Documentos del Propietario
Los documentos del propietario le permiten compartir archivos -- facturas, estados de cuenta mensuales, informes, contratos, fotos y más -- directamente con los propietarios de una entidad. Los archivos se cargan una vez desde el lado administrativo y quedan disponibles para los miembros de esa entidad en el portal del propietario, con control por miembro sobre quién puede ver documentos financieros.
Qué se puede compartir
| Categoría | Uso típico |
|---|---|
| Factura | Facturas mensuales de gestión, cargos puntuales |
| Estado de cuenta | Estados del propietario, resúmenes de pagos |
| Informe | Informes de desempeño, resúmenes de fin de año |
| Contrato | Acuerdos de gestión, anexos |
| Recibo | Comprobantes de pago por reparaciones, servicios |
| Foto | Fotos de daños, antes/después de mantenimiento |
| Otro | Cualquier cosa que no encaje en las categorías anteriores |
Los documentos en las categorías Factura, Estado de cuenta e Informe se tratan como documentos financieros y están sujetos a los permisos del propietario en el portal (vea Restricción financiera más abajo).
Límites de archivo
- Tamaño máximo: 25 MB
- Tipos de archivo permitidos: PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC, Word, Excel
Cómo cargar un documento
- Vaya a Propietarios y abra una entidad de propietario.
- Desplácese a la tarjeta Documentos en la página de detalle de la entidad.
- Haga clic en Cargar Documento.
- Elija un archivo y complete los metadatos:
| Campo | Notas |
|---|---|
| Título | Se rellena automáticamente desde el nombre del archivo. Edítelo para que sea claro. |
| Categoría | Obligatorio. Determina el color de la etiqueta y si el archivo está restringido. |
| Propiedad | Opcional. Vincule el archivo a una propiedad específica de la entidad. |
| Descripción | Opcional. Añade contexto que el propietario ve en el detalle del documento. |
- Haga clic en Cargar. El archivo se almacena de forma privada y aparece de inmediato para los miembros de esa entidad.
La tarjeta admite filtrado por categoría y por propiedad vinculada para encontrar rápidamente un archivo cargado anteriormente.
Lo que ven los propietarios
Los propietarios acceden a sus documentos desde el elemento Documentos en Operaciones, en la barra lateral del portal. La página muestra:
- Un cuadro de búsqueda que coincide con el título y el nombre original del archivo.
- Filtros por categoría y por propiedad.
- Columnas ordenables: Título, Categoría, Tamaño, Fecha.
- Un botón Vista previa que abre imágenes y PDFs en línea (sin descargar).
- Un botón Guardar o Descargar. En navegadores compatibles, Guardar usa el menú de compartir del dispositivo para enviar el archivo a Google Drive, iCloud Drive, OneDrive u otra aplicación instalada. En el resto, el mismo botón descarga el archivo con su nombre original.
Si el propietario es miembro de más de una entidad, la página muestra los documentos de todas las entidades a las que pertenece. Cada fila indica la entidad de origen y (cuando esté establecida) la propiedad vinculada.
Restricción financiera
El acceso al portal del propietario se configura por miembro, por entidad. El interruptor que importa para los documentos es Ver finanzas en cada fila de miembro.
- Los miembros con Ver finanzas activado ven todos los documentos de la entidad, incluidos facturas, estados de cuenta e informes.
- Los miembros sin Ver finanzas siguen viendo contratos, fotos, recibos y otros archivos no financieros, pero las facturas, estados de cuenta e informes quedan ocultos.
Como el interruptor es por entidad, la misma persona puede tener visibilidad completa en la Entidad A y limitada en la Entidad B al mismo tiempo. Ajuste el interruptor desde la tarjeta Miembros en el detalle de la entidad.
[Captura de pantalla: Detalle de la entidad de propietario con la tarjeta Documentos y la tarjeta Miembros mostrando el interruptor Ver finanzas]
Editar o eliminar un documento
Desde la página de detalle de la entidad, la tabla de documentos muestra dos acciones por fila:
- Editar -- actualiza el título, la descripción, la categoría o la propiedad vinculada. El archivo en sí se mantiene.
- Eliminar -- retira el documento del almacenamiento y del portal del propietario de inmediato. No hay papelera, así que confirme antes de eliminar.
Recategorizar un documento cambia si está restringido o no. Mover un archivo de Foto a Factura, por ejemplo, lo ocultará de los miembros que no tengan Ver finanzas activado.
Preguntas Comunes
¿Pueden los propietarios cargar documentos en una entidad? No. La carga es solo administrativa. La vista del portal del propietario es de solo lectura.
¿Puedo compartir un mismo documento con varias entidades? Directamente, no -- los documentos pertenecen a una sola entidad. Cargue el mismo archivo en cada entidad que lo necesite, o use el campo Propiedad para acotar el archivo a una propiedad concreta dentro de una entidad.
¿Cuánto duran los enlaces de descarga? Los enlaces de descarga y de vista previa están firmados y expiran una hora después de generarse. Los propietarios pueden generar uno nuevo haciendo clic otra vez en el botón.
¿Qué pasa si elimino una entidad? Todos los documentos vinculados a esa entidad se eliminan del acceso desde el portal. Asegúrese de que los propietarios hayan descargado lo que necesiten antes de eliminarla.
¿Los documentos cuentan para los límites de almacenamiento? Cada empresa tiene la cuota de almacenamiento de su plan. Los archivos grandes (vídeos, sets de fotos en alta resolución) consumen más espacio -- prefiera PDFs y JPEGs para uso habitual.
Relacionado
- Administración de Propietarios -- Trabajar con entidades y miembros.
- Configuración del Portal del Propietario -- Invitar propietarios y configurar el acceso.
- Informes Financieros del Propietario -- Estados de cuenta y analítica.