Ciclo de Vida de la Reserva

Cada reserva en Argonautas sigue un ciclo de vida claro desde el momento en que se crea hasta la salida del huésped. Esta guía explica cada etapa, cómo se crean las reservas y cómo gestionarlas día a día.

Descripción General

Las reservas son el objeto central en Argonautas. Pueden llegar automáticamente desde canales OTA (Airbnb, Booking.com, VRBO) o ser creadas manualmente por su equipo para reservas directas. Independientemente de su origen, cada reserva pasa por el mismo conjunto de estados y se gestiona desde la misma interfaz.

Estados de la Reserva

Cada reserva tiene un estado que refleja en qué punto del ciclo de vida se encuentra. El estado aparece como un indicador de color en toda la aplicación.

Estado	Color	Significado
Confirmed	Teal	La reserva está confirmada y la propiedad está bloqueada para esas fechas.
Pending	Yellow	La reserva ha sido recibida pero aún no ha sido confirmada; generalmente está esperando pago o revisión manual.
On Hold	Yellow	Las fechas están retenidas temporalmente (por ejemplo, durante una cotización o un proceso de pago).
Awaiting Partner	Yellow	Una reserva en una propiedad de socio que el socio aún no ha confirmado.
Checked In	Teal	El huésped ha llegado y actualmente se hospeda en la propiedad.
Checked Out	Gray	El huésped ha salido. La reserva ahora forma parte de sus registros históricos.
Cancelled	Magenta	La reserva fue cancelada antes de que llegara el huésped.
No Show	Magenta	El huésped nunca llegó.
Partner Declined	Magenta	El socio rechazó una reserva en su propiedad.

Consulte Estados de la Reserva Explicados para saber cómo una reserva pasa de un estado a otro.

La vista de lista de Bookings organiza estos estados en pestañas:

• Active Bookings -- Muestra reservas confirmadas, pendientes, en espera y con check-in realizado (excluye completadas y canceladas). Esta es la pestaña predeterminada.
• Confirmed -- Solo reservas confirmadas.
• Pending -- Solo reservas pendientes.
• In House -- Huéspedes actualmente hospedados: reservas confirmadas o con check-in cuya estadía abarca el día de hoy (llegada hoy o antes, salida hoy o después). Use esta pestaña para ver exactamente quién está en la propiedad en este momento.
• Cancelled -- Solo reservas canceladas.
• Completed -- Reservas en las que el huésped ya hizo check-out.

Las pestañas Active y Confirmed son conscientes de las fechas: solo muestran estadías cuya salida es hoy o más adelante. Una reserva cuya salida ya pasó sale de Active y pasa a Completed aunque su estado nunca se haya cambiado a checked-out. Esto mantiene la pestaña Active como una verdadera lista de "lo que aún está por venir", y es lo que evita que las estadías históricas importadas (a menudo confirmadas, con un checkout de hace años) la saturen.

Para ver reservas por su estado real independientemente de la fecha, elija un estado en el filtro All Statuses en lugar de usar una pestaña. Eso ofrece una vista ilimitada de todas las fechas para ese estado, y ninguna pestaña queda resaltada mientras se aplica.

Cada pestaña muestra un contador para que pueda ver de un vistazo cuántas reservas hay en cada categoría. Los conteos usan los mismos grupos conscientes de fechas que las pestañas, por lo que un contador siempre coincide con lo que muestra la pestaña al hacer clic.

Crear una Reserva Manual

Para crear una reserva directamente (para reservas por teléfono, correo electrónico o en persona):

1. Abra Bookings y haga clic en New Booking. Se abre la página Create New Booking.

2. Elija un tipo de reserva en Booking Type:

   • Guest Booking -- Una reserva estándar con datos del huésped, precios y correos de confirmación.
   • Owner Stay -- Bloquea fechas para el propietario o su familia. No se calcula precio.
   • Maintenance Block -- Bloquea fechas para limpieza, reparaciones u otros trabajos. No se calcula precio.

3. Seleccione una propiedad. La lista está agrupada en Direct, Owner y Partners.

4. En Stay Details, establezca las fechas de Check-in / Check-out. Para reservas de huéspedes también puede establecer una Arrival Time (opcional).

5. Ingrese la cantidad de huéspedes: adultos, niños (de 2 a 17 años) y bebés (menores de 2 años).

6. Complete la Información del Huésped (solo para reservas de huéspedes): país, nombre, apellido, correo electrónico y teléfono. Haga clic en Add Address para agregar una dirección postal. Para estadías de propietario y bloqueos de mantenimiento, en su lugar obtiene un campo de notas.

