Plantillas de Mensajes
Las plantillas ahorran tiempo en los mensajes que envía una y otra vez y mantienen consistente la redacción de su equipo. Argonautas tiene tres herramientas para esto, y conviene saber cuál hace qué:
| Herramienta | Qué es | Canal | Dónde se administra |
|---|---|---|---|
| Plantillas de ciclo de vida | Correos automatizados enviados en eventos de reserva (confirmación, pre-llegada...) | Solo correo electrónico | Página Plantillas, pestaña Ciclo de vida |
| Plantillas personalizadas | Sus propios correos reutilizables, usados cuando envía un correo a un huésped desde una reserva | Solo correo electrónico | Página Plantillas, pestaña Personalizadas |
| Respuestas guardadas | Respuestas reutilizables que inserta al responder una conversación en la bandeja de entrada | Cualquier canal de la bandeja de entrada, incluidos WhatsApp y SMS | Configuración, pestaña Mensajería |
Las plantillas de ciclo de vida y las personalizadas nunca se envían por WhatsApp ni SMS, y ninguno de los dos editores tiene configuración de canal. Para reutilizar texto en una conversación de WhatsApp o SMS, use una respuesta guardada.
Dónde Están las Plantillas
Haga clic en Plantillas en la barra lateral para abrir la página Plantillas de Comunicación. Tiene cuatro pestañas:
- Ciclo de vida: los correos automatizados que se envían en eventos de reserva (vea Plantillas de Mensajes del Ciclo de Vida).
- Personalizadas: sus propias plantillas de correo reutilizables, creadas y editadas aquí.
- CC Interno: reglas que copian a personal interno en correos automatizados específicos para huéspedes (vea Copias con CC Interno más abajo).
- Enviados: un registro de cada correo automatizado que se envió o se retuvo, y de las notificaciones de tareas enviadas al personal (vea Verificar Qué Se Envió).
Crear una Plantilla Personalizada
- Haga clic en Plantillas en la barra lateral y abra la pestaña Personalizadas.
- Haga clic en Nueva Plantilla Personalizada.
- Ingrese un Nombre de Plantilla (por ejemplo, "Instrucciones de Check-in") y, si lo desea, una Descripción para su equipo.
- Elija el Alcance: Toda la empresa, o Específica de propiedad y luego seleccione la propiedad en Seleccionar Propiedad.
- Deje Estado en Activa para que la plantilla se ofrezca cuando envíe un correo a un huésped.
- Escriba el Asunto y el Cuerpo. El editor del cuerpo tiene negrita, cursiva, subrayado, listas con viñetas y numeradas, y enlaces. Use Insertar Variable para agregar datos de la reserva.
- Haga clic en Guardar.
Para cambiar o eliminar una plantilla personalizada más adelante, haga clic en ella en la pestaña Personalizadas. El editor tiene Eliminar junto a Guardar.
El panel Vista Previa de Plantilla muestra la plantilla completada con datos de ejemplo. Haga clic en Vista Previa para actualizarla después de editar.
Las plantillas personalizadas siempre son correos electrónicos. Aparecen en el selector Plantillas de Correo cuando envía un correo a un huésped desde una reserva (vea más abajo). No se envían automáticamente ni se ofrecen en el redactor de la bandeja de entrada.
Variables de Plantillas Personalizadas
Las variables se escriben con doble llave, por ejemplo {{ guest_first_name }}, y se completan con los datos de la reserva cuando selecciona la plantilla. El editor ofrece:
| Variable | Qué inserta |
|---|---|
{{ guest_name }} | Nombre completo del huésped |
{{ guest_first_name }} | Nombre del huésped |
{{ guest_email }} | Correo electrónico del huésped |
{{ booking_ref }} | Referencia de la reserva |
{{ check_in_date }} | Fecha de check-in |
{{ check_out_date }} | Fecha de check-out |
{{ nights }} | Número de noches |
{{ total_price }} | Precio total de la reserva |
{{ guests_adults }} | Número de adultos |
{{ guests_children }} | Número de niños |
{{ property_name }} | Nombre de la propiedad |
{{ property_address }} | Dirección de la propiedad |
{{ check_in_time }} | Hora de check-in de la propiedad |
{{ check_out_time }} | Hora de check-out de la propiedad |
{{ company_name }} | Nombre de su empresa |
Una variable sin valor para la reserva queda en blanco, así que revise el mensaje antes de enviarlo.
