Guide du Portail Personnel
Le portail personnel est votre espace de travail quotidien pour gérer les tâches, vérifier votre emploi du temps et accéder aux informations des propriétés. Que vous soyez femme/homme de ménage, technicien de maintenance, spécialiste de piscine ou concierge, le portail est conçu pour être rapide et facile à utiliser, en particulier sur votre téléphone.
Aperçu
Le portail personnel vous offre une vue ciblée sur ce qui compte pour votre rôle : vos tâches assignées pour la journée, vos prochains quarts de travail et les propriétés où vous travaillez. Le personnel concierge voit une vue spécialisée adaptée à la gestion des services aux invités au lieu du tableau de bord standard des tâches.
Comment Accéder au Portail
Les membres du personnel sont invités par leur responsable par e-mail, WhatsApp ou SMS. L'invitation comprend un lien magique sécurisé qui vous connecte directement.
Première Configuration
Ouvrez l'invitation. Vous recevrez un message avec un lien de connexion. Cliquez ou appuyez sur le lien pour l'ouvrir dans votre navigateur.
Si le lien ne fonctionne pas, vous verrez une option pour entrer un code de vérification à usage unique (OTP). Vérifiez vos e-mails ou messages pour un code à 6 chiffres et entrez-le sur la page de vérification.
Configurez votre profil (facultatif). Après avoir vérifié votre identité, vous pouvez éventuellement définir un mot de passe pour les futures connexions ou enregistrer une clé d'accès (empreinte digitale ou reconnaissance faciale) pour un accès rapide.
Après la configuration initiale, vous pouvez vous connecter en utilisant votre mot de passe, votre clé d'accès ou en demandant un nouveau lien magique.
[Capture d'écran : Page d'acceptation de l'invitation avec saisie OTP]
Ré-invitation
Si votre invitation a expiré ou si vous en avez besoin d'une nouvelle, demandez à votre responsable de la renvoyer depuis la page de gestion du personnel.
Tableau de Bord
Après la connexion, vous arrivez sur le tableau de bord personnel. L'en-tête affiche une salutation personnalisée avec votre nom, votre poste et le nombre de tâches que vous avez aujourd'hui.
Pointage d'Entrée / Sortie
Si vous avez un quart de travail prévu aujourd'hui, un bouton Pointage d'Entrée apparaît dans l'en-tête. Après avoir pointé l'entrée, il change en Pointage de Sortie. Cela enregistre vos heures de travail réelles par rapport à votre quart de travail planifié.
Cartes de Statistiques
Quatre cartes résument votre charge de travail :
- Tâches Aujourd'hui -- tâches planifiées pour aujourd'hui
- Cette Semaine -- tâches à venir dans les 7 prochains jours
- Terminées Ce Mois -- tâches que vous avez terminées ce mois-ci
- Quarts de Travail à Venir -- quarts de travail planifiés dans les 7 prochains jours
[Capture d'écran : Tableau de bord personnel avec cartes de statistiques et tâches du jour]
Tâches du Jour
Une grille de cartes de tâches montre tout ce qui vous est assigné pour aujourd'hui. Chaque carte affiche le type de tâche, la priorité, le nom de la propriété, l'heure planifiée et l'état actuel. Cliquez sur n'importe quelle carte de tâche pour ouvrir sa page de détails.
Si vous n'avez aucune tâche aujourd'hui, un message "Vous êtes à jour" apparaît.
Quarts de Travail à Venir
Sous les tâches, une liste montre vos prochains quarts de travail planifiés (jusqu'à 5) avec la date, la plage horaire et la propriété assignée. Les dates sont affichées comme "Aujourd'hui", "Demain" ou le jour de la semaine et la date.
Actions Rapides
Trois boutons en bas fournissent une navigation rapide :
- Mes Tâches -- aller à la liste complète des tâches
- Voir l'Horaire -- ouvrir le calendrier des horaires
- Mes Propriétés -- voir vos affectations de propriétés
Tâches
La page des tâches montre toutes les tâches qui vous sont assignées avec des filtres et une recherche complets.
Recherche et Filtrage
- Barre de recherche -- trouver des tâches par titre, nom de propriété ou numéro de tâche
- Filtre d'état -- tous les états, en attente, assigné, en cours, terminé ou vérifié
- Filtre de propriété -- limiter à une propriété spécifique
- Filtre de type de tâche -- nettoyage de rotation, nettoyage en profondeur, inspection, maintenance, service de piscine ou préparation pré-arrivée
- Plage de dates -- filtrer par date planifiée
- Le bouton Effacer les Filtres réinitialise tout
Onglets d'État
Les onglets en haut vous permettent de basculer rapidement entre :
- Toutes les Tâches -- tout ce qui vous est assigné
- En Attente -- tâches en attente de démarrage
- Assigné -- tâches assignées mais pas encore commencées
- En Cours -- tâches sur lesquelles vous travaillez actuellement
- Terminé -- tâches terminées
Chaque onglet affiche un badge de comptage.
[Capture d'écran : Page des tâches avec onglets d'état et panneau de filtres]
Cartes de Tâches
Chaque carte de tâche montre :
- Badge de type de tâche (par ex., TURNOVER_CLEAN) et badge de priorité
- Titre de la tâche et nom de la propriété
- Date et heure planifiées
- État actuel (en attente, assigné, en cours, terminé, vérifié)
Cliquez sur une carte de tâche pour ouvrir sa page de détails où vous pouvez mettre à jour l'état, ajouter des notes et la marquer comme terminée.
Mise à Jour de l'État d'une Tâche
Depuis une page de détails de tâche, vous pouvez :
- Démarrer la tâche -- la fait passer de l'état assigné/en attente à en cours
- Marquer comme terminée -- marque la tâche comme terminée
- Ajouter des notes -- laisser des commentaires ou observations sur le travail effectué
Votre responsable examinera les tâches terminées et pourra les marquer comme vérifiées.
Pagination
Si vous avez beaucoup de tâches, la liste est paginée. Utilisez les boutons Précédent/Suivant en bas pour naviguer entre les pages.
Horaire
La page des horaires montre vos quarts de travail dans un format calendrier.
Modes d'Affichage
Basculez entre Vue Semaine et Vue Mois en utilisant les boutons en haut à droite.
Liste des Quarts de Travail à Venir
Sous le calendrier, une liste montre tous vos quarts de travail à venir avec :
- Date -- formatée comme le jour de la semaine complet et la date
- Heure -- heures de début et de fin planifiées
- Propriété -- quelle villa ou "Général" pour le travail non lié à une propriété
[Capture d'écran : Page des horaires avec vue semaine et liste des quarts]
Propriétés
La page des propriétés liste toutes les villas auxquelles vous êtes assigné. Chaque carte de propriété montre :
- Nom de la propriété
- Adresse
- Votre rôle dans cette propriété (par ex., Femme/Homme de ménage, Maintenance)
Cliquez sur une carte de propriété pour voir ses détails, y compris toutes les instructions spécifiques à la propriété ou les informations pertinentes pour votre rôle.
Si vous n'êtes assigné à aucune propriété, un message l'indiquera -- contactez votre responsable si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur.
Profil
La page de profil montre vos informations personnelles et professionnelles :
- Nom et identifiant employé
- Poste (par ex., Femme/Homme de ménage, Technicien de maintenance, Concierge)
- Type d'emploi (temps plein, temps partiel, contrat)
- E-mail et numéro de téléphone
- Compétences et certifications -- toutes les compétences documentées avec dates d'expiration
- Propriétés assignées -- liste des propriétés et votre rôle dans chacune
Pour mettre à jour vos informations de contact ou votre mot de passe, utilisez le menu déroulant dans l'en-tête et sélectionnez Profil, ou contactez votre responsable.
[Capture d'écran : Page de profil montrant les informations personnelles et les affectations de propriétés]
Personnel Concierge
Si votre poste est Concierge ou Concierge en Chef, le portail s'adapte pour afficher une vue spécialisée au lieu du tableau de bord standard des tâches.
Navigation Concierge
La navigation change pour refléter votre rôle axé sur les invités :
- Mes Invités -- votre tableau de bord principal montrant les portefeuilles d'invités actifs et les demandes de service
- Opérateurs -- parcourir et gérer les opérateurs d'activités (sociétés de tour, prestataires de transport, chefs, etc.)
- Commissions -- voir les enregistrements de commission pour les services que vous avez organisés
Panneau Concierge
Au lieu du tableau de bord des tâches, vous voyez le Panneau Concierge -- une vue conçue sur mesure pour gérer les services de voyage des invités. De là, vous pouvez :
- Voir les réservations actives et leurs demandes de service de voyage associées
- Assigner des opérateurs aux demandes de service des invités
- Confirmer, annuler ou compléter les éléments de service
- Suivre les montants des commissions
La vue concierge est automatiquement activée en fonction de votre poste de personnel -- aucune configuration nécessaire.
Navigation
Mobile
Sur les téléphones et petites tablettes, une barre de navigation en bas donne un accès rapide aux sections les plus importantes :
- Accueil -- tableau de bord (ou Mes Invités pour le concierge)
- Tâches -- liste des tâches (ou Opérateurs pour le concierge)
- Horaire -- calendrier des quarts (ou Commissions pour le concierge)
- Profil -- votre profil et paramètres
Bureau
Sur les écrans plus grands, l'en-tête supérieur comprend des liens de navigation complets, une cloche de notification (avec un badge pour les tâches en attente) et un menu déroulant utilisateur avec votre nom, votre poste, le lien vers votre profil et l'option de déconnexion.
Concepts Clés
- Tâche : Un élément de travail qui vous est assigné pour une propriété et une date spécifiques. Les tâches ont des types (nettoyage, maintenance, inspection, etc.), des priorités et des états.
- Quart de travail : Une période de travail planifiée avec des heures de début et de fin, éventuellement liée à une propriété spécifique.
- Pointage d'entrée/sortie : Enregistrement de vos heures de travail réelles à l'arrivée et au départ d'un quart de travail.
- Flux d'état des tâches : En Attente ou Assigné -> En Cours -> Terminé -> Vérifié (par le responsable).
- Affectation de propriété : Le lien entre vous et les propriétés où vous travaillez, y compris votre rôle dans chacune.
- Lien magique : Un lien de connexion sécurisé à usage unique envoyé par e-mail, WhatsApp ou SMS. Aucun mot de passe nécessaire.
- OTP (Mot de passe à Usage Unique) : Un code de vérification à 6 chiffres valable 10 minutes, utilisé comme solution de secours lorsque le lien magique ne peut pas être cliqué directement.
Questions Fréquentes
Je n'ai pas reçu mon invitation. Que dois-je faire ? Demandez à votre responsable de renvoyer l'invitation. Il peut le faire depuis la page de gestion du personnel. Assurez-vous que votre e-mail ou numéro de téléphone est correct dans le système.
Mon lien magique a expiré. Comment me connecter ? Demandez une nouvelle invitation à votre responsable, ou utilisez le code OTP si un était inclus dans votre message d'invitation original.
Comment mettre à jour mon numéro de téléphone ou mon e-mail ? Contactez votre responsable pour mettre à jour vos informations de contact dans le système.
Puis-je voir les tâches assignées à d'autres membres du personnel ? Non. Le portail personnel ne montre que vos propres tâches, quarts de travail et affectations de propriétés.
Que faire si je ne peux pas terminer une tâche à temps ? Mettez à jour la tâche avec une note expliquant la situation. Votre responsable pourra voir la note et la replanifier si nécessaire.
Je suis concierge mais je vois le tableau de bord des tâches standard. Quel est le problème ? Votre poste de personnel n'est peut-être pas défini correctement. Demandez à votre responsable de vérifier que votre poste est défini sur "Concierge" ou "Concierge en Chef" dans les paramètres de gestion du personnel.
Puis-je accéder au portail depuis mon téléphone personnel ? Oui. Le portail personnel est entièrement réactif et fonctionne sur n'importe quel navigateur de smartphone moderne. Il n'y a rien à installer.