Planification des horaires
Coordonner une équipe sur des dizaines de propriétés nécessite des emplois du temps clairs. Ce guide explique comment créer des postes, établir des horaires récurrents, gérer les demandes de congés et suivre la disponibilité de votre équipe.
Vue d'ensemble
Le système de planification d'Argonautas vous permet d'affecter des membres du personnel à des postes dans des propriétés spécifiques, de configurer des modèles récurrents pour le travail régulier et de traiter les demandes de congés via un flux d'approbation. La vue calendrier offre aux gestionnaires de propriétés une image unifiée de qui travaille où et quand – essentiel pour s'assurer que chaque propriété est couverte, en particulier lors des changements de locataires en haute saison.
Types de postes
Les postes représentent des blocs de temps pendant lesquels un membre du personnel est programmé pour travailler dans une propriété. Le système prend en charge plusieurs types de postes pour correspondre à différents besoins opérationnels :
| Type de poste | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Matin | Première moitié de la journée, typiquement de 7h00 à 12h00. | Le ménage de changement de locataire pour les arrivées du jour. |
| Après-midi | Deuxième moitié de la journée, typiquement de 12h00 à 17h00. | Entretien de la piscine, réapprovisionnement, inspections pré-arrivée. |
| Journée complète | Couvre toute la journée de travail. | Grands nettoyages, changements de locataire pour de grandes propriétés, projets de maintenance. |
| Personnalisé | Heures de début et de fin définies par l'utilisateur. | Préparation du chef le soir (16h00 – 21h00), course matinale à l'aéroport (5h00 – 7h00). |
Chaque poste est attribué à un membre du personnel et à une propriété. Cela rend l'emploi du temps précis – vous savez toujours qui se trouve dans quelle villa et à quel moment.
[Capture d'écran : Vue hebdomadaire du calendrier montrant les postes codés par couleur selon le membre du personnel sur plusieurs propriétés]
Créer un poste
Pour programmer un membre du personnel :
- Accédez à Planification depuis la barre latérale principale.
- Cliquez sur un jour dans le calendrier, ou cliquez sur Ajouter un poste.
- Remplissez les détails du poste :
| Champ | Description |
|---|---|
| Membre du personnel | La personne programmée. |
| Propriété | La propriété où le travail a lieu. |
| Type de poste | Matin, Après-midi, Journée complète ou Personnalisé. |
| Date | Le jour du poste. |
| Heure de début / fin | Pré-remplis pour les types standards ; modifiables pour les postes Personnalisés. |
| Notes | Instructions optionnelles – par exemple, "Se concentrer sur le mobilier extérieur et la terrasse." |
- Cliquez sur Enregistrer.
Le poste apparaît dans le calendrier et est visible par le membre du personnel assigné dans son portail.
[Capture d'écran : Formulaire d'ajout de poste avec les champs personnel, propriété, type et horaire]
Horaires récurrents
Pour le travail qui suit un modèle régulier – entretien hebdomadaire de la piscine, grands nettoyages bihebdomadaires, ménage quotidien en haute saison – vous pouvez configurer des horaires récurrents au lieu de créer des postes individuels.
Configurer un horaire récurrent
- Lors de la création d'un poste, activez le bouton Récurrent.
- Choisissez le modèle de récurrence :
- Quotidien – Tous les jours ou tous les N jours.
- Hebdomadaire – Sélectionnez des jours spécifiques de la semaine (par ex., lundi, mercredi, vendredi).
- Bihebdomadaire – Toutes les deux semaines aux jours sélectionnés.
- Mensuel – À une date spécifique ou un jour spécifique du mois.
- Définissez la date de fin ou choisissez Pas de date de fin pour une récurrence indéfinie.
- Enregistrez.
Le système génère des instances de poste individuelles pour chaque occurrence. Vous pouvez modifier ou annuler une seule instance sans affecter le reste de la série.
Modifier une série récurrente
Lorsque vous modifiez un poste appartenant à une série récurrente, le système vous demande si vous souhaitez modifier :
- Ce poste uniquement – Modifie uniquement l'instance sélectionnée.
- Ce poste et les suivants – Applique les modifications à partir de cette date.
- Tous les postes de la série – Met à jour chaque instance, passée et future.
Cette flexibilité vous permet de gérer des changements ponctuels (un membre du personnel échangeant un seul mardi) sans perturber l'emploi du temps général.
Demandes de congés
Les membres du personnel peuvent soumettre des demandes de congés via leur portail, et les gestionnaires de propriétés les approuvent ou les refusent depuis la page de planification.
Comment les membres du personnel demandent un congé
- Dans le portail du personnel, accédez à Mon emploi du temps.
- Cliquez sur Demander un congé.
- Sélectionnez la période, fournissez une raison (optionnelle) et soumettez.
La demande est envoyée au gestionnaire de propriété responsable des affectations du membre du personnel.
