Messagerie avec les invités
Votre portail invité inclut une fonction de messagerie en temps réel qui vous connecte directement avec votre hôte et l'équipe de conciergerie. Que vous ayez besoin de poser une question sur l'arrivée, de demander une recommandation de restaurant ou de signaler un problème de maintenance pendant votre séjour, tout se passe dans un seul fil de conversation.
Aperçu
La messagerie est intégrée à votre portail, vous n'avez donc jamais besoin de chercher un numéro de téléphone ou une adresse e-mail. L'historique de votre conversation est conservé pour l'ensemble du voyage -- depuis votre première question plusieurs semaines avant l'arrivée jusqu'à votre dernier message après le départ. L'équipe de conciergerie surveille les messages pendant les heures de bureau et répond rapidement, souvent en quelques minutes.
Envoyer un message
Pour démarrer ou poursuivre une conversation :
- Appuyez sur Messages depuis votre tableau de bord ou la barre de navigation inférieure.
- Tapez votre message dans le champ de texte en bas de l'écran.
- Appuyez sur le bouton Envoyer (ou appuyez sur Entrée sur ordinateur).
Votre message apparaît immédiatement dans la conversation. Lorsque votre hôte ou la conciergerie répond, son message apparaît dans le même fil avec un horodatage.
[Capture d'écran : Interface de messagerie montrant une conversation entre un invité et la conciergerie avec des horodatages]
Chat en temps réel
Les messages sont délivrés en temps réel -- vous n'avez pas besoin d'actualiser la page pour voir de nouvelles réponses. Lorsque l'équipe de conciergerie répond activement, vous verrez un indicateur de saisie pour savoir qu'une réponse est en cours.
L'interface de messagerie fonctionne comme une application de chat moderne :
- Livraison instantanée -- les messages apparaissent des deux côtés au moment où ils sont envoyés.
- Indicateurs de saisie -- vous pouvez voir quand votre hôte rédige une réponse.
- Statut de lecture -- des coches bleues confirment que votre message a été vu.
- Horodatages -- chaque message indique quand il a été envoyé, avec des séparateurs de date pour les conversations sur plusieurs jours.
Historique des messages
L'intégralité de votre historique de conversation est conservée et accessible à tout moment. Faites défiler vers le haut pour revoir les messages précédents -- que vous ayez posé une question sur le stationnement il y a trois semaines ou discuté des réservations pour le dîner hier, tout est au même endroit.
L'historique des messages reste disponible après le départ, vous pouvez donc vous référer aux conversations passées pour les reçus, les recommandations ou les coordonnées que votre hôte a partagées pendant votre séjour.
Envoyer des photos et des pièces jointes
Vous pouvez partager des photos et des fichiers avec votre hôte directement via l'interface de messagerie :
- Appuyez sur l'icône de pièce jointe (trombone) à côté du champ de saisie du message.
- Sélectionnez une photo de votre galerie ou un fichier de votre appareil.
- Ajoutez une légende ou un message optionnel.
- Appuyez sur Envoyer.
Raisons courantes de partager des photos :
- Avant l'arrivée -- partagez votre itinéraire de vol ou une photo de votre passeport pour la pré-inscription.
- Pendant votre séjour -- signalez un problème de maintenance (robinet qui fuit, écran cassé) avec une photo pour que l'équipe sache exactement quoi réparer.
- Simplement -- partagez une photo du coucher de soleil depuis la terrasse de la villa avec votre hôte. Ils adorent voir les invités profiter de la propriété.
Les types de fichiers pris en charge incluent les images (JPG, PNG), les PDF et les formats de documents courants. La taille maximale des fichiers est de 10 Mo par pièce jointe.
[Capture d'écran : Interface de messagerie montrant une photo partagée d'un problème de maintenance avec la réponse de l'hôte]
Quand envoyer un message vs. Quand appeler
La fonction de messagerie est idéale pour la plupart des communications, mais certaines situations nécessitent un appel téléphonique :
| Situation | Canal recommandé |
|---|---|
| Questions générales sur la villa | Message |
| Recommandations de restaurants ou d'activités | Message |
| Coordination de l'heure d'arrivée | Message |
| Demande d'un service ou d'une expérience | Message (ou utilisez Planifiez votre séjour) |
| Problème de maintenance non urgent | Message avec une photo |
| Problème de sécurité urgent | Appelez le numéro d'urgence dans votre Guide de la Villa |
| Urgence médicale | Appelez le 911 |
| Problème de sécurité immédiat | Appelez le numéro de sécurité de la propriété dans votre Guide de la Villa |
Pour toute situation urgente ou sensible au temps où vous avez besoin d'une réponse immédiate, appelez les numéros listés dans la section Contacts d'urgence de votre Guide de la Villa. La messagerie est surveillée pendant les heures de bureau, mais un appel assure une attention immédiate.
