Resumen del Módulo Conserjería
El módulo de conserjería en Argonautas reemplaza la gestión de servicios de viaje basada en hojas de cálculo con un sistema estructurado para organizar las experiencias de los huéspedes. Coordine actividades, traslados, chefs privados y otros servicios en todas sus propiedades desde un solo lugar.
Descripción general
Para los administradores de propiedades que gestionan villas vacacionales, los servicios para los huéspedes son una parte importante de la experiencia y una oportunidad de ingresos. El módulo de conserjería rastrea cada solicitud de servicio desde el momento en que un huésped la realiza hasta su confirmación, ejecución y liquidación de comisiones. Conecta cuatro áreas: un panel de control en tiempo real, portafolios de viaje vinculados a cada reserva, un directorio de proveedores y un seguimiento financiero de comisiones.
Las cuatro áreas principales
Panel de control
El panel de control es la pantalla principal del equipo de conserjería. Proporciona una vista rápida de la carga de trabajo actual y el rendimiento financiero a través de cuatro tarjetas de estadísticas:
- Servicios esta semana — Servicios confirmados programados en los próximos 7 días.
- Solicitudes pendientes — Elementos de servicio que aún están en estado "Solicitado" y requieren acción de la conserjería.
- Comisiones pendientes — Valor en dólares de las comisiones aún no liquidadas.
- Ganado este mes — Total de ingresos por comisiones para el mes actual.
Debajo de las estadísticas, dos tablas muestran los elementos más procesables:
- Solicitudes pendientes — Una tabla de elementos de servicio que esperan asignación, mostrando el nombre del huésped, la propiedad, el nombre del servicio, la fecha programada y cuánto tiempo hace que se realizó la solicitud. Haga clic en cualquier fila para ir directamente a ese portafolio.
- Próximos servicios — Servicios confirmados para la próxima semana, mostrando el nombre del huésped, el servicio, la fecha/hora, el proveedor asignado y el estado interno.
Los botones de acceso rápido en el encabezado enlazan a Proveedores, Comisiones y Portafolios.
Nota: El panel de control de conserjería y los Portafolios son para toda la empresa: cada conserje ve todos los portafolios y huéspedes alojados de la empresa, no solo las reservas que se le asignaron. (Las comisiones son la excepción: cada conserje solo ve sus propios registros de comisiones).
[Captura de pantalla: Panel de control de conserjería que muestra tarjetas de estadísticas, tabla de solicitudes pendientes y servicios próximos]
Portafolios
Un Portafolio de Viaje es un contenedor para todos los servicios asociados con una sola reserva. Existe una relación uno a uno entre una reserva y su portafolio: cada estadía de huésped tiene exactamente un portafolio.
La página de Portafolios muestra una tabla que se puede buscar y filtrar con columnas para:
- Nombre del huésped
- Propiedad
- Fechas de llegada y salida
- Número de elementos de servicio
- Estado del portafolio
Los Filtros le permiten acotar por texto de búsqueda, estado del portafolio y rango de fechas de llegada. Haga clic en cualquier fila para abrir la vista de detalle del portafolio donde puede gestionar los elementos de servicio individuales.
Estados del Portafolio
| Estado | Significado |
|---|---|
| Abierto | El portafolio está activo y acepta nuevas solicitudes de servicio o modificaciones. |
| Bloqueado | La fecha límite de modificación ha pasado. Sin más cambios por parte del huésped. El sistema bloquea automáticamente los portafolios cuando la fecha límite expira (se revisa cada 15 minutos). |
| Finalizado | Todos los servicios se han prestado y el portafolio está cerrado. |
| Cancelado | La reserva asociada fue cancelada. Cuando se cancela una reserva, el portafolio y todos sus elementos de servicio se cancelan automáticamente mediante una señal del sistema. |
[Captura de pantalla: Lista de portafolios con filtros e insignias de estado]
Proveedores
Los Proveedores de Servicios son los vendedores externos con los que trabaja su equipo de conserjería: empresas de turismo, chefs privados, servicios de traslado, etc. Cada registro de proveedor está limitado a su empresa.
