Cycle de vie des réservations

Chaque réservation dans Argonautas suit un cycle de vie clair, depuis sa création jusqu'au départ du client. Ce guide explique chaque étape, comment les réservations sont créées et comment les gérer au quotidien.

Aperçu

Les réservations sont l'objet central d'Argonautas. Elles peuvent arriver automatiquement depuis les canaux OTA (Airbnb, Booking.com, VRBO) ou être créées manuellement par votre équipe pour les réservations directes. Quelle que soit leur origine, chaque réservation passe par le même ensemble de statuts et est gérée depuis la même interface.

Statuts de réservation

Chaque réservation porte un statut qui reflète où elle se trouve dans le cycle de vie. Le statut apparaît sous forme d'indicateur coloré dans toute l'application.

Statut	Couleur	Signification
Confirmed	Turquoise	La réservation est verrouillée et le logement est bloqué pour ces dates.
Pending	Jaune	La réservation a été reçue mais n'a pas encore été confirmée, généralement en attente de paiement ou de vérification manuelle.
On Hold	Jaune	Les dates sont temporairement retenues (par exemple, lors d'un devis ou d'un processus de paiement).
Awaiting Partner	Jaune	Une réservation sur un logement partenaire que le partenaire n'a pas encore confirmée.
Checked In	Turquoise	Le client est arrivé et séjourne actuellement dans le logement.
Checked Out	Gris	Le client est parti. La réservation fait désormais partie de vos archives historiques.
Cancelled	Magenta	La réservation a été annulée avant l'arrivée du client.
No Show	Magenta	Le client ne s'est jamais présenté.
Partner Declined	Magenta	Le partenaire a refusé une réservation sur son logement.

Consultez Statuts de réservation expliqués pour savoir comment une réservation passe d'un statut à un autre.

La vue liste Réservations organise ces statuts en onglets :

• Réservations actives -- Affiche les réservations confirmées, en attente, en suspens et enregistrées à l'arrivée (exclut les réservations terminées et annulées). C'est l'onglet par défaut.
• Confirmées -- Uniquement les réservations confirmées.
• En attente -- Uniquement les réservations en attente.
• En séjour -- Clients actuellement en séjour : réservations confirmées ou enregistrées à l'arrivée dont le séjour couvre aujourd'hui (arrivée aujourd'hui ou avant, départ aujourd'hui ou après). Utilisez cet onglet pour voir exactement qui est présent dans le logement en ce moment.
• Annulées -- Uniquement les réservations annulées.
• Terminées -- Réservations dont le client a effectué le départ.

Les onglets Actives et Confirmées sont sensibles aux dates : ils n'affichent que les séjours dont le départ est aujourd'hui ou plus tard. Une réservation dont le départ est déjà passé disparaît des Actives et passe dans Terminées, même si son statut n'a jamais été modifié en « checked-out ». Cela permet à l'onglet Actives de rester une véritable liste de « ce qui est encore à venir », et empêche les séjours historiques importés (souvent confirmés, avec un départ il y a des années) de l'encombrer.

Pour voir les réservations par leur statut brut indépendamment de la date, choisissez un statut dans le filtre Tous les statuts au lieu d'utiliser un onglet. Cela donne une vue illimitée, toutes dates confondues, de ce statut, et aucun onglet n'est mis en surbrillance pendant qu'il s'applique.

Chaque onglet affiche un badge de comptage pour que vous puissiez voir d'un coup d'œil combien de réservations entrent dans chaque catégorie. Les comptages utilisent les mêmes regroupements sensibles aux dates que les onglets, de sorte qu'un badge correspond toujours à ce que montre le clic sur l'onglet.

Créer une réservation manuelle

Pour créer une réservation directement (pour les réservations par téléphone, e-mail ou en personne) :

1. Ouvrez Réservations et cliquez sur Nouvelle réservation. La page Créer une nouvelle réservation s'ouvre.

2. Choisissez un type de réservation sous Type de réservation :

   • Réservation client -- Une réservation standard avec les détails du client, la tarification et les e-mails de confirmation.
   • Séjour propriétaire -- Bloque des dates pour le propriétaire ou sa famille. Aucune tarification n'est calculée.
   • Blocage maintenance -- Bloque des dates pour le nettoyage, les réparations ou d'autres travaux. Aucune tarification n'est calculée.

3. Sélectionnez un logement. La liste est regroupée sous Direct, Propriétaire et Partenaires.

4. Sous Détails du séjour, définissez les dates d'Arrivée / Départ. Pour les réservations client, vous pouvez également définir une Heure d'arrivée (facultatif).