7. Revise el precio en el panel Booking Summary a la derecha. Tan pronto como elija una propiedad y fechas, muestra la propiedad, las fechas y noches, los huéspedes y un Price Breakdown en vivo:

   • Alojamiento (tarifa por noche multiplicada por la cantidad de noches)
   • Cada cargo (limpieza, servicio, etc.), incluyendo cualquier cargo específico de la propiedad que aplique según la cantidad de huéspedes, e impuestos
   • Total
   • Guest pays by -- el total que paga el huésped con cada método de pago que acepta la propiedad, incluyendo la comisión de procesamiento. Elija el método que acordó con el huésped, para que el correo de confirmación cotice esa cifra exacta.

   Puede ajustar el precio aquí antes de crear la reserva: Add Charge, Add Credit o Set total (ingrese el total final y la diferencia se registra como un ajuste etiquetado). Cada cifra es recalculada por el servidor después de cada cambio. Al crear la reserva se envía al huésped un correo de confirmación con el total que se muestre en ese momento.

   Este formulario no ofrece add-ons. Los huéspedes los agregan en su sitio web de reservas o desde su portal de huésped.

8. Agregue Detalles de la Reserva (opcional): Booking Source (de su lista de Booking Sources: Direct Booking, Phone, Email, una fuente personalizada, etc.), una External Reference (un código de confirmación de OTA u otro sistema), una Agency (se muestra cuando tiene agencias configuradas; divide la comisión de gestión) y Internal Notes visibles solo para el personal. Si está marcado como Earns commission, se le acredita automáticamente como el Reservations Agent de la reserva. Puede cambiar el agente después desde la vista de detalle de la reserva.

9. Haga clic en Create Booking (o Block for Owner / Block for Maintenance para los otros tipos) en la parte inferior del panel de resumen. Los bloqueos de propietario y mantenimiento bloquean las fechas en todos los canales conectados.

Si las fechas incumplen una regla de estadía o se superponen con un bloqueo manual, un cuadro de diálogo de Availability rules explica por qué y, cuando está permitido, ofrece Book anyway o Clear block & book. Consulte Anulación de Reglas de Disponibilidad.

Reservas Realizadas en Su Sitio Web de Reservas

Cuando su sitio web de reservas está configurado para pago en línea (el soporte de Argonautas activa esto para su sitio web), un huésped que reserva y paga en línea crea una reserva Pending que retiene las fechas mientras paga. Si su sitio web es propio (WordPress o desarrollado a medida) y está conectado a Argonautas, el soporte de Argonautas también puede activar las reservas instantáneas: su sitio reserva la estadía y envía al huésped a una página de pago segura de Argonautas para pagar. Las reservas que usted o su equipo crean en la aplicación de administración no se ven afectadas por lo siguiente.

