Cycle de vie d'une réservation

Chaque réservation dans Argonautas suit un cycle de vie clair, depuis sa création jusqu'au départ du client. Ce guide explique chaque étape, comment les réservations sont créées et comment les gérer au quotidien.

Aperçu

Les réservations sont l'élément central d'Argonautas. Elles peuvent arriver automatiquement depuis des canaux OTA (Airbnb, Booking.com, VRBO) ou être créées manuellement par votre équipe pour les réservations directes. Quelle que soit leur origine, toutes les réservations passent par le même ensemble de statuts et sont gérées depuis la même interface.

Statuts des réservations

Chaque réservation possède un statut qui reflète sa place dans le cycle de vie. Ce statut apparaît sous la forme d'un indicateur coloré dans toute l'application.

Statut	Couleur	Signification
Confirmée	Sarcelle	La réservation est verrouillée et le logement est bloqué pour ces dates.
En attente	Jaune	La réservation a été reçue mais n'a pas encore été confirmée — généralement en attente de paiement ou de révision manuelle.
En option	Jaune	Les dates sont temporairement réservées (par exemple, lors d'un devis ou d'un processus de paiement).
Enregistré	Sarcelle	Le client est arrivé et séjourne actuellement dans le logement.
Départ effectué	Gris	Le client est parti. La réservation fait désormais partie de votre historique.
Annulée	Rouge	La réservation a été annulée avant l'arrivée du client.

La vue Liste des réservations organise ces statuts par onglets :

• Réservations actives — Affiche les réservations confirmées, en attente, en option et enregistrées (exclut les réservations terminées et annulées). C'est l'onglet par défaut.
• Confirmées — Uniquement les réservations confirmées.
• En attente — Uniquement les réservations en attente.
• Sur place — Clients actuellement en séjour : réservations confirmées ou enregistrées dont le séjour chevauche la date du jour (arrivée aujourd'hui ou avant, départ aujourd'hui ou après). Utilisez cet onglet pour voir exactement qui se trouve actuellement sur la propriété.
• Annulées — Uniquement les réservations annulées.
• Terminées — Réservations pour lesquelles le client a effectué son départ.

Chaque onglet affiche un badge de comptage vous permettant de voir en un coup d'œil combien de réservations correspondent à chaque catégorie.

Créer une réservation manuelle

Pour créer une réservation directement (pour les réservations par téléphone, email ou sans rendez-vous) :

1. Accédez à Réservations et cliquez sur Nouvelle réservation.
2. Choisissez un type de réservation. Argonautas prend en charge trois types :
   • Réservation client — Une réservation standard avec les détails du client, la tarification et les emails de confirmation.
   • Séjour propriétaire — Bloque les dates pour l'usage du propriétaire du logement. Aucune tarification n'est calculée.
   • Maintenance — Bloque les dates pour le nettoyage, les réparations ou autre maintenance. Aucune tarification n'est calculée.
3. Sélectionnez un logement dans le menu déroulant.
4. Définissez les dates d'arrivée et de départ. Pour les réservations clients, vous pouvez également définir une heure d'arrivée.
5. Saisissez le nombre de clients — adultes, enfants (2-17 ans) et nourrissons (moins de 2 ans).
6. Remplissez les informations du client (réservations clients uniquement) : nom, email, téléphone et éventuellement une adresse postale.
7. Vérifiez le devis de prix. Dès que vous sélectionnez un logement et des dates, la barre latérale affiche un devis en direct avec :
   • Le tarif de base (tarif nuitée multiplié par le nombre de nuits)
   • Les frais supplémentaires (frais de ménage, frais de service, taxes, etc.)
   • Le prix total
8. Ajoutez les détails de la réservation (facultatif) : source de la réservation (directe, Airbnb, Booking.com, VRBO, téléphone, email, recommandation, etc.), agent de réservation (le membre du personnel qui a traité la réservation, utilisé pour le suivi des commissions), un code de référence/confirmation externe, et des notes internes visibles uniquement par le personnel.
9. Cliquez sur Créer la réservation pour finaliser.

[Copier d'écran : Le formulaire de création de réservation montrant le sélecteur de type de réservation, le sélecteur de logement, les champs de date, la section d'informations client et la barre latérale de devis de prix.]

