paysager, améliorations

Consultation et Filtrage

La vue liste Maintenance prend en charge :

• Onglets de statut -- Open, In Progress, Completed, All.
• Filtre par propriété -- Ordres de travail pour une villa spécifique.
• Filtre par catégorie -- Uniquement plomberie, uniquement électricité, etc.
• Filtre par priorité -- Afficher uniquement les éléments urgents.
• Plage de dates -- Ordres de travail créés sur une période.

Questions Fréquentes

Les invités peuvent-ils soumettre des demandes de maintenance ? Les invités peuvent signaler des problèmes via la messagerie du portail invité. Le personnel crée ensuite des ordres de travail à partir de ces signalements.

Les coûts des ordres de travail sont-ils visibles pour les propriétaires ? Oui, si cette fonction est activée. Les coûts de maintenance apparaissent dans les relevés destinés aux propriétaires lorsque l'ordre de travail est lié à une propriété avec un propriétaire.

Puis-je joindre des factures de prestataires ? Oui. Téléchargez des fichiers PDF ou image dans la section des coûts de l'ordre de travail.

Liens Utiles

• Guide de Maintenance -- Aperçu complet du module de maintenance.
• Gestion des Tâches -- Gestion générale des tâches pour le personnel.
• Portail Personnel -- Comment le personnel consulte et achève les ordres de travail.