Frais et taxes

Les frais et taxes sont des montants ajoutés au tarif d'hébergement par nuit. Vous définissez vos frais et taxes standard une seule fois pour toute l'entreprise, vous les ajustez par propriété si nécessaire, et vous ajoutez des frais que seule une propriété facture.

Aperçu

Un frais ou une taxe peut provenir de trois sources :

1. Modèles d'entreprise -- Frais et taxes par défaut pour toutes vos propriétés, gérés sur la page Taxes et frais.
2. Remplacements par propriété -- Modifications par propriété d'un modèle d'entreprise : un montant ou un pourcentage différent, ou la désactivation pour cette propriété.
3. Frais spécifiques à une propriété -- Frais obligatoires qui n'existent que sur une seule propriété, facturés éventuellement uniquement lorsque le groupe atteint un nombre minimum de personnes.

Ainsi, vous configurez votre frais de ménage standard une seule fois, vous ne créez des remplacements que pour les propriétés qui diffèrent, et vous utilisez les frais spécifiques à une propriété pour les charges qu'aucune autre propriété ne facture.

Les extras facultatifs choisis par le client (équipement bébé, lit supplémentaire) ne sont pas des frais. Configurez-les comme des Suppléments.

Types de calcul des frais

Chaque modèle de frais d'entreprise possède un type de calcul. Les nombres de personnes utilisent les adultes plus les enfants.

Calcul	Mode de facturation	Exemple
Forfait par séjour	Un montant fixe, une fois par réservation	250 $ de frais de ménage
Par nuit	Montant x nuits	15 $/nuit de frais de complexe
Par personne (par séjour)	Montant x personnes	25 $/personne de pack de bienvenue
Par personne par nuit	Montant x personnes x nuits	10 $/personne/nuit de service de linge
Par semaine	Montant x semaines, toute semaine partielle comptant comme une semaine complète	50 $/semaine d'entretien de piscine
Pourcentage	Un pourcentage du sous-total d'hébergement, après remises de durée de séjour et de dernière minute	10 % de frais de service

Les frais en pourcentage ne se cumulent jamais. Deux frais en pourcentage sont chacun calculés sur le même sous-total d'hébergement.

Exemples de frais courants

Frais	Type habituel	Montant habituel
Frais de ménage	Forfait par séjour	150 $ -- 400 $ (selon la taille de la propriété)
Frais de service	Pourcentage	8 -- 12 %
Chauffage piscine	Par nuit	25 $ -- 75 $
Enregistrement anticipé	Forfait par séjour	50 $ -- 100 $

Configuration des modèles de frais d'entreprise

Ouvrez Taxes et frais depuis la barre latérale (« Configurez les taxes et frais à l'échelle de l'entreprise qui s'appliquent à toutes les propriétés »). La page comporte deux onglets, Frais et Taxes, chacun avec son compteur.

1. Sur l'onglet Frais, cliquez sur Ajouter un frais.
2. Choisissez le Type de frais. Il ne peut pas être modifié après la création du frais.
3. Saisissez un Nom affiché (par ex., « Frais de ménage standard »).
4. Choisissez le Type de calcul.
5. Saisissez le Montant par défaut (ou le Pourcentage par défaut pour un frais en pourcentage) et la Devise.
6. Cochez Frais obligatoire (« Ce frais est requis pour toutes les réservations ») pour le facturer sur chaque réservation.
7. Cochez Taxable (« Appliquer les taxes à ce frais ») si des taxes doivent être facturées sur celui-ci.
8. Laissez Actif coché.
9. Cliquez sur Créer le frais.

Seuls les frais obligatoires sont ajoutés automatiquement aux réservations. Un modèle sans Frais obligatoire coché n'est jamais ajouté à un devis ou à une réservation. Pour un extra choisi par le client, utilisez un Supplément. Pour un frais qui ne s'applique qu'au-delà d'un certain nombre de personnes, utilisez un frais spécifique à une propriété.

Chaque entreprise peut avoir un modèle par type de frais. Les types de frais sont des catégories prédéfinies (ménage, service, équipements, charges, etc.).