Comment les réservations OTA arrivent

Lorsqu'un client réserve via une OTA connectée (Airbnb, Booking.com, VRBO), la réservation est automatiquement synchronisée dans Argonautas via le réseau de distribution. Ces réservations :

• Apparaissent dans la liste des réservations avec une icône de canal indiquant la source.
• Ont leur statut défini en fonction de ce que l'OTA rapporte (généralement Confirmée).
• Incluent le code de confirmation de l'OTA dans le champ Référence externe.
• Récupèrent les coordonnées du client de l'OTA lorsque disponible.
• Ont une tarification renseignée à partir des données de réservation de l'OTA.

Les réservations OTA sont gérées de la même manière que les réservations manuelles, bien que certains champs (comme les coordonnées du client) puissent être limités par ce que l'OTA partage.

Détail financier des réservations OTA

Pour les réservations OTA, le détail de la réservation décompose les totaux afin que vous puissiez rapprocher ce que l'OTA a réellement facturé :

• Hébergement de base — le tarif nuitée que l'OTA a rapporté.
• Frais — les suppléments non fiscaux (frais de ménage, frais de resort, frais de service et similaires).
• Taxes — TVA, taxe de séjour, taxe d'hébergement et autres lignes de type taxe, décomposées séparément des frais.
• Commission OTA — la commission côté hôte que l'OTA facture (par exemple ~15,5% sur Airbnb, ~15% sur Booking.com, ~8% sur VRBO). Les réservations directes affichent ce champ comme vide plutôt que zéro afin que les rapports puissent distinguer « pas d'OTA » de « OTA avec commission zéro ».
• Paiement net au propriétaire — ce que le propriétaire reçoit finalement après commission et taxes. Pour la plupart des réservations, cela est calculé automatiquement. Lorsqu'un règlement OTA est inhabituel — une annulation, un remboursement partiel, un séjour modifié ou des frais que l'OTA n'a pas encore finalisés — le paiement est mis en attente pour examen du règlement jusqu'à ce que vous confirmiez le chiffre correct. Voir Modifications des réservations OTA pour le flux de travail d'examen.

Si l'OTA modifie ultérieurement une réservation, la décomposition est conservée lorsque la nouvelle révision ne l'inclut pas — elle n'est pas silencieusement mise à zéro. Les entrées de Frais d'annulation reçues de la synchronisation du canal sont intentionnellement exclues de la décomposition des frais pour éviter une double comptabilisation par rapport aux paiements.

La vue détaillée de la réservation

Cliquez sur n'importe quelle réservation dans la liste pour ouvrir sa vue détaillée. La page est divisée en deux colonnes :

Colonne principale (gauche)

• Carte des détails de la réservation — Statut, dates d'arrivée/départ, heure d'arrivée, nombre de clients, source de réservation et code de confirmation. Les lignes d'arrivée et de départ affichent les heures configurées du logement lui-même (par exemple, « Après 15h00 » / « Avant 11h00 »), formatées pour la langue active, de sorte que la fenêtre affichée corresponde toujours à ce logement plutôt qu'à une valeur par défaut fixe. Tous les champs sont modifiables en ligne ; une barre de sauvegarde flottante apparaît en bas lorsque vous apportez des modifications.
• Carte d'informations du logement — Le nom du logement (lecture seule, lié depuis la réservation).
• Carte d'informations du client — Nom, email, téléphone et adresse du client. Modifiable pour les réservations manuelles.
• Carte des notes — Notes internes visibles uniquement par votre équipe. Cliquez sur « Ajouter une note » depuis les actions rapides pour y accéder.

Barre latérale (droite)

