Descripción general del Módulo de Concierge
El módulo de concierge registra cada servicio que un huésped reserva en torno a su estadía: actividades, traslados, chefs privados, bienestar y cualquier otra cosa. Reemplaza la hoja de cálculo con un solo lugar para ver quién está alojado, qué solicitó y qué aún requiere acción.
Descripción general
Cada solicitud de servicio se rastrea desde el momento en que llega, pasando por la confirmación y la entrega, hasta la liquidación de la comisión. El módulo tiene estas pantallas principales:
| Pantalla | Para qué sirve |
|---|---|
| Panel | Los números de hoy, las llegadas y salidas de hoy, las solicitudes abiertas y los huéspedes alojados |
| Turnovers | Una agenda día a día de salidas, huéspedes alojados y llegadas |
| Portafolios | Un portafolio de viaje por reserva, que contiene los servicios de ese huésped |
| Servicios | La Cola de Servicios: cada solicitud de servicio en todos los portafolios |
| Proveedores y Catálogo | Los proveedores con los que trabaja y los servicios que ofrecen |
Las comisiones que deben los proveedores se rastrean en una página separada de Comisiones (ver Seguimiento de Comisiones).
Las Áreas Principales
Panel
El panel es la pantalla de inicio del equipo de concierge. Sus cuatro tarjetas en la parte superior muestran los números de hoy:
- Llegadas de Hoy: reservas que llegan hoy.
- Salidas de Hoy: reservas que salen hoy.
- Huéspedes Alojados: el número de huéspedes (adultos y niños) cuya estadía abarca el día de hoy.
- Solicitudes Pendientes: solicitudes de servicio que aún requieren acción, en estado Requested o Awaiting Provider.
Cada tarjeta es un acceso directo. Llegadas de Hoy, Salidas de Hoy y Huéspedes Alojados abren Portafolios filtrado por esos huéspedes. Solicitudes Pendientes abre la Cola de Servicios filtrada por solicitudes abiertas. Ver Acceso y Flujo de Trabajo del Concierge.
Debajo de las tarjetas hay tres bloques:
- Hoy: las salidas de hoy (marcadas como Out) y las llegadas (marcadas como In), con la propiedad, el huésped y el tamaño del grupo. Haga clic en una fila para abrir el portafolio de ese huésped.
- Solicitudes Pendientes: las primeras diez solicitudes abiertas, con el servicio, el huésped, la propiedad y la fecha. Cada fila tiene una marca de verificación (Marcar como atendida) y una X (Cancelar solicitud). Ver Todo abre la Cola de Servicios completa. Cuando algunas solicitudes abiertas tienen una fecha que ya pasó, aparece un botón Cancelar solicitudes pasadas para eliminarlas de una vez.
- Huéspedes Alojados: una fila por estadía, con las fechas, las noches restantes, el tamaño del grupo y chips que cuentan los servicios pendientes, confirmados y completados del huésped. Los huéspedes con algo reservado o en espera se listan primero. Haga clic en una fila para abrir el portafolio.
En un teléfono, las tarjetas se ubican de dos en dos y los bloques se apilan en una sola columna.
Nota: Para un concierge, el panel cubre sus propias casas: las propiedades que tiene asignadas como concierge. Portafolios, Servicios y Turnovers también comienzan en Mis casas y tienen un interruptor Toda la empresa para ver todas las propiedades. Los administradores, los gerentes de propiedades y cualquier persona sin una asignación de concierge ven toda la empresa. Ver Mis Casas vs. Toda la Empresa.
Turnovers
Turnovers es una agenda día a día para los concierges. Cada día lista sus salidas y llegadas y resume los huéspedes alojados en una línea que puede expandir. Los chips señalan los servicios programados ese día y las solicitudes abiertas. Funciona bien en un teléfono. Ver Turnovers: La Agenda Día a Día.
Portafolios
Un Portafolio de Viaje contiene todos los servicios de una reserva. Cada reserva tiene exactamente un portafolio, creado automáticamente cuando se crea la reserva.
