Ciclo de Vida de una Reserva

Toda reserva en Argonautas sigue un ciclo de vida claro desde el momento en que se crea hasta la salida del huésped. Esta guía explica cada etapa, cómo se crean las reservas y cómo gestionarlas día a día.

Descripción General

Las reservas son el elemento central en Argonautas. Pueden llegar automáticamente desde canales OTA (Airbnb, Booking.com, VRBO) o ser creadas manualmente por su equipo para reservas directas. Independientemente de su origen, todas las reservas pasan por el mismo conjunto de estados y se gestionan desde la misma interfaz.

Estados de la Reserva

Cada reserva tiene un estado que refleja su lugar en el ciclo de vida. El estado aparece como un indicador de color en toda la aplicación.

Estado	Color	Significado
Confirmada	Verde azulado	La reserva está confirmada y la propiedad está bloqueada para esas fechas.
Pendiente	Amarillo	La reserva ha sido recibida pero aún no se ha confirmado; normalmente está a la espera de pago o revisión manual.
En Espera	Amarillo	Las fechas están bloqueadas temporalmente (por ejemplo, durante una cotización o proceso de pago).
Registrada	Verde azulado	El huésped ha llegado y se encuentra hospedado en la propiedad.
Finalizada	Gris	El huésped ha salido. La reserva ahora forma parte de su historial.
Cancelada	Rojo	La reserva fue cancelada antes de la llegada del huésped.

La vista de lista de Reservas organiza estos estados en pestañas:

• Reservas Activas -- Muestra las reservas confirmadas, pendientes, en espera y registradas (excluye las completadas y canceladas). Esta es la pestaña predeterminada.
• Confirmadas -- Solo las reservas confirmadas.
• Pendientes -- Solo las reservas pendientes.
• En Casa -- Huéspedes que se están hospedando actualmente: reservas confirmadas o registradas cuya estancia incluye el día de hoy (llegada hoy o antes, salida hoy o después). Use esta pestaña para ver exactamente quién está en la propiedad en este momento.
• Canceladas -- Solo las reservas canceladas.
• Completadas -- Reservas en las que el huésped ya ha finalizado su estancia.

Las pestañas Activas y Confirmadas son sensibles a la fecha: solo muestran estadías cuya salida sea hoy o posterior. Una reserva cuya salida ya pasó cae fuera de Activas y entra a Completadas, aunque su estado nunca haya cambiado a finalizada. Esto mantiene la pestaña Activas como una lista fiel de "lo que aún está por delante", y es lo que evita que las estadías históricas importadas (a menudo confirmadas, con una fecha de salida de hace años) la inunden.

Para ver las reservas por su estado real sin importar la fecha, elija un estado en los Filtros en lugar de usar una pestaña -- eso ofrece una vista sin límite de fechas de ese estado.

Cada pestaña muestra un distintivo con el recuento para que pueda ver de un vistazo cuántas reservas hay en cada categoría. Los recuentos usan los mismos rangos sensibles a la fecha que las pestañas, por lo que un distintivo siempre coincide con lo que muestra al hacer clic en la pestaña.

Crear una Reserva Manual

Para crear una reserva directamente (para reservas por teléfono, correo electrónico o recepción sin cita):

1. Navegue a Reservas y haga clic en Nueva Reserva.
2. Elija un tipo de reserva. Argonautas admite tres tipos:
   • Reserva de Huésped -- Una reserva estándar con datos del huésped, precio y correos electrónicos de confirmación.
   • Estancia del Propietario -- Bloquea fechas para uso del propietario de la propiedad. No se calcula precio.
   • Mantenimiento -- Bloquea fechas para limpieza, reparaciones u otro mantenimiento. No se calcula precio.
3. Seleccione una propiedad del menú desplegable.
4. Establezca las fechas de entrada y salida. Para las reservas de huéspedes, también puede establecer una hora de llegada.
5. Ingrese el número de huéspedes -- adultos, niños (de 2 a 17 años) y bebés (menores de 2 años).
6. Complete la información del huésped (solo para reservas de huéspedes): nombre, correo electrónico, teléfono y, opcionalmente, una dirección postal.
7. Revise la cotización del precio. Tan pronto como seleccione una propiedad y las fechas, la barra lateral muestra una cotización en vivo con:
   • Tarifa base (tarifa nocturna multiplicada por el número de noches)
   • Cargos adicionales (tarifa de limpieza, tarifa de servicio, impuestos, etc.)
   • Precio total
8. Agregue detalles de la reserva (opcional): fuente de la reserva (elegida de la lista configurable de Fuentes de Reserva de su empresa -- Reserva Directa, Teléfono, Correo electrónico, una fuente personalizada, etc.), agente de reservas (el miembro del personal que gana la comisión de la reserva), una nota opcional de texto libre en Referido, una referencia o código de confirmación externo, y notas internas visibles solo para el personal.
9. Haga clic en Crear Reserva para finalizar.