5. Saisissez le nombre de clients : adultes, enfants (2-17 ans) et nourrissons (moins de 2 ans).

6. Remplissez les informations client (réservations client uniquement) : pays, prénom, nom, e-mail et téléphone. Cliquez sur Ajouter une adresse pour ajouter une adresse postale. Pour les séjours propriétaire et les blocages maintenance, vous disposez d'un champ de notes à la place.

7. Vérifiez le prix dans le panneau Récapitulatif de la réservation à droite. Dès que vous choisissez un logement et des dates, il affiche le logement, les dates et les nuits, les clients et un Détail du prix en temps réel :

   • Hébergement (tarif par nuit multiplié par le nombre de nuits)
   • Chaque frais (nettoyage, service, etc.), y compris les frais spécifiques au logement qui s'appliquent au nombre de clients, et les taxes
   • Total
   • Le client paie par -- le total que le client paie avec chaque mode de paiement accepté par le logement, frais de traitement inclus. Choisissez le mode convenu avec le client, afin que l'e-mail de confirmation indique exactement ce montant.

   Vous pouvez régler le prix ici avant de créer la réservation : Ajouter un débit, Ajouter un crédit ou Définir le total (saisissez le total tout compris et la différence est enregistrée comme un ajustement étiqueté). Chaque montant est recalculé par le serveur après chaque modification. La création de la réservation envoie au client un e-mail de confirmation avec le total affiché à ce moment-là.

   Ce formulaire ne propose pas d'options supplémentaires. Les clients les ajoutent sur votre site de réservation ou depuis leur portail client.

8. Ajoutez les détails de la réservation (facultatif) : Source de la réservation (depuis votre liste de Sources de réservation : Réservation directe, Téléphone, E-mail, une source personnalisée, etc.), une Référence externe (un code de confirmation OTA ou autre), une Agence (affichée lorsque vous avez configuré des agences ; elle répartit la commission de gestion) et des Notes internes visibles uniquement par le personnel. Si vous êtes marqué Perçoit une commission, vous êtes automatiquement crédité comme Agent de réservations de la réservation. Vous pouvez modifier l'agent ultérieurement depuis la vue détaillée de la réservation.

9. Cliquez sur Créer la réservation (ou Bloquer pour le propriétaire / Bloquer pour la maintenance pour les autres types) en bas du panneau récapitulatif. Les blocages propriétaire et maintenance bloquent les dates sur tous les canaux connectés.

Si les dates enfreignent une règle de séjour ou se chevauchent avec un blocage manuel, une boîte de dialogue Règles de disponibilité explique pourquoi et, lorsque cela est autorisé, propose Réserver quand même ou Effacer le blocage et réserver. Consultez Contourner les règles de disponibilité.

Réservations effectuées sur votre site de réservation

Lorsque votre site de réservation est configuré pour le paiement en ligne (le support Argonautas active cette fonction pour votre site), un client qui réserve et paie en ligne crée une réservation Pending qui retient les dates pendant qu'il paie. Si votre site vous appartient (WordPress ou développé sur mesure) et est connecté à Argonautas, le support Argonautas peut aussi activer les réservations instantanées : votre site réserve le séjour et envoie le client vers une page de paiement sécurisée Argonautas pour payer. Les réservations que vous ou votre équipe créez dans l'application d'administration ne sont pas concernées par ce qui suit.