• Carte de décomposition des prix — Le prix détaillé : tarif de base, frais supplémentaires et total. Pour les réservations directes, chaque frais issu du devis (ménage, service, animal, traitement, etc.) apparaît sur sa propre ligne étiquetée plutôt qu'un seul total « Frais » regroupé, afin que la décomposition corresponde à ce qui est facturé au client. Vous pouvez ajouter ou supprimer des frais et ajuster les montants ; ces lignes de frais générées par le système sont gérées automatiquement. Vous pouvez également appliquer un crédit pour réduire le total d'une réservation directe — choisissez Montant pour saisir un crédit fixe, ou Pourcentage pour appliquer une remise en pourcentage sur l'hébergement (la taxe est ajustée proportionnellement dans les deux cas). Un crédit ne peut pas dépasser le total de la réservation. Les modifications sont enregistrées avec toute autre modification.
• Carte du statut de paiement — Affiche le statut actuel du paiement (En attente, Partiel, Payé, Remboursé, Échoué), le montant total, le montant payé et le solde dû. Si le paiement est en attente, un bouton « Enregistrer le paiement » est disponible.
• Carte des actions rapides — Actions en un clic :
  • Envoyer un email au client — Ouvre une fenêtre modale pour composer et envoyer un email au client.
  • Imprimer le bon — Génère et ouvre un bon PDF pour le client dans un nouvel onglet.
  • Télécharger la facture — Télécharge une facture PDF pour la réservation.
  • Ajouter une note — Fait défiler jusqu'à la section des notes et active l'édition.

[Copier d'écran : La vue détaillée de la réservation montrant la mise en page à deux colonnes avec les détails de la réservation, les informations du client, la décomposition des prix et le statut du paiement.]

Modifier une réservation

Vous pouvez modifier la plupart des champs d'une réservation directement depuis la vue détaillée :

1. Ouvrez la réservation.
2. Modifiez tout champ modifiable (dates, nombre de clients, statut, infos client, notes, tarification).
3. Un tiroir flottant « Modifications non enregistrées » apparaît en bas de l'écran avec les boutons Annuler et Enregistrer les modifications.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour conserver vos modifications.

Si vous essayez de naviguer ailleurs avec des modifications non enregistrées, une boîte de dialogue de confirmation vous demandera si vous souhaitez quitter sans enregistrer.

Renvoyer l'email de confirmation : Après avoir effectué des modifications, cliquez sur Envoyer la confirmation dans l'en-tête pour renvoyer la confirmation mise à jour au client.

Annuler une réservation

Pour annuler une réservation :

1. Ouvrez la vue détaillée de la réservation.
2. Cliquez sur Annuler la réservation (bouton rouge dans l'en-tête).
3. Une fenêtre modale de confirmation apparaît. Confirmez pour continuer.
4. Le statut de la réservation passe à Annulée et les dates sont libérées sur le calendrier de disponibilité.

L'annulation est répercutée automatiquement sur tous les canaux connectés.

Lorsqu'une réservation est annulée, ses aspects financiers sont neutralisés afin qu'elle ne compte plus dans les revenus ou soldes en direct :

• La carte de décomposition des prix est ré-étiquetée Économie de la réservation d'origine et grisée — elle reste visible pour mémoire, mais n'est plus traitée comme une somme due.
• Le solde impayé tombe à zéro et le badge de paiement indique Annulé au lieu d'afficher un montant fantôme dû.
• Pour les réservations OTA, le paiement net au propriétaire reflète le résultat réel de l'annulation plutôt que le paiement projeté initial. Lorsque Airbnb confirme un remboursement intégral (rien n'est conservé), le paiement se résout automatiquement à 0,00 $. Lorsque le montant conservé nécessite encore une décision humaine, la réservation est signalée pour examen du règlement (voir Modifications des réservations OTA).

La vue Liste des réservations

La vue liste propose plusieurs outils pour trouver et gérer les réservations :

• Cadrans opérationnels — Quatre jauges circulaires en haut vous donnent un aperçu des opérations du jour plutôt que des totaux financiers :
  • Arrivées aujourd'hui — Réservations confirmées ou enregistrées dont la date d'arrivée est aujourd'hui.
  • Départs aujourd'hui — Réservations confirmées ou enregistrées dont la date de départ est aujourd'hui.
  • Paiement en attente — Réservations actives qui sont impayées ou partiellement payées. Le cadran s'illumine en ambre lorsque des réservations nécessitent une attention.
  • Taux d'occupation — La part de vos logements actifs qui ont actuellement des clients sur place, affichée en pourcentage.
• Recherche — Recherche en texte intégral sur les noms des clients, les noms des logements et les codes de confirmation.
• Filtres — Filtrer par logement, statut, source (OTA), plage de dates et Nécessite un examen (réservations dont le règlement OTA nécessite encore une décision manuelle — voir Modifications des réservations OTA). Cliquez sur « Effacer les filtres » pour réinitialiser.
• Bascule d'affichage — Alternez entre la Vue cartes (cartes de réservation visuelles) et la Vue tableau (tableau de données triable avec colonnes pour le code de confirmation, le statut, le logement, le client, les dates, les nuits, la source, le prix total et le statut du paiement). La première colonne affiche le code de confirmation de chaque réservation comme un lien vers sa vue détaillée.
• Pagination — Les résultats sont paginés avec 12 réservations par page.