La página de Portafolios los lista en una tabla con estas columnas:
- Nombre del huésped
- Propiedad
- Fechas de llegada y salida
- Número de servicios
- Estado del portafolio
Para reducir la lista, busque por huésped o propiedad, elija un Estado o establezca un rango de Llegada Desde / Llegada Hasta. Las estadías pasadas y las reservas canceladas se ocultan hasta que marque Mostrar archivados. El interruptor Mis casas / Toda la empresa en el encabezado elige si ve solo sus propiedades asignadas o toda la empresa. Cuando llega desde una tarjeta del panel, un banner nombra el filtro (por ejemplo Llegadas de hoy) con un botón Limpiar. Haga clic en cualquier fila para abrir el portafolio.
Estados del Portafolio
| Estado | Significado |
|---|---|
| Open | El portafolio está activo. Se pueden agregar y modificar servicios. |
| Locked | El plazo de modificación del portafolio ha pasado, por lo que el huésped no puede agregar ni modificar servicios. Argonautas Suite revisa cada 15 minutos y bloquea los portafolios cuyo plazo haya pasado. |
| Finalized | El viaje está cerrado. |
| Cancelled | La reserva fue cancelada. El portafolio y todos sus servicios se cancelan automáticamente. |
Nota: Nada en la aplicación establece un plazo de modificación ni finaliza un portafolio hoy, así que en la práctica un portafolio está Open o Cancelled.
Proveedores y Catálogo
Los Proveedores de Servicios son los proveedores externos con los que trabaja su equipo: empresas de tours, chefs privados, servicios de traslado, etc. El Catálogo lista los servicios que ofrecen, con precios, comisión, logística y contenido para el huésped. Usted elige del catálogo cuando agrega un servicio a un portafolio.
Los concierges pueden agregar y editar proveedores y entradas del catálogo, pero no pueden eliminarlos. Solo los gerentes de propiedades y los administradores pueden eliminar. Los concierges encuentran Proveedores y Catálogo en su barra lateral de concierge. Los gerentes de propiedades y los administradores encuentran Proveedores bajo Distribución y Catálogo de Servicios bajo Admin en la barra lateral principal.
Ver Proveedores de Servicios para el directorio de proveedores y Servicios de Viaje para las entradas del catálogo.
Comisiones
La página de Comisiones rastrea lo que los proveedores le deben. Se crea un registro de comisión cada vez que se confirma un servicio, y permanece Pending hasta que usted lo liquide.
Los gerentes de propiedades y los administradores la abren desde Comisiones de Concierge en la sección Finanzas de la barra lateral principal. En la barra lateral de concierge, Comisiones muestra una insignia de Próximamente y aún no se puede hacer clic.
Ver Seguimiento de Comisiones para las tarjetas de resumen, los filtros y cómo liquidar una comisión.
Cómo Funciona: El Ciclo de Vida del Artículo de Servicio
Un artículo de servicio pasa de la solicitud del huésped a la finalización. Argonautas Suite rastrea dos estados para cada artículo: uno para su equipo y uno más simple que ve el huésped.
Flujo de Estado Interno
Requested → Awaiting Provider → Confirmed → Completed
↓
Cancelled- Requested: un huésped solicitó el servicio, o un miembro del equipo lo agregó. Puede que un proveedor ya esté asignado o no.
- Awaiting Provider: la solicitud se envió al proveedor con Enviar al proveedor, y usted espera su respuesta.
- Confirmed: el servicio está reservado. El precio y las condiciones de pago quedan fijados, se crea un registro de comisión y se notifica al huésped.
- Completed: el servicio se entregó.
- Cancelled: el servicio se canceló en algún momento.
Estado Visible para el Huésped
Los huéspedes ven una versión más simple:
| Estado Interno | El Huésped Ve |
|---|---|
| Requested | Pending |
| Awaiting Provider | Pending |
| Confirmed | Confirmed |
| Completed | Confirmed |
| Cancelled | Cancelled |
Esto mantiene su coordinación privada mientras les da a los huéspedes actualizaciones claras.
