Gestión del Personal
Su equipo es la columna vertebral de su operación. Esta guía cubre cómo agregar miembros del personal, asignar roles, enviar invitaciones y administrar su equipo desde la página de gestión del personal.
Descripción General
Argonautas admite cinco roles de personal, cada uno con diferentes niveles de acceso. Los miembros del personal son invitados mediante enlaces mágicos seguros; nadie necesita crear una contraseña durante la configuración inicial. El sistema admite invitaciones por correo electrónico, WhatsApp o SMS, lo que facilita la incorporación de miembros del equipo que pueden no usar el correo electrónico con regularidad.
Roles y Permisos del Personal
A cada miembro del personal se le asigna un rol que determina lo que puede ver y hacer en el sistema.
| Rol | Nivel de Acceso |
|---|---|
| Administrador | Acceso completo a todas las funciones, propiedades y configuraciones. Puede administrar facturación, configuración de la empresa y otros administradores. |
| Gerente de Propiedad | Administra las propiedades asignadas, reservas, tarifas, tareas y personal. No puede acceder a la facturación ni a las configuraciones de toda la empresa. |
| Propietario | Acceso de solo lectura al rendimiento, reservas y resúmenes financieros de sus propias propiedades a través del portal del propietario. |
| Personal | Acceso solo al portal del personal: tareas, turnos, horarios y propiedades asignadas. Roles típicos incluyen limpieza, mantenimiento y servicio de piscina. |
| Conserje | Acceso al panel de conserjería: servicios de viaje para huéspedes, operadores de actividades y comisiones. Ve una vista especializada en lugar del panel de tareas estándar. |
Los roles se establecen al crear el miembro del personal y pueden cambiarse posteriormente por un administrador o gerente de propiedad.
[Captura de pantalla: Página de lista de gestión del personal mostrando miembros del equipo con sus roles y estado]
Agregar un Miembro del Personal
Paso 1: Abrir el Formulario de Personal
Navegue a Configuración > Personal y haga clic en el botón Agregar Miembro del Personal. Esto abre el formulario de creación de personal.
Paso 2: Ingresar Información de Contacto
Complete los campos obligatorios:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del miembro del personal. |
| Apellido | Apellido del miembro del personal. |
| Correo Electrónico | Dirección de correo electrónico (utilizada para inicio de sesión e invitaciones por correo). |
| Teléfono | Número de teléfono en formato internacional (utilizado para invitaciones por WhatsApp/SMS). |
| Rol | Seleccione entre Administrador, Gerente de Propiedad, Propietario, Personal o Conserje. |
| Cargo | Título del puesto, por ejemplo, Personal de Limpieza, Técnico de Mantenimiento, Jefe de Conserjería. |
Para los roles de personal y conserje, también puede asignar propiedades específicas y establecer detalles de empleo (tiempo completo, medio tiempo o por contrato).
[Captura de pantalla: Formulario para agregar miembro del personal con campos de contacto y rol]
Paso 3: Guardar
Haga clic en Crear Miembro del Personal para guardar. El sistema crea la cuenta de usuario sin una contraseña; el miembro del personal configurará sus propias credenciales durante el proceso de invitación.
Enviar Invitaciones
Después de crear un miembro del personal, debe enviarle una invitación para que pueda acceder al sistema.
Cómo Enviar
- En la lista de personal, encuentre al miembro del equipo que desea invitar.
- Haga clic en el botón Enviar Invitación (o en el menú de tres puntos y seleccione Enviar Invitación).
- Elija el método de entrega: Correo electrónico, WhatsApp o SMS.
- Confirme y envíe.
La invitación contiene un enlace mágico seguro que inicia sesión al miembro del personal directamente cuando se hace clic.
Lo que Recibe el Miembro del Personal
- Invitación por correo electrónico: un mensaje con un enlace para iniciar sesión y un código de verificación de 6 dígitos como respaldo.
- Invitación por WhatsApp: un mensaje de WhatsApp con el enlace para iniciar sesión. Requiere que su empresa tenga un canal de WhatsApp conectado en la configuración de mensajería.
- Invitación por SMS: un mensaje de texto con el enlace para iniciar sesión y el código de verificación. Requiere que su empresa tenga un canal de SMS conectado.
El enlace mágico es válido por 24 horas. El código OTP de 6 dígitos caduca después de 10 minutos y se utiliza como respaldo si el miembro del personal no puede hacer clic en el enlace directamente (por ejemplo, si recibe el enlace en un dispositivo pero necesita iniciar sesión en otro).