Examiner et approuver les demandes
- Accédez à Planification et ouvrez l'onglet Congés.
- Les demandes en attente sont listées avec le nom du membre du personnel, les dates demandées et la raison.
- Cliquez sur Approuver ou Refuser. En cas de refus, vous pouvez ajouter une note expliquant pourquoi.
[Capture d'écran : Liste des demandes de congés montrant les demandes en attente avec les actions approuver et refuser]
Les congés approuvés sont reflétés sur le calendrier sous forme de jours bloqués – le membre du personnel n'apparaîtra pas comme disponible pendant cette période. Si le membre du personnel a des postes existants sur les jours approuvés, vous êtes invité à réaffecter ou annuler ces postes.
Vue calendrier des congés
Le calendrier de planification montre les congés approuvés sous forme de blocs ombrés sur la ligne du membre du personnel. Cela permet de repérer facilement les lacunes de couverture d'un coup d'œil, en particulier lors de la planification autour des jours fériés ou des périodes de pointe.
Disponibilité de l'équipe
La vue Disponibilité montre quels membres du personnel sont libres un jour ou une semaine donnée. C'est le moyen le plus rapide de trouver quelqu'un pour couvrir un poste non attribué ou gérer une tâche urgente.
La vue affiche :
- Les postes programmés de chaque membre du personnel pour la période.
- Les blocs de congés approuvés.
- Les créneaux ouverts où aucun poste n'est attribué.
Utilisez cette vue lorsque vous devez combler des lacunes de dernière minute – par exemple, si une femme de ménage se déclare malade un jour de fort changement de locataire, la vue de disponibilité vous montre qui est libre ce matin-là.
Conflits d'emploi du temps
Le système détecte et avertit des conflits de planification :
- Double réservation – Attribuer le même membre du personnel à deux postes qui se chevauchent dans le temps.
- Chevauchement avec un congé – Programmer un poste un jour où le membre du personnel a un congé approuvé.
- Chevauchement de propriété – Deux membres du personnel affectés à la même propriété au même moment (signalé comme un avertissement, pas bloqué, car certains travaux nécessitent plusieurs personnes).
Les conflits sont mis en évidence sur le calendrier et sur le formulaire de création de poste afin que vous puissiez les résoudre avant d'enregistrer.
Concepts clés
- Poste = personne + propriété + temps – Chaque poste lie un membre du personnel spécifique à une propriété spécifique pendant une fenêtre définie. Cela assure la responsabilité et évite l'ambiguïté.
- Modèles récurrents – Configurez-les une fois pour le travail régulier et laissez le système générer les instances individuelles. Modifiez les exceptions ponctuelles sans casser le modèle.
- Flux d'approbation – Les demandes de congés passent par un processus d'examen afin que les gestionnaires puissent s'assurer de la couverture avant d'accorder des jours de congé.
- Détection des conflits – Le système détecte tôt les problèmes de planification afin que vous puissiez les corriger avant qu'ils n'affectent les opérations.
Questions courantes
Un membre du personnel peut-il voir les postes des autres membres de l'équipe ? Non. Les membres du personnel ne voient que leur propre emploi du temps dans le portail du personnel. Les gestionnaires de propriétés et les administrateurs voient le calendrier complet de l'équipe.
Que faire si j'ai besoin de deux personnes dans la même propriété au même moment ? Créez des postes séparés pour chaque personne à la même propriété et au même moment. Le système affiche un avertissement mais l'autorise – c'est courant pour les grands changements de locataires ou la préparation d'événements.
Les membres du personnel peuvent-ils échanger des postes entre eux ? Pas directement via le système. Un gestionnaire de propriété doit réaffecter manuellement les postes. Les membres du personnel peuvent se coordonner de manière informelle et le gestionnaire effectue le changement.
Jusqu'à quand puis-je planifier à l'avance ? Il n'y a pas de limite. Vous pouvez créer des postes et des horaires récurrents aussi loin dans le futur que nécessaire.
Les postes créent-ils automatiquement des tâches ? Non. Les postes et les tâches sont des concepts distincts. Les postes définissent quand et où quelqu'un travaille ; les tâches définissent quel travail spécifique doit être accompli. Vous pouvez créer des tâches et les lier à la même propriété et date qu'un poste pour avoir une image complète.
Que deviennent les postes lorsqu'un membre du personnel est désactivé ? Les postes futurs d'un membre du personnel désactivé sont signalés pour réaffectation. Ils ne sont pas automatiquement supprimés, vous pouvez donc examiner et redistribuer le travail.
Liens connexes
- Gestion du personnel – Ajouter des membres de l'équipe, des rôles et des invitations.
- Gestion des tâches – Créer et attribuer des éléments de travail spécifiques.
- Rapports du personnel – Métriques de performance et répartition de la charge de travail.
- Guide du portail du personnel – Comment les membres du personnel interagissent avec leurs emplois du temps.