Configuration des modèles de taxes d'entreprise

Les modèles de taxes définissent des taxes en pourcentage. Sur la page Taxes et frais :

1. Ouvrez l'onglet Taxes et cliquez sur Ajouter une taxe.
2. Choisissez le Type de taxe et saisissez un Nom affiché (par ex., « IVA »). Le type de taxe ne peut pas être modifié ultérieurement.
3. Saisissez le Taux de taxe (%) (par ex., 13).
4. Sous S'applique à, cochez l'une ou les deux options :
   • Tarifs par nuit -- « Appliquer cette taxe au sous-total des tarifs par nuit. »
   • Frais taxables -- « Appliquer cette taxe aux frais marqués comme taxables. »
5. Cochez Inclus dans les prix uniquement si vos tarifs par nuit et vos frais contiennent déjà cette taxe. Consultez Configuration des taxes.
6. Laissez Actif coché.
7. Cliquez sur Créer la taxe.

Une taxe avec Frais taxables coché est facturée sur chaque frais taxable, chaque frais spécifique à une propriété taxable, et chaque supplément taxable. Elle n'est jamais facturée sur les frais de traitement de carte ou bancaire.

Remplacements par propriété

Toutes les propriétés n'ont pas les mêmes frais de ménage ou la même situation fiscale. Ouvrez une propriété et sélectionnez l'onglet Tarification. Les cartes Frais et Taxes listent chaque modèle d'entreprise (« Cette propriété hérite des modèles de frais et taxes à l'échelle de l'entreprise. Utilisez les interrupteurs ci-dessous pour désactiver des frais/taxes spécifiques ou remplacer leurs montants pour cette propriété uniquement. »). Le titre de chaque carte indique combien sont activés, par exemple Frais (2 sur 3 activés).

Pour chaque frais d'entreprise, vous pouvez :

• Remplacer le montant -- par ex., des frais de ménage de 350 $ au lieu des 250 $ par défaut de l'entreprise.
• Désactiver le frais -- le désactiver pour cette propriété, par ex., pas de frais de chauffage de piscine pour une propriété sans piscine.

Pour chaque taxe d'entreprise, vous pouvez remplacer le pourcentage ou désactiver la taxe.

Si aucun remplacement n'existe, la propriété utilise le modèle d'entreprise. Les cartes Frais et Taxes apparaissent sur les propriétés à unité unique.

Frais spécifiques à une propriété

Certains frais obligatoires appartiennent à une seule propriété, ou ne s'appliquent qu'aux groupes plus importants, par exemple une clause de renonciation aux dommages sur une villa, ou des frais d'assistant cuisinier facturés uniquement à partir de 8 personnes. Les modèles d'entreprise ne peuvent pas exprimer ces cas, c'est pourquoi chaque propriété dispose de sa propre carte Frais spécifiques à la propriété sur son onglet Tarification (« Frais obligatoires par propriété facturés sur chaque réservation, comme des frais de complexe ou d'équipements. Les frais de propriété sont commissionnables et peuvent être taxables. »).

Ajouter un frais spécifique à une propriété

1. Ouvrez l'onglet Tarification de la propriété et faites défiler jusqu'à Frais spécifiques à la propriété.
2. Cliquez sur Ajouter un frais.
3. Remplissez le formulaire :

Champ	Ce qu'il fait
Nom	Le libellé de ligne que le client voit sur son devis, le détail dans le portail et le reçu. Doit être unique sur cette propriété.
Montant	Un montant fixe facturé une fois par séjour.
Devise	Utilisez la devise dans laquelle les réservations de la propriété sont tarifées. Le montant est ajouté tel que saisi et n'est jamais converti.
Type de frais	La catégorie du frais. Les types de frais de ménage et de carte de crédit ne sont pas proposés ici, car un frais spécifique à une propriété est toujours partagé avec le propriétaire sous votre commission (voir ci-dessous).
Nombre minimum de personnes	« Laissez vide pour toujours appliquer ; définissez N pour facturer uniquement à partir de N personnes ou plus. » Les personnes désignent les adultes plus les enfants.
Ordre de tri	« Les nombres plus faibles apparaissent en premier. »
Taxable	« Appliquer les taxes à ce frais. » Coché par défaut.
Actif	« Inclure ce frais dans les devis clients. »

4. Cliquez sur Créer le frais.

Un frais avec un minimum affiche « Facturé pour {n}+ personnes » dans la liste.