La página de Proveedores muestra una tabla que se puede buscar con:
- Nombre del proveedor
- Persona de contacto y número de teléfono
- Canal de comunicación preferido (WhatsApp, Correo electrónico o Teléfono)
- Porcentaje de comisión predeterminado
- Estado Activo/Inactivo
Desde esta página puede agregar nuevos proveedores y hacer clic en un proveedor para editar sus detalles. Los conserjes pueden crear y editar proveedores, pero no pueden eliminarlos; solo los administradores de propiedades y los administradores ven la acción de eliminar. Lo mismo aplica para el Catálogo de servicios (consulte Servicios de Viaje): los conserjes pueden agregar y editar entradas del catálogo, pero no eliminarlas. Se puede acceder a los proveedores y al catálogo tanto desde el portal de Conserjería como desde el menú de Admin para administradores.
Cada registro de proveedor incluye:
- Detalles de contacto — Nombre, teléfono, correo electrónico y número de WhatsApp.
- Canal preferido — Cómo el equipo de conserjería contacta normalmente a este proveedor (WhatsApp, correo electrónico o teléfono).
- Comisión predeterminada — El porcentaje de comisión estándar que se aplica al crear elementos de servicio con este proveedor.
- Patrón de liquidación — Cómo se liquidan las comisiones: el proveedor paga al conserje directamente o la liquidación se maneja manualmente.
- Notas — Notas de formato libre sobre el proveedor.
[Captura de pantalla: Lista de proveedores que muestra información de contacto, insignias de canal y tasas de comisión]
Comisiones
Para conserjes: el elemento Comisiones en la barra lateral de conserjería actualmente muestra una insignia de "Próximamente" y aún no se puede hacer clic. El seguimiento y la liquidación de comisiones son manejados por los administradores de propiedades y los administradores por ahora. El resto de esta sección describe esa vista.
La página de Comisiones rastrea el aspecto financiero de los servicios de conserjería. Cada elemento de servicio confirmado genera un registro de comisión que pasa por un ciclo de vida de liquidación.
En la parte superior, cuatro tarjetas de resumen muestran:
- Total Bruto — Suma de todos los montos brutos de servicios en la vista filtrada.
- Comisión Total — Suma de todos los montos de comisiones.
- Pendientes — Número de comisiones que esperan liquidación.
- Liquidadas — Número de comisiones que se han pagado.
La tabla de comisiones muestra cada registro con:
- Nombre del servicio
- Nombre del proveedor
- Conserje que organizó el servicio
- Monto bruto y monto de la comisión
- Estado de liquidación (Pendiente, Liquidada o Revertida)
- Fecha de liquidación
Los Filtros le permiten acotar por rango de fechas, proveedor y estado de liquidación.
Para cualquier comisión pendiente, haga clic en Liquidar para abrir un cuadro de diálogo donde ingresa una referencia de pago (por ejemplo, un número de transferencia bancaria) y confirma la liquidación. Esto registra la fecha y la referencia de liquidación con fines de auditoría.
[Captura de pantalla: Tabla de comisiones con estadísticas resumidas y acción de liquidar]
Cómo funciona: El ciclo de vida de un elemento de servicio
Un elemento de servicio pasa por un ciclo de vida definido, desde la solicitud del huésped hasta su finalización. El sistema rastrea dos estados separados para cada elemento: uno para uso interno del equipo y otro visible para el huésped.
Flujo de estado interno
Solicitado → Esperando proveedor → Confirmado → Completado
↓
Cancelado- Solicitado — Un huésped envía una solicitud de servicio (desde el portal del huésped o a través del equipo de conserjería). Aún no se ha asignado ningún proveedor.
- Esperando proveedor — El conserje asigna un proveedor y se comunica para confirmar la disponibilidad.
- Confirmado — El proveedor ha confirmado. La fecha, hora y el precio están definidos.
- Completado — El servicio se ha prestado. Se genera un registro de comisión.
- Cancelado — El servicio se canceló en cualquier punto del flujo.
Estado visible para el huésped
Los huéspedes ven una versión simplificada del estado:
| Estado interno | El huésped ve |
|---|---|
| Solicitado | Pendiente |
| Esperando proveedor | Pendiente |
| Confirmado | Confirmado |
| Completado | Confirmado |
| Cancelado | Cancelado |
Este diseño de estado dual mantiene privados los detalles de coordinación interna, al tiempo que brinda a los huéspedes actualizaciones claras y simples sobre sus servicios.