• La propiedad necesita una forma de cobrar. Si ningún conector de pago habilitado cubre la propiedad, su sitio web no puede aceptar una reserva en línea para ella: no se reserva nada y el sitio web recibe el mensaje "Online booking is not available for this property. Please send a request.", para que pueda ofrecer al huésped una solicitud de reserva en su lugar. Para aceptar reservas en línea, agregue en Configuración > Proveedores de Pago un conector que cubra la propiedad (Todas las propiedades (predeterminado), o la propiedad marcada en Propiedades específicas) y asegúrese de que Habilitar este conector para pagos de huéspedes esté activado. Consulte Conectores de pago. Las reservas instantáneas son más estrictas, porque el huésped paga en la página de pago de Argonautas: la propiedad necesita un conector PowerTranz o PayPal, y algo debe poder pagarse al reservar (un depósito del 0% con todo el saldo a pagar más tarde se reserva por solicitud). Las propiedades de socio con el flujo de pago El socio cobra siempre se reservan por solicitud.
• El saldo se cobra automáticamente solo con el consentimiento del huésped. Aceptar sus términos no es suficiente. La tarjeta guardada de un huésped del sitio web se cobra por el saldo en su fecha de vencimiento solo si lo aceptó por separado al pagar (la tarjeta Aceptación de términos de la reserva lo muestra como Cobro automático del saldo autorizado). De lo contrario, se le envía por correo un enlace de pago para el saldo. Las reservas que ingresa su equipo mantienen el cobro automático habitual.
• El huésped puede arrepentirse antes de pagar. Si regresa desde el paso de pago antes de que se mueva cualquier dinero, la reserva se cancela de inmediato y las fechas quedan libres (incluyendo en sus canales OTA), para que pueda volver a reservar de inmediato. Un huésped al que ya se le habían mostrado instrucciones de transferencia bancaria recibe una breve nota de que no se necesita ninguna transferencia.
• Las reservas sin pagar se limpian solas. Una reserva del sitio web sin pago se cancela automáticamente 30 minutos después de su creación (tarjeta o PayPal), o 36 horas después de que el huésped eligió transferencia bancaria.
• Nadie es notificado hasta que llega el dinero. El correo de confirmación del huésped y el aviso de nueva reserva del propietario se envían cuando se recibe el primer pago, no cuando se crea la reserva. Si el huésped se arrepiente, no se envía correo a nadie. Si la reserva se cancela automáticamente por falta de pago, el huésped recibe un correo de falta de pago y el propietario no recibe nada.
• Un pago que llega después de la cancelación se conserva, no se pierde. Si un pago llega a una reserva que ya fue liberada o cancelada, se registra, la reserva permanece Cancelled y no se le informa al huésped que su pago fue recibido. El gerente de la propiedad y la dirección de correo principal de su empresa reciben un correo ACTION NEEDED: payment on cancelled booking. Verifique si las fechas siguen disponibles, luego reinstaure la reserva o reembolse al huésped.

Pagos atascados en procesamiento

Ocasionalmente, un pago con tarjeta comienza pero el procesador nunca confirma si se realizó. Después de 24 horas, en lugar de marcarlo como fallido, Argonautas envía un correo al gerente de la propiedad y a la dirección de correo principal de su empresa ACTION NEEDED: payment outcome unknown for booking ... con la referencia del pago. El sistema no marca el pago como fallido ni vuelve a cobrar la tarjeta por su cuenta. Busque la referencia en el panel de su proveedor de pagos para ver si se cobró la tarjeta, y resuelva el pago antes de pedirle al huésped que pague de nuevo.

Cómo Llegan las Reservas de OTA

Cuando un huésped reserva a través de una OTA conectada (Airbnb, Booking.com, VRBO), la reserva se sincroniza automáticamente en Argonautas a través de la red de distribución. Estas reservas:

• Aparecen en la lista de Bookings con un ícono de canal que indica la fuente.
• Tienen su estado establecido según lo que reporta la OTA (típicamente Confirmed).
• Incluyen el código de confirmación de la OTA en el campo External Reference.
• Extraen los datos de contacto del huésped de la OTA cuando están disponibles.
• Tienen precios completados a partir de los datos de reserva de la OTA.

Las reservas de OTA se abren en la misma vista de detalle que las reservas manuales. Sus fechas y cantidades de huéspedes están bloqueadas, porque el canal es su propietario: cámbielas en la OTA y la actualización fluye hacia Argonautas. Algunos campos, como la información de contacto del huésped, pueden estar limitados por lo que la OTA comparte.

Desglose financiero de OTA

Para reservas de OTA, la tarjeta Price Breakdown divide los totales para que pueda conciliar lo que el canal realmente cobró y pagó:

• Guest paid via {channel} -- alojamiento (antes de IVA), la tarifa de limpieza, IVA, cualquier tarifa de servicio al huésped o depósito de daños que el canal haya reportado, y Total paid by guest.
• Your payout -- alojamiento (antes de IVA), Less: Management commission a la tasa de la propiedad, la platform fee del canal (la tarifa del lado del anfitrión que retiene la OTA, que es independiente de su comisión) y la tarifa de limpieza, que va 100% al propietario sin comisión.
• Owner net payout -- lo que el propietario recibe en última instancia. Debajo, IVA held for Hacienda y una línea que indica quién recaudó el dinero (por ejemplo, "VRBO (collected by OTA, remitted to us)"). Para la mayoría de las reservas, el pago se calcula automáticamente. Cuando una liquidación de OTA es inusual (una cancelación, un reembolso parcial, una estadía editada o una tarifa que la OTA aún no ha finalizado), la fila de neto del propietario dice Review required hasta que confirme la cifra correcta. Consulte Revisión de Liquidación.