[Captura de pantalla: El formulario de creación de reservas que muestra el selector de tipo de reserva, el selector de propiedad, los campos de fecha, la sección de información del huésped y la barra lateral de cotización de precios.]

Cómo Llegan las Reservas OTA

Cuando un huésped reserva a través de una OTA conectada (Airbnb, Booking.com, VRBO), la reserva se sincroniza automáticamente en Argonautas a través de la red de distribución. Estas reservas:

• Aparecen en la lista de Reservas con un icono de canal que indica la fuente.
• Tienen su estado establecido según lo que reporta la OTA (generalmente Confirmada).
• Incluyen el código de confirmación de la OTA en el campo Referencia Externa.
• Obtienen los datos de contacto del huésped de la OTA cuando están disponibles.
• Tienen el precio completado con los datos de la reserva de la OTA.

Las reservas OTA se gestionan de la misma manera que las reservas manuales, aunque algunos campos (como la información de contacto del huésped) pueden estar limitados por lo que comparte la OTA.

Detalle financiero de la OTA

Para las reservas OTA, el detalle de la reserva desglosa los totales para que pueda conciliar lo que la OTA realmente cobró:

• Alojamiento base -- la tarifa nocturna que reportó la OTA.
• Tarifas -- extras no impositivos (tarifa de limpieza, tarifa de resort, tarifa de servicio y similares).
• Impuestos -- IVA, impuesto de ocupación, impuesto de hospedaje y otras líneas de tipo impositivo, desglosados por separado de las tarifas.
• Comisión OTA -- la comisión del lado del anfitrión que cobra la OTA (por ejemplo, ~15.5% en Airbnb, ~15% en Booking.com, ~8% en VRBO). Las reservas directas muestran esto en blanco en lugar de cero para que los informes puedan distinguir "sin OTA" de "OTA con comisión cero".
• Pago neto al propietario -- lo que el propietario recibe finalmente después de la comisión y los impuestos. Para la mayoría de las reservas, esto se calcula automáticamente. Cuando la liquidación de una OTA es inusual (una cancelación, reembolso parcial, estancia editada o una tarifa que la OTA aún no ha finalizado), el pago se retiene para revisión de liquidación hasta que usted confirme la cifra correcta. Consulte Modificaciones de Reservas OTA para conocer el flujo de trabajo de revisión.

Si la OTA modifica posteriormente una reserva, el desglose se conserva cuando la nueva revisión no lo incluye; no se pone a cero silenciosamente. Las entradas de Tarifa de Cancelación recibidas de la sincronización del canal se excluyen intencionalmente del desglose de tarifas para evitar una doble contabilización con los pagos.

La Vista de Detalle de la Reserva

Haga clic en cualquier reserva de la lista para abrir su vista de detalle. La página está dividida en dos columnas:

Columna Principal (Izquierda)

• Tarjeta de Detalles de la Reserva -- Estado, fechas de entrada/salida, hora de llegada, número de huéspedes, fuente de la reserva y código de confirmación. Las filas de entrada y salida muestran las horas configuradas de la propiedad (por ejemplo, "Después de las 3:00 PM" / "Antes de las 11:00 AM"), formateadas para el idioma activo, por lo que la ventana mostrada siempre coincide con esa propiedad en lugar de un valor fijo predeterminado. Todos los campos se pueden editar en línea; aparece una barra de guardado flotante en la parte inferior cuando realiza cambios.
• Tarjeta de Información de la Propiedad -- El nombre de la propiedad (solo lectura, vinculado desde la reserva).
• Tarjeta de Información del Huésped -- Nombre, correo electrónico, teléfono y dirección del huésped. Editable para reservas manuales.
• Tarjeta de Notas -- Notas internas visibles solo para su equipo. Haga clic en "Agregar Nota" desde las acciones rápidas para saltar aquí.

