Modèles de messages du cycle de vie
Les modèles du cycle de vie sont des messages automatisés déclenchés par des événements de réservation. Au lieu de devoir vous souvenir d'envoyer un rappel d'enregistrement deux jours avant chaque arrivée ou un message de remerciement après chaque départ, vous configurez le modèle une fois et Argonautas s'occupe du reste.
Que sont les modèles du cycle de vie ?
Un modèle du cycle de vie est un message qui se déclenche automatiquement lorsqu'un événement spécifique se produit dans le cycle de vie d'une réservation. Le système évalue chaque réservation par rapport à vos modèles du cycle de vie actifs et envoie le bon message au bon moment, via le bon canal, avec tous les détails de l'invité et de la propriété pré-remplis.
Cela signifie que vos invités reçoivent une communication professionnelle et opportune, quelle que soit la charge de travail de votre équipe. Une entreprise de gestion de propriétés gérant 50 villas avec des arrivées et départs qui se chevauchent ne peut pas compter uniquement sur l'envoi manuel de messages — les modèles du cycle de vie garantissent que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Déclencheurs disponibles
Chaque modèle du cycle de vie est associé à un événement déclencheur. Les déclencheurs suivants sont disponibles :
| Déclencheur | Quand il se déclenche | Utilisation courante |
|---|---|---|
| Réservation confirmée | Immédiatement après qu'une réservation passe au statut confirmé. | Message de bienvenue avec récapitulatif de la réservation, lien vers le portail invité et détails de paiement. |
| Pré-arrivée | Un nombre configurable de jours avant la date d'arrivée. Par défaut : 2 jours. | Instructions d'enregistrement, itinéraire, codes d'accès à la propriété, recommandations locales. |
| Jour d'arrivée | Le matin de la date d'arrivée. | Message de bienvenue du jour, coordonnées du concierge, rappel pour la réservation d'activités. |
| Rappel de départ | Un nombre configurable de jours avant la date de départ. Par défaut : 1 jour. | Instructions de départ, rappel de l'heure de départ, demande de commentaires. |
| Post-départ | Après que la date de départ est passée. Par défaut : 1 jour après. | Message de remerciement, lien pour laisser un avis, invitation à réserver à nouveau. |
| Paiement reçu | Lorsqu'un paiement est enregistré avec succès pour la réservation. | Confirmation de paiement avec le montant, le solde restant et le lien vers le reçu. |
| Facture envoyée | Lorsque vous cliquez sur Envoyer la facture sur une facture de conciergerie en brouillon. | Facture détaillée de conciergerie avec les totaux par ligne et un lien de paiement en un clic. |
| Réservation annulée | Lorsqu'une réservation est annulée. | Accusé de réception de l'annulation, informations de remboursement, offre de nouvelle réservation. |
Les déclencheurs basés sur le temps (Pré-arrivée, Jour d'arrivée, Rappel de départ, Post-départ) prennent en charge un décalage horaire pour que vous puissiez ajuster le moment d'envoi du message. Par exemple, vous pouvez faire envoyer le message de pré-arrivée 3 jours avant l'arrivée au lieu des 2 jours par défaut, ou envoyer le message de post-départ le jour même du départ.
Variables des modèles
Les modèles du cycle de vie utilisent des variables dynamiques que le système remplace par des données réelles au moment de l'envoi. Les variables sont écrites comme des espaces réservés entre accolades.
Variables invité
| Variable | Description | Exemple |
|---|---|---|
{guest_name} | Nom complet de l'invité | Maria Rodriguez |
{guest_first_name} | Prénom de l'invité | Maria |
Variables réservation
| Variable | Description | Exemple |
|---|---|---|
{booking_code} | Code de confirmation | BK-20260315-001 |
{check_in_date} | Date d'arrivée | 15 mars 2026 |
{check_out_date} | Date de départ | 22 mars 2026 |
{check_in_time} | Heure d'enregistrement à la propriété | 15h00 |
{check_out_time} | Heure de départ de la propriété | 11h00 |
{num_nights} | Durée du séjour | 7 |
{num_guests} | Nombre d'invités | 4 |
Variables propriété
| Variable | Description | Exemple |
|---|---|---|
{property_name} | Nom d'affichage de la propriété | Villa Mariposa |
{property_address} | Adresse complète de la propriété | Playa Hermosa, Guanacaste |
Variables entreprise et portail
| Variable | Description | Exemple |
|---|---|---|
{company_name} | Le nom de votre entreprise | 2CRVR |
{company_phone} | Le téléphone de votre entreprise | +506 2222-3333 |
{portal_link} | URL d'accès au portail invité | https://portal.example.com/... |
Si une variable ne peut pas être résolue (par exemple, {check_in_time} lorsque la propriété n'a pas d'heure d'enregistrement configurée), le texte de l'espace réservé reste dans le message. Le journal d'envoi signale ces cas afin que vous puissiez corriger les données sous-jacentes.