Si la OTA modifica posteriormente una reserva, el desglose se conserva cuando la nueva revisión no lo incluye. No se pone en cero silenciosamente. Las entradas de Cancellation Fee recibidas de la sincronización del canal se excluyen intencionalmente del desglose de cargos para evitar la doble contabilización contra los pagos.

La Vista de Detalle de la Reserva

Haga clic en cualquier reserva de la lista para abrir su vista de detalle. El encabezado tiene Back to Bookings a la izquierda y, a la derecha, Send Confirmation, Report No-Show (solo para reservas confirmadas de Booking.com y Expedia) y Cancel Booking. Debajo del encabezado, la página tiene dos columnas. Lo que la gente abre una reserva para ver, el precio y el estado del pago, se encuentra en la parte superior de la columna derecha, con Quick Actions debajo.

Columna Principal (Izquierda)

• Booking Details -- El código de confirmación, la propiedad y la insignia de estado se encuentran en el título de la tarjeta. La tarjeta muestra el check-in y check-out, noches, huéspedes, fuente y Booked On. Las filas de check-in y check-out muestran los horarios configurados de la propia propiedad (por ejemplo, "After 3:00 PM" / "Before 11:00 AM"), de modo que la ventana siempre coincide con esa propiedad en lugar de un valor predeterminado fijo. Haga clic en el ícono de lápiz para editar las fechas, cantidades de huéspedes, fuente, Referral (una nota de texto libre sobre quién refirió la reserva), Reservations Agent, Agency (cuando tiene agencias) y Status. En reservas de OTA, las fechas, cantidades de huéspedes y referencia están bloqueadas y un aviso le indica que las edite en el portal de la OTA. La fuente y el estado siguen siendo editables. Las personas con acceso de solo lectura a las reservas (el rol de Contabilidad) ven la tarjeta en modo de solo lectura.
• Guest Information -- El nombre del huésped (con una insignia Returning Guest para huéspedes recurrentes), correo electrónico, teléfono y país. Haga clic en el ícono de lápiz para editarlos.
• Special Requests & Notes -- Las solicitudes propias del huésped en Guest Notes, y las Internal Notes de su equipo como una lista firmada. Escriba una nota y haga clic en Add. Las notas internas nunca se muestran al huésped.
• Terms acceptance -- En reservas hechas en su sitio web: qué versión de los términos aceptó el huésped y cuándo, y si autorizó que el saldo se cobre automáticamente. Solo para personal. Consérvelo para disputas de contracargo.
• Guest Communications -- Un registro de los correos y mensajes enviados y recibidos de este huésped sobre esta reserva.
• Commission credit -- Quién gana la comisión de ventas en esta reserva: el Reservations Agent al 100%, el agente predeterminado de la empresa, o un reparto entre varias personas (haga clic en Split credit; las participaciones deben sumar exactamente 100%). Después del checkout, lista el pago de cada persona y si está Unpaid o pagado. Una vez que se paga cualquier pago, el crédito queda bloqueado. Se muestra cuando al menos una persona de su empresa está marcada como Earns commission. Consulte Comisiones de Agentes.

En un teléfono, las tarjetas se apilan en una columna, y todo excepto Send Confirmation se mueve detrás de un botón Actions en el encabezado.

Barra Lateral (Derecha)

