Proveedores de Servicios
Los proveedores de servicios son los vendedores externos con los que su equipo de conserjería trabaja para ofrecer experiencias a los huéspedes. Empresas de turismo, chefs privados, servicios de traslado al aeropuerto, instructores de yoga, capitanes de charters de pesca: cada tercero que cumple un servicio de viaje se registra como un proveedor en el sistema.
Resumen
El directorio de proveedores es la base de su flujo de trabajo de conserjería. Cuando un huésped solicita un traslado al aeropuerto o un tour en velero al atardecer, el equipo de conserjería selecciona un proveedor de este directorio, lo asigna al artículo de servicio y realiza el seguimiento de la gestión hasta la liquidación de la comisión.
Un directorio de proveedores bien mantenido hace que el equipo de conserjería sea más rápido y consistente. Los nuevos integrantes del equipo pueden ver qué proveedores manejan qué servicios, cuáles son sus tasas de comisión y cómo contactarlos, sin depender de conocimientos institucionales almacenados en los contactos telefónicos de alguien.
Gestión de Proveedores
Añadir un Nuevo Proveedor
Para añadir un proveedor a su directorio:
- Vaya a Conserjería > Proveedores (o Admin > Proveedores). Los conserjes, administradores de propiedades y administradores generales pueden añadir y editar proveedores.
- Haga clic en Añadir Proveedor.
- Complete los detalles del proveedor:
- Nombre -- El nombre de la empresa o persona (ej., "Costa Rica Expeditions" o "Chef Daniel").
- Persona de contacto -- La persona principal con la que se comunica.
- Teléfono -- Número de teléfono en formato internacional.
- Correo electrónico -- Dirección de correo electrónico de la empresa.
- WhatsApp -- Número de WhatsApp, si es diferente del número de teléfono.
- Canal preferido -- Cómo contacta habitualmente a este proveedor: WhatsApp, Correo electrónico o Teléfono.
- Comisión predeterminada -- El porcentaje de comisión estándar para los servicios prestados por este proveedor (ej., 15%).
- Notas -- Cualquier detalle relevante: áreas de servicio, disponibilidad en temporada alta, tamaños mínimos de grupo, instrucciones especiales.
- Haga clic en Guardar.
El proveedor está disponible de inmediato para ser asignado a artículos de servicio en todas las propiedades de su empresa.
Editar un Proveedor
Haga clic en cualquier proveedor del directorio para abrir su vista de detalle. Desde allí puede actualizar la información de contacto, ajustar la tasa de comisión predeterminada, añadir notas o cambiar el estado de activo. Los cambios surten efecto de inmediato; los artículos de servicio existentes ya asignados a este proveedor no se ven afectados, pero las nuevas asignaciones utilizarán los detalles actualizados.
Desactivar un Proveedor
Si deja de trabajar con un proveedor pero desea mantener intactos sus registros históricos:
- Abra la vista de detalle del proveedor.
- Cambie el estado Activo a inactivo.
- Guarde.
Los proveedores inactivos ya no aparecen en el menú desplegable de selección de proveedores al asignar artículos de servicio. Sus artículos de servicio históricos y registros de comisiones permanecen sin cambios para fines de informes.
Eliminar un Proveedor
Para eliminar permanentemente un proveedor, haga clic en Eliminar desde la vista de detalle del proveedor y confirme. Esto solo es posible si el proveedor no tiene artículos de servicio asociados. Si los tiene, desactive el proveedor en su lugar.
La eliminación está restringida a los administradores de propiedades y administradores generales. Los conserjes pueden crear y editar proveedores, pero no ven una acción de eliminación; si ya no trabaja con un proveedor, desactívelo en su lugar.
