Gestion du Personnel
Votre équipe est la colonne vertébrale de votre exploitation. Ce guide explique comment ajouter des membres du personnel, attribuer des rôles, envoyer des invitations et gérer votre équipe depuis la page de gestion du personnel.
Aperçu
Argonautas prend en charge cinq rôles de personnel, chacun avec des niveaux d'accès différents. Les membres du personnel sont invités via des liens magiques sécurisés -- personne n'a besoin de créer de mot de passe lors de la configuration initiale. Le système prend en charge les invitations par e-mail, WhatsApp ou SMS, ce qui facilite l'intégration des membres de l'équipe qui n'utilisent pas régulièrement l'e-mail.
Rôles et Autorisations du Personnel
Chaque membre du personnel se voit attribuer un rôle qui détermine ce qu'il peut voir et faire dans le système.
| Rôle | Niveau d'Accès |
|---|---|
| Administrateur | Accès complet à toutes les fonctionnalités, propriétés et paramètres. Peut gérer la facturation, la configuration de l'entreprise et les autres administrateurs. |
| Gestionnaire de Propriété | Gère les propriétés assignées, les réservations, les tarifs, les tâches et le personnel. Ne peut pas accéder à la facturation ou aux paramètres à l'échelle de l'entreprise. |
| Propriétaire | Accès en lecture seule aux performances, réservations et résumés financiers de ses propres propriétés via le portail propriétaire. |
| Personnel | Accès uniquement au portail du personnel -- tâches, quarts de travail, horaires et propriétés assignées. Rôles typiques : ménage, maintenance, service de piscine. |
| Concierge | Accès au panneau concierge -- services de voyage pour les invités, opérateurs d'activités et commissions. Voir une vue spécialisée au lieu du tableau de bord de tâches standard. |
Les rôles sont définis lors de la création du membre du personnel et peuvent être modifiés ultérieurement par un administrateur ou un gestionnaire de propriété.
[Capture d'écran : Page de liste de gestion du personnel montrant les membres de l'équipe avec leurs rôles et statuts]
Ajouter un Membre du Personnel
Étape 1 : Ouvrir le Formulaire Personnel
Accédez à Paramètres > Personnel et cliquez sur le bouton Ajouter un Membre du Personnel. Cela ouvre le formulaire de création de personnel.
Étape 2 : Saisir les Informations de Contact
Remplissez les champs obligatoires :
| Champ | Description |
|---|---|
| Prénom | Prénom du membre du personnel. |
| Nom | Nom du membre du personnel. |
| Adresse e-mail (utilisée pour la connexion et les invitations par e-mail). | |
| Téléphone | Numéro de téléphone au format international (utilisé pour les invitations WhatsApp/SMS). |
| Rôle | Sélectionnez parmi Administrateur, Gestionnaire de Propriété, Propriétaire, Personnel ou Concierge. |
| Poste | Intitulé du poste -- par exemple, Agent d'entretien, Technicien de maintenance, Chef Concierge. |
Pour les rôles de personnel et de concierge, vous pouvez également assigner des propriétés spécifiques et définir les détails de l'emploi (temps plein, temps partiel ou contrat).
[Capture d'écran : Formulaire d'ajout de membre du personnel avec les champs de contact et de rôle]
Étape 3 : Enregistrer
Cliquez sur Créer un Membre du Personnel pour enregistrer. Le système crée le compte utilisateur sans mot de passe -- le membre du personnel configurera ses propres identifiants lors du processus d'invitation.
Envoyer des Invitations
Après avoir créé un membre du personnel, vous devez lui envoyer une invitation pour qu'il puisse accéder au système.
Comment Envoyer
- Sur la liste du personnel, trouvez le membre de l'équipe que vous souhaitez inviter.
- Cliquez sur le bouton Envoyer une Invitation (ou le menu à trois points et sélectionnez Envoyer une Invitation).
- Choisissez la méthode de livraison : E-mail, WhatsApp ou SMS.
- Confirmez et envoyez.
L'invitation contient un lien magique sécurisé qui connecte directement le membre du personnel lorsqu'il est cliqué.
Ce que Reçoit le Membre du Personnel
- Invitation par e-mail -- un message avec un lien de connexion cliquable et un code de vérification à 6 chiffres en secours.
- Invitation WhatsApp -- un message WhatsApp avec le lien de connexion. Nécessite que votre entreprise ait un canal WhatsApp connecté dans les paramètres de messagerie.
- Invitation SMS -- un message texte avec le lien de connexion et le code de vérification. Nécessite que votre entreprise ait un canal SMS connecté.
Le lien magique est valable 24 heures. Le code OTP à 6 chiffres expire après 10 minutes et est utilisé en secours si le membre du personnel ne peut pas cliquer directement sur le lien (par exemple, s'il reçoit le lien sur un appareil mais doit se connecter sur un autre).