• Price Breakdown -- Para reservas directas, el precio detallado: alojamiento, cada cargo de la cotización de tarifas (limpieza, servicio, mascota, procesamiento, etc.) en su propia línea etiquetada, impuestos y el total. Haga clic en el ícono de lápiz para Add Charge, eliminar o ajustar cargos, Add Credit o Set total. Un crédito puede ser un Amount o un Percentage del alojamiento (el impuesto se ajusta proporcionalmente en cualquier caso) y no puede exceder el total de la reserva. Los cambios se guardan junto con cualquier otra edición.
  • Add-ons y cargos específicos de la propiedad -- Cada add-on que el huésped eligió, en su sitio web de reservas o posteriormente desde su portal de huésped, aparece como su propia línea etiquetada con el nombre del add-on. Cada cargo específico de la propiedad aparece como su propia línea bajo el nombre del cargo. Ambos cuentan para su comisión de gestión, y los gravables se incluyen en el IVA.
  • Guest pays -- Debajo del total, el monto que paga el huésped con cada método de pago que agrega una comisión de procesamiento, comisión incluida. La comisión depende del método, por lo que no forma parte del total de la reserva. Consulte Comisiones por Procesamiento de Pagos.
• Las reservas de OTA muestran un Price Breakdown de solo lectura en su lugar: lo que pagó el huésped a través del canal, luego Your payout con la comisión de gestión, la tarifa de plataforma del canal y el Owner net payout (consulte Desglose financiero de OTA). Las reservas de Vrbo pagadas en cuotas también muestran su calendario de pagos.
• Payment -- La insignia de estado del pago, monto pagado, saldo pendiente, la tarjeta y el proveedor utilizados, y transacciones recientes. Haga clic en View Full Details para abrir el panel de pagos, donde los reembolsos y anulaciones se realizan por transacción. Consulte Reembolsar un Pago.
• Security Deposit -- La retención del depósito y su estado. Consulte Depósitos de Seguridad y Reclamos por Daños.
• Quick Actions -- Acciones de un solo clic:
  • Email Guest -- Abre un modal para redactar y enviar un correo electrónico al huésped.
  • Print Voucher -- Abre el PDF del Booking Receipt del huésped en una nueva pestaña, en el idioma predeterminado de su empresa. Es seguro enviarlo al huésped: solo muestra lo que se le cobró y pagó al huésped, nunca su comisión, la parte del propietario ni el detalle de liquidación bancaria. Para una reserva directa tiene dos partes. Charges lista el alojamiento, cada cargo y add-on en su propia línea, IVA, la comisión de procesamiento de tarjeta y el Total. Payments lista cada cuota con su Due Date, Amount, Card fee, Total y estado Paid / Pending, luego Paid to date, Balance remaining y el Payment Method. La comisión de tarjeta se cobra por cada cuota. Cuando el saldo se cobrará a la tarjeta guardada del huésped, el recibo ya incluye la comisión de tarjeta que llevará ese pago, por lo que su total es lo que el huésped realmente pagará, y coincide con la factura al centavo. Para reservas de OTA, el recibo muestra el alojamiento, la tarifa de limpieza, el IVA y la tarifa de servicio al huésped del canal, marcados como "collected by the booking platform".
  • Download Invoice -- Descarga el PDF del estado de cuenta de la reserva (número de documento INV-<confirmation code>). Elija el idioma (English, Español, Français, Português) en el menú desplegable Invoice Language junto al botón. Para reservas directas, este es un estado de cuenta conciliatorio de tres partes: Guest charges (alojamiento, 13% IVA y la "Processing fee"), Allocation (desembolso al propietario vs. el monto que retiene su empresa después de la comisión de gestión; cuando una agencia de viajes originó la reserva, la comisión de gestión se divide en la parte retenida por su empresa y la parte pagada a la agencia) y Payments (cada cuota pagada y el saldo restante). Ambos lados de la asignación suman el mismo total, por lo que las cifras del propietario y del administrador siempre concilian. Cuando una reserva directa se pagó con tarjeta a través de BAC/PowerTranz, el estado de cuenta también muestra un bloque Card settlement (BAC) que desglosa las retenciones y comisiones del banco. Esto es información de conciliación bancaria que nunca cambia la división propietario/administrador. Las reservas de OTA descargan la factura más simple de una sola cascada.
  • Add Note -- Salta al cuadro de notas internas.
  • Record Payment -- Registra un pago recibido fuera de la aplicación (por ejemplo, una transferencia bancaria). Ingrese el monto, el método y una referencia. Se muestra a las personas que pueden enviar solicitudes de pago.
  • Send portal link -- Abre el modal Send Portal Link, que genera el enlace seguro del portal del huésped en el momento y le permite elegir cómo entregarlo: Copy link only (el predeterminado, que genera el enlace sin enviarlo para que pueda pegarlo en cualquier canal usted mismo), Email (lo envía a la dirección del huésped) o WhatsApp / SMS (lo entrega al teléfono del huésped, recurriendo a SMS cuando WhatsApp no está disponible). Copiar y WhatsApp / SMS funcionan incluso para huéspedes de OTA que no tienen un correo electrónico real registrado. La opción Email solo está disponible cuando el huésped tiene una dirección entregable.
  • Send Payment Link -- Envía al huésped un enlace para pagar el monto adeudado ahora, cuando la reserva tiene un enlace de pago disponible.
  • Resend to partner, Void hold, Capture hold -- Se muestran solo en reservas con una retención de tarjeta de socio.
• Vrbo lead (off-platform booking) -- En reservas directas, marque a un huésped que llegó de una consulta de Vrbo dentro de los 30 días para que pueda reportarlo en su Vrbo Dashboard. La tarifa de Vrbo que ingrese se deduce del pago al propietario y no forma parte de su comisión.