Barra Lateral (Derecha)

• Tarjeta de Desglose de Precios -- El precio detallado: tarifa base, cargos adicionales y total. Para reservas directas, cada tarifa de la cotización (limpieza, servicio, mascota, procesamiento, etc.) aparece como su propia línea etiquetada en lugar de un solo total agrupado de "Tarifas", por lo que el desglose coincide con lo que se le cobra al huésped. Puede agregar o eliminar cargos y ajustar los montos; estas líneas de tarifas generadas por el sistema se gestionan automáticamente. También puede aplicar un crédito para reducir el total de una reserva directa: elija Monto para ingresar un crédito fijo, o Porcentaje para descontar el alojamiento en un porcentaje (el impuesto se ajusta proporcionalmente en ambos casos). Un crédito no puede exceder el total de la reserva. Los cambios se guardan junto con cualquier otra edición.
• Tarjeta de Estado de Pago -- Muestra el estado de pago actual (Pendiente, Parcial, Pagado, Reembolsado, Fallido), el monto total, el monto pagado y el saldo pendiente. Si el pago está pendiente, hay un botón "Registrar Pago" disponible.
• Tarjeta de Acciones Rápidas -- Acciones con un solo clic:
  • Enviar Correo al Huésped -- Abre un modal para redactar y enviar un correo electrónico al huésped.
  • Enviar Enlace del Portal del Huésped -- Abre un modal que genera en el momento el enlace mágico seguro del portal del huésped y le permite elegir cómo entregarlo: Copiar enlace (opción predeterminada — copia la URL para que pueda pegarla en cualquier canal), Correo electrónico (lo envía a la dirección del huésped) o WhatsApp / SMS (lo entrega al teléfono del huésped, con respaldo a SMS cuando WhatsApp no está disponible). Copiar y WhatsApp / SMS funcionan incluso para huéspedes de OTA que no tienen un correo electrónico real registrado; la opción de correo electrónico solo está disponible cuando el huésped tiene una dirección de entrega válida.
  • Imprimir Comprobante -- Genera y abre un comprobante PDF para el huésped en una nueva pestaña (la simple confirmación de la reserva).
  • Descargar Factura -- Descarga el PDF del estado de cuenta de la reserva (número de documento INV-<código de confirmación>). Elija el idioma (inglés, español, francés, portugués) en el menú desplegable junto al botón. Para reservas directas, este es un estado de cuenta conciliador de tres partes: Cargos al huésped (alojamiento, 13% de IVA y la "Tarifa de procesamiento"), Repartición (el desembolso al propietario frente al monto que su empresa retiene después de la comisión de gestión) y Pagos (cada cuota pagada y el saldo pendiente). Ambos lados de la repartición cuadran con el mismo total, por lo que las cifras del propietario y del gestor siempre concilian. Cuando una reserva directa se pagó con tarjeta a través de BAC/PowerTranz, el estado de cuenta también muestra un bloque de Liquidación de tarjeta (BAC) que desglosa las retenciones y comisiones del banco -- detalle informativo de conciliación bancaria que nunca cambia la repartición propietario/gestor. Las reservas de OTA descargan la factura simple de una sola cascada.
  • Agregar Nota -- Se desplaza a la sección de notas y activa la edición.

[Captura de pantalla: La vista de detalle de la reserva que muestra el diseño de dos columnas con los detalles de la reserva, la información del huésped, el desglose de precios y el estado de pago.]

