Agendamento
Coordenar uma equipe em dezenas de propriedades exige escalas claras. Este guia aborda como criar turnos, construir escalas recorrentes, gerenciar solicitações de folga e acompanhar a disponibilidade da sua equipe.
Visão Geral
O sistema de agendamento no Argonautas permite que você atribua membros da equipe a turnos em propriedades específicas, configure padrões recorrentes para trabalho regular e processe solicitações de folga através de um fluxo de trabalho de aprovação. A visualização em calendário oferece aos gerentes de propriedade uma imagem unificada de quem está trabalhando, onde e quando -- essencial para garantir que cada propriedade esteja coberta, especialmente durante as trocas de hóspedes na alta temporada.
Tipos de Turno
Turnos representam blocos de tempo em que um membro da equipe está escalado para trabalhar em uma propriedade. O sistema suporta vários tipos de turno para atender diferentes necessidades operacionais:
| Tipo de Turno | Descrição | Exemplo |
|---|---|---|
| Manhã | Primeira metade do dia, tipicamente 7:00 -- 12:00. | Limpeza de troca de hóspedes para check-ins no mesmo dia. |
| Tarde | Segunda metade do dia, tipicamente 12:00 -- 17:00. | Manutenção da piscina, reabastecimento, inspeções pré-chegada. |
| Dia Inteiro | Cobre todo o dia de trabalho. | Limpezas profundas, trocas em propriedades grandes, projetos de manutenção. |
| Personalizado | Horários de início e fim definidos pelo usuário. | Preparação do chef noturno (16:00 -- 21:00), traslado matinal para o aeroporto (5:00 -- 7:00). |
Cada turno é atribuído a um membro da equipe e a uma propriedade. Isso mantém a escala precisa -- você sempre sabe quem está em qual villa e quando.
[Captura de tela: Visualização semanal do calendário mostrando turnos codificados por cor para cada membro da equipe em múltiplas propriedades]
Criando um Turno
Para escalar um membro da equipe:
- Navegue até Agendamento na barra lateral principal.
- Clique em um dia no calendário, ou clique em Adicionar Turno.
- Preencha os detalhes do turno:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Membro da Equipe | A pessoa que está sendo escalada. |
| Propriedade | A propriedade onde o trabalho ocorre. |
| Tipo de Turno | Manhã, Tarde, Dia Inteiro ou Personalizado. |
| Data | O dia do turno. |
| Hora de Início / Término | Preenchido automaticamente para tipos padrão; editável para turnos Personalizados. |
| Notas | Instruções opcionais -- ex.: "Focar nos móveis externos e no deck." |
- Clique em Salvar.
O turno aparece no calendário e fica visível para o membro da equipe atribuído em seu portal.
[Captura de tela: Formulário de adicionar turno com campos de equipe, propriedade, tipo e horário]
Escalas Recorrentes
Para trabalhos que ocorrem em um padrão regular -- serviço semanal da piscina, limpezas profundas quinzenais, limpeza diária durante a alta temporada -- você pode configurar escalas recorrentes em vez de criar turnos individuais.
Configurando uma Escala Recorrente
- Ao criar um turno, ative o botão Recorrente.
- Escolha o padrão de recorrência:
- Diariamente -- Todos os dias ou a cada N dias.
- Semanalmente -- Selecione dias específicos da semana (ex.: Segunda, Quarta, Sexta).
- Quinzenalmente -- A cada duas semanas nos dias selecionados.
- Mensalmente -- Em uma data específica ou dia do mês.
- Defina a data de término ou escolha Sem data de término para recorrência indefinida.
- Salve.
O sistema gera instâncias de turno individuais para cada ocorrência. Você pode editar ou cancelar uma única instância sem afetar o restante da série.
Modificando uma Série Recorrente
Quando você edita um turno que pertence a uma série recorrente, o sistema pergunta se deseja alterar:
- Apenas este turno -- Modifica apenas a instância selecionada.
- Este e os próximos turnos -- Aplica as alterações a partir desta data em diante.
- Todos os turnos da série -- Atualiza todas as instâncias, passadas e futuras.
Essa flexibilidade permite que você lide com mudanças pontuais (um membro da equipe trocando uma única terça-feira) sem perturbar a escala geral.
Solicitações de Folga
Os membros da equipe podem enviar solicitações de folga através de seu portal, e os gerentes de propriedade as aprovam ou negam na página de agendamento.
Como os Membros da Equipe Solicitam Folga
- No portal da equipe, navegue até Minha Escala.
- Clique em Solicitar Folga.
- Selecione o intervalo de datas, forneça um motivo (opcional) e envie.
A solicitação é enviada ao gerente de propriedade responsável pelas atribuições do membro da equipe.
