Plantillas de Mensajes del Ciclo de Vida
Las plantillas del ciclo de vida son mensajes automatizados activados por eventos de la reserva. En lugar de recordar enviar un recordatorio de check-in dos días antes de cada llegada o un mensaje de agradecimiento después de cada salida, usted configura la plantilla una vez y Argonautas se encarga del resto.
¿Qué Son las Plantillas del Ciclo de Vida?
Una plantilla del ciclo de vida es un mensaje que se activa automáticamente cuando ocurre un evento específico en el ciclo de vida de una reserva. El sistema evalúa cada reserva con respecto a sus plantillas del ciclo de vida activas y envía el mensaje correcto en el momento adecuado, a través del canal correcto, con todos los detalles del huésped y la propiedad completados.
Esto significa que sus huéspedes reciben comunicación oportuna y profesional, independientemente de lo ocupado que esté su equipo. Una empresa de gestión de propiedades que maneja 50 villas con check-ins y check-outs superpuestos no puede depender únicamente de mensajes manuales; las plantillas del ciclo de vida garantizan que nada se pase por alto.
Desencadenadores Disponibles
Cada plantilla del ciclo de vida está asociada con un evento desencadenante. Los siguientes desencadenantes están disponibles:
| Desencadenante | Cuándo se Activa | Uso Común |
|---|---|---|
| Reserva Confirmada | Inmediatamente después de que el estado de una reserva cambia a confirmado. | Mensaje de bienvenida con resumen de la reserva, enlace al portal del huésped y detalles de pago. |
| Pre-Llegada | Un número configurable de días antes de la fecha de check-in. El valor predeterminado es 2 días. | Instrucciones de check-in, direcciones, códigos de acceso a la propiedad, recomendaciones locales. |
| Día de Check-In | En la mañana de la fecha de check-in. | Bienvenida del día, información de contacto del conserje, recordatorio para reservar actividades. |
| Recordatorio de Check-Out | Un número configurable de días antes de la fecha de check-out. El valor predeterminado es 1 día. | Instrucciones de salida, recordatorio de la hora de salida, solicitud de comentarios. |
| Post-Salida | Después de que pasa la fecha de check-out. El valor predeterminado es 1 día después. | Mensaje de agradecimiento, enlace para solicitar una reseña, invitación a reservar nuevamente. |
| Pago Recibido | Cuando se registra exitosamente un pago contra la reserva. | Confirmación de pago con monto, saldo pendiente y enlace al recibo. |
| Factura Enviada | Cuando haces clic en Enviar factura en una factura de conserjería en borrador. | Factura detallada de conserjería con totales por línea y un enlace de pago de un solo clic. |
| Reserva Cancelada | Cuando se cancela una reserva. | Acuse de recibo de la cancelación, información de reembolso, oferta para volver a reservar. |
Los desencadenantes basados en tiempo (Pre-Llegada, Día de Check-In, Recordatorio de Check-Out, Post-Salida) admiten un desplazamiento de tiempo para que pueda ajustar cuándo se envía el mensaje. Por ejemplo, puede cambiar el mensaje de pre-llegada para que se envíe 3 días antes del check-in en lugar de los 2 predeterminados, o enviar el mensaje de post-salida el mismo día de la partida.
Variables de Plantilla
Las plantillas del ciclo de vida utilizan variables dinámicas que el sistema reemplaza con datos reales en el momento del envío. Las variables se escriben como marcadores de posición envueltos en llaves.