• Le logement doit pouvoir encaisser un paiement. Si aucun connecteur de paiement activé ne couvre le logement, votre site ne peut pas prendre de réservation en ligne pour celui-ci : rien n'est réservé, et le site reçoit le message "Online booking is not available for this property. Please send a request.", afin de pouvoir proposer au client une demande de réservation à la place. Pour prendre des réservations en ligne, ajoutez sous Paramètres > Fournisseurs de Paiement un connecteur qui couvre le logement (Toutes les propriétés (par défaut), ou le logement coché sous Propriétés spécifiques) et vérifiez que Activer ce connecteur pour les paiements clients est activé. Consultez Connecteurs de paiement. Les réservations instantanées sont plus strictes, car le client paie sur la page de paiement Argonautas : le logement a besoin d'un connecteur PowerTranz ou PayPal, et un montant doit être payable à la réservation (un acompte de 0 % avec tout le solde dû plus tard se réserve sur demande). Les logements partenaires avec le flux de paiement Le partenaire encaisse se réservent toujours sur demande.
• Le solde n'est prélevé automatiquement qu'avec le consentement du client. Accepter vos conditions ne suffit pas. La carte enregistrée d'un client du site n'est débitée du solde à son échéance que s'il l'a accepté séparément lors du paiement (la carte Acceptation des conditions de la réservation l'indique sous Prélèvement automatique du solde autorisé). Sinon, il reçoit par e-mail un lien de paiement pour le solde. Les réservations saisies par votre équipe conservent le prélèvement automatique habituel.
• Le client peut se rétracter avant de payer. S'il revient en arrière depuis l'étape de paiement avant tout mouvement d'argent, la réservation est annulée immédiatement et les dates sont libérées (y compris sur vos canaux OTA), afin qu'il puisse réserver à nouveau immédiatement. Un client à qui des instructions de virement bancaire avaient déjà été affichées reçoit une courte note indiquant qu'aucun virement n'est nécessaire.
• Les réservations impayées s'effacent d'elles-mêmes. Une réservation sur le site sans paiement est annulée automatiquement 30 minutes après sa création (carte ou PayPal), ou 36 heures après que le client a choisi le virement bancaire.
• Personne n'est informé tant que l'argent n'est pas arrivé. L'e-mail de confirmation du client et la notification de nouvelle réservation du propriétaire sont envoyés à la réception du premier paiement, pas à la création de la réservation. Si le client se rétracte, personne n'est notifié par e-mail. Si la réservation est annulée automatiquement pour non-paiement, le client reçoit un seul e-mail de non-paiement et le propriétaire n'est pas informé.
• Un paiement qui arrive après l'annulation est conservé, pas perdu. Si un paiement arrive sur une réservation déjà libérée ou annulée, il est enregistré, la réservation reste Cancelled et le client n'est pas informé que son paiement a été reçu. Le gestionnaire du logement et l'adresse e-mail principale de votre entreprise reçoivent un e-mail ACTION NEEDED: payment on cancelled booking. Vérifiez si les dates sont toujours libres, puis rétablissez la réservation ou remboursez le client.

Paiements bloqués en cours de traitement

Il arrive qu'un paiement par carte commence mais que le processeur ne confirme jamais s'il a abouti. Après 24 heures, au lieu de le marquer comme échoué, Argonautas envoie au gestionnaire du logement et à l'adresse e-mail principale de votre entreprise un e-mail ACTION NEEDED: payment outcome unknown for booking ... avec la référence du paiement. Le système ne fait pas échouer le paiement et ne redébite pas la carte de lui-même. Recherchez la référence dans le tableau de bord de votre prestataire de paiement pour voir si la carte a été débitée, et résolvez le paiement avant de demander au client de payer à nouveau.

Comment arrivent les réservations OTA

Lorsqu'un client réserve via une OTA connectée (Airbnb, Booking.com, VRBO), la réservation est automatiquement synchronisée dans Argonautas via le réseau de distribution. Ces réservations :

• Apparaissent dans la liste des réservations avec une icône de canal indiquant la source.
• Ont leur statut défini en fonction de ce que l'OTA rapporte (généralement Confirmed).
• Incluent le code de confirmation de l'OTA dans le champ Référence externe.
• Récupèrent les coordonnées du client depuis l'OTA lorsque celles-ci sont disponibles.
• Ont leur tarification renseignée à partir des données de réservation de l'OTA.

Les réservations OTA s'ouvrent dans la même vue détaillée que les réservations manuelles. Leurs dates et nombres de clients sont verrouillés, car le canal en est propriétaire : modifiez-les sur l'OTA et la mise à jour sera répercutée. Certains champs, comme les coordonnées du client, peuvent être limités par ce que l'OTA partage.

Détail financier OTA

Pour les réservations OTA, la carte Détail du prix répartit les totaux afin que vous puissiez rapprocher ce que le canal a réellement facturé et versé :

• Client a payé via {canal} -- hébergement (avant IVA), frais de nettoyage, IVA, tout frais de service client ou dépôt de garantie rapporté par le canal, et Total payé par le client.
• Votre versement -- hébergement (avant IVA), Moins : Commission de gestion au taux du logement, les frais de plateforme du canal (les frais côté hôte que l'OTA conserve, distincts de votre commission), et les frais de nettoyage, qui reviennent à 100 % au propriétaire sans commission.
• Versement net au propriétaire -- ce que le propriétaire reçoit finalement. En dessous, IVA retenue pour Hacienda et une ligne indiquant qui a encaissé l'argent (par exemple, « VRBO (collecté par l'OTA, reversé à nous) »). Pour la plupart des réservations, le versement est calculé automatiquement. Lorsqu'un règlement OTA est inhabituel (une annulation, un remboursement partiel, un séjour modifié ou des frais que l'OTA n'a pas encore finalisés), la ligne du versement net au propriétaire indique Review required jusqu'à ce que vous confirmiez le montant correct. Consultez Vérification des règlements.