Las reservas importadas de un PMS como Hostfully muestran un aviso en la parte superior: "Managed in {pms}. Change its dates, price, guest notes or cancellation there. You can add internal notes here."

Modificar una Reserva

Para cambiar una reserva:

1. Abra la reserva.
2. Haga clic en el ícono de lápiz en la tarjeta que desea cambiar: Booking Details (fechas, cantidades de huéspedes, fuente, estado, agente), Guest Information o Price Breakdown.
3. Realice sus cambios. Aparece una barra que dice "You have unsaved changes" en la parte inferior de la pantalla con Cancel y Save Changes.
4. Haga clic en Save Changes.

Si intenta navegar a otro lugar con cambios sin guardar, un cuadro de diálogo de confirmación le preguntará si desea salir sin guardar.

Reenviar el correo de confirmación: Después de hacer cambios, haga clic en Send Confirmation en el encabezado para enviar la confirmación actualizada al huésped.

Las notas internas se agregan desde la tarjeta Special Requests & Notes y se guardan de inmediato, sin la barra.

Cancelar una Reserva

Para cancelar una reserva:

1. Abra la vista de detalle de la reserva.
2. Haga clic en Cancel Booking (botón rojo en el encabezado).
3. Aparece un modal de confirmación. Confirme para continuar.
4. El estado de la reserva cambia a Cancelled y las fechas quedan libres en el calendario de disponibilidad.

La cancelación se envía al canal de la reserva y las fechas liberadas a todos los canales conectados automáticamente. En reservas de OTA, Cancelled no se ofrece en el menú desplegable de estado; use Cancel Booking para que se notifique al canal.

Si el huésped está cancelando y usted va a devolver dinero, puede reembolsar y cancelar en un solo paso. Consulte Reembolsar un Pago.

Cuando se cancela una reserva, sus finanzas se neutralizan para que ya no cuenten para los ingresos o saldos activos:

• La tarjeta de desglose de precios se reetiqueta como Original booking economics y se atenúa. Permanece visible para el registro, pero ya no se trata como dinero adeudado.
• El saldo pendiente se reduce a cero y la insignia de pago dice Voided en lugar de mostrar un monto fantasma adeudado.
• Para reservas de OTA, el owner net payout refleja el resultado real de la cancelación en lugar del pago proyectado original. Cuando Airbnb confirma un reembolso completo (sin retención), el pago se resuelve automáticamente a $0.00. Cuando el monto retenido aún requiere una decisión humana, la reserva se marca para revisión de liquidación (consulte Modificaciones de Reservas de OTA).

Reembolsar un Pago

Los reembolsos se hacen por pago, desde la tarjeta Payment de la reserva:

1. Haga clic en Ver detalles completos.
2. En el Registro de transacciones, haga clic en Reembolso en el pago que desea devolver. Un pago ya reembolsado por completo, o anulado, no lo ofrece.
3. El diálogo Procesar reembolso se completa con el monto que aún se puede reembolsar de ese pago. Cámbielo para un reembolso parcial e ingrese un Motivo (obligatorio).
4. Para un pago de la estadía, marque También cancelar esta reserva (libera las fechas y detiene los pagos pendientes) si el huésped está cancelando. Mientras no esté marcada y la reserva aún tenga pagos por cobrar, el diálogo advierte lo que todavía se cobrará, por ejemplo "La reserva sigue confirmada: $1,353.74 (vence 29 ene) se seguirá cobrando."
5. Haga clic en Procesar reembolso.

La reserva se cancela solo después de que el reembolso se completa. Si el reembolso falla, no se cancela nada. Si el reembolso se procesa pero la reserva no se puede cancelar, verá "Reembolso procesado, pero la reserva no se canceló" con el motivo, y puede cancelarla por separado con Cancelar Reserva.

Un reembolso reduce lo que debe el huésped. La parte reembolsada de la estadía se registra como un crédito en el Price Breakdown, con la etiqueta "Refund:" seguida de su motivo, de modo que el total de la reserva, el IVA y el neto del propietario bajan con ella, y nunca se le pide al huésped que vuelva a pagar el monto reembolsado. Un reembolso parcial se descuenta primero de la estadía; la comisión de procesamiento de la tarjeta se devuelve solo cuando se reembolsa el pago completo. Un reembolso solo revierte el pago sobre el que se hizo, nunca otro pago de la misma reserva.