Modificar una Reserva

Puede editar la mayoría de los campos de la reserva directamente desde la vista de detalle:

1. Abra la reserva.
2. Cambie cualquier campo editable (fechas, número de huéspedes, estado, información del huésped, notas, precio).
3. Aparece un panel flotante "Cambios sin guardar" en la parte inferior de la pantalla con los botones Cancelar y Guardar Cambios.
4. Haga clic en Guardar Cambios para aplicar sus modificaciones.

Si intenta navegar a otra página con cambios sin guardar, aparecerá un diálogo de confirmación preguntándole si desea salir sin guardar.

Reenviar el correo de confirmación: Después de realizar cambios, haga clic en Enviar Confirmación en el encabezado para reenviar la confirmación actualizada al huésped.

Cancelar una Reserva

Para cancelar una reserva:

1. Abra la vista de detalle de la reserva.
2. Haga clic en Cancelar Reserva (botón rojo en el encabezado).
3. Aparece un modal de confirmación. Confirme para continuar.
4. El estado de la reserva cambia a Cancelada y las fechas se liberan en el calendario de disponibilidad.

La cancelación se refleja automáticamente en todos los canales conectados.

Cuando se cancela una reserva, sus datos financieros se neutralizan para que ya no cuenten para los ingresos o saldos en vivo:

• La tarjeta de desglose de precios se vuelve a etiquetar como Economía de la reserva original y se atenúa; permanece visible para el registro, pero ya no se trata como dinero adeudado.
• El saldo pendiente se reduce a cero y la insignia de pago muestra Anulado en lugar de un monto fantasma adeudado.
• Para las reservas OTA, el pago neto al propietario refleja el resultado real de la cancelación en lugar del pago proyectado original. Cuando Airbnb confirma un reembolso completo (sin retención), el pago se resuelve automáticamente a $0.00. Cuando el monto retenido aún necesita una decisión humana, la reserva se marca para revisión de liquidación (consulte Modificaciones de Reservas OTA).

La Vista de Lista de Reservas

La vista de lista proporciona varias herramientas para encontrar y gestionar reservas:

• Indicadores operativos -- Cuatro medidores circulares en la parte superior le brindan una vista rápida de las operaciones del día en lugar de los totales financieros:
  • Llegando Hoy -- Reservas confirmadas o registradas cuya fecha de llegada es hoy.
  • Saliendo Hoy -- Reservas confirmadas o registradas cuya fecha de salida es hoy.
  • Pago Pendiente -- Reservas activas que no están pagadas o están solo parcialmente pagadas. El medidor se resalta en ámbar cuando alguna reserva necesita atención.
  • Ocupación -- La proporción de sus propiedades activas que actualmente tienen huéspedes hospedados, mostrada como un porcentaje.
• Búsqueda -- Búsqueda de texto completo en nombres de huéspedes, nombres de propiedades y códigos de confirmación.
• Filtros -- Filtrar por propiedad, estado, fuente (OTA), rango de fechas y Necesita revisión (reservas cuya liquidación OTA aún necesita una decisión manual; consulte Modificaciones de Reservas OTA). Haga clic en "Limpiar filtros" para restablecer.
• Alternar vista -- Cambie entre Vista de tarjetas (tarjetas visuales de reserva) y Vista de tabla (tabla de datos ordenable con columnas para código de confirmación, estado, propiedad, huésped, fechas, noches, fuente, precio total y estado de pago). La primera columna muestra el código de confirmación de cada reserva como un enlace a su vista de detalle. Ordenar una columna ordena el conjunto completo de resultados filtrados en el servidor, no solo las filas de la página actual, por lo que la primera página siempre muestra la verdadera cabeza del orden.
• Paginación -- Los resultados se paginan con 12 reservas por página.

[Captura de pantalla: La lista de reservas en vista de tabla con filtros aplicados, que muestra las pestañas de estado, la barra de búsqueda y las columnas ordenables.]

Estados de Pago

Cada reserva también realiza un seguimiento del pago de forma independiente:

Estado de Pago	Color	Significado
Pagado	Verde azulado	Se recibió el pago completo.
Parcial	Amarillo	Se recibió parte del pago; queda un saldo.
Pendiente	Amarillo	Aún no se ha registrado ningún pago.
Reembolsado	Gris	El pago fue devuelto al huésped.
Fallido	Rojo	Un intento de pago falló.