Fonctionnement du seuil de nombre de personnes

Lorsqu'un devis ou une réservation est tarifé, chaque frais actif spécifique à une propriété est vérifié par rapport à la taille du groupe :

Nombre minimum de personnes	Groupe de 6	Groupe de 8	Groupe de 10
(vide)	Facturé	Facturé	Facturé
8	Non facturé	Facturé	Facturé

Lorsqu'un prix est affiché sans nombre de personnes, comme un prix de grille de dates sur un calendrier de disponibilité, seuls les frais sans minimum sont inclus.

Éviter la double facturation

Les frais spécifiques à une propriété sont ajoutés en plus de vos frais d'entreprise, jamais à leur place. Si un frais d'entreprise couvre déjà la même charge pour cette propriété, le client paie les deux. Désactivez d'abord le frais d'entreprise pour cette propriété dans la carte Frais.

Commission sur les frais

Le partage d'un frais entre vous et le propriétaire dépend de son type :

Charge	Traitement sur le relevé du propriétaire
Service, animaux, renonciation aux dommages et autres frais généraux, y compris chaque frais spécifique à une propriété	Commissionnable : ajouté à la base de commission, le propriétaire reçoit le reste
Frais de ménage	Transmis intégralement au propriétaire, sans commission
Suppléments	Commissionnables
Frais de traitement de carte / bancaire	Non partagés avec le propriétaire (voir ci-dessous)
Taxes (IVA)	Transmises au propriétaire, qui les reverse. Jamais incluses dans la base de commission

Comment les frais apparaissent dans les réservations

Lorsqu'une réservation est devisée ou créée, le prix est construit dans cet ordre :

1. Hébergement -- Tarifs par nuit pour le séjour, moins toute remise de durée de séjour ou de dernière minute.
2. Frais -- Chaque frais obligatoire actif de l'entreprise (après remplacements par propriété), plus chaque frais spécifique à une propriété qui s'applique à la taille du groupe.
3. Suppléments -- Tout supplément choisi par le client.
4. Taxes -- Chaque taxe est facturée sur l'hébergement (si Tarifs par nuit est coché) plus tous les frais taxables et suppléments taxables (si Frais taxables est coché).
5. Total de la réservation -- Hébergement + frais + suppléments + taxes. Une taxe incluse dans vos prix est déjà dans les montants et n'est pas ajoutée.

Exemple : un séjour de 7 nuits à 300 $/nuit pour 4 personnes, avec une IVA de 13 % qui s'applique aux tarifs par nuit et aux frais taxables :

Ligne	Calcul	Montant
Hébergement	7 nuits x 300 $	2 100,00 $
Frais de ménage	Forfait par séjour, taxable	250,00 $
Frais de service	10 % de l'hébergement, non taxable	210,00 $
IVA (13 %)	13 % x (2 100 $ hébergement + 250 $ ménage taxable)	305,50 $
Total		2 865,50 $

Les frais de service ne sont pas taxables, ils sont donc exclus du calcul de l'IVA.

Sur une réservation directe, chaque frais apparaît comme sa propre ligne libellée dans la carte Détail du prix de la réservation et sur le reçu du client. Les frais ajoutés automatiquement de cette manière sont gérés par le système. Si la réservation est retarifée, ils sont recalculés.

Frais de traitement des paiements

Un frais de traitement de carte ou de virement bancaire ne fait pas partie du total de la réservation. Il dépend de la façon dont le client paie, il est donc défini sur chaque méthode de paiement sous Paramètres › Paiements (Frais de traitement : Aucun frais, Frais fixe, ou Pourcentage, avec un libellé tel que « Frais de virement »).

• Le frais est facturé par paiement, sur le montant payé à ce moment-là, par la méthode utilisée pour ce paiement. Un acompte par carte porte les frais de carte. Un solde ultérieur payé par virement porte les frais de virement (souvent aucun).
• Un frais en pourcentage est calculé sur chaque versement séparément. Comme chaque versement est arrondi individuellement, le total peut différer d'un centime ou deux du pourcentage de la réservation entière.
• Les frais de traitement ne sont jamais taxés et ne sont pas inclus dans la part du propriétaire ni dans la base de commission.
• Sur la carte Détail du prix d'une réservation, la section Le client paie liste chaque méthode de paiement qui ajoute un frais, avec le total que le client paie de cette façon, frais inclus. Sur le formulaire Nouvelle réservation, Le client paie par liste toutes les méthodes disponibles pour que vous puissiez en convenir avec le client.