Anular en lugar de reembolsar. El mismo día de un pago con tarjeta, antes de que el procesador lo liquide, el registro también ofrece Anular pago, que cancela el pago en lugar de reembolsarlo. Ingrese un motivo y confirme. Si el procesador ya lo liquidó, la anulación se rechaza y debe reembolsar. Un pago anulado ya no se puede reembolsar, y un pago con un reembolso no se puede anular.

El estado del pago sigue al total. Después de cobrar dinero, el estado del pago se recalcula cada vez que cambia el total de la reserva: un cargo agregado, un cargo por daños, una extensión, un descuento o un reembolso. Una reserva pagada cuyo total sube vuelve a mostrar Partially Paid. Una cuyo total baja por debajo de lo pagado muestra Overpaid, y el panel de pagos muestra la diferencia como Saldo a favor (adeudado al huésped), con un botón Procesar reembolso para devolverla.

La Vista de Lista de Reservas

Abra Bookings desde la barra lateral. El encabezado tiene Calendar (el calendario de disponibilidad) y New Booking.

• Today at a glance -- Cuatro chips debajo del título. Haga clic en un chip para filtrar la lista a las reservas detrás de su número; haga clic de nuevo para quitarlo.
  • Arriving Today -- Reservas confirmadas o con check-in cuya fecha de llegada es hoy.
  • Departing Today -- Reservas confirmadas o con check-in cuya fecha de salida es hoy.
  • Payment Pending -- Estadías actuales y próximas que están sin pagar o solo parcialmente pagadas.
  • Occupancy tonight -- La proporción de sus propiedades con huéspedes hospedados esta noche. Al hacer clic se abre la pestaña In House.
• Search -- Busca nombres de huéspedes, nombres de propiedades y códigos de confirmación.
• Filters -- All Properties (agrupadas en propiedades directas y de socios), All Statuses y All Sources (solo las fuentes de las que realmente tiene reservas). Dates abre selectores de fecha desde y hasta. More abre Needs review (reservas cuya liquidación de OTA aún requiere una decisión, consulte Modificaciones de Reservas de OTA), Vrbo leads (se muestra si acepta reservas de Vrbo) y Clear Filters.
• Status tabs -- Active Bookings, Confirmed, Pending, In House, Cancelled y Completed, cada una con un conteo. Cada filtro vigente se muestra como un chip junto a las pestañas. Haga clic en la x del chip para quitarlo.
• View toggle -- Alterne entre cards y una table. La tabla tiene columnas para código de confirmación (#), estado, propiedad, huésped, check-in, check-out, noches, fuente, precio total y estado del pago. El código de confirmación enlaza a la reserva. Ordenar una columna ordena todo el conjunto de resultados filtrados en el servidor, no solo las filas de la página actual.
• Pagination -- La tabla muestra 25 reservas por página, la vista de tarjetas 12.

En un teléfono, la lista siempre usa tarjetas, y todo excepto el cuadro de búsqueda se pliega detrás de un botón Filters. Cada tarjeta muestra el huésped, estado, propiedad, código de confirmación, fechas, noches, huéspedes, total y estado del pago.

Estados de Pago

Cada reserva también rastrea el pago de forma independiente:

Estado del Pago	Color	Significado
Paid	Teal	Pago completo recibido.
Overpaid	Teal	Se recibió más que el total.
Partially Paid	Yellow	Se recibió algún pago; queda un saldo.
Pending Payment	Yellow	Se espera un pago pero no se ha recibido.
Unpaid	Magenta	Aún no se ha registrado ningún pago.
Partially Refunded	Yellow	Parte del pago fue devuelta al huésped.
Refunded	Gray	El pago fue devuelto al huésped.
Voided	Gray	La reserva fue cancelada, por lo que no se debe nada.
Failed	Magenta	Un intento de pago falló.