[Capture d'écran : Modal d'envoi d'invitation avec les options de méthode de livraison]
Renvoyer des Invitations
Si l'invitation d'un membre du personnel expire ou s'il ne l'a pas reçue, vous pouvez la renvoyer à tout moment. Accédez à l'entrée du membre du personnel et cliquez à nouveau sur Envoyer une Invitation. Chaque renvoi génère un nouveau lien magique et invalide le précédent.
Première Connexion et Configuration du Profil
Lorsqu'un membre du personnel ouvre son lien d'invitation (ou entre le code OTP), il est authentifié et dirigé vers la page Configuration du Profil. Ici, il peut :
- Définir un mot de passe (facultatif) -- pour les futures connexions sans avoir besoin d'un nouveau lien magique.
- Enregistrer une clé d'accès (facultatif) -- utiliser l'empreinte digitale ou la reconnaissance faciale pour une connexion rapide sans mot de passe.
- Ignorer la configuration -- continuer sans mot de passe ni clé d'accès. Il pourra toujours demander un nouveau lien magique pour se connecter ultérieurement.
Après la configuration, le membre du personnel est dirigé vers son portail en fonction de son rôle -- le tableau de bord du personnel pour les rôles de ménage et de maintenance, ou le panneau concierge pour les rôles de concierge.
Gérer Votre Équipe
Liste du Personnel
La page de gestion du personnel montre tous les membres de l'équipe avec :
- Nom et poste
- Rôle (affiché sous forme de badge)
- Statut -- Actif ou Inactif
- Dernière connexion -- quand il a accédé au système pour la dernière fois
- Statut de l'invitation -- si l'invitation a été envoyée et acceptée
Modifier un Membre du Personnel
Cliquez sur n'importe quel membre du personnel pour ouvrir sa page de détails. De là, vous pouvez mettre à jour ses informations de contact, son rôle, son poste, ses affectations de propriétés et les détails de son emploi.
Désactiver un Membre du Personnel
Pour supprimer l'accès d'un membre du personnel sans supprimer son enregistrement :
- Ouvrez la page de détails du membre du personnel.
- Basculez son statut sur Inactif.
- Enregistrez les modifications.
Les membres du personnel inactifs ne peuvent pas se connecter ni recevoir de nouvelles invitations, mais leurs données historiques (tâches terminées, enregistrements de quarts de travail, commissions) sont conservées. Vous pouvez les réactiver à tout moment en rebasculant le statut sur Actif.
Supprimer un Membre du Personnel
La suppression supprime définitivement l'enregistrement du membre du personnel. Cette action ne doit être utilisée que si quelqu'un a été créé par erreur. Pour les membres de l'équipe qui ont quitté l'organisation, la désactivation est préférable afin que leur historique de travail soit conservé.
Concepts Clés
Pas de mot de passe à la création. Les comptes du personnel sont créés sans mot de passe. Cela élimine le besoin de communiquer des mots de passe temporaires et garantit que chaque personne définit ses propres identifiants de manière sécurisée lors du flux d'invitation.
Liens magiques plutôt que mots de passe. La méthode de connexion principale est les liens magiques -- des URL sécurisées à usage unique envoyées directement au membre du personnel. C'est particulièrement pratique pour le personnel sur le terrain qui pourrait ne pas être à l'aise avec la gestion des mots de passe.
Portail basé sur les rôles. Le système adapte automatiquement l'interface en fonction du rôle du membre du personnel. Le personnel voit les tâches et les horaires ; les concierges voient les services aux invités et les opérateurs. Aucune configuration manuelle n'est nécessaire.
Unicité du numéro de téléphone. Chaque numéro de téléphone doit être unique au sein de votre entreprise. Le système valide cela lors de la création du personnel pour éviter les comptes en double.
Questions Fréquentes
Un membre du personnel peut-il avoir plusieurs rôles ? Non. Chaque membre du personnel a exactement un rôle. Si quelqu'un a besoin à la fois d'un accès gestionnaire de propriété et concierge, attribuez-lui le rôle de gestionnaire de propriété, qui a des autorisations plus larges.
Que faire si un membre du personnel n'a pas d'e-mail ? Vous pouvez l'inviter via WhatsApp ou SMS à la place. Un numéro de téléphone suffit pour créer et inviter un membre du personnel.
Comment changer le rôle de quelqu'un ? Ouvrez la page de détails du membre du personnel, changez le rôle et enregistrez. La vue de son portail se mettra à jour lors de la prochaine connexion.
Les gestionnaires de propriété peuvent-ils ajouter du personnel ? Oui. Les gestionnaires de propriété peuvent ajouter et gérer les membres du personnel assignés à leurs propriétés. Ils ne peuvent pas créer d'autres gestionnaires de propriété ou administrateurs.
Que se passe-t-il lorsque je renvoie une invitation ? Un nouveau lien magique est généré et le précédent est invalidé. Le membre du personnel doit utiliser l'invitation la plus récente.
Y a-t-il une limite au nombre de membres du personnel que je peux ajouter ? Il n'y a pas de limite imposée par le système. Ajoutez autant de membres d'équipe que votre exploitation le nécessite.