Revisando e Aprovando Solicitações
- Navegue até Agendamento e abra a aba Folga.
- As solicitações pendentes são listadas com o nome do membro da equipe, datas solicitadas e motivo.
- Clique em Aprovar ou Negar. Se negar, você pode adicionar uma nota explicando o porquê.
[Captura de tela: Lista de solicitações de folga mostrando pedidos pendentes com ações de aprovar e negar]
A folga aprovada é refletida no calendário como dias bloqueados -- o membro da equipe não aparecerá como disponível durante esse período. Se o membro da equipe tiver turnos existentes nos dias aprovados, você será solicitado a reatribuir ou cancelar esses turnos.
Visualização de Calendário de Folga
O calendário de agendamento mostra as folgas aprovadas como blocos sombreados na linha do membro da equipe. Isso facilita identificar lacunas de cobertura de relance, especialmente ao planejar em torno de feriados ou períodos de pico.
Disponibilidade da Equipe
A visualização Disponibilidade mostra quais membros da equipe estão livres em um determinado dia ou semana. Esta é a maneira mais rápida de encontrar alguém para cobrir um turno não atribuído ou lidar com uma tarefa urgente.
A visualização exibe:
- Os turnos escalados de cada membro da equipe para o período.
- Blocos de folga aprovada.
- Espaços abertos onde nenhum turno está atribuído.
Use esta visualização quando precisar preencher lacunas de última hora -- por exemplo, se uma governanta ligar doente em um dia movimentado de troca, a visualização de disponibilidade mostra quem está livre naquela manhã.
Conflitos de Escala
O sistema detecta e alerta sobre conflitos de agendamento:
- Dupla marcação -- Atribuir o mesmo membro da equipe a dois turnos que se sobrepõem no tempo.
- Sobreposição com folga -- Agendar um turno em um dia em que o membro da equipe tem folga aprovada.
- Sobreposição de propriedade -- Dois membros da equipe atribuídos à mesma propriedade ao mesmo tempo (sinalizado como um aviso, não bloqueado, pois alguns trabalhos exigem várias pessoas).
Os conflitos são destacados no calendário e no formulário de criação de turno para que você possa resolvê-los antes de salvar.
Conceitos-Chave
- Turno = pessoa + propriedade + tempo -- Cada turno vincula um membro específico da equipe a uma propriedade específica durante uma janela definida. Isso garante responsabilidade e evita ambiguidades.
- Padrões recorrentes -- Configure uma vez para trabalho regular e deixe o sistema gerar instâncias individuais. Edite exceções pontuais sem quebrar o padrão.
- Fluxo de trabalho de aprovação -- As solicitações de folga passam por um processo de revisão para que os gerentes possam garantir a cobertura antes de conceder dias de folga.
- Detecção de conflitos -- O sistema identifica problemas de agendamento antecipadamente para que você possa corrigi-los antes que afetem as operações.
Perguntas Frequentes
Um membro da equipe pode ver os turnos de outros membros da equipe? Não. Os membros da equipe veem apenas sua própria escala no portal da equipe. Gerentes de propriedade e administradores veem o calendário completo da equipe.
E se eu precisar de duas pessoas na mesma propriedade ao mesmo tempo? Crie turnos separados para cada pessoa na mesma propriedade e horário. O sistema mostra um aviso, mas permite -- isso é comum para grandes trocas de hóspedes ou preparação para eventos.
Os membros da equipe podem trocar turnos entre si? Não diretamente pelo sistema. Um gerente de propriedade precisa reatribuir os turnos manualmente. Os membros da equipe podem se coordenar informalmente e o gerente faz a alteração.
Com quanta antecedência posso agendar? Não há limite. Você pode criar turnos e escalas recorrentes tão longe no futuro quanto necessário.
Os turnos criam tarefas automaticamente? Não. Turnos e tarefas são conceitos separados. Turnos definem quando e onde alguém trabalha; tarefas definem qual trabalho específico precisa ser feito. Você pode criar tarefas e vinculá-las à mesma propriedade e data de um turno para ter uma visão completa.
O que acontece com os turnos quando um membro da equipe é desativado? Turnos futuros para um membro da equipe desativado são sinalizados para reatribuição. Eles não são excluídos automaticamente, para que você possa revisar e redistribuir o trabalho.
Relacionado
- Gestão de Equipe -- Adicionando membros da equipe, funções e convites.
- Gestão de Tarefas -- Criando e atribuindo itens de trabalho específicos.
- Relatórios da Equipe -- Métricas de desempenho e distribuição de carga de trabalho.
- Guia do Portal da Equipe -- Como os membros da equipe interagem com suas escalas.