Si l'OTA modifie ultérieurement une réservation, le détail est conservé lorsque la nouvelle révision ne l'inclut pas. Il n'est pas silencieusement mis à zéro. Les entrées Cancellation Fee reçues de la synchronisation du canal sont volontairement exclues du détail des frais pour éviter un double comptage par rapport aux versements.

La vue détaillée de la réservation

Cliquez sur n'importe quelle réservation dans la liste pour ouvrir sa vue détaillée. L'en-tête comporte Retour aux réservations à gauche et, à droite, Envoyer la confirmation, Signaler un no-show (uniquement pour les réservations confirmées Booking.com et Expedia) et Annuler la réservation. Sous l'en-tête, la page comporte deux colonnes. Ce pour quoi on ouvre une réservation, le prix et le statut de paiement, se trouve en haut de la colonne de droite, avec les Actions rapides en dessous.

Colonne principale (gauche)

• Détails de la réservation -- Le code de confirmation, le logement et le badge de statut se trouvent dans le titre de la carte. La carte affiche l'arrivée et le départ, les nuits, les clients, la source et Réservé le. Les lignes d'arrivée et de départ affichent les horaires configurés propres au logement (par exemple, « Après 15h00 » / « Avant 11h00 »), de sorte que la fenêtre corresponde toujours à ce logement plutôt qu'à une valeur par défaut fixe. Cliquez sur l'icône crayon pour modifier les dates, les nombres de clients, la source, la Recommandation (une note en texte libre indiquant qui a recommandé la réservation), l'Agent de réservations, l'Agence (lorsque vous avez des agences) et le Statut. Sur les réservations OTA, les dates, les nombres de clients et la recommandation sont verrouillés et une bannière vous indique de les modifier sur le portail OTA. La source et le statut restent modifiables. Les personnes disposant d'un accès en lecture seule aux réservations (le rôle Comptabilité) voient la carte en lecture seule.
• Informations client -- Le nom du client (avec un badge Client fidèle pour les clients récurrents), l'e-mail, le téléphone et le pays. Cliquez sur l'icône crayon pour les modifier.
• Demandes spéciales et notes -- Les demandes du client sous Notes client, et les Notes internes de votre équipe sous forme de liste signée. Saisissez une note et cliquez sur Ajouter. Les notes internes ne sont jamais montrées au client.
• Acceptation des conditions -- Sur les réservations effectuées sur votre site : quelle version des conditions le client a acceptée et quand, et s'il a autorisé le débit automatique du solde. Personnel uniquement. Conservez-le pour les litiges de rétrofacturation.
• Communications client -- Un journal des e-mails et messages envoyés à ce client et reçus de sa part concernant cette réservation.
• Crédit de commission -- Qui perçoit la commission de commercial sur cette réservation : l'Agent de réservations à 100 %, l'agent par défaut de l'entreprise, ou une répartition entre plusieurs personnes (cliquez sur Répartir le crédit ; les parts doivent totaliser exactement 100 %). Après le départ, il liste le versement de chaque personne et s'il est Impayé ou payé. Une fois qu'un versement est payé, le crédit est verrouillé. Affiché lorsqu'au moins une personne de votre entreprise est marquée Perçoit une commission. Consultez Commissions des agents.

Sur un téléphone, les cartes s'empilent en une seule colonne, et tout sauf Envoyer la confirmation passe derrière un bouton Actions dans l'en-tête.

Barre latérale (droite)