Attentes en matière de délai de réponse
Votre équipe de conciergerie est disponible pendant les heures de bureau -- généralement de 8h00 à 18h00 heure du Costa Rica (GMT-6), bien que les heures exactes puissent varier selon la propriété.
| Moment de l'envoi du message | Réponse attendue |
|---|---|
| Pendant les heures de bureau | Sous 15 à 30 minutes, souvent plus rapide |
| Soirée (18h00 -- 22h00) | Sous 1 à 2 heures, si surveillé |
| Nuit | Le lendemain matin lorsque l'équipe se connecte |
| Weekends et jours fériés | Les délais de réponse peuvent être légèrement plus longs |
Si votre message est sensible au temps -- par exemple, vous arrivez dans une heure et ne trouvez pas la boîte à clé -- mentionnez l'urgence dans votre message. L'équipe priorisera en conséquence.
Préférences de notification
Vous pouvez choisir comment vous être notifié des nouveaux messages de votre hôte :
- Notifications par e-mail -- recevez un e-mail lorsque vous avez des messages non lus. Utile si vous ne consultez pas activement le portail.
- Notifications du navigateur -- si vous autorisez les notifications dans votre navigateur, vous recevrez une fenêtre contextuelle lorsqu'un nouveau message arrive.
Pour ajuster vos préférences de notification, ouvrez Paramètres du compte depuis le menu utilisateur (appuyez sur votre avatar dans le coin supérieur droit). Activez ou désactivez les notifications par e-mail dans la section Notifications.
Un badge de message non lu apparaît également sur l'icône Messages dans votre barre de navigation, vous permettant de voir d'un coup d'œil s'il y a du nouveau.
[Capture d'écran : Paramètres du compte montrant le bouton de bascule pour les alertes de messages]
Conseils pour une communication efficace
- Soyez précis. Au lieu de "quelque chose est cassé", dites "la télécommande de la climatisation dans la chambre principale ne répond pas." Plus vous fournissez de détails, plus l'équipe peut aider rapidement.
- Incluez les dates et heures. Lorsque vous demandez des informations sur des activités ou services, mentionnez vos dates préférées pour que la conciergerie puisse vérifier la disponibilité immédiatement.
- Utilisez des photos. Une image d'un problème de maintenance, une capture d'écran d'un itinéraire de vol ou une photo d'un plat que vous aimeriez que le chef prépare -- les visuels accélèrent la communication.
- Envoyez des messages dans n'importe quelle langue. Le portail prend en charge plusieurs langues et l'équipe de conciergerie au Costa Rica parle généralement l'anglais et l'espagnol.
Concepts clés
- Fil de conversation -- Tous vos messages avec l'hôte et l'équipe de conciergerie se trouvent dans un seul fil. Pas besoin de gérer des chaînes d'e-mails ou des groupes WhatsApp séparés.
- Indicateur de saisie -- Un signal visuel indiquant que l'autre personne est en train de rédiger une réponse.
- Accusés de lecture -- Des coches bleues confirmant que votre message a été vu par l'équipe de conciergerie.
- Badge non lu -- Un compteur de notification sur l'icône Messages indiquant le nombre de nouveaux messages que vous avez.
Questions courantes
Puis-je envoyer des messages avant ma date d'arrivée ? Oui. Vous pouvez commencer à envoyer des messages dès que votre réservation est confirmée. C'est le moment idéal pour poser des questions sur les directions, le pré-approvisionnement en courses ou les transferts aéroport.
Ma conversation est-elle privée ? Vos messages ne sont visibles que par vous et l'équipe de gestion de la propriété qui s'occupe de votre réservation. Ils ne sont pas partagés avec d'autres invités ou des tiers.
Puis-je envoyer des messages après le départ ? Oui. Votre fil de conversation reste accessible après la fin de votre séjour. Vous pouvez envoyer des messages de suivi -- par exemple, pour demander au sujet d'un objet perdu ou pour remercier votre hôte.
Que faire si je ne reçois pas de réponse ? Si vous n'avez pas reçu de réponse dans le délai attendu, envoyez un message de suivi. Pour les questions urgentes, appelez toujours les numéros de téléphone listés dans votre Guide de la Villa.
Plusieurs personnes de mon groupe peuvent-elles envoyer des messages ? La fonction de messagerie est liée au portail du titulaire principal de la réservation. Si d'autres membres de votre groupe doivent communiquer avec l'hôte, ils peuvent envoyer des messages via votre portail ou contacter la propriété directement en utilisant le numéro de téléphone du Guide de la Villa.
Dois-je installer une application ? Non. La messagerie fonctionne entièrement dans votre navigateur web -- sur votre téléphone, tablette ou ordinateur. Aucun téléchargement d'application requis.
Liens connexes
- Guide du Portail Invité -- Aperçu complet de votre portail invité et comment y accéder.
- Informations d'arrivée & Itinéraires -- Heures d'arrivée, itinéraires et votre guide de la villa avec les contacts d'urgence.
- Services pour le séjour -- Parcourez et demandez des activités, transferts et expériences.