Diffusion multi-canal
Chaque modèle du cycle de vie spécifie quel canal utiliser pour la diffusion :
- E-mail — Fonctionne pour tous les invités ayant une adresse e-mail enregistrée.
- WhatsApp — Nécessite que l'invité ait un numéro de téléphone et que votre canal WhatsApp Business soit connecté.
- SMS — Nécessite que l'invité ait un numéro de téléphone et que votre canal SMS soit connecté.
Priorité des canaux et solutions de repli
Lorsque vous configurez un modèle du cycle de vie, vous sélectionnez un canal de diffusion principal. Si ce canal n'est pas disponible pour un invité spécifique (par exemple, aucun numéro de téléphone enregistré pour un modèle WhatsApp), le système passe au canal disponible suivant :
- WhatsApp (préféré pour la diffusion instantanée et le formatage riche)
- SMS (solution de repli fiable lorsque WhatsApp n'est pas disponible)
- E-mail (solution de repli universelle)
Vous pouvez également créer plusieurs modèles du cycle de vie pour le même événement déclencheur sur différents canaux. Par exemple, un message WhatsApp de pré-arrivée et un e-mail de pré-arrivée. Le système enverra d'abord via le canal préféré de l'invité et évitera d'envoyer des messages en double sur les deux.
Configurer votre premier modèle du cycle de vie
- Allez dans Paramètres > Messagerie > Modèles du cycle de vie et cliquez sur Ajouter un modèle du cycle de vie.
- Sélectionnez l'événement déclencheur. Pour votre premier modèle, Pré-arrivée est un bon choix — universellement utile et facile à tester.
- Choisissez le canal de diffusion (E-mail, WhatsApp ou SMS). Commencez par l'E-mail si vous n'êtes pas sûr.
- Rédigez le contenu du modèle en utilisant les variables listées ci-dessus. Voici un exemple de message de pré-arrivée :
Bonjour {guest_first_name},
Votre séjour à la {property_name} approche, le {check_in_date} ! Voici vos détails d'enregistrement :
Heure d'enregistrement : {check_in_time} Adresse :
Vous trouverez l'itinéraire, les informations WiFi, les règles de la maison et plus encore dans votre portail invité :
Si vous avez des questions avant votre arrivée, répondez simplement à ce message. Nous avons hâte de vous accueillir !
— L'équipe
- Définissez le décalage horaire — le nombre de jours avant l'arrivée pour l'envoi. Deux jours est une bonne valeur par défaut.
- Enregistrez et activez le modèle. Il se déclenchera pour toutes les futures réservations correspondant aux critères du déclencheur.
Tester les modèles avant activation
N'activez jamais un modèle du cycle de vie sans l'avoir testé au préalable. Argonautas propose une fonction de test intégrée :
- Ouvrez le modèle du cycle de vie que vous souhaitez tester.
- Cliquez sur Envoyer un test.
- Sélectionnez une réservation existante à utiliser comme source de données — cela fournit des valeurs réelles pour toutes les variables du modèle.
- Choisissez un destinataire de test (votre propre e-mail, numéro de téléphone, ou celui d'un membre de l'équipe).
- Cliquez sur Envoyer.
Le système envoie le message entièrement résolu à votre destinataire de test via le canal configuré. Vérifiez le résultat pour détecter les variables manquantes ou non résolues, les problèmes de formatage (surtout sur WhatsApp), le ton, et si le libellé temporel correspond au moment où le message est envoyé. Corrigez tout problème et testez à nouveau avant d'activer.
