Guide du portail du personnel
Le portail du personnel est votre espace de travail quotidien : les tâches du jour, vos services et les villas où vous travaillez. Il est conçu d'abord pour votre téléphone, afin qu'une femme de chambre ou un technicien puisse gérer toute la journée depuis celui-ci. Il fonctionne de la même manière dans un navigateur de bureau.
Aperçu
Le portail s'ouvre sur ce dont vous avez besoin immédiatement : les tâches du jour par ordre chronologique et votre service de la journée. À partir de là, vous pouvez ouvrir une tâche, consulter le code d'accès et le WiFi d'une villa, consulter votre planning ou demander un congé. Le personnel de conciergerie voit une vue axée sur les clients à la place (voir Personnel de conciergerie).
Comment accéder au portail
Votre responsable vous invite par email, WhatsApp ou SMS. L'invitation contient un lien de connexion sécurisé.
Première configuration
- Ouvrez l'invitation. Appuyez sur le lien dans le message pour l'ouvrir dans votre navigateur.
- Si le lien ne vous connecte pas, saisissez le code à 6 chiffres du même message sur la page de vérification.
- Configurez votre profil (facultatif). Vous pouvez définir un mot de passe pour les prochaines connexions ou enregistrer une clé d'accès (empreinte digitale ou reconnaissance faciale).
Ensuite, connectez-vous avec votre mot de passe, votre clé d'accès ou un nouveau lien de connexion.
Nouvelle invitation
Si votre invitation expire, demandez à votre responsable de la renvoyer. Il le fait depuis votre fiche de personnel avec Renvoyer l'invitation.
Accueil
Après votre connexion, vous arrivez sur Accueil. Il affiche :
- Un message de bienvenue avec votre nom et une ligne de compteurs : tâches aujourd'hui, tâches cette semaine et tâches terminées ce mois-ci.
- Votre service du jour, si vous en avez un, avec ses horaires et un bouton Pointer l'arrivée. Une fois pointé, la barre affiche l'heure et le bouton devient Pointer le départ.
- Les tâches du jour, par ordre chronologique. Chaque ligne indique l'heure de début, la villa, le titre de la tâche et son statut. Un badge rouge En retard signale les tâches tardives. Appuyez sur une ligne pour ouvrir la tâche. Voir tout ouvre votre liste complète de tâches.
- Les prochains services, vos services à venir avec le jour, les horaires et la villa. Voir le planning ouvre le planning.
Si vous n'avez rien aujourd'hui, l'Accueil indique Aucune tâche pour aujourd'hui.
Tâches
Tâches liste le travail qui vous est assigné. Il comporte trois onglets :
| Onglet | Ce qu'il affiche |
|---|---|
| Ouvertes | Tout ce qui n'est pas encore terminé (en attente, assigné et en cours), regroupé en En retard, Aujourd'hui et À venir |
| En cours | Les tâches que vous avez commencées |
| Terminées | Les tâches terminées et vérifiées, les plus récentes en premier. Appuyez sur Charger plus pour les plus anciennes. |
La zone de recherche permet de trouver des tâches par titre, description, villa ou numéro de tâche. Appuyez sur Filtrer pour affiner par propriété, type de tâche ou plage de dates, et sur Effacer les filtres pour réinitialiser.
Appuyez sur une tâche pour l'ouvrir, la démarrer, parcourir la liste de contrôle et la marquer comme terminée. Voir Vos tâches pour les détails.
Planning
Planning affiche vos services et vos tâches sur un calendrier. Basculez entre Semaine et Mois, et utilisez les flèches ou Aujourd'hui pour naviguer. Sous le calendrier, vous trouverez Services à venir et Mes congés, où vous pouvez demander des jours de congé. Voir Votre planning.
Calendrier
Calendrier affiche l'occupation et les séjours des clients pour les villas qui vous sont assignées, une ligne par propriété. Les responsables ayant une position de consultation du calendrier voient toutes les villas. Présents actuellement liste les clients séjournant aujourd'hui. Appuyez sur un client ou un séjour pour ouvrir son itinéraire : heures d'arrivée et de départ, fenêtre de rotation, composition du groupe de voyage et demandes spéciales.
Propriétés
Propriétés liste les villas qui vous sont assignées, avec votre rôle pour chacune (par exemple, Femme de chambre principale). Appuyez sur une villa pour voir ce dont vous avez besoin sur place :
- Accès : code d'accès, réseau WiFi et mot de passe WiFi
- Instructions d'arrivée et de départ, et jour de collecte des déchets
- Contacts d'urgence
- Instructions de la propriété
- Tâches récentes dans cette villa
Si aucune villa ne vous est assignée, la page l'indique. Contactez votre responsable si cela semble incorrect.