Variables del Huésped
| Variable | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
{guest_name} | Nombre completo del huésped | María Rodríguez |
{guest_first_name} | Primer nombre del huésped | María |
Variables de la Reserva
| Variable | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
{booking_code} | Código de confirmación | BK-20260315-001 |
{check_in_date} | Fecha de llegada | 15 de marzo de 2026 |
{check_out_date} | Fecha de salida | 22 de marzo de 2026 |
{check_in_time} | Hora de check-in de la propiedad | 3:00 PM |
{check_out_time} | Hora de check-out de la propiedad | 11:00 AM |
{num_nights} | Duración de la estadía | 7 |
{num_guests} | Número de huéspedes | 4 |
Variables de la Propiedad
| Variable | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
{property_name} | Nombre de la propiedad | Villa Mariposa |
{property_address} | Dirección completa de la propiedad | Playa Hermosa, Guanacaste |
Variables de la Empresa y el Portal
| Variable | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
{company_name} | Nombre de su empresa | 2CRVR |
{company_phone} | Teléfono de su empresa | +506 2222-3333 |
{portal_link} | URL de acceso al portal del huésped | https://portal.example.com/... |
Si una variable no se puede resolver (por ejemplo, {check_in_time} cuando la propiedad no tiene configurada una hora de check-in), el texto del marcador de posición permanece en el mensaje. El registro de envío marca estos casos para que pueda corregir los datos subyacentes.
Entrega Multicanal
Cada plantilla del ciclo de vida especifica qué canal utilizar para la entrega:
- Correo electrónico -- Funciona para todos los huéspedes que tengan una dirección de correo electrónico registrada.
- WhatsApp -- Requiere que el huésped tenga un número de teléfono y que su canal de WhatsApp Business esté conectado.
- SMS -- Requiere que el huésped tenga un número de teléfono y que su canal de SMS esté conectado.
Prioridad de Canal y Alternativas
Cuando configura una plantilla del ciclo de vida, selecciona un canal de entrega principal. Si ese canal no está disponible para un huésped específico (por ejemplo, no hay número de teléfono registrado para una plantilla de WhatsApp), el sistema recurre al siguiente canal disponible:
- WhatsApp (preferido para entrega instantánea y formato enriquecido)
- SMS (alternativa confiable cuando WhatsApp no está disponible)
- Correo electrónico (alternativa universal)
También puede crear múltiples plantillas del ciclo de vida para el mismo evento desencadenante en diferentes canales. Por ejemplo, un mensaje de pre-llegada por WhatsApp y un mensaje de pre-llegada por correo electrónico. El sistema enviará primero a través del canal preferido del huésped y evitará enviar mensajes duplicados en ambos.
Configurar su Primera Plantilla del Ciclo de Vida
- Vaya a Configuración > Mensajería > Plantillas del Ciclo de Vida y haga clic en Agregar Plantilla del Ciclo de Vida.
- Seleccione el evento desencadenante. Para su primera plantilla, Pre-Llegada es una buena opción: universalmente útil y fácil de probar.
- Elija el canal de entrega (Correo electrónico, WhatsApp o SMS). Comience con Correo electrónico si no está seguro.
- Escriba el contenido de la plantilla utilizando las variables enumeradas anteriormente. Aquí tiene un ejemplo de mensaje de pre-llegada:
Hola {guest_first_name},
¡Su estadía en {property_name} se acerca para el {check_in_date}! Aquí están los detalles de su check-in:
Hora de check-in: {check_in_time} Dirección:
Puede encontrar direcciones, información de WiFi, reglas de la casa y más en su portal del huésped:
Si tiene alguna pregunta antes de su llegada, simplemente responda a este mensaje. ¡Esperamos poder hospedarlo!
-- El equipo de
- Establezca el desplazamiento de tiempo: el número de días antes del check-in para enviar el mensaje. Dos días es un buen valor predeterminado.
- Guarde y habilite la plantilla. Se activará para todas las reservas futuras que cumplan con los criterios del desencadenante.
Probar Plantillas Antes de Activar
Nunca habilite una plantilla del ciclo de vida sin probarla primero. Argonautas proporciona una función de prueba integrada:
- Abra la plantilla del ciclo de vida que desea probar.
- Haga clic en Enviar Prueba.
- Seleccione una reserva existente para usar como fuente de datos; esto proporciona valores reales para todas las variables de la plantilla.
- Elija un destinatario de prueba (su propio correo electrónico, número de teléfono o el de un miembro del equipo).
- Haga clic en Enviar.
El sistema envía el mensaje completamente resuelto a su destinatario de prueba a través del canal configurado. Revise la salida en busca de variables faltantes o no resueltas, problemas de formato (especialmente en WhatsApp), tono, y si el lenguaje de tiempo coincide con cuándo se envía el mensaje. Corrija cualquier problema y pruebe nuevamente antes de habilitar.