Conceptos Clave

• Booking Source -- De dónde se originó la reserva. Las fuentes provienen del registro de Booking Sources de su empresa. De forma predeterminada, el formulario de reserva manual ofrece el conjunto curado -- Direct Booking, Phone, Email, Travel Agency, Complimentary (CPL), Other -- más cualquier fuente personalizada que agregue; las fuentes de OTA y otros canales/métodos están preconfiguradas pero ocultas de la entrada manual (consulte Booking Sources). Más allá del reporte (aparece como un ícono de canal en la vista de lista), la fuente determina la comisión de gestión de la reserva y la base para cualquier comisión de agente. Puede reclasificar la fuente de una reserva en cualquier momento desde la vista de detalle -- incluso en reservas de OTA -- porque la fuente es una clasificación interna y nunca se devuelve al canal. La reclasificación cambia las cifras de comisión de esa reserva dondequiera que se generen a continuación.
• Reservations Agent -- La persona responsable de la reserva, elegida entre las personas marcadas con Earns commission en su cuenta de usuario. Gana el 100% de la comisión de ventas al hacer checkout a menos que el crédito se reparta entre varias personas. Si una reserva genera comisión depende de su fuente: de forma predeterminada, las fuentes de canal directo sí y las fuentes de OTA (Airbnb, Booking.com, VRBO) no, pero las tasas se pueden cambiar para la empresa o para cada persona. Consulte Comisiones de Agentes. Esto es independiente del campo de texto libre Referido, que es solo una nota sobre quién refirió la reserva y no conlleva dinero.
• Referencia externa -- El código de confirmación de una OTA o de un sistema externo. Es útil para hacer referencias cruzadas con los paneles de los socios de canal.
• Notas internas -- Notas de texto libre visibles solo para el personal. Úselas para instrucciones especiales, preferencias del huésped o detalles de coordinación.
• Código de confirmación -- El identificador de la reserva dentro de Argonautas, que se muestra en las comunicaciones dirigidas al huésped.

Importar Reservas Históricas

Si está migrando desde otro sistema de gestión de propiedades, un administrador puede importar de forma masiva reservas históricas desde un archivo CSV mediante un comando de gestión del lado del servidor. Está pensado como una herramienta de migración única, no para la entrada de datos del día a día.

Proporcione a su contacto de soporte:

• Una exportación CSV de las reservas pasadas, con una fila por reserva y columnas para la propiedad, el nombre del huésped, el correo electrónico, las fechas, el estado y los totales.
• Una lista de correspondencias entre el nombre de la propiedad y el ID de propiedad en Argonautas (o nombres de propiedad consistentes para que el importador pueda emparejarlos automáticamente).

El importador tolera variaciones de formato en las fechas, los totales y los estados. Desconecta las señales posteriores al guardado mientras se ejecuta, de modo que importar miles de reservas pasadas no desencadena miles de correos de confirmación a huéspedes que se hospedaron hace años.

Como las pestañas de la lista tienen en cuenta las fechas, las estadías importadas cuya salida ya pasó quedan en Completada, no en Reservas Activas, por lo que una migración no satura su vista de trabajo de las próximas reservas.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo cambiar la propiedad de una reserva después de crearla? La propiedad se establece al momento de la creación y no se puede cambiar. Si un huésped necesita cambiarse a otra propiedad, cancele la reserva original y cree una nueva.

¿Puedo cambiar las fechas de una reserva de OTA en Argonautas? No. Las fechas y las cantidades de huéspedes de las reservas de Airbnb, Booking.com y Vrbo están bloqueadas, porque el canal es su dueño. Cámbielas en la OTA y la actualización llega a Argonautas. Aún puede cambiar la fuente, el estado y los registros relacionados con el precio de su lado. Consulte Modificaciones de reservas OTA.

¿Cómo marco a un huésped como registrado o con check-out realizado? Abra la reserva, haga clic en el ícono de lápiz en Detalles de Reserva, cambie Estado a Registrado o Check-out realizado y haga clic en Guardar cambios.

¿Puedo crear una reserva para fechas que se superponen con otra reserva? No. El sistema valida contra las reservas existentes de la misma propiedad. Las estadías del propietario y los bloqueos por mantenimiento también impiden reservas de huéspedes superpuestas.

Relacionado

• Guía de Precios -- Cómo las tarifas, los descuentos y los cargos determinan los precios de las reservas.
• Tarifas e Impuestos -- Tarifas de la empresa, tarifas específicas de la propiedad, impuestos y tarifas de procesamiento de pagos.
• Complementos -- Extras opcionales que los huéspedes pueden agregar a una reserva directa.
• Calendario y disponibilidad -- Calendario visual que muestra la disponibilidad de las propiedades.
• Depósitos de seguridad y reclamos por daños -- Colocar una retención, liberarla y reclamar por daños.
• Guía de Mensajería -- Comunicarse con los huéspedes antes, durante y después de su estadía.