Profil
Ouvrez Profil depuis le menu sous votre avatar (votre photo ou vos initiales) dans le coin supérieur droit. Il affiche :
- Informations personnelles : nom, identifiant employé, poste, type d'emploi, email et téléphone
- Photos : votre Photo du personnel, qui peut être montrée aux clients, et votre Avatar interne. Vous pouvez téléverser, remplacer ou supprimer chacune d'elles.
- Compétences et certifications, avec les dates d'expiration
- Propriétés assignées
Pour modifier vos coordonnées, contactez votre responsable.
Personnel de conciergerie
Si votre poste est Conciergerie ou Chef concierge, le portail affiche une vue axée sur les clients au lieu des tâches.
Navigation de conciergerie
- Mes clients : votre page d'accueil
- Prestataires : les prestataires de services avec lesquels vous travaillez (agences de tourisme, transport, chefs, etc.)
- Commissions : les enregistrements de commissions pour les services que vous avez organisés
Mes clients
Mes clients regroupe les réservations de vos villas assignées en Départs, Arrivées, Présents et Nouvelles réservations. Appuyez sur une fiche client pour ouvrir son dossier de voyage, où vous gérez ses services.
La vue conciergerie s'active automatiquement en fonction de votre poste. Il n'y a rien à configurer.
Navigation
Sur un téléphone
Une barre en bas de l'écran contient Accueil, Tâches, Planning, Calendrier et Propriétés. Un point sur Tâches signifie que vous avez des tâches ouvertes dues aujourd'hui ou avant. Votre profil et le bouton de déconnexion se trouvent dans le menu avatar en haut à droite.
Pour les postes de conciergerie, la barre affiche Mes clients, Prestataires, Commissions et Profil à la place.
Sur un ordinateur de bureau
Les mêmes pages apparaissent sous forme de liens en haut : Tableau de bord, Mes tâches (avec un compteur de tâches ouvertes dues aujourd'hui ou avant), Planning, Calendrier et Propriétés. Le menu avatar à droite contient Profil, Langue et Se déconnecter.
Changer votre langue
Appuyez sur votre avatar dans le coin supérieur droit et choisissez une langue sous Langue. Le menu avatar se trouve également dans l'en-tête sur les téléphones. Votre choix est mémorisé sur cet appareil.
Concepts clés
- Tâche : Un travail qui vous est assigné pour une villa et une date. Les tâches ont un type (nettoyage, maintenance, inspection, etc.), une priorité et un statut.
- Service : Une période de travail planifiée avec des heures de début et de fin, éventuellement liée à une villa.
- Pointer l'arrivée/le départ : Enregistrer le moment où vous commencez et terminez réellement un service. Utilisez la barre sur Accueil.
- Flux de statut des tâches : En attente ou Assigné, puis En cours, puis Terminé, puis Vérifié (par votre responsable).
- Assignation de propriété : Le lien entre vous et les villas où vous travaillez, y compris votre rôle pour chacune.
- Lien de connexion : Un lien sécurisé à usage unique envoyé par email, WhatsApp ou SMS. Aucun mot de passe nécessaire.
- Code de vérification : Un code à 6 chiffres envoyé avec votre invitation, utilisé lorsque le lien ne peut pas vous connecter directement.
Questions fréquentes
Je n'ai pas reçu mon invitation. Que dois-je faire ? Demandez à votre responsable de la renvoyer. Assurez-vous que votre email ou numéro de téléphone est correct dans votre fiche de personnel.
Mon lien d'invitation a expiré. Comment me connecter ? Demandez à votre responsable de renvoyer l'invitation.
Comment mettre à jour mon numéro de téléphone ou mon email ? Contactez votre responsable pour mettre à jour vos coordonnées.
Puis-je voir les tâches assignées à d'autres membres du personnel ? Non. Le portail du personnel affiche uniquement vos propres tâches, services et villas.
Que faire si je ne peux pas terminer une tâche à temps ? Informez votre responsable afin qu'il puisse la replanifier ou la réassigner. Une fois la tâche commencée, vous pouvez également expliquer dans ses Notes d'achèvement.
Je suis concierge mais je vois la vue standard des tâches. Quel est le problème ? Votre poste n'est peut-être pas correctement défini. Demandez à votre responsable de le définir sur Conciergerie ou Chef concierge.
Puis-je utiliser le portail sur mon téléphone personnel ? Oui. Il fonctionne dans n'importe quel navigateur de téléphone moderne. Il n'y a rien à installer.