Tipos de Servicio
Cada artículo de servicio tiene uno de estos tipos:
- Actividad / Tour: tours, excursiones, deportes acuáticos.
- Traslado: recogidas y entregas en el aeropuerto, otro transporte.
- Alquiler de Auto
- Chef Privado: comidas en la villa.
- Bienestar: masajes, yoga, tratamientos de spa.
- Otro: cualquier otra cosa.
Estrategias de Pago
Cuando confirma un servicio, elige Cómo nos pagan:
| Opción | Qué significa |
|---|---|
| El huésped paga al proveedor; el proveedor nos paga nuestra comisión | El huésped paga al proveedor directamente al momento del servicio. |
| El huésped nos paga el total; nosotros pagamos al proveedor | Argonautas Suite cobra el precio total al huésped. |
| El huésped nos paga nuestra comisión; paga el resto al proveedor | Argonautas Suite cobra un depósito igual a su comisión. El huésped paga el saldo al proveedor. |
| Incluido en la estadía (sin cargo adicional) | El servicio es parte del alojamiento. Sin cargo adicional. |
Cuenta y Seguridad
Los concierges gestionan su inicio de sesión desde Cuenta y Seguridad en la barra lateral de concierge. Tiene cuatro pestañas:
- Perfil: nombre, teléfono, correo electrónico y avatar.
- Seguridad: cambie su contraseña, registre passkeys, establezca un intervalo de cierre de sesión automático y active la autenticación de dos factores (2FA) con una aplicación de autenticación.
- Sesiones: sus sesiones activas y el historial de inicios de sesión recientes (intentos exitosos y fallidos, con dirección IP, ubicación y hora). Cerrar todas las demás sesiones finaliza todas las sesiones excepto la actual.
- Notificaciones: sus preferencias de notificación.
Cuando lo invitan al portal de concierge, la invitación llega por el canal elegido para usted (correo electrónico o WhatsApp). Aceptarla lo lleva directamente al panel de concierge.
Lo Que Ve el Huésped
Los huéspedes acceden a sus servicios desde el portal del huésped, que abren con un enlace seguro (sin contraseña). En el portal pueden:
- Explorar Explorar Actividades y Servicios (el elemento Servicios en el menú del portal) y solicitar un servicio.
- Ver todo en su viaje bajo Mis Servicios de Viaje, con el estado visible para el huésped, la fecha y la hora.
Una solicitud del huésped llega como un artículo Requested para su equipo. Los huéspedes nunca ven los estados internos ni sus notas internas. Ver Servicios para Huéspedes.
Preguntas Frecuentes
¿Cuándo se crea un portafolio? Automáticamente, cuando se crea la reserva. Usted nunca crea portafolios a mano.
¿Qué sucede si se cancela una reserva? Argonautas Suite cancela el portafolio y todos sus artículos de servicio automáticamente.
¿Puede un huésped solicitar un servicio sin elegir un proveedor? Sí. El proveedor proviene de la entrada del catálogo o lo asigna su equipo. Un servicio no se puede confirmar hasta que tenga un proveedor.
¿Cómo se calculan las comisiones? Cuando se confirma un servicio, Argonautas Suite aplica la regla de comisión establecida en la entrada del catálogo, o la regla del proveedor si la entrada no tiene ninguna. Una regla puede ser un porcentaje del total, un monto fijo por huésped que paga o un monto fijo por reserva. Ver Seguimiento de Comisiones.
¿Puedo liquidar comisiones en lote? No. Cada comisión se liquida por separado, con su propia referencia de pago.
Relacionado
- Acceso y Flujo de Trabajo del Concierge: otorgar acceso de concierge, el alcance de Mis casas y la agenda de Turnovers
- Servicios de Viaje: gestionar artículos de servicio individuales y el catálogo
- Proveedores de Servicios: configurar su directorio de proveedores
- Reservas: cómo se conectan las reservas con los portafolios de viaje