Gestión de huéspedes

Los registros de huéspedes en Argonautas registran a cada persona que se aloja en sus propiedades. Cada registro acumula un historial de reservas con el tiempo, para que usted pueda reconocer a los huéspedes que regresan y brindarles un mejor servicio.

La lista de huéspedes

Para abrir la lista, seleccione Guests en la sección Main de la barra lateral.

• Search guests... encuentra a un huésped por nombre o datos de contacto.
• En la vista de tarjetas, el menú de ordenamiento organiza a los huéspedes por Sort by Name, Recent Bookings, Total Bookings o Total Spent.
• El selector de vista a la derecha cambia entre tarjetas y lista.
• Export descarga como archivo CSV todos los huéspedes que coincidan con su búsqueda.

Cada tarjeta muestra el nombre, el correo electrónico, el teléfono y el país del huésped, una insignia de Returning Guest para los huéspedes que ya se han alojado antes, su número de reservas y el total gastado, y un botón Email. Si un huésped no tiene teléfono, Add phone le permite agregar uno en el momento. En la vista de lista, la flecha en una fila expande el historial de reservas de ese huésped.

Registros de huéspedes

Cada registro de huésped contiene:

Campo	Descripción
Name	Nombre y apellido tal como se proporcionaron al reservar
Email	Correo electrónico principal para las comunicaciones
Phone	Número de teléfono para WhatsApp/SMS
Country	País de origen
Notes	Notas internas (preferencias, solicitudes especiales)

Los registros de huéspedes se crean automáticamente cuando llega una reserva, ya sea desde un canal o una sincronización con el PMS, su sitio web, o una reserva que usted ingrese manualmente.

Abrir un huésped

Seleccione la tarjeta o fila de un huésped para abrir sus detalles. La ventana muestra:

• Información de contacto: correo electrónico, teléfono y país.
• Consentimiento: si el huésped aceptó recibir SMS y correos de marketing.
• Detalles del huésped: total de reservas, total gastado y total de noches.
• Historial de reservas: cada estadía con propiedad, fechas, estado, noches y total. Seleccione una estadía para abrir la reserva.
• Notas: notas internas para su equipo. Seleccione Save después de editarlas.

Los botones en la parte inferior le permiten enviar un correo electrónico o llamar al huésped.

Editar un huésped

Para corregir el correo electrónico o el teléfono de un huésped, edítelo directamente en su tarjeta o fila en la lista Guests. Para corregir el nombre, el correo electrónico, el teléfono o el país, abra cualquiera de sus reservas y seleccione el lápiz en la tarjeta Guest Information. Un registro de huésped es compartido, por lo que una edición se refleja en cada reserva de ese huésped.

"Another guest already uses this email address." El correo electrónico es único entre sus huéspedes. No puede asignar a un huésped un correo electrónico que ya pertenece a otro registro. Esto casi siempre significa que la misma persona tiene dos registros de huésped, por ejemplo uno de una reserva directa y otro de una importación de OTA. No reasigne el correo electrónico. En su lugar, combine los dos registros (vea a continuación), lo que mantiene su historial combinado bajo un solo huésped.

Combinar huéspedes duplicados

Cuando la misma persona termina con más de un registro, combínelos para que su historial quede en un solo lugar:

1. En la lista Guests, marque la casilla de exactamente dos registros. Aparece el botón Merge Guests. (Con cualquier otro número marcado, verá "Select exactly 2 guests to merge".)
2. Revise la Merge Preview. Un registro se marca como Keep this record y el otro como Merge into primary. Use el botón de intercambio entre ellos para cambiar cuál se conserva. La vista previa muestra cuántas reservas se transferirán.
3. Seleccione Confirm Merge. Las reservas del huésped absorbido, y los mensajes, pagos e historial de servicios vinculados a ellas, se trasladan al registro conservado, y el registro absorbido se retira.

Las combinaciones son reversibles. Abra el huésped superviviente y seleccione Unmerge para separar una combinación errónea.

Acceso al portal de huéspedes

Los huéspedes abren el portal con un enlace seguro. No necesitan una cuenta ni una contraseña:

1. El huésped recibe el enlace del portal en sus correos de reserva.
2. Al abrir el enlace, accede a los detalles de su reserva, la guía de la villa, la página de pago y los servicios del viaje.

Los enlaces son por reserva. Un huésped con varias reservas recibe un enlace separado para cada una.

Enviar o copiar el enlace usted mismo. No tiene que esperar el correo automático. En las Quick Actions de una reserva, seleccione Send portal link (en la barra lateral del huésped de un portafolio de conserjería es Send Guest Portal Link). Elija el Delivery method: correo electrónico, WhatsApp / SMS, o Copy link only para generar un enlace sin enviarlo. La ventana muestra cuánto tiempo es válido el enlace. Copiar y WhatsApp / SMS funcionan incluso para huéspedes de OTA importados sin una dirección de correo electrónico real, para que siempre pueda llevar a un huésped a su portal, por ejemplo cuando un correo de confirmación rebotó o el huésped no lo encuentra. Consulte Reservas.

Preferencias de comunicación

Cada registro de huésped almacena un canal preferido:

• WhatsApp, el predeterminado para huéspedes con número de celular.
• Email, la alternativa para todos los huéspedes.
• SMS, se usa cuando WhatsApp no está disponible.

Los mensajes automatizados (plantillas de ciclo de vida) siguen esta preferencia.

Indicadores de consentimiento

Dos indicadores de aceptación controlan qué tipo de mensajes recibe un huésped:

• SMS opt-in: si se pueden enviar recordatorios por SMS.
• Marketing email consent: si el huésped puede recibir correos de marketing (boletines, campañas de ofertas especiales) además de los correos transaccionales de reserva.

Ambos indicadores se muestran bajo Consent cuando abre un huésped. Se configuran automáticamente cuando un huésped marca la casilla correspondiente en un formulario de reserva o formulario de contacto en su sitio web.

Los correos transaccionales (confirmaciones de reserva, recibos de pago, instrucciones de check-in) siempre se envían independientemente del indicador de marketing. Solo los correos de marketing dependen de él.

Privacidad de datos

Los datos de los huéspedes pertenecen a su empresa y nunca son visibles para otras empresas en la plataforma. Los huéspedes pueden solicitar al administrador de la propiedad que elimine sus datos.

Preguntas frecuentes

¿Los registros de huéspedes se comparten entre propiedades? Sí, dentro de la misma empresa. Un huésped que se alojó en la Villa A y luego reserva la Villa B tiene un solo registro.

¿Qué sucede con el registro del huésped cuando se cancela una reserva? El registro del huésped se conserva. La reserva cancelada permanece en el historial de reservas del huésped con estado cancelada.

Relacionado

• Guía del portal de huéspedes -- Lo que los huéspedes ven en el portal.
• Guía de la villa -- Información de la propiedad para los huéspedes.
• Comunicación con huéspedes -- Enviar mensajes a los huéspedes a través del portal.