Conceptos Clave

• Fuente de la Reserva -- Dónde se originó la reserva. Las fuentes provienen del registro de Fuentes de Reserva de su empresa. Por defecto, el formulario de reserva manual ofrece el conjunto curado -- Reserva Directa, Teléfono, Correo Electrónico, Agencia de Viajes, Cortesía (CPL), Otro -- más cualquier fuente personalizada que agregue; las fuentes de OTA y de otros canales/métodos existen precargadas pero están ocultas en la entrada manual (consulte Fuentes de Reserva). Más allá de los informes (se muestra como un icono de canal en la vista de lista), la fuente impulsa la comisión de gestión de la reserva y la base para cualquier comisión de agente. Puede reclasificar la fuente de una reserva en cualquier momento desde la vista de detalle -- incluso en reservas de OTA -- porque la fuente es una clasificación interna y nunca se envía de vuelta al canal. Reclasificar cambia las cifras de comisión de esa reserva dondequiera que se generen a continuación.
• Agente de Reservas -- El miembro del personal que gestionó o consiguió la reserva, marcado "Gana comisión de agente". Se utiliza para el seguimiento de comisiones de agentes. Las reservas OTA (Airbnb, Booking.com, VRBO) no generan comisiones para agentes; solo las reservas de canal directo atribuidas a un agente generan un registro de comisión al finalizar la estancia. Esto es distinto del campo de texto libre Referido, que es solo una nota sobre quién refirió la reserva y no involucra dinero.
• Referencia Externa -- El código de confirmación de una OTA o sistema externo. Útil para hacer referencias cruzadas con los paneles de control de los socios del canal.
• Notas Internas -- Notas de texto libre visibles solo para el personal. Úselas para instrucciones especiales, preferencias del huésped o detalles de coordinación.
• Código de Confirmación -- El identificador de la reserva dentro de Argonautas, que se muestra en las comunicaciones dirigidas al huésped.

Importar Reservas Históricas

Si está migrando desde otro sistema de gestión de propiedades, un administrador puede importar de forma masiva reservas históricas desde un archivo CSV mediante un comando de gestión del lado del servidor. Esta herramienta está diseñada como una herramienta de migración única, no para la entrada de datos diaria.

Proporcione a su contacto de soporte:

• Una exportación CSV de las reservas anteriores, con una fila por reserva y columnas para propiedad, nombre del huésped, correo electrónico, fechas, estado y totales.
• Una lista de asignaciones de nombre de propiedad a ID de propiedad de Argonautas (o nombres de propiedad coherentes para que el importador pueda coincidirlos automáticamente).

El importador es tolerante a las variaciones de formato en fechas, totales y estados. Desconecta las señales posteriores al guardado durante su ejecución para que la importación de miles de reservas anteriores no active miles de correos electrónicos de confirmación a huéspedes que ya se hospedaron hace años.

Como las pestañas de la lista son sensibles a la fecha, las estadías importadas cuya salida ya pasó caen bajo Completadas, no Activas -- así una migración no satura su vista de trabajo de próximas reservas.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo cambiar la propiedad de una reserva después de crearla? La propiedad se establece en el momento de la creación y no se puede cambiar. Si un huésped necesita mudarse a una propiedad diferente, cancele la reserva original y cree una nueva.

¿Qué sucede con las reservas OTA si las modifico en Argonautas? Los cambios realizados en Argonautas (como ajustes de fecha) se sincronizan de vuelta a la OTA a través de su proveedor de canal, según las capacidades del canal.

¿Cómo marco a un huésped como registrado o finalizado? Cambie el estado de la reserva a "Registrada" o "Finalizada" desde el menú desplegable de estado en la vista de detalle y luego guarde.

¿Puedo crear una reserva para fechas que se superponen con otra reserva? No. El sistema valida contra las reservas existentes para la misma propiedad. Las estancias de propietarios y los bloqueos de mantenimiento también impiden la superposición de reservas de huéspedes.

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