Anulaciones por Propiedad
No todas las propiedades tienen los mismos procedimientos de check-in, direcciones o reglas de la casa. Las plantillas del ciclo de vida admiten anulaciones por propiedad para que pueda personalizar los mensajes para villas específicas:
- Restricción por propiedad -- Al configurar una plantilla del ciclo de vida, puede restringirla a una o más propiedades específicas. La plantilla se activa solo para reservas en esas propiedades.
- Múltiples plantillas por desencadenante -- Cree una plantilla de pre-llegada general para la mayoría de las propiedades, luego cree plantillas específicas por propiedad para villas que necesiten instrucciones personalizadas.
Por ejemplo:
| Plantilla | Desencadenante | Propiedades | Contenido |
|---|---|---|---|
| Pre-Llegada General | Pre-Llegada | Todas (predeterminado) | Instrucciones estándar de check-in con enlace al portal. |
| Pre-Llegada Villa Mariposa | Pre-Llegada | Solo Villa Mariposa | Código de la puerta, advertencia de entrada empinada, contacto del cuidador. |
| Pre-Llegada Villas Frente al Mar | Pre-Llegada | Casa Playa, Villa Mar, Villa Oceano | Instrucciones de acceso a la playa, enlace al horario de mareas. |
Cuando una reserva coincide con múltiples plantillas para el mismo desencadenante y canal, la plantilla más específica tiene prioridad. Una plantilla restringida a una sola propiedad anula una que se aplica a todas las propiedades.
Monitoreo
Cada mensaje del ciclo de vida que se activa se registra en el registro de envíos, accesible desde la página de detalles de la plantilla del ciclo de vida. El registro muestra la reserva, el huésped, el canal, la marca de tiempo y el estado de entrega. Revise el registro de envíos periódicamente para asegurarse de que las plantillas se activen según lo esperado y para detectar fallos de entrega temprano.
Conceptos Clave
- Plantilla del ciclo de vida -- Un mensaje automatizado vinculado a un evento de reserva. Se configura una vez y se activa para cada reserva que coincida.
- Desencadenante -- El evento de reserva que hace que la plantilla se active (confirmación, pre-llegada, salida, etc.).
- Desplazamiento de tiempo -- Cuántos días antes o después del evento desencadenante se debe enviar el mensaje.
- Alternativa de canal -- Si el canal principal no está disponible, el sistema intenta el siguiente canal disponible.
- Anulación por propiedad -- Una plantilla restringida a propiedades específicas, lo que permite mensajes personalizados por villa.
Preguntas Comunes
¿Puedo tener múltiples plantillas del ciclo de vida para el mismo evento? Sí. Puede tener diferentes plantillas para diferentes canales (WhatsApp vs. correo electrónico) y diferentes propiedades. El sistema envía la coincidencia más específica.
¿Las plantillas del ciclo de vida se activan para reservas de OTA? Sí. Cualquier reserva confirmada en el sistema, ya sea creada manualmente, sincronizada desde Airbnb o importada desde Booking.com, activa las plantillas del ciclo de vida siempre que el huésped tenga información de contacto válida.
¿Qué pasa si quiero pausar una plantilla durante la temporada baja? Cada plantilla tiene un interruptor de habilitado/deshabilitado. Deshabilítelo para evitar que se active y vuelva a habilitarlo cuando esté listo.
¿Los huéspedes pueden responder a los mensajes del ciclo de vida? Sí. Si un huésped responde a un mensaje del ciclo de vida, la respuesta aparece en su Bandeja de entrada como una conversación normal. Su equipo puede continuar el hilo manualmente.
Relacionado
- Plantillas de Mensajes -- Crear y gestionar plantillas manuales y del ciclo de vida.
- Guía de Mensajería -- La bandeja de entrada unificada donde aparecen las respuestas a los mensajes del ciclo de vida.
- Guía de Comunicación con Huéspedes -- Mejores prácticas para la mensajería con huéspedes en todos los canales.
- Ciclo de Vida de la Reserva -- Los eventos de reserva que impulsan los desencadenantes de las plantillas del ciclo de vida.