Remplacements par propriété
Toutes les propriétés n'ont pas les mêmes procédures d'enregistrement, itinéraires ou règles de la maison. Les modèles du cycle de vie prennent en charge les remplacements par propriété afin que vous puissiez personnaliser la messagerie pour des villas spécifiques :
- Restriction par propriété — Lors de la configuration d'un modèle du cycle de vie, vous pouvez le restreindre à une ou plusieurs propriétés spécifiques. Le modèle ne se déclenche que pour les réservations de ces propriétés.
- Plusieurs modèles par déclencheur — Créez un modèle de pré-arrivée général pour la plupart des propriétés, puis créez des modèles spécifiques à une propriété pour les villas nécessitant des instructions personnalisées.
Par exemple :
| Modèle | Déclencheur | Propriétés | Contenu |
|---|---|---|---|
| Pré-arrivée générale | Pré-arrivée | Toutes (par défaut) | Instructions d'enregistrement standard avec lien vers le portail. |
| Pré-arrivée Villa Mariposa | Pré-arrivée | Villa Mariposa uniquement | Code de la porte d'entrée, avertissement pour l'allée pentue, contact du gardien. |
| Pré-arrivée Villas en front de mer | Pré-arrivée | Casa Playa, Villa Mar, Villa Oceano | Instructions d'accès à la plage, lien vers l'horaire des marées. |
Lorsqu'une réservation correspond à plusieurs modèles pour le même déclencheur et canal, le modèle le plus spécifique est prioritaire. Un modèle restreint à une seule propriété remplace celui qui s'applique à toutes les propriétés.
Surveillance
Chaque message du cycle de vie déclenché est enregistré dans le journal d'envoi, accessible depuis la page de détail du modèle du cycle de vie. Le journal affiche la réservation, l'invité, le canal, l'horodatage et l'état de la diffusion. Consultez périodiquement le journal d'envoi pour vous assurer que les modèles se déclenchent comme prévu et pour détecter rapidement les échecs de livraison.
Concepts clés
- Modèle du cycle de vie — Un message automatisé lié à un événement de réservation. Configuré une fois, se déclenche pour chaque réservation correspondante.
- Déclencheur — L'événement de réservation qui provoque le déclenchement du modèle (confirmation, pré-arrivée, départ, etc.).
- Décalage horaire — Le nombre de jours avant ou après l'événement déclencheur où le message doit être envoyé.
- Solution de repli de canal — Si le canal principal n'est pas disponible, le système essaie le canal disponible suivant.
- Remplacement par propriété — Un modèle restreint à des propriétés spécifiques, permettant une messagerie personnalisée par villa.
Questions courantes
Puis-je avoir plusieurs modèles du cycle de vie pour le même événement ? Oui. Vous pouvez avoir différents modèles pour différents canaux (WhatsApp vs e-mail) et différentes propriétés. Le système envoie la correspondance la plus spécifique.
Les modèles du cycle de vie se déclenchent-ils pour les réservations OTA ? Oui. Toute réservation confirmée dans le système — qu'elle ait été créée manuellement, synchronisée depuis Airbnb ou importée depuis Booking.com — déclenche les modèles du cycle de vie tant que l'invité dispose d'informations de contact valides.
Que faire si je veux suspendre un modèle pendant la basse saison ? Chaque modèle a un interrupteur activé/désactivé. Désactivez-le pour arrêter son déclenchement, et réactivez-le lorsque vous êtes prêt.
Les invités peuvent-ils répondre aux messages du cycle de vie ? Oui. Si un invité répond à un message du cycle de vie, la réponse apparaît dans votre Boîte de réception comme une conversation normale. Votre équipe peut ensuite poursuivre la conversation manuellement.
Liens connexes
- Modèles de messages — Création et gestion des modèles manuels et du cycle de vie.
- Guide de messagerie — La boîte de réception unifiée où apparaissent les réponses aux messages du cycle de vie.
- Guide de communication avec les invités — Bonnes pratiques pour la messagerie avec les invités sur tous les canaux.
- Cycle de vie de la réservation — Les événements de réservation qui déclenchent les modèles du cycle de vie.