[Captura de pantalla: Modal de enviar invitación con opciones de método de entrega]
Reenviar Invitaciones
Si la invitación de un miembro del personal caduca o no la recibió, puede reenviarla en cualquier momento. Navegue a la entrada del miembro del personal y haga clic en Enviar Invitación nuevamente. Cada reenvío genera un nuevo enlace mágico e invalida cualquier enlace anterior.
Primer Inicio de Sesión y Configuración del Perfil
Cuando un miembro del personal abre su enlace de invitación (o ingresa el código OTP), se autentica y es llevado a la página Configuración del Perfil. Aquí puede:
- Establecer una contraseña (opcional): para futuros inicios de sesión sin necesidad de un nuevo enlace mágico.
- Registrar una clave de acceso (opcional): usar huella digital o reconocimiento facial para un inicio de sesión rápido y sin contraseña.
- Omitir configuración: continuar sin contraseña ni clave de acceso. Siempre pueden solicitar un nuevo enlace mágico para iniciar sesión más tarde.
Después de la configuración, el miembro del personal es dirigido a su portal según su rol: el panel del personal para roles de limpieza y mantenimiento, o el panel de conserjería para roles de conserje.
Administrar su Equipo
Lista de Personal
La página de gestión del personal muestra todos los miembros del equipo con:
- Nombre y cargo
- Rol (mostrado como una insignia)
- Estado: Activo o Inactivo
- Último inicio de sesión: cuándo accedieron por última vez al sistema
- Estado de la invitación: si la invitación ha sido enviada y aceptada
Editar un Miembro del Personal
Haga clic en cualquier miembro del personal para abrir su página de detalles. Desde aquí puede actualizar su información de contacto, rol, cargo, asignaciones de propiedades y detalles de empleo.
Desactivar un Miembro del Personal
Para eliminar el acceso de un miembro del personal sin borrar su registro:
- Abra la página de detalles del miembro del personal.
- Cambie su estado a Inactivo.
- Guarde los cambios.
Los miembros del personal inactivos no pueden iniciar sesión ni recibir nuevas invitaciones, pero sus datos históricos (tareas completadas, registros de turnos, comisiones) se conservan. Puede reactivarlos en cualquier momento cambiando el estado de nuevo a Activo.
Eliminar un Miembro del Personal
Eliminar elimina permanentemente el registro del miembro del personal. Esta acción debe usarse solo cuando alguien fue creado por error. Para los miembros del equipo que han dejado la organización, se prefiere la desactivación para que su historial de trabajo se conserve.
Conceptos Clave
Sin contraseña en la creación. Las cuentas del personal se crean sin contraseña. Esto elimina la necesidad de comunicar contraseñas temporales y garantiza que cada persona establezca sus propias credenciales de forma segura durante el flujo de invitación.
Enlaces mágicos sobre contraseñas. El método principal de inicio de sesión son los enlaces mágicos: URL seguras de un solo uso enviadas directamente al miembro del personal. Esto es especialmente práctico para el personal de campo que puede no sentirse cómodo administrando contraseñas.
Portal basado en roles. El sistema adapta automáticamente la interfaz según el rol del miembro del personal. El personal ve tareas y horarios; los conserjes ven servicios para huéspedes y operadores. No se necesita configuración manual.
Unicidad del número de teléfono. Cada número de teléfono debe ser único dentro de su empresa. El sistema valida esto durante la creación del personal para evitar cuentas duplicadas.
Preguntas Comunes
¿Puede un miembro del personal tener múltiples roles? No. Cada miembro del personal tiene exactamente un rol. Si alguien necesita acceso tanto de gerente de propiedad como de conserje, asígnele el rol de gerente de propiedad, que tiene permisos más amplios.
¿Qué pasa si un miembro del personal no tiene correo electrónico? Puede invitarlo por WhatsApp o SMS en su lugar. Un número de teléfono es suficiente para crear e invitar a un miembro del personal.
¿Cómo cambio el rol de alguien? Abra la página de detalles del miembro del personal, cambie el rol y guarde. La vista de su portal se actualizará en el próximo inicio de sesión.
¿Pueden los gerentes de propiedad agregar personal? Sí. Los gerentes de propiedad pueden agregar y administrar miembros del personal asignados a sus propiedades. No pueden crear otros gerentes de propiedad ni administradores.
¿Qué sucede cuando reenvío una invitación? Se genera un nuevo enlace mágico y el anterior se invalida. El miembro del personal debe usar la invitación más reciente.
¿Hay un límite en la cantidad de miembros del personal que puedo agregar? No hay un límite impuesto por el sistema. Agregue tantos miembros del equipo como requiera su operación.