• Détail du prix -- Pour les réservations directes, le prix détaillé : hébergement, chaque frais du devis tarifaire (nettoyage, service, animal, traitement, etc.) sur sa propre ligne étiquetée, les taxes et le total. Cliquez sur l'icône crayon pour Ajouter un débit, supprimer ou ajuster des frais, Ajouter un crédit ou Définir le total. Un crédit peut être un Montant ou un Pourcentage de l'hébergement (la taxe est ajustée proportionnellement dans les deux cas) et ne peut pas dépasser le total de la réservation. Les modifications sont enregistrées avec toutes les autres modifications.
  • Options supplémentaires et frais spécifiques au logement -- Chaque option supplémentaire choisie par le client, sur votre site de réservation ou plus tard depuis son portail client, apparaît sur sa propre ligne étiquetée avec le nom de l'option. Chaque frais spécifique au logement apparaît sur sa propre ligne sous le nom du frais. Les deux comptent dans votre commission de gestion, et ceux qui sont taxables sont inclus dans l'IVA.
  • Le client paie -- Sous le total, le montant que le client paie avec chaque mode de paiement qui ajoute des frais de traitement, frais inclus. Les frais dépendent du mode, ils ne font donc pas partie du total de la réservation. Consultez Frais de traitement des paiements.
• Les réservations OTA affichent à la place un Détail du prix en lecture seule : ce que le client a payé via le canal, puis Votre versement avec la commission de gestion, les frais de plateforme du canal et le Versement net au propriétaire (voir Détail financier OTA). Les réservations Vrbo payées en plusieurs fois affichent également leur échéancier de paiement.
• Paiement -- Le badge de statut de paiement, le montant payé, le solde dû, la carte et le prestataire utilisés, et les transactions récentes. Cliquez sur Voir tous les détails pour ouvrir le panneau de paiement, où les remboursements et les annulations sont effectués par transaction. Consultez Rembourser un paiement.
• Dépôt de garantie -- La retenue de dépôt et son statut. Consultez Dépôts de garantie et réclamations pour dommages.
• Actions rapides -- Actions en un clic :
  • Envoyer un e-mail au client -- Ouvre une fenêtre modale pour composer et envoyer un e-mail au client.
  • Imprimer le voucher -- Ouvre le PDF Reçu de réservation du client dans un nouvel onglet, dans la langue par défaut de votre entreprise. Il peut être envoyé au client en toute sécurité : il montre uniquement ce qui a été facturé et payé par le client, jamais votre commission, la part du propriétaire ou le détail du règlement bancaire. Pour une réservation directe, il comporte deux parties. Frais liste l'hébergement, chaque frais et option supplémentaire sur sa propre ligne, l'IVA, les frais de traitement par carte et le Total. Paiements liste chaque échéance avec sa Date d'échéance, son Montant, ses Frais de carte, son Total et son statut Payé / En attente, puis Payé à ce jour, Solde restant et le Mode de paiement. Les frais de carte sont facturés par échéance. Lorsque le solde sera débité de la carte enregistrée du client, le reçu inclut déjà les frais de carte que ce paiement entraînera, de sorte que son total correspond à ce que le client paiera réellement, et il correspond à la facture au centime près. Pour les réservations OTA, le reçu affiche l'hébergement, les frais de nettoyage, l'IVA et les frais de service client du canal, marqués « collectés par la plateforme de réservation ».
  • Télécharger la facture -- Télécharge le PDF du relevé de réservation (numéro de document INV-<code de confirmation>). Choisissez la langue (English, Español, Français, Português) dans la liste déroulante Langue de la facture à côté du bouton. Pour les réservations directes, il s'agit d'un relevé de rapprochement en trois parties : Frais client (hébergement, IVA de 13 % et « Frais de traitement »), Répartition (versement au propriétaire vs. le montant que votre entreprise retient après commission de gestion ; lorsqu'une agence de voyage est à l'origine de la réservation, la commission de gestion est divisée entre la part retenue par votre entreprise et la part versée à l'agence), et Paiements (chaque échéance payée et le solde restant). Les deux côtés de la répartition totalisent le même montant, de sorte que les chiffres du propriétaire et du gestionnaire se recoupent toujours. Lorsqu'une réservation directe a été payée par carte via BAC/PowerTranz, le relevé affiche également un bloc Règlement carte (BAC) détaillant les retenues et commissions de la banque. Il s'agit d'informations de rapprochement bancaire qui ne modifient jamais la répartition propriétaire/gestionnaire. Les réservations OTA téléchargent la facture simplifiée à cascade unique.
  • Ajouter une note -- Accède directement à la zone de notes internes.
  • Enregistrer un paiement -- Enregistre un paiement reçu en dehors de l'application (par exemple, un virement bancaire). Saisissez le montant, le mode et une référence. Affiché aux personnes qui peuvent envoyer des demandes de paiement.
  • Envoyer le lien du portail -- Ouvre la fenêtre modale Envoyer le lien du portail, qui génère le lien sécurisé du portail client sur place et vous permet de choisir comment le transmettre : Copier le lien uniquement (par défaut, qui génère le lien sans l'envoyer afin que vous puissiez le coller dans n'importe quel canal vous-même), E-mail (l'envoie à l'adresse du client) ou WhatsApp / SMS (le transmet au téléphone du client, avec repli sur SMS lorsque WhatsApp n'est pas disponible). La copie et WhatsApp / SMS fonctionnent même pour les clients OTA qui n'ont pas d'adresse e-mail réelle enregistrée. L'option E-mail n'est disponible que lorsque le client dispose d'une adresse livrable.
  • Envoyer le lien de paiement -- Envoie au client un lien pour payer le montant dû maintenant, lorsque la réservation dispose d'un lien de paiement disponible.
  • Renvoyer au partenaire, Annuler la retenue, Capturer la retenue -- Affichés uniquement sur les réservations avec une retenue de carte partenaire.
• Piste Vrbo (réservation hors plateforme) -- Sur les réservations directes, marquez un client venu d'une demande Vrbo dans les 30 jours afin de pouvoir la signaler dans votre tableau de bord Vrbo. Les frais Vrbo que vous saisissez sont déduits du versement au propriétaire et ne font pas partie de votre commission.

