Acceso y Flujo de Trabajo de Conserjería

Un conserje se encarga de los servicios al huésped y la planificación previa a la llegada — portafolios de viaje, solicitudes de servicio, proveedores — en todas las propiedades, sin tocar los pagos ni la configuración de propiedades. Esta página explica cómo otorgar ese acceso, qué ve un conserje al iniciar sesión, y las herramientas del día a día creadas para el rol.

El Rol de Conserje

Conserje es un rol que se otorga a un inicio de sesión, distinto de Gerente de Propiedades, Propietario y Personal. Un conserje tiene acceso de lectura y escritura para toda la empresa a Reservas, Huéspedes, el Calendario, Reseñas y Plantillas — las superficies operativas de cara al huésped — pero nunca a la ruta del dinero (pagos, configuración de facturación) ni a la configuración de propiedades.

Dónde se ubica entre los roles:

• Gerente de Propiedades — acceso completo, incluyendo la configuración de propiedades y la ruta del dinero. Un superconjunto de lo que puede alcanzar un conserje.
• Conserje — visibilidad para toda la empresa de los datos de huéspedes y reservas, más las herramientas de conserjería, pero sin la configuración de propiedades ni de pagos.
• Miembro del personal — el rol de limpieza / mantenimiento / en sitio que trabaja desde el portal /staff, separado y mínimo, y que nunca ve las listas de huéspedes y reservas de toda la empresa.

Otorgar acceso de conserje

Dos formas, y se mantienen sincronizadas:

1. Desde Usuarios y Roles. Abra el usuario, y en la sección de roles marque Conserje (texto de ayuda: "Servicios al huésped y pre-llegada"), junto a las casillas de Gerente de Propiedades, Propietario y Personal. Guarde.
2. Desde un puesto de personal. Si la persona tiene un registro de personal, darle el puesto de Conserje o Jefe de Conserjes otorga acceso de conserje automáticamente, y quitar o desactivar ese puesto lo revoca.

Vea Usuarios y Permisos para la pantalla de roles y Permisos Basados en Roles para cómo se asignan los roles al acceso.

El Espacio de Trabajo del Conserje

Un usuario cuyo único rol es conserje ahora trabaja dentro de un solo espacio de trabajo de conserjería consistente — la misma barra lateral y barra superior de conserjería en cada página, incluyendo las pantallas compartidas de Reservas, Huéspedes y Calendario. (Antes, un conserje rebotaba entre un diseño de conserjería y un diseño de administración reducido, lo cual se sentía como dos aplicaciones distintas.) Los administradores y gerentes de propiedades no ven ningún cambio en su propia navegación.

La barra lateral de conserjería agrupa todo bajo un encabezado de Panel:

• Panel — el inicio del conserje, con las solicitudes pendientes de huéspedes por gestionar.
• Portafolios — el portafolio de viaje de cada reserva (su itinerario de servicios).
• Servicios — las solicitudes de servicio en todas las reservas.
• Reservas, Huéspedes, Calendario — las pantallas operativas compartidas.
• Proveedores — el directorio de proveedores de servicios.
• Catálogo — el catálogo de servicios.
• Reseñas, Plantillas — pantallas compartidas para reseñas de huéspedes y plantillas de mensajes.
• Mensajes — la bandeja de entrada del conserje.
• Comisiones — etiquetada como Próximamente por ahora.
• Perfil y Cuenta y Seguridad — el perfil propio del conserje y la seguridad de su inicio de sesión (contraseña, dos factores, llaves de acceso, sesiones).

Marcar una Solicitud como Gestionada

A veces un conserje arregla un servicio fuera de línea — una llamada al chef, una reserva hecha en persona — y solo necesita cerrar la solicitud en el sistema. Eso es Marcar gestionado.

Marcar gestionado es distinto de Confirmar: no envía correo al huésped y no genera una comisión para el proveedor. Simplemente cierra la solicitud como ya arreglada, mientras el huésped la sigue viendo confirmada de su lado, y el registro (y su historial) se conserva. Su información sobreimpresa dice exactamente eso: "Ya gestionado fuera del portal. Se cierra sin enviar correo al huésped."

Lo encontrará en dos lugares, mientras la solicitud sigue abierta (solicitada o esperando un proveedor):

• En el itinerario del Portafolio de Viaje, junto a Confirmar y Cancelar.
• En el Panel de Conserjería, como un botón de marca de verificación en cada fila de solicitud pendiente (junto a Descartar Solicitud).

Una vez que una solicitud se cancela o ya se completó, Marcar gestionado deja de aplicar.

Confirmar vs. Marcar gestionado vs. Descartar. Confirmar arregla el servicio a través de Argonautas — notifica al huésped y registra la comisión del proveedor. Marcar gestionado cierra algo que usted mismo arregló fuera de línea, en silencio. Descartar elimina una solicitud que no va a gestionar en absoluto.

Recibir un Correo por Nuevas Solicitudes

De forma predeterminada, una nueva solicitud de servicio de huésped aparece en el Panel de Conserjería y en ningún otro lugar — no se envía ningún correo. Un conserje que quiera un aviso puede activarlo:

Vaya a Configuración de Cuenta → Notificaciones y active Enviarme un correo sobre nuevas solicitudes ("Cuando un huésped envía una solicitud de servicio por el portal del huésped"). Este interruptor solo aparece para los usuarios conserje. Agrega un correo cada vez que un huésped envía una solicitud; nunca quita la solicitud del panel, que siempre es la fuente de la verdad.

Filtrar la Bandeja de Entrada a los Huéspedes Actuales

En la bandeja de entrada de Mensajes, el filtro de Reserva ofrece Todas las reservas (el predeterminado) y Solo confirmadas. Solo confirmadas ahora significa un huésped actual — tanto las reservas próximas (confirmadas) como los huéspedes en la casa (con check-in hecho). Es el filtro correcto cuando quiere concentrarse en las personas a las que está atendiendo activamente y ocultar las consultas y las estancias pasadas. Vuelva a Todas las reservas para ver todo, incluyendo a los huéspedes que ya hicieron check-out.

Conceptos Clave

• Rol de conserje — lectura/escritura para toda la empresa en datos de huéspedes y reservas; sin ruta del dinero, sin configuración de propiedades.
• Espacio de trabajo unificado — una sola barra lateral y barra superior de conserjería en cada página para los usuarios exclusivamente conserjes.
• Confirmar — arreglar un servicio a través de Argonautas: notifica al huésped y registra una comisión.
• Marcar gestionado — cerrar una solicitud arreglada fuera de línea: sin correo al huésped, sin comisión, registro conservado.
• Descartar — eliminar una solicitud que no va a gestionar.
• Solo confirmadas — un filtro de la bandeja de entrada para huéspedes actuales (confirmados + con check-in hecho).

Preguntas Frecuentes

Un miembro del equipo solo se encarga de los servicios al huésped — ¿qué rol necesita? Solo Conserje. Le da Reservas, Huéspedes, Calendario, Reseñas, Plantillas y las herramientas de conserjería, sin exponer los pagos ni la configuración de propiedades.

Le di a alguien el puesto de personal Conserje pero no la casilla — ¿tiene acceso? Sí. Un puesto de Conserje (o Jefe de Conserjes) activo otorga acceso de conserje por sí solo, y quitarlo revoca el acceso.

Usé Marcar gestionado — ¿por qué el huésped no recibió un correo? Ese es el propósito de Marcar gestionado: cierra una solicitud que usted arregló fuera de línea sin enviar correo al huésped ni generar una comisión. Use Confirmar en su lugar cuando quiera que Argonautas notifique al huésped y registre la comisión.

Un conserje dice que no recibe correos de solicitudes. Esos correos son opcionales. Pídale que active Enviarme un correo sobre nuevas solicitudes en Configuración de Cuenta → Notificaciones. Las solicitudes siguen apareciendo en el panel de todos modos.

"Solo confirmadas" solía ocultar a un huésped que ya había hecho check-in — ¿eso se corrigió? Sí. "Solo confirmadas" ahora incluye a los huéspedes con check-in hecho (en la casa) además de los próximos confirmados, para que los huéspedes que está atendiendo en la propiedad sigan siendo visibles.

Relacionado

• Descripción General del Módulo de Conserjería — El módulo de conserjería en su conjunto.
• Servicios de Viaje — Solicitudes de servicio y el itinerario donde vive Marcar gestionado.
• Usuarios y Permisos — Otorgar el rol de conserje.
• Guía de Mensajería — La bandeja de entrada y sus filtros.