Enviar un Correo a un Huésped Desde una Reserva
Puede enviar un correo a un huésped directamente desde la página de detalle de la reserva con el botón Enviar Correo al Huésped, que abre una ventana de redacción. Su selector Plantillas de Correo le permite comenzar desde una plantilla guardada en lugar de un mensaje en blanco. El selector agrupa las plantillas bajo dos encabezados:
- Ciclo de vida: sus plantillas de ciclo de vida para huéspedes activas (las plantillas para propietarios y socios no se ofrecen).
- Personalizadas: sus plantillas de correo personalizadas activas de la pestaña Personalizadas.
Elija una y su asunto y cuerpo se completan con los datos reales de esa reserva, listos para que los ajuste y envíe.
Respuestas Guardadas en la Bandeja de Entrada
Las respuestas guardadas son la forma de reutilizar texto en las conversaciones de la bandeja de entrada: WhatsApp, SMS, correo electrónico, chat en vivo y los demás canales de la bandeja de entrada. Son independientes de las plantillas de la página Plantillas.
Usar una respuesta guardada al responder:
- Haga clic en el botón Respuestas guardadas (ícono de marcador) junto al cuadro de mensaje, luego elija una respuesta de la lista.
- O bien, en una conversación de WhatsApp, SMS u otro texto, escriba
/al inicio del mensaje o después de un espacio, y siga escribiendo para buscar sus respuestas por atajo o título. Presione Enter o haga clic en una respuesta para insertarla.
En conversaciones de correo electrónico, la respuesta se inserta en el editor de correo. En conversaciones de texto, seleccionar una respuesta de la lista Respuestas guardadas reemplaza todo lo que ya haya escrito en el cuadro de mensaje, mientras que un atajo / reemplaza solo la / y lo que escribió después.
Las variables de una respuesta guardada se completan con el huésped de la conversación, la reserva vinculada y la propiedad al insertar la respuesta. Revise el texto antes de enviarlo.
Administrar respuestas guardadas: vaya a Configuración, abra la pestaña Mensajería y busque Respuestas Guardadas. Haga clic en Nueva Respuesta y complete un Título, un Atajo (sin espacios), un Alcance (Toda la empresa, Específica de propiedad o Personal), una Categoría, un Idioma y el Cuerpo de la Respuesta. Use Insertar Variable para agregar variables. Vea Configuración.
Variables de Respuestas Guardadas
Las respuestas guardadas usan variables sin espacios dentro de las llaves, por ejemplo {{guest_first_name}}:
| Variable | Qué inserta |
|---|---|
{{guest_first_name}} | Nombre del huésped |
{{guest_last_name}} | Apellido del huésped |
{{guest_email}} | Correo electrónico del huésped |
{{guest_phone}} | Número de teléfono del huésped |
{{arrival_date}} | Fecha de llegada (check-in) |
{{departure_date}} | Fecha de salida (check-out) |
{{nights}} | Número de noches |
{{adults}} | Número de adultos |
{{children}} | Número de niños |
{{booking_reference}} | Código de referencia de la reserva |
{{total_price}} | Precio total de la reserva |
{{property_name}} | Nombre de la propiedad |
{{property_city}} | Ciudad de la propiedad |
{{check_in_time}} | Hora de check-in |
{{check_out_time}} | Hora de check-out |
{{wifi_network}} | Nombre de la red Wi-Fi |
{{wifi_password}} | Contraseña de Wi-Fi |
{{company_name}} | Nombre de su empresa |
{{concierge_online_email}} | Correo del concierge en línea (por propiedad) |
{{concierge_online_phone}} | Teléfono del concierge en línea (por propiedad) |
{{concierge_onsite_email}} | Correo del concierge en sitio (por propiedad) |
{{concierge_onsite_phone}} | Teléfono del concierge en sitio (por propiedad) |
{{agent_name}} | Su nombre completo (el miembro del personal que responde) |
{{agent_first_name}} | Su nombre |
Las cuatro variables de concierge usan el concierge en línea o en sitio asignado a la propiedad. Si la propiedad no tiene concierge asignado, recurren al contacto de concierge predeterminado de su empresa (los campos Correo del Concierge Predeterminado y Teléfono del Concierge Predeterminado en la pestaña Empresa de Configuración; vea Configuración: Empresa).
Una variable que no se puede completar (por ejemplo, {{arrival_date}} en una conversación sin reserva vinculada) permanece en el texto tal cual, para que pueda detectarla y corregirla antes de enviar.