Les réservations importées depuis un PMS tel que Hostfully affichent un avis en haut : « Managed in {pms}. Change its dates, price, guest notes or cancellation there. You can add internal notes here. »

Modifier une réservation

Pour modifier une réservation :

1. Ouvrez la réservation.
2. Cliquez sur l'icône crayon de la carte que vous souhaitez modifier : Détails de la réservation (dates, nombres de clients, source, statut, agent), Informations client ou Détail du prix.
3. Effectuez vos modifications. Une barre indiquant « You have unsaved changes » apparaît en bas de l'écran avec Annuler et Enregistrer les modifications.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Si vous tentez de naviguer ailleurs avec des modifications non enregistrées, une boîte de dialogue de confirmation vous demandera si vous souhaitez quitter sans enregistrer.

Renvoyer l'e-mail de confirmation : Après avoir effectué des modifications, cliquez sur Envoyer la confirmation dans l'en-tête pour envoyer la confirmation mise à jour au client.

Les notes internes sont ajoutées depuis la carte Demandes spéciales et notes et sont enregistrées immédiatement, sans la barre.

Annuler une réservation

Pour annuler une réservation :

1. Ouvrez la vue détaillée de la réservation.
2. Cliquez sur Annuler la réservation (bouton rouge dans l'en-tête).
3. Une fenêtre modale de confirmation apparaît. Confirmez pour continuer.
4. Le statut de la réservation passe à Cancelled et les dates sont libérées sur le calendrier de disponibilité.

L'annulation est envoyée au canal de la réservation et les dates libérées sont envoyées automatiquement à tous les canaux connectés. Sur les réservations OTA, Cancelled n'est pas proposé dans la liste déroulante des statuts ; utilisez Annuler la réservation pour que le canal soit informé.

Si le client annule et que vous lui rendez de l'argent, vous pouvez rembourser et annuler en une seule étape. Consultez Rembourser un paiement.

Lorsqu'une réservation est annulée, ses données financières sont neutralisées afin qu'elle ne soit plus comptabilisée dans le chiffre d'affaires ou les soldes actifs :

• La carte de détail du prix est réétiquetée Original booking economics et grisée. Elle reste visible pour mémoire, mais n'est plus traitée comme de l'argent dû.
• Le solde impayé tombe à zéro et le badge de paiement indique Voided au lieu d'afficher un montant dû fantôme.
• Pour les réservations OTA, le versement net au propriétaire reflète le résultat réel de l'annulation plutôt que le versement projeté initial. Lorsqu'Airbnb confirme un remboursement intégral (rien de retenu), le versement se résout automatiquement à 0,00 $. Lorsque le montant retenu nécessite encore une décision humaine, la réservation est signalée pour vérification du règlement (voir Modifications des réservations OTA).

Rembourser un paiement

Les remboursements se font par paiement, depuis la carte Paiement de la réservation :

1. Cliquez sur Voir les détails complets.
2. Dans le Registre des transactions, cliquez sur Remboursement sur le paiement à rendre. Un paiement déjà remboursé en totalité, ou annulé, ne le propose pas.
3. La fenêtre Traiter le remboursement est préremplie avec le montant encore remboursable sur ce paiement. Modifiez-le pour un remboursement partiel et saisissez un Motif (obligatoire).
4. Pour un paiement du séjour, cochez Annuler aussi cette réservation (libère les dates et arrête les paiements restants) si le client annule. Tant qu'elle n'est pas cochée et que la réservation a encore des paiements à encaisser, la fenêtre avertit de ce qui sera encore encaissé, par exemple "La réservation reste confirmée : 1 353,74 $ (échéance 29 janv.) sera toujours encaissé."
5. Cliquez sur Traiter le remboursement.

La réservation n'est annulée qu'une fois le remboursement réussi. Si le remboursement échoue, rien n'est annulé. Si le remboursement passe mais que la réservation ne peut pas être annulée, vous voyez "Remboursement effectué, mais la réservation n'a pas été annulée" avec le motif, et vous pouvez l'annuler séparément avec Annuler la réservation.

