Gestión de Carpetas de la Bandeja de Entrada
Una operación de gestión de propiedades ocupada puede generar docenas de conversaciones con huéspedes al día a través de WhatsApp, correo electrónico, SMS y el widget de chat de su sitio web. Argonautas organiza estas conversaciones en carpetas para que su equipo siempre sepa dónde buscar y qué necesita atención.
Cómo la Bandeja de Entrada Organiza las Conversaciones
Cada conversación en la bandeja de entrada tiene un estado que determina en qué carpeta aparece. Cuando un huésped envía un nuevo mensaje, la conversación se mueve automáticamente a la carpeta correspondiente. Su equipo también puede mover conversaciones manualmente cambiando su estado.
La lista de carpetas aparece en la barra lateral izquierda de la bandeja de entrada. Cada carpeta muestra una insignia con el recuento de conversaciones que contiene. Los recuentos de mensajes no leídos se resaltan para que pueda detectar nueva actividad de un vistazo.
Carpetas Predeterminadas
Argonautas incluye cuatro carpetas integradas que cubren el flujo de trabajo principal para la mayoría de los equipos:
| Carpeta | Qué Contiene | Cuándo Usarla |
|---|---|---|
| Todos | Cada conversación, independientemente de su estado. | Vista general rápida o al buscar en toda la bandeja de entrada. |
| Necesita Respuesta | Conversaciones donde el huésped envió el último mensaje y está esperando una respuesta. | Esta es su carpeta de trabajo principal — revísela primero. |
| En Espera | Conversaciones donde su equipo envió el último mensaje y está esperando la respuesta del huésped. | Supervise respuestas atrasadas o haga seguimiento de conversaciones inactivas. |
| Resueltas | Conversaciones que han sido marcadas como completadas. | Consulte conversaciones pasadas o reábralas si un huésped se comunica nuevamente. |
La carpeta Necesita Respuesta es la más importante. Cuando abra la bandeja de entrada cada mañana, comience aquí. Cada conversación en esta carpeta representa a un huésped que está esperando activamente su respuesta.
Cómo se Mueven las Conversaciones entre las Carpetas Predeterminadas
Las conversaciones se mueven entre carpetas según la actividad de los mensajes:
- Un huésped envía un mensaje -- la conversación se mueve a Necesita Respuesta.
- Un miembro del equipo responde -- la conversación se mueve a En Espera.
- Un miembro del equipo resuelve la conversación -- se mueve a Resueltas.
- Un huésped envía un nuevo mensaje a una conversación resuelta -- se reabre automáticamente y regresa a Necesita Respuesta.
Este ciclo se repite durante la vida de la conversación. No necesita mover las conversaciones manualmente en la mayoría de los casos — el sistema rastrea el flujo de mensajes y actualiza el estado por usted.
Conversaciones Destacadas
Puede destacar conversaciones importantes para encontrarlas fácilmente. Haga clic en el icono de estrella junto a cualquier conversación en la lista. Las conversaciones destacadas se marcan con un indicador visible en todas las carpetas, y puede filtrar la lista de conversaciones para mostrar solo los elementos destacados.
Use las estrellas para conversaciones que necesitan atención especial — huéspedes VIP, problemas sin resolver o reservas con solicitudes complejas. Las estrellas son personales para su cuenta de usuario y no afectan lo que ven otros miembros del equipo.
Conversaciones Pospuestas
A veces una conversación no necesita atención inmediata, pero sí más tarde. En lugar de dejarla en sus carpetas activas (donde agrega ruido), pospóngala:
- Abra el hilo de la conversación.
- Haga clic en la acción posponer en el encabezado del hilo.
- Elija cuándo quiere que la conversación reaparezca: más tarde hoy, mañana por la mañana, la próxima semana o una fecha y hora personalizada.
- La conversación desaparece de sus carpetas activas.
Cuando expire el temporizador de posposición, la conversación regresará a la bandeja de entrada con un indicador visual que muestra que fue pospuesta. Si el huésped envía un nuevo mensaje antes de que expire la posposición, la conversación se reactiva inmediatamente y se mueve a Necesita Respuesta.
Posponer es útil para:
- Preguntas previas a la llegada de hués pedes cuyo check-in es dentro de semanas.
- Conversaciones en espera de un tercero (proveedor, equipo de mantenimiento) antes de poder responder.
- Recordatorios de seguimiento — posponga hasta el día en que desee volver a contactar.
Conversaciones Archivadas
Archivar elimina una conversación de la bandeja de entrada activa sin resolverla. Las conversaciones archivadas no aparecen en ninguna carpeta predeterminada a menos que abra explícitamente el archivo. Esto es diferente de resolver, que mantiene la conversación visible en la carpeta Resueltas.
Para archivar una conversación, use la acción archivar en el encabezado del hilo o en el menú contextual de la lista de conversaciones. Para ver las conversaciones archivadas, seleccione el filtro Archivadas en la barra lateral de carpetas.
Las conversaciones archivadas se desarchivan automáticamente si llega un nuevo mensaje entrante.
Flujos de Trabajo Basados en Carpetas para Equipos
Las carpetas se vuelven especialmente poderosas cuando su equipo establece un flujo de trabajo compartido. Estos son patrones que funcionan bien para operaciones de alquiler vacacional:
La Rutina de Triage Matutino
- Abra la carpeta Necesita Respuesta.
- Trabaje en cada conversación de arriba a abajo.
- Responda a preguntas sencillas inmediatamente.
- Destaque las conversaciones que necesitan investigación o la opinión de un colega.
- Pos ponga las conversaciones que no son procesables hoy.
Al final del triage, Necesita Respuesta debería estar en cero (o cerca de ello). A lo largo del día, supervise el recuento de la insignia en esta carpeta para ver nuevas llegadas.
Enrutamiento Basado en Asignación
Si su equipo tiene múltiples roles (reservas, conserjería, mantenimiento), use la asignación de conversaciones con carpetas:
- Un gerente de reservas maneja la bandeja de entrada durante el horario comercial.
- Cuando una conversación requiere acción de conserjería, la asigna al miembro del equipo de conserjería y agrega una nota.
- El miembro del equipo de conserjería filtra la bandeja de entrada para mostrar las conversaciones asignadas a él.
- Una vez que el conserje maneja la solicitud, reasigna o resuelve la conversación.
Combinar asignaciones con la carpeta Necesita Respuesta garantiza que nada se pase por alto — cada conversación tiene un propietario y un estado claro.
Revisión al Final del Día
Antes de cerrar sesión:
- Revise Necesita Respuesta para ver si llegaron conversaciones al final del día. Responda si es posible, o posponga hasta mañana por la mañana.
- Revise En Espera para ver conversaciones que han estado esperando más de 24 horas. Considere enviar un seguimiento.
- Resuelva cualquier conversación que esté genuinamente completa.
Búsqueda Dentro de las Carpetas
La barra de búsqueda en la parte superior de la lista de conversaciones busca en nombres de participantes, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y contenido de mensajes. Los resultados de búsqueda respetan la carpeta seleccionada actualmente, por lo que puede acotar sus resultados:
- Buscar en Todos para encontrar cualquier conversación en toda la bandeja de entrada.
- Buscar en Necesita Respuesta para encontrar una conversación específica sin respuesta.
- Buscar en Resueltas para buscar conversaciones pasadas por nombre de huésped o tema.
Consejos de Búsqueda
- Busque por nombre de huésped para encontrar todas las conversaciones con una persona específica.
- Busque por nombre de propiedad para encontrar conversaciones que mencionen una villa en particular.
- Busque por número de teléfono (con o sin código de país) para encontrar conversaciones en una línea específica.
- Busque por código de reserva para encontrar conversaciones vinculadas a una reserva.
Los resultados de búsqueda se actualizan en tiempo real mientras escribe. Borre el campo de búsqueda para volver a la vista completa de la carpeta.
Combinar Carpetas con Filtros
Las carpetas se pueden combinar con los filtros de canal y tipo de conversación para obtener resultados precisos:
| Escenario | Carpeta | Filtro |
|---|---|---|
| Mensajes de WhatsApp sin respuesta | Necesita Respuesta | Canal: WhatsApp |
| Todas las conversaciones de correo resueltas | Resueltas | Canal: Email |
| Conversaciones con huéspedes en espera de respuesta | En Espera | Tipo: Huésped |
| Elementos destacados que necesitan seguimiento | Todos (filtro de destacados) | -- |
Este filtrado en capas permite que cada miembro del equipo construya una vista adaptada a sus responsabilidades sin afectar la bandeja de entrada de nadie más.
Conceptos Clave
- Estado -- Cada conversación tiene un estado (Necesita Respuesta, En Espera, Pospuesta, Resuelta) que determina su ubicación en la carpeta.
- Destacar -- Un marcador personal en una conversación. Visible solo para usted. No cambia el estado o la carpeta de la conversación.
- Posponer -- Oculta temporalmente una conversación hasta un momento especificado. Útil para diferir elementos no urgentes.
- Archivar -- Elimina una conversación de la bandeja de entrada activa por completo. Se desarchiva automáticamente con nuevos mensajes entrantes.
- Recuento de insignia -- El número que se muestra en cada carpeta indicando cuántas conversaciones contiene. Los recuentos de no leídos aparecen en negrita.
Preguntas Comunes
¿Todos los miembros del equipo ven las mismas carpetas? Sí. Las carpetas predeterminadas (Todos, Necesita Respuesta, En Espera, Resueltas) se comparten en todo su equipo. Cada miembro del equipo ve las mismas conversaciones en las mismas carpetas. Sin embargo, los destacados son personales.
¿Qué sucede si dos miembros del equipo responden a la misma conversación? Ambas respuestas aparecen en el hilo con el nombre del remitente mostrado. La conversación se mueve a En Espera después de la primera respuesta. Use la función de asignación para coordinar quién es responsable.
¿Puedo crear reglas para asignar automáticamente conversaciones a carpetas? Las conversaciones se colocan automáticamente en carpetas según su estado, que se actualiza con la actividad de mensajes. Para enrutar conversaciones a miembros específicos del equipo, use la función de asignación en combinación con las carpetas existentes.
¿Cómo manejo conversaciones que abarcan múltiples temas? Mantenga la conversación en un solo hilo. Use notas internas (visibles solo para su equipo) para marcar cambios de tema. Si un huésped plantea un problema verdaderamente separado, puede iniciar una nueva conversación desde la vista de composición.
Relacionado
- Guía de Mensajería -- Descripción general completa de la bandeja de entrada, incluido el diseño de tres paneles y soporte de canales.
- Plantillas de Mensaje -- Ahorre tiempo con plantillas reutilizables insertadas directamente en las conversaciones.
- Guía de Comunicación con Huéspedes -- Mejores prácticas para enviar mensajes a huéspedes en todos los canales.