Usuarios y Roles

Cada persona de su equipo que inicia sesión en Argonautas tiene una cuenta de usuario. Lo que puede ver y hacer depende de los roles que usted le asigne, y una persona puede tener varios roles a la vez. Esta guía cubre cómo agregar usuarios, elegir roles, marcar quién gana comisión, establecer tasas de comisión individuales y gestionar la seguridad de la cuenta.

Descripción general

La gestión de usuarios se encuentra en la página Usuarios y Roles, en la sección Admin de la barra lateral. Los administradores y gerentes de propiedades pueden abrirla.

Cada usuario aparece como una tarjeta con su nombre, correo electrónico, una insignia por cada rol que tiene y el mes en que se unió. Use el cuadro de búsqueda para encontrar a alguien por nombre o correo electrónico, y el filtro Todos los Roles para mostrar solo a las personas que tienen un rol en particular. El filtro muestra a cualquiera que tenga ese rol, incluso si tiene otros adicionales.

Las cuentas que solo son de huésped (personas que reservaron una estadía y no tienen otro rol) no se listan aquí. Gestiónelas desde Huéspedes.

Los Roles Son Sombreros

Una persona puede usar cualquier combinación de roles. Los llamamos sombreros. Argonautas le otorga a cada persona el acceso combinado de todos sus sombreros. Por ejemplo, una persona que maneja una operación pequeña puede ser Administrador, encargarse de las reservas y llevar la contabilidad, mientras que un conserje de medio tiempo también puede tomar reservas.

El formulario Editar Usuario lista estos roles bajo Roles del Usuario ("Los usuarios pueden tener múltiples roles. Seleccione todos los que apliquen."):

Rol	Se muestra en el formulario como	Qué otorga
Administrador	Acceso total al sistema	Todo, incluidos Configuración, Usuarios y Roles, proveedores de pago y datos bancarios.
Gerente de Propiedades	Gestionar propiedades y reservas	Las operaciones y configuración del día a día: propiedades, tarifas, impuestos y cargos, reservas, huéspedes, calendario, mensajería, personal, canales, propietarios, socios, reportes y la mayoría de las pestañas de Configuración.
Reservas	Reservas, huéspedes y calendario	Reservas, huéspedes, el calendario, propiedades, mensajería, tareas y el panel de control. Puede registrar pagos, enviar enlaces de pago, reembolsar pagos y dividir el crédito de comisión en una reserva. Sin acceso a tarifas, Configuración, reportes financieros ni usuarios.
Contabilidad	Pagos, reportes y datos bancarios	El lado financiero: reportes financieros, reportes de comisiones de agentes y agencias (incluida la marca de pagos de comisión como pagados), facturación de socios, propietarios y datos bancarios de propietarios, y Configuración > Pagos. Puede ver reservas y huéspedes pero no modificarlos, salvo registrar pagos, enviar enlaces de pago, reembolsos y dividir el crédito de comisión.
Concierge	Servicios al huésped y previo a la llegada	Las herramientas de concierge (portafolios, servicios, rotaciones, proveedores, catálogo) más reservas, huéspedes, el calendario, reseñas y plantillas. Sin acceso a pagos ni configuración de propiedades.
Propietario	Acceso al portal del propietario	El Portal del Propietario para sus propias propiedades.
Personal	Limpieza y mantenimiento	Marca a la persona como personal de campo. Las camareras y los trabajadores de mantenimiento normalmente se agregan desde Gestión de Personal, que configura su perfil de personal y envía su invitación.
Huésped	Ver sus propias reservas	Acceso de huésped a sus propias reservas.

Consulte Permisos Basados en Roles para el desglose completo pantalla por pantalla.

Cómo Se Construyen las Pantallas de una Persona

• Una barra lateral para todos los sombreros. La barra lateral muestra cada sección que permita cualquiera de los sombreros de la persona. Un concierge que también tiene Reservas, por ejemplo, obtiene la barra lateral completa con una sección Concierge incluida. Una persona cuyo único sombrero es Concierge conserva el diseño dedicado del portal de concierge.
• Sus roles se muestran junto a su nombre. La barra lateral y la barra superior listan cada sombrero que la persona usa, por ejemplo "Admin · Concierge".
• Dónde aterrizan después de iniciar sesión sigue sus sombreros: Administrador o Gerente de Propiedades va al Panel de Control, Reservas a Reservas, Concierge al panel de concierge y Contabilidad a Reportes. Alguien marcado también como Personal o Propietario aterriza primero en el portal de personal o de propietario.
• El servidor aplica las mismas reglas. Ocultar un botón no es la única protección. Si los sombreros de una persona no permiten una acción, Argonautas la rechaza incluso si llega a ella por otra vía.

Gana Comisión

Debajo de los roles hay una casilla separada, Gana comisión ("Puede ser acreditado en reservas"). No es un rol y no abre ninguna pantalla. Controla quién puede recibir comisión como vendedor:

• Solo las personas marcadas como Gana comisión aparecen en la lista Agente de Reservas de una reserva y en la tarjeta Crédito de comisión, y solo ellas pueden ser elegidas como agente predeterminado de la empresa.
• Un pago de comisión solo se crea para alguien que esté marcado como Gana comisión en el momento en que se calcula.
• Cuando alguien marcado como Gana comisión crea una reserva, se le acredita automáticamente como su Agente de Reservas.

Funciona con cualquier rol. Un agente de reservas y un concierge de medio tiempo que ambos ganan comisión por las reservas que manejan pueden tenerla marcada, sin importar sus otros sombreros. Las personas que ya eran agentes de reservas cuando se introdujo esta casilla fueron marcadas como Gana comisión automáticamente, por lo que sus comisiones continuaron sin cambios.

Consulte Comisiones de Agentes para saber cómo se calcula y paga la comisión.

Tasas de Comisión Individuales

Cuando edita un usuario marcado como Gana comisión, aparece una sección Tasas de comisión en el formulario. Lista cada fuente de reserva con el Predeterminado de la empresa junto a un campo Esta persona:

• Deje el campo en blanco para usar el predeterminado de la empresa para esa fuente.
• Ingrese un porcentaje para darle a esta persona su propia tasa para esa fuente. Se aplica incluso si la fuente está desactivada en los predeterminados de la empresa.
• Ingrese 0 para desactivar esa fuente para esta persona.

Las tasas se guardan a medida que sale de cada campo. Como indica el formulario, las tasas son una porción de la comisión de gestión de la empresa, la misma base que los predeterminados de la empresa.

Si acaba de marcar Gana comisión en este usuario, guarde primero: el formulario muestra "Guarde este usuario primero, luego establezca las tasas individuales aquí." Después vuelva a abrir el usuario para establecer las tasas.

Agregar un Usuario

1. Abra Usuarios y Roles y haga clic en Agregar Usuario.
2. Ingrese el correo electrónico de la persona (obligatorio), nombre y apellido, y teléfono.
3. Establezca una Contraseña (al menos 12 caracteres) e ingrésela de nuevo en Confirmar Contraseña.
4. Marque cada rol que la persona necesite bajo Roles del Usuario, y Gana comisión si debe ser acreditada en reservas.
5. Haga clic en Crear Usuario.

La cuenta se crea en su empresa de inmediato con los roles que eligió. No se envía ninguna invitación desde esta página, así que comparta la contraseña con la persona de forma segura. Después ella puede cambiarla y agregar una passkey desde su página de Configuración de Cuenta (vea abajo). Para establecer tasas de comisión individuales, vuelva a abrir el usuario después de crearlo.

Para agregar camareras, trabajadores de mantenimiento u otro personal de campo con una invitación sin contraseña por correo electrónico, WhatsApp o SMS, use Gestión de Personal en su lugar.

Editar un Usuario

Haga clic en el botón de editar en la tarjeta de un usuario para abrir Editar Usuario. Puede cambiar su correo electrónico, nombre, teléfono, roles y Gana comisión, y establecer sus tasas de comisión individuales. Al cambiar el correo electrónico se muestra "Cambiar el correo electrónico requiere reverificación".

Los cambios de rol se aplican a lo que el servidor permite de inmediato. La barra lateral y las pantallas de la persona se actualizan la próxima vez que se cargue su perfil, por ejemplo cuando vuelva a iniciar sesión o actualice la aplicación.

Quién Puede Cambiar Roles

• Los administradores pueden cambiar cualquier rol.
• Los gerentes de propiedades también pueden agregar usuarios y cambiar roles, incluidos Administrador y Contabilidad, a menos que la empresa restrinja los datos bancarios (siguiente sección).

Restricción Bancaria y Roles

Un administrador puede activar Datos bancarios visibles solo para Contabilidad y Admin en Configuración > Pagos. Cuando está activado:

• Los gerentes de propiedades pierden acceso a la configuración del proveedor de pagos y a los datos bancarios y de pago de los propietarios. Todos los que podían antes todavía pueden enviar enlaces de pago y registrar pagos.
• Solo un administrador puede otorgar o quitar el rol de Administrador o Contabilidad. Si un gerente de propiedades lo intenta, el cambio se rechaza con "La banca está restringida; solo un admin puede cambiar este rol." Esto evita que un gerente de propiedades se devuelva a sí mismo el acceso que la restricción eliminó.
• Solo un administrador puede activar o desactivar la restricción.

Desactivar un Usuario

En lugar de eliminar cuentas (lo que perdería el historial), desactívelas:

1. En la tarjeta del usuario, haga clic en el botón de encendido (su descripción emergente dice "Activo - Clic para desactivar").
2. Confirme en el diálogo Desactivar Usuario.

La persona ya no puede iniciar sesión, pero su nombre permanece en reservas pasadas, mensajes y registros de comisión. Para restaurar el acceso, haga clic en el mismo botón (descripción emergente "Inactivo - Clic para activar") y confirme Activar Usuario. No puede desactivar su propia cuenta.

Gestionar Su Propia Cuenta

Todo usuario, sin importar sus roles, puede gestionar su propio inicio de sesión y seguridad desde la página Configuración de Cuenta: haga clic en su avatar en la esquina superior derecha y elija Perfil. (Los concierges que usan el espacio de trabajo de concierge la abren como Cuenta y Seguridad en su barra lateral.) Está organizada en pestañas:

• Perfil: Actualice su nombre, teléfono, correo electrónico y avatar. Los miembros del equipo también encuentran aquí la tarjeta Enviar respuestas a huéspedes desde su bandeja de entrada (vea abajo).
• Seguridad: Cambie su contraseña, registre o elimine passkeys, establezca un intervalo de cierre de sesión automático (tiempo de espera de sesión) y active o desactive la autenticación de dos factores.
• Sesiones: Vea sus sesiones activas y el historial de inicio de sesión reciente, y cierre sesión en dispositivos que ya no use.
• Notificaciones: Establezca sus preferencias personales de notificación.
• Horario de Chat en Vivo: Para los miembros del equipo, las horas en que están disponibles para responder el chat del sitio web.

El idioma de su interfaz no está en esta página. Elíjalo en la sección Idioma del mismo menú del avatar. Solo cambia sus propias pantallas.

Enviar Respuestas a Huéspedes Desde Su Propio Buzón

En la pestaña Perfil, la tarjeta Enviar respuestas a huéspedes desde su bandeja de entrada le permite conectar su propia cuenta de Google (Gmail o Workspace), para que sus respuestas a los huéspedes se envíen desde su propio buzón y se guarden en él. La tarjeta aparece para los miembros del equipo en la aplicación de administración, y solo cuando el inicio de sesión con Google está configurado para Argonautas.

1. Abra el menú de su avatar y elija Perfil.
2. En la tarjeta Enviar respuestas a huéspedes desde su bandeja de entrada, haga clic en Conectar cuenta de Google e inicie sesión. La tarjeta entonces muestra "Enviando respuestas a huéspedes como" su dirección.
3. Para detenerlo, haga clic en Desconectar. Sus respuestas vuelven a enviarse desde la dirección de la empresa.

Esto solo afecta las respuestas que usted escribe en la bandeja de entrada. Los correos electrónicos automatizados siguen enviándose a través del canal de correo electrónico de su empresa. Si el acceso a Google expira o se revoca, la tarjeta le pide que Vuelva a conectar. Consulte Enviar Respuestas Desde Su Propio Buzón.

Autenticación de Dos Factores

Argonautas admite dos formas de reforzar el inicio de sesión:

• Passkeys: Registre una huella digital, rostro o llave de seguridad física para inicio de sesión sin contraseña. Este es el método recomendado.
• Aplicación de autenticación (TOTP): Use una aplicación como Google Authenticator o Authy para un código de seis dígitos en cada inicio de sesión.

Cada persona configura esto por sí misma desde la pestaña Seguridad. Las recomendamos para todos los que tengan el rol de Administrador, Gerente de Propiedades o Contabilidad.

Sesiones Activas e Historial de Inicio de Sesión

La pestaña Sesiones muestra dónde está actualmente conectada su cuenta y la actividad reciente de inicio de sesión en ella:

• Sesiones activas: Cada sesión actual se lista con su dispositivo y navegador, ubicación aproximada, dirección IP y cuándo estuvo activa por última vez. Su sesión actual está marcada. Haga clic en Cerrar sesión en cualquier otra sesión para terminarla de forma remota, o use Cerrar todas las demás sesiones para terminar todas las sesiones excepto la que está usando. Esto es útil si ha iniciado sesión en un dispositivo compartido o perdido.
• Historial de inicio de sesión: Un registro de intentos recientes de inicio de sesión (tanto exitosos como fallidos) con el dispositivo, dirección IP, ubicación y marca de tiempo. Revíselo periódicamente para detectar cualquier inicio de sesión que no reconozca.

Si alguna vez ve una sesión desconocida o un inicio de sesión fallido que no puede explicar, cierre las otras sesiones y cambie su contraseña desde la pestaña Seguridad.

Registro de Actividad

El Registro de Actividad (en la sección Admin de la barra lateral, para administradores y gerentes de propiedades) registra los cambios realizados en su empresa y los eventos de inicio de sesión: creaciones, actualizaciones y eliminaciones, más inicios de sesión, inicios de sesión fallidos y cierres de sesión. Cada entrada muestra cuándo ocurrió, quién lo hizo, qué cambió, dónde y desde qué dirección IP; expanda una entrada para ver los valores antes y después. Filtre por tipo de evento, acción, tipo de registro o rango de fechas.

Conceptos Clave

• Sombrero: Un rol que una persona tiene. Las personas pueden tener varios y obtienen el acceso combinado de todos ellos.
• Gana comisión: Una configuración por persona, separada de los roles, que hace que alguien sea elegible para ser acreditado y recibir comisión como vendedor en reservas.
• Acceso a nivel de empresa: El acceso se decide por los sombreros, no por las propiedades que se le asignan a una persona. Dentro de su empresa, un sombrero que muestra reservas muestra todas las reservas de la empresa.
• Desactivación vs. eliminación: Los usuarios desactivados conservan su historial. No se ofrece la eliminación, para preservar los registros de auditoría.

Preguntas Frecuentes

¿Puede un usuario tener más de un rol? Sí. Marque cada rol que aplique. La persona ve las pantallas combinadas de todos sus roles en una sola barra lateral.

¿Marcar Gana comisión le da a alguien acceso adicional? No. Solo lo hace elegible para comisión. Lo que puede ver sigue dependiendo enteramente de sus roles.

Nuestro contador debería gestionar pagos pero no cambiar reservas. ¿Qué rol? Asígnele solo Contabilidad. Puede ver reservas y huéspedes, registrar pagos, enviar enlaces de pago, gestionar reembolsos, ejecutar los reportes financieros y de comisiones, marcar pagos de comisión como pagados, y gestionar proveedores de pago y datos bancarios de propietarios. No puede editar reservas, tarifas, disponibilidad, propiedades, usuarios ni otra Configuración, y no obtiene la bandeja de entrada de huéspedes.

¿Cómo evito que los gerentes de propiedades vean los datos bancarios? Como administrador, active Datos bancarios visibles solo para Contabilidad y Admin en Configuración > Pagos. Consulte "Restricción Bancaria y Roles" arriba.

¿Puede un agente de reservas ver lo que ha ganado? El reporte Comisiones de Agentes está disponible para personas con el rol de Administrador, Gerente de Propiedades o Contabilidad. Una persona que solo tiene Reservas no lo ve. Puede ver el crédito de comisión en cada reserva que abre.

¿Hay un límite en el número de usuarios? No hay un límite estricto en las cuentas de usuario. El precio puede variar según el número de usuarios activos. Consulte su plan de suscripción.

Relacionado

• Permisos Basados en Roles: Acceso pantalla por pantalla para cada rol.
• Comisiones de Agentes: Tasas de comisión, división de crédito y marca de pagos como pagados.
• Gestión de Personal: Agregar personal de campo y enviar sus invitaciones.
• Guía del Portal del Propietario: Cómo los propietarios usan la plataforma.
• Guía del Portal de Personal: Cómo el personal de campo usa su interfaz de acceso limitado.
• Guía de Configuración: Configuración general del espacio de trabajo.