La Ventana de 24 Horas de WhatsApp
Una respuesta guardada se envía como un mensaje de texto libre ordinario. En WhatsApp, el texto libre solo funciona dentro de las 24 horas posteriores al último mensaje del huésped. Fuera de esa ventana, WhatsApp solo acepta plantillas aprobadas por Meta, que son configuradas por el equipo de Argonautas. Vea Configuración de WhatsApp.
Copias con CC Interno
A veces un correo automatizado para huéspedes también debería llegar a alguien de su propio equipo, como un contador en cada confirmación de reserva, o un contacto de relaciones con propietarios en las cancelaciones. La pestaña CC Interno en la página Plantillas de Comunicación le permite adjuntar una regla de CC a un tipo específico de correo automatizado.
Para agregar una regla:
- Haga clic en Plantillas en la barra lateral y abra la pestaña CC Interno (la tarjeta Copias con CC Interno).
- Elija un tipo de correo del menú desplegable.
- Ingrese una o más direcciones de CC, separadas por comas (
nombre@empresa.com, segundo@empresa.com). - Haga clic en Agregar copia. Edite las direcciones de una regla en cualquier momento y haga clic en Guardar; use Eliminar para borrarla.
Cada tipo de correo puede tener una regla, que puede incluir varias direcciones. Una regla se puede activar o desactivar como Activa o inactiva sin eliminarla.
Los destinatarios de CC son visibles para el huésped (es un CC real, no una copia oculta), por lo que un "responder a todos" les llega. Y como los correos con enlace al portal llevan un token de inicio de sesión, solo incluya en CC a personas de confianza con acceso al portal del huésped.
El CC Interno aplica solo a los correos automatizados para huéspedes que se enrutan a través del sistema. No afecta el correo de la cuenta, los mensajes manuales únicos ni los envíos masivos.
Plantillas de Ciclo de Vida
Las plantillas de ciclo de vida son la capa de automatización: correos como la confirmación de reserva, las instrucciones de pre-llegada, el recordatorio de check-out y la solicitud de reseña que se envían por sí solos en el momento adecuado de cada reserva. Ya existen con texto predeterminado. Usted edita el texto, el momento de envío y si cada una está Activa. No crea nuevas ni elige un canal, porque siempre son correos electrónicos.
Vea Plantillas de Mensajes del Ciclo de Vida para la lista completa, cuándo se envía cada una y cómo editarlas.
Conceptos Clave
- Plantilla de ciclo de vida: Un correo automatizado vinculado a un evento de reserva. Siempre es correo electrónico.
- Plantilla personalizada: Su propio correo reutilizable, ofrecido en el selector Enviar Correo al Huésped de una reserva. Siempre es correo electrónico.
- Respuesta guardada: Texto reutilizable que inserta al responder en la bandeja de entrada, en cualquier canal.
- Variable: Un marcador de posición con doble llave que se reemplaza con datos reales.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo enviar una plantilla por WhatsApp o SMS? No una plantilla de ciclo de vida o personalizada; esas son solo por correo electrónico. En una conversación de WhatsApp o SMS, inserte una respuesta guardada en su lugar. En WhatsApp, la ventana de 24 horas sigue aplicando.
¿Por qué mis plantillas personalizadas no aparecen en la bandeja de entrada? Las plantillas personalizadas solo se ofrecen en la ventana Enviar Correo al Huésped de una reserva. El redactor de la bandeja de entrada ofrece respuestas guardadas.
¿Qué pasa si una variable no se puede completar? En una plantilla personalizada o de ciclo de vida, queda en blanco. En una respuesta guardada, el marcador de posición permanece en el texto (por ejemplo, {{arrival_date}}) para que pueda corregirlo antes de enviar.
¿Puedo desactivar una plantilla de ciclo de vida temporalmente? Sí. Ábrala, cámbiela a Inactiva y haga clic en Guardar.
Relacionado
- Plantillas de Mensajes del Ciclo de Vida: Los correos automatizados y cuándo se envía cada uno.
- Guía de Mensajería: La bandeja de entrada unificada donde usa las respuestas guardadas.
- Configuración de WhatsApp: Cómo funciona WhatsApp, incluida la ventana de 24 horas y las plantillas aprobadas por Meta.
- Portal del Huésped: El portal al que llegan sus huéspedes a través de los enlaces en sus correos de reserva y de ciclo de vida.
- Ciclo de Vida de la Reserva: Los eventos de reserva que activan las plantillas de ciclo de vida.