[Copier d'écran : La liste des réservations en vue tableau avec des filtres appliqués, montrant les onglets de statut, la barre de recherche et les colonnes triables.]

Statuts de paiement

Chaque réservation suit également le paiement de manière indépendante :

Statut de paiement	Couleur	Signification
Payé	Sarcelle	Paiement intégral reçu.
Partiel	Jaune	Une partie du paiement reçue ; solde restant.
En attente	Jaune	Aucun paiement enregistré pour le moment.
Remboursé	Gris	Le paiement a été retourné au client.
Échoué	Rouge	Une tentative de paiement a échoué.

Concepts clés

• Source de réservation — D'où provient la réservation : directe, Airbnb, Booking.com, VRBO, téléphone, email, recommandation, client récurrent, saisie manuelle ou autre. Ceci est utilisé pour les rapports et est affiché sous forme d'icône de canal dans la vue liste.
• Agent de réservation — Le membre du personnel qui a traité ou apporté la réservation. Utilisé pour le suivi des commissions des agents. Les réservations OTA (Airbnb, Booking.com, VRBO) ne génèrent pas de commissions d'agent ; seules les réservations via un canal direct attribuées à un agent génèrent un enregistrement de commission au moment du départ.
• Référence externe — Le code de confirmation d'une OTA ou d'un système externe. Utile pour le recoupement avec les tableaux de bord des partenaires de canal.
• Notes internes — Notes en texte libre visibles uniquement par le personnel. Utilisez-les pour des instructions spéciales, les préférences des clients ou les détails de coordination.
• Code de confirmation — L'identifiant de la réservation dans Argonautas, affiché dans les communications destinées aux clients.

Importer des réservations historiques

Si vous migrez depuis un autre système de gestion immobilière, un administrateur peut importer en masse des réservations historiques à partir d'un fichier CSV via une commande de gestion côté serveur. C'est destiné à être un outil de migration unique, pas pour la saisie de données quotidienne.

Fournissez à votre contact d'assistance :

• Un export CSV des réservations passées, avec une ligne par réservation et des colonnes pour le logement, le nom du client, l'email, les dates, le statut et les totaux.
• Une liste des correspondances nom-du-logement → ID-du-logement-dans-Argonautas (ou des noms de logement cohérents afin que l'outil d'importation puisse les faire correspondre automatiquement).

L'outil d'importation tolère les variations de formatage dans les dates, les totaux et les statuts. Il déconnecte les signaux post-sauvegarde pendant son exécution, de sorte que l'importation de milliers de réservations passées ne déclenche pas des milliers d'emails de confirmation à des clients qui ont déjà séjourné il y a des années.

Questions courantes

Puis-je changer le logement d'une réservation après sa création ? Le logement est défini au moment de la création et ne peut pas être modifié. Si un client doit être transféré vers un autre logement, annulez la réservation d'origine et créez-en une nouvelle.

Que se passe-t-il pour les réservations OTA si je les modifie dans Argonautas ? Les modifications effectuées dans Argonautas (comme les ajustements de dates) sont synchronisées avec l'OTA via votre fournisseur de canal, en fonction des capacités du canal.

Comment marquer un client comme enregistré ou comme ayant effectué son départ ? Modifiez le statut de la réservation en « Enregistré » ou « Départ effectué » depuis la liste déroulante des statuts dans la vue détaillée, puis enregistrez.

Puis-je créer une réservation pour des dates qui chevauchent une autre réservation ? Non. Le système vérifie la validité par rapport aux réservations existantes pour le même logement. Les séjours propriétaires et les blocs de maintenance empêchent également les réservations clients qui se chevauchent.

Articles connexes

• Guide de tarification — Comment les tarifs, réductions et frais déterminent les prix des réservations.
• Calendrier de disponibilité — Calendrier visuel montrant la disponibilité des logements.
• Guide de messagerie — Communiquer avec les clients avant, pendant et après leur séjour.