Acesso e Fluxo de Trabalho do Concierge

Um concierge cuida dos serviços ao hóspede e do planejamento pré-chegada — portfólios de viagem, solicitações de serviço, fornecedores — em todas as propriedades, sem tocar em pagamentos ou na configuração de propriedades. Esta página cobre como conceder esse acesso, o que um concierge vê ao fazer login e as ferramentas do dia a dia criadas para a função.

A Função de Concierge

Concierge é uma função que você concede a um login, separada de Gerente de Propriedade, Proprietário e