Conformité fiscale au Costa Rica

Si vous gérez des propriétés au Costa Rica, la structure fiscale suivante est typique :

Taxe	Taux	S'applique à	Notes
IVA (taxe de vente)	13 %	Hébergement + frais taxables	Taxe sur la valeur ajoutée du Costa Rica
Taxe touristique	3 %	Hébergement uniquement	Perçue par les exploitants d'hébergement

Considérations importantes :

• Configurez l'IVA avec Tarifs par nuit et Frais taxables cochés, et marquez chaque frais, frais spécifique à une propriété et supplément qui porte l'IVA comme Taxable.
• Une taxe touristique sur l'hébergement uniquement doit avoir Tarifs par nuit coché et Frais taxables décoché.
• Les obligations fiscales peuvent varier selon le type de propriété, l'emplacement et le chiffre d'affaires annuel. Consultez un conseiller fiscal local pour votre situation spécifique.
• Les canaux OTA peuvent percevoir et reverser les taxes en votre nom dans certaines juridictions. Vérifiez le traitement des taxes de votre canal pour éviter de facturer deux fois les clients.

Frais, taxes et canaux OTA

Avec la connexion standard aux canaux, les frais et taxes ne sont pas envoyés à Airbnb, Booking.com, VRBO ou d'autres OTA. Chaque OTA conserve sa propre configuration de frais et taxes, configurez donc vos frais de ménage et vos taxes dans l'extranet ou les paramètres hôte de chaque OTA. Ce que vous définissez dans Argonautas est utilisé pour les réservations directes, les devis, le portail client, les reçus, les factures et les relevés propriétaires.

Concepts clés

• Modèle de frais d'entreprise -- Un frais par défaut partagé entre toutes les propriétés : type de frais, calcul, montant par défaut, obligatoire, taxable.
• Modèle de taxe d'entreprise -- Une taxe par défaut : un pourcentage et si elle s'applique aux tarifs par nuit, aux frais taxables, ou aux deux.
• Remplacement par propriété -- Une modification par propriété d'un frais ou d'une taxe d'entreprise : un montant ou pourcentage différent, ou désactivé.
• Frais spécifique à une propriété -- Un frais forfaitaire obligatoire par séjour qui n'existe que sur une propriété, facturé éventuellement uniquement à partir d'un nombre minimum de personnes.
• Nombre minimum de personnes -- La taille du groupe (adultes + enfants) à partir de laquelle un frais spécifique à une propriété est facturé. Vide signifie toujours.
• Taxable -- Un frais ou supplément sur lequel les taxes avec Frais taxables coché sont facturées.
• Frais de traitement -- Les frais de carte ou bancaires définis sur une méthode de paiement, facturés par paiement et en dehors du total de la réservation.

Questions fréquentes

Puis-je ajouter un frais qui ne s'applique qu'à certaines réservations ? Oui, de deux façons. Pour un frais qui dépend de la taille du groupe, ajoutez un frais spécifique à une propriété avec un Nombre minimum de personnes. Pour un extra décidé par le client, utilisez un supplément. Les modèles de frais d'entreprise qui ne sont pas marqués Frais obligatoire ne sont jamais ajoutés aux réservations.

Que faire si j'ai besoin d'un type de frais qui n'est pas dans la liste ? La liste des types de frais couvre les catégories les plus courantes. Si vous avez besoin d'un type de frais personnalisé, contactez le support.

J'ai ajouté un frais spécifique à une propriété et le client est facturé deux fois. Un frais d'entreprise pour la même chose atteint encore cette propriété. Désactivez-le pour cette propriété dans la carte Frais de l'onglet Tarification.

Puis-je définir des taux de taxe différents selon les saisons ? Non. Les taux de taxe sont définis au niveau de l'entreprise ou de la propriété, pas par saison. Si vos obligations changent, mettez à jour le modèle de taxe ou le remplacement.

Pourquoi les frais de traitement n'apparaissent-ils pas dans le total de la réservation ? Ils dépendent de la façon dont le client paie, ils sont donc ajoutés au moment du paiement. La section Le client paie de la réservation affiche le total pour chaque méthode de paiement qui ajoute un frais.

Les taxes sont-elles incluses dans le tarif par nuit affiché sur les OTA ? Cela dépend de la politique d'affichage de l'OTA. Les tarifs que vous définissez dans Argonautas sont hors taxes, sauf si votre taxe est incluse dans vos prix. La configuration des taxes pour chaque OTA se fait dans cet OTA.

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