Tipos de servicios
Cada elemento de servicio se clasifica como uno de:
- Actividad — Tours, excursiones, deportes acuáticos, etc.
- Traslado — Recogidas en el aeropuerto, transporte entre propiedades.
- Chef privado — Experiencias gastronómicas en la villa.
- Otro — Cualquier servicio que no encaje en las categorías anteriores.
Estrategias de pago
Los elementos de servicio admiten un manejo de pago flexible:
- El proveedor cobra el total — El huésped paga al proveedor directamente en el momento del servicio.
- La plataforma cobra el total — El pago se recauda a través de Argonautas.
- La plataforma cobra un depósito — Se cobra un depósito por adelantado; el saldo se paga al proveedor.
- Incluido en la estadía — El costo del servicio está incluido en la tarifa de alojamiento.
Cuenta y seguridad
Los conserjes gestionan su propio inicio de sesión y perfil desde el elemento Cuenta y seguridad en la barra lateral de conserjería. Tiene cuatro pestañas:
- Perfil — nombre, teléfono, correo electrónico y avatar.
- Seguridad — cambiar su contraseña, registrar claves de acceso, establecer un intervalo de cierre de sesión automático (tiempo de espera de sesión) y activar la autenticación de dos factores (2FA) usando una aplicación de autenticación.
- Sesiones — ver sus sesiones activas y el historial de inicio de sesión reciente (intentos exitosos y fallidos, con dirección IP, ubicación y hora), y usar Cerrar sesión en todas las demás sesiones para finalizar todas las sesiones excepto la actual.
- Notificaciones — sus preferencias de notificación.
Cuando recibe una invitación al portal de conserjería, esta se envía a través del canal seleccionado para usted (correo electrónico o WhatsApp), y al aceptarla, accede directamente a la pantalla principal de conserjería.
Portal para el huésped: Planifique su estadía
Los huéspedes acceden a sus servicios de viaje a través de una página dedicada "Planifique su estadía", a la que se llega mediante un enlace con token seguro (no requiere inicio de sesión). Desde esta página, los huéspedes pueden:
- Ver todos los servicios en su portafolio de viaje con los estados visibles para el huésped.
- Enviar nuevas solicitudes de servicio (que llegan como elementos "Solicitados" para el equipo de conserjería).
- Ver las fechas, horas programadas y cualquier nota visible para el huésped.
El portal del huésped utiliza los mismos datos de servicio, pero filtrados a través del sistema de estado visible para el huésped, por lo que los huéspedes nunca ven los detalles del flujo de trabajo interno.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se crea un portafolio? Un portafolio se crea automáticamente cuando se agrega el primer elemento de servicio para una reserva. No es necesario crear portafolios manualmente.
¿Qué sucede si se cancela una reserva? El sistema cancela automáticamente el portafolio asociado y todos sus elementos de servicio. Esto se activa mediante una señal en el modelo de reserva; no se requiere intervención manual.
¿Puede un huésped solicitar un servicio sin especificar un proveedor? Sí. El campo de proveedor es opcional en los elementos de servicio. Los huéspedes generalmente solicitan un servicio por tipo (por ejemplo, "traslado al aeropuerto"), y el equipo de conserjería asigna el proveedor adecuado después.
¿Cómo se calculan las comisiones? Cuando se confirma un elemento de servicio con un proveedor, se crea un registro de comisión utilizando el porcentaje de comisión predeterminado del proveedor aplicado al monto bruto del servicio. La comisión se puede ajustar manualmente si es necesario.
¿Qué significa "Bloqueado" en un portafolio? Un portafolio bloqueado ha superado su fecha límite de modificación, generalmente establecida en relación con la fecha de llegada del huésped. El sistema revisa cada 15 minutos los portafolios que han superado su fecha límite y los bloquea automáticamente. Una vez bloqueados, los huéspedes ya no pueden agregar ni modificar servicios.
¿Puedo liquidar comisiones en lote? Actualmente, las comisiones se liquidan individualmente con una referencia de pago para cada una. Esto garantiza un rastro de auditoría claro para cada liquidación.
Relacionados
- Servicios de Viaje — Guía detallada para gestionar elementos de servicio individuales
- Proveedores de Servicios — Configuración y gestión de su directorio de proveedores
- Reservas — Cómo se conectan las reservas con los portafolios de viaje