Un remboursement réduit ce que doit le client. La partie remboursée du séjour est enregistrée comme un crédit dans le Détail du prix, libellé "Refund:" suivi de votre motif, de sorte que le total de la réservation, l'IVA et le net du propriétaire baissent d'autant, et le client n'est jamais invité à repayer le montant remboursé. Un remboursement partiel est d'abord déduit du séjour ; les frais de traitement de la carte ne sont rendus que lorsque le paiement entier est remboursé. Un remboursement n'annule que le paiement sur lequel il a été fait, jamais un autre paiement de la même réservation.

Annuler plutôt que rembourser. Le jour même d'un paiement par carte, avant que le processeur ne le règle, le registre propose aussi Annuler le paiement, qui annule le paiement au lieu de le rembourser. Saisissez un motif et confirmez. Si le processeur l'a déjà réglé, l'annulation est refusée et vous remboursez à la place. Un paiement annulé ne peut plus être remboursé, et un paiement qui a un remboursement ne peut pas être annulé.

Le statut de paiement suit le total. Une fois de l'argent encaissé, le statut de paiement est recalculé chaque fois que le total de la réservation change : un débit ajouté, un débit pour dommages, une prolongation, une remise ou un remboursement. Une réservation payée dont le total augmente repasse à Partially Paid. Une réservation dont le total descend sous le montant payé affiche Overpaid, et le panneau de paiement affiche la différence en Solde créditeur (dû au client), avec un bouton Traiter le remboursement pour la rendre.

La vue liste des réservations

Ouvrez Réservations depuis la barre latérale. L'en-tête comporte Calendrier (le calendrier de disponibilité) et Nouvelle réservation.

• Aujourd'hui en un coup d'œil -- Quatre pastilles sous le titre. Cliquez sur une pastille pour filtrer la liste sur les réservations correspondant à son nombre ; cliquez à nouveau pour l'effacer.
  • Arrivées aujourd'hui -- Réservations confirmées ou enregistrées à l'arrivée dont la date d'arrivée est aujourd'hui.
  • Départs aujourd'hui -- Réservations confirmées ou enregistrées à l'arrivée dont la date de départ est aujourd'hui.
  • Paiement en attente -- Séjours en cours et à venir qui sont impayés ou partiellement payés.
  • Occupation ce soir -- La part de vos logements occupés par des clients ce soir. Cliquer dessus ouvre l'onglet En séjour.
• Recherche -- Recherche les noms de clients, les noms de logements et les codes de confirmation.
• Filtres -- Tous les logements (regroupés en logements directs et partenaires), Tous les statuts et Toutes les sources (uniquement les sources pour lesquelles vous avez réellement des réservations). Dates ouvre des sélecteurs de date de début et de fin. Plus ouvre Nécessite une vérification (réservations dont le règlement OTA nécessite encore une décision, voir Modifications des réservations OTA), Pistes Vrbo (affiché si vous prenez des réservations Vrbo) et Effacer les filtres.
• Onglets de statut -- Réservations actives, Confirmées, En attente, En séjour, Annulées et Terminées, chacun avec un comptage. Chaque filtre actif s'affiche sous forme de pastille à côté des onglets. Cliquez sur le x de la pastille pour la supprimer.
• Bascule d'affichage -- Alternez entre les cartes et un tableau. Le tableau comporte des colonnes pour le code de confirmation (#), le statut, le logement, le client, l'arrivée, le départ, les nuits, la source, le prix total et le statut de paiement. Le code de confirmation renvoie vers la réservation. Le tri d'une colonne trie l'ensemble du résultat filtré sur le serveur, pas seulement les lignes de la page actuelle.
• Pagination -- Le tableau affiche 25 réservations par page, la vue en cartes 12.

Sur un téléphone, la liste utilise toujours des cartes, et tout sauf la zone de recherche se replie derrière un seul bouton Filtres. Chaque carte affiche le client, le statut, le logement, le code de confirmation, les dates, les nuits, les clients, le total et le statut de paiement.

Statuts de paiement

Chaque réservation suit également le paiement de manière indépendante :

Statut de paiement	Couleur	Signification
Paid	Turquoise	Paiement intégral reçu.
Overpaid	Turquoise	Un montant supérieur au total a été reçu.
Partially Paid	Jaune	Une partie du paiement a été reçue ; il reste un solde.
Pending Payment	Jaune	Un paiement est attendu mais n'a pas encore été reçu.
Unpaid	Magenta	Aucun paiement n'a encore été enregistré.
Partially Refunded	Jaune	Une partie du paiement a été restituée au client.
Refunded	Gris	Le paiement a été restitué au client.
Voided	Gris	La réservation a été annulée, rien n'est donc dû.
Failed	Magenta	Une tentative de paiement a échoué.

Concepts clés

• Source de la réservation -- L'origine de la réservation. Les sources proviennent du registre des Sources de réservation de votre entreprise. Par défaut, le formulaire de réservation manuelle propose une sélection -- Réservation directe, Téléphone, E-mail, Agence de voyage, Séjour offert (CPL), Autre -- ainsi que les sources personnalisées que vous ajoutez ; les sources OTA et les autres sources de canal ou de méthode sont créées mais masquées de la saisie manuelle (voir Sources de réservation). Au-delà du reporting (elle s'affiche sous forme d'icône de canal dans la vue liste), la source détermine la commission de gestion de la réservation et la base de toute commission d'agent. Vous pouvez reclasser la source d'une réservation à tout moment depuis la vue détaillée -- y compris sur les réservations OTA -- car la source est une classification interne et n'est jamais renvoyée au canal. Le reclassement modifie les montants de commission de cette réservation partout où ils sont générés ensuite.
• Agent de réservations -- La personne responsable de la réservation, choisie parmi les personnes marquées Perçoit une commission sur leur compte utilisateur. Elle perçoit 100 % de la commission de commercial au départ, sauf si le crédit est réparti entre plusieurs personnes. Le fait qu'une réservation donne droit à une commission dépend de sa source : par défaut, les sources de canal direct y donnent droit et les sources OTA (Airbnb, Booking.com, VRBO) non, mais les taux peuvent être modifiés pour l'entreprise ou pour chaque personne. Consultez Commissions des agents. Ce champ est distinct du champ en texte libre Recommandation, qui n'est qu'une note indiquant qui a recommandé la réservation et ne porte aucun montant.
• Référence externe -- Le code de confirmation d'une OTA ou d'un système externe. Utile pour faire le rapprochement avec les tableaux de bord des partenaires de canal.
• Notes internes -- Notes en texte libre visibles uniquement par le personnel. Utilisez-les pour les instructions spéciales, les préférences du client ou les détails de coordination.
• Code de confirmation -- L'identifiant de la réservation dans Argonautas, affiché dans les communications destinées au client.

Importer des réservations historiques

Si vous migrez depuis un autre système de gestion de propriétés, un administrateur peut importer en masse des réservations historiques à partir d'un fichier CSV au moyen d'une commande de gestion côté serveur. Il s'agit d'un outil de migration ponctuel, et non d'un moyen de saisie quotidienne des données.

Fournissez à votre contact d'assistance :

• Un export CSV des réservations passées, avec une ligne par réservation et des colonnes pour le logement, le nom du client, l'e-mail, les dates, le statut et les totaux.
• Une liste de correspondances nom du logement → ID de logement Argonautas (ou des noms de logement cohérents afin que l'outil d'import puisse les faire correspondre automatiquement).

L'outil d'import tolère les variations de format dans les dates, les totaux et les statuts. Il déconnecte les signaux post-enregistrement pendant son exécution, afin que l'import de milliers de réservations passées ne déclenche pas des milliers d'e-mails de confirmation à des clients qui ont séjourné il y a des années.

Comme les onglets de la liste sont sensibles aux dates, les séjours importés dont le départ est déjà passé se retrouvent dans Terminées, et non dans Actives, de sorte qu'une migration n'encombre pas votre vue de travail des réservations à venir.

Questions fréquentes

Puis-je changer le logement d'une réservation après sa création ? Le logement est défini lors de la création et ne peut pas être modifié. Si un client doit changer de logement, annulez la réservation d'origine et créez-en une nouvelle.

Puis-je modifier les dates d'une réservation OTA dans Argonautas ? Non. Les dates et les nombres de clients des réservations Airbnb, Booking.com et Vrbo sont verrouillés, car c'est le canal qui en est propriétaire. Modifiez-les sur l'OTA et la mise à jour est répercutée dans Argonautas. Vous pouvez toujours modifier la source, le statut et les éléments liés au prix de votre côté. Consultez Modifications des réservations OTA.

Comment marquer un client comme arrivé ou parti ? Ouvrez la réservation, cliquez sur l'icône crayon de Détails de la réservation, passez le Statut à Checked In ou Checked Out, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Puis-je créer une réservation pour des dates qui chevauchent une autre réservation ? Non. Le système vérifie les réservations existantes pour le même logement. Les séjours du propriétaire et les blocages pour maintenance empêchent également les réservations client qui se chevauchent.

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