Detalles del Proveedor
Cada registro de proveedor incluye la siguiente información:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre de la empresa o nombre individual. Se muestra en los artículos de servicio e informes de comisiones. |
| Persona de contacto | Nombre del contacto principal para la coordinación diaria. |
| Teléfono | Número de teléfono para llamadas y SMS. |
| Correo electrónico | Dirección de correo electrónico para confirmaciones y documentación. |
| Número de WhatsApp para coordinación rápida. | |
| Canal preferido | El canal de comunicación que el equipo de conserjería debe utilizar primero al contactar. Se muestra como una insignia en la lista de proveedores. |
| Comisión predeterminada | Porcentaje de comisión estándar aplicado a los nuevos artículos de servicio. Se puede anular por artículo de servicio. |
| Notas | Notas de formato libre: áreas de servicio, tipos de vehículo, especialidades dietéticas, precios de temporada alta, etc. |
| Estado activo | Indica si el proveedor está actualmente disponible para asignación. |
Asignación de Proveedores a Servicios
Cuando un artículo de servicio está en estado Solicitado, el equipo de conserjería asigna un proveedor:
- Abra el artículo de servicio desde el portafolio.
- Haga clic en Asignar Proveedor.
- La selección de proveedor muestra una lista de proveedores activos con su nombre, contacto, canal preferido y tasa de comisión predeterminada.
- Seleccione el proveedor adecuado.
- El estado interno del artículo de servicio cambia a En Espera del Proveedor.
Después de la asignación, el equipo de conserjería contacta al proveedor a través de su canal preferido para confirmar disponibilidad, fecha, hora y precio. Una vez que el proveedor confirma, el artículo de servicio se mueve a Confirmado.
El campo de proveedor es deliberadamente opcional en la creación del servicio. Los huéspedes solicitan servicios sin conocer o elegir un proveedor; simplemente dicen "nos gustaría un traslado al aeropuerto el 15 de marzo". El equipo de conserjería decide qué proveedor asignar según disponibilidad, precio y calidad.
Seguimiento de Comisiones
Las comisiones son el puente financiero entre su operación de conserjería y sus proveedores. El sistema realiza un seguimiento de las comisiones desde su creación hasta su liquidación.
Cómo se Crean las Comisiones
Cuando se confirma un artículo de servicio, el sistema crea automáticamente un registro de comisión:
- Monto bruto -- El precio total del servicio (ej., $120 por un tour al atardecer).
- Tasa de comisión -- Se toma del porcentaje de comisión predeterminado del proveedor (ej., 15%).
- Monto de comisión -- Se calcula automáticamente (ej., $18).
La tasa de comisión se puede anular en artículos de servicio individuales si tiene un acuerdo diferente para un servicio específico.
Estados de la Comisión
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | El servicio ha sido confirmado pero la comisión aún no se ha liquidado. |
| Liquidada | La comisión ha sido pagada. Se registran una referencia de pago y una fecha de liquidación. |
| Reversada | El servicio fue cancelado después de la confirmación. El registro de comisión se revierte en lugar de eliminarse, preservando la pista de auditoría. |
Liquidación de Comisiones
Para liquidar una comisión pendiente:
- Vaya a Conserjería > Comisiones.
- Encuentre el registro de comisión (use filtros por proveedor, rango de fechas o estado).
- Haga clic en Liquidar.
- Ingrese una referencia de pago -- un número de transferencia bancaria, número de cheque u otro identificador.
- Confirme.
La fecha de liquidación se registra automáticamente y el estado cambia a Liquidada. Esto crea una pista de auditoría clara que muestra cuándo y cómo se pagó cada comisión.
Informes de Comisiones
La página de Comisiones proporciona estadísticas resumidas en la parte superior:
- Total Bruto -- Suma de todos los montos brutos de servicio en la vista filtrada actual.
- Comisión Total -- Suma de todos los montos de comisión.
- Cantidad Pendiente -- Número de comisiones que esperan liquidación.
- Cantidad Liquidada -- Número de comisiones ya pagadas.
Use el filtro de rango de fechas para generar vistas mensuales o trimestrales. Filtre por proveedor para ver cuánto le debe (o le deben) a un proveedor específico.
Rendimiento del Proveedor
Si bien el sistema no genera puntuaciones de rendimiento formales, los datos de comisiones y servicios le brindan una imagen clara de la gestión de cada proveedor:
- Volumen de servicio -- Cuántos artículos de servicio ha cumplido un proveedor en un período determinado. Filtre la tabla de comisiones por proveedor y rango de fechas.
- Patrones de cancelación -- Las comisiones reversadas indican servicios cancelados. Una alta tasa de reversión puede señalar problemas de confiabilidad.
- Contribución de ingresos -- Los montos totales brutos y de comisión muestran la relación financiera con cada proveedor.
- Categorías de servicio -- Revise qué tipos de servicios (actividades, traslados, restaurantes) maneja un proveedor con más frecuencia.
Estos datos le ayudan a tomar decisiones informadas sobre qué proveedores priorizar, negociar mejores tarifas con socios de alto volumen e identificar proveedores que pueden necesitar una coordinación más cercana.
Gestión de Relaciones con Proveedores
Incorporación de un Nuevo Proveedor
Cuando comience a trabajar con una nueva empresa de turismo o proveedor de servicios:
- Añádalos al directorio de proveedores con datos de contacto completos.
- Establezca una tasa de comisión predeterminada según su acuerdo.
- Anote su área de servicio, limitaciones de disponibilidad y cualquier requisito especial en el campo de notas.
- Asígnelos a un artículo de servicio para una próxima reserva como prueba.
- Después de que se preste el servicio, liquide la comisión rápidamente para establecer confianza.
Consideraciones Estacionales
En un mercado como Costa Rica, la disponibilidad y los precios de los proveedores a menudo cambian entre la temporada alta (diciembre - abril) y la temporada verde (mayo - noviembre). Use el campo de notas para registrar niveles de precios estacionales, períodos mínimos de reserva o fechas bloqueadas. El equipo de conserjería puede consultar estos detalles al asignar proveedores durante los períodos pico.
Múltiples Proveedores para el Mismo Tipo de Servicio
Es común trabajar con varias empresas de traslados u operadores turísticos. Tener múltiples opciones le permite manejar la capacidad durante semanas ocupadas, ofrecer diferentes puntos de precio a los huéspedes y mantener opciones de respaldo si un proveedor no está disponible. El directorio de proveedores admite esto de forma natural: simplemente añada cada vendedor como un proveedor separado y elija el más adecuado al asignar artículos de servicio.
Conceptos Clave
- Proveedor de Servicios -- Un vendedor externo que cumple servicios para los huéspedes. Limitado a su empresa.
- Comisión predeterminada -- El porcentaje estándar aplicado a los nuevos artículos de servicio para este proveedor. Se puede anular por artículo.
- Canal preferido -- El método de comunicación que el equipo de conserjería debe usar primero (WhatsApp, correo electrónico o teléfono).
- Liquidación de comisión -- El proceso de registrar el pago de una comisión, incluyendo un número de referencia y una fecha.
- Comisión reversada -- Un registro de comisión para un servicio cancelado. Se conserva para fines de auditoría en lugar de eliminarse.
Preguntas Frecuentes
¿Puede un proveedor trabajar en múltiples propiedades? Sí. Los proveedores están limitados a su empresa, no a propiedades individuales. Cualquier proveedor en su directorio puede ser asignado a artículos de servicio para cualquier propiedad.
¿Qué sucede si la tasa de comisión de un proveedor varía según el tipo de servicio? Establezca la comisión predeterminada en la tasa más común. Al crear un artículo de servicio con una tasa diferente, anule el porcentaje de comisión en ese artículo específico.
¿Puedo ver todos los servicios asignados a un proveedor en particular? Filtre la página de Comisiones por nombre del proveedor. Esto muestra cada artículo de servicio (y su comisión) asociado con ese proveedor dentro del rango de fechas seleccionado.
¿Qué sucede con las comisiones cuando se cancela un servicio? Si ya existe un registro de comisión (el servicio fue confirmado), el estado de la comisión cambia a Reversada. El registro no se elimina, por lo que su historial financiero permanece completo.
¿Pueden los proveedores acceder al sistema? No. Los proveedores no tienen cuentas de inicio de sesión. Toda la coordinación ocurre fuera del sistema a través del canal de comunicación preferido del proveedor.
¿Cómo manejo a los proveedores que nos pagan a nosotros frente a los proveedores a los que les pagamos? El campo de patrón de liquidación en el registro del proveedor distingue entre proveedores que le pagan comisiones a usted y aquellos a los que usted paga. Esto determina la dirección del flujo financiero al liquidar.
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