Documentos del Propietario
Los documentos del propietario le permiten compartir archivos como facturas, estados de cuenta mensuales, informes, contratos y fotos con los propietarios de una entidad. Usted carga un archivo una vez en la aplicación de administración, y los miembros de la entidad pueden abrirlo en el portal del propietario. Un permiso por miembro controla quién ve los documentos financieros.
Qué Se Puede Compartir
| Categoría | Uso típico |
|---|---|
| Factura | Facturas mensuales de administración, cargos únicos |
| Estado de cuenta | Estados de cuenta del propietario, resúmenes de pagos |
| Informe | Informes de rendimiento, resúmenes de fin de año |
| Contrato | Acuerdos de administración, addendums |
| Recibo | Comprobante de pago por reparaciones, servicios |
| Foto | Fotos de daños, imágenes de mantenimiento antes/después |
| Otro | Todo lo que no encaje en las categorías anteriores |
Los documentos en las categorías Factura, Estado de cuenta e Informe se tratan como documentos financieros y están restringidos por los permisos del portal del propietario (consulte Restricción financiera a continuación).
Límites de archivos
- Tamaño máximo de archivo: 25 MB
- Tipos de archivo permitidos: PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC, Word, Excel
Cargar Documentos
- Abra Propietarios y haga clic en la entidad del propietario.
- Desplácese hasta la tarjeta Documentos.
- Haga clic en Cargar Documento.
- Suelte archivos en el modal, o haga clic en Elegir archivos o Elegir carpeta. Puede cargar hasta 50 archivos a la vez. Los archivos de un tipo no compatible o que superen los 25 MB se omiten, y el modal indica cuántos.
- Complete los detalles:
| Campo | Notas |
|---|---|
| Título | Se muestra cuando carga un solo archivo. Se completa a partir del nombre del archivo, así que edítelo para que sea significativo para el propietario. Con varios archivos, cada título proviene de su nombre de archivo. |
| Categoría | Obligatorio. Establece la etiqueta y si el archivo cuenta como financiero. |
| Propiedad | Opcional. Vincula el archivo a una propiedad de la entidad. |
| Descripción | Opcional. Contexto que el propietario ve con el archivo. |
- Haga clic en Cargar Documento (o Cargar 3 documentos cuando seleccionó varios). Los archivos se almacenan de forma privada y se listan para los miembros de la entidad de inmediato.
La tarjeta se puede filtrar por categoría y por propiedad, para que pueda encontrar un archivo que cargó anteriormente.
Qué Ven los Propietarios
Los propietarios abren Documentos desde el grupo Operaciones de la barra lateral del portal del propietario. La página tiene:
- Un cuadro de búsqueda que coincide con el título y el nombre de archivo original.
- Filtros de Categoría y Propiedad.
- Columnas ordenables: Título, Categoría, Tamaño y Fecha. La columna Propiedad muestra la villa vinculada cuando se ha establecido una.
- Un botón Vista previa que abre imágenes y PDFs en la página, sin necesidad de descargar.
- Un botón Descargar. En dispositivos que admiten compartir, también aparece un botón Guardar en.... Abre la hoja de compartir del dispositivo para que el propietario pueda enviar el archivo a Google Drive, iCloud Drive, OneDrive o cualquier aplicación instalada.
Si el propietario pertenece a más de una entidad, la página lista los documentos de todas ellas.
Restricción Financiera
El acceso al portal del propietario se establece por miembro, por entidad. La opción que importa para los documentos es Ver finanzas en cada fila de miembro.
- Los miembros con Ver finanzas habilitado ven todos los documentos de la entidad, incluidas facturas, estados de cuenta e informes.
- Los miembros sin Ver finanzas siguen viendo contratos, fotos, recibos y otros archivos no financieros. Las facturas, estados de cuenta e informes están ocultos para ellos.
Debido a que la opción es por entidad, la misma persona puede tener visibilidad completa en la Entidad A y visibilidad limitada en la Entidad B al mismo tiempo. Para cambiarlo, haga clic en el ícono de edición en la fila del miembro en la tarjeta Miembros y use las casillas de Permisos.
Descargar o Eliminar un Documento
Cada fila de la tarjeta Documentos en la página de entidad tiene dos acciones:
- Descargar: guarda una copia del archivo.
- Eliminar: elimina el documento del almacenamiento y del portal del propietario de inmediato. No hay papelera de reciclaje, así que confirme antes de eliminar.
Los documentos no se pueden editar después de cargarlos. Para cambiar un título o una categoría, elimine el documento y cárguelo de nuevo.
Preguntas Frecuentes
¿Pueden los propietarios cargar documentos a una entidad? No. Las cargas son exclusivas del administrador. La vista del portal del propietario es de solo lectura.
¿Puedo compartir un documento con varias entidades? No directamente. Los documentos pertenecen a una entidad. Cargue el mismo archivo en cada entidad que lo necesite, o use el campo Propiedad para limitar el archivo a una sola propiedad dentro de una entidad.
¿Cuánto duran los enlaces de descarga? Los enlaces de descarga y vista previa están firmados y expiran una hora después de generarse. Los propietarios pueden generar un enlace nuevo haciendo clic en el botón de nuevo.
¿Qué sucede si elimino una entidad? Todos los documentos vinculados a esa entidad se eliminan del acceso al portal del propietario. Asegúrese de que los propietarios hayan descargado todo lo que necesiten antes de eliminar la entidad.
Relacionado
- Administración de Propietarios: trabajar con entidades de propietarios y miembros.
- Configuración del Portal del Propietario: invitar propietarios y establecer acceso.
- Finanzas del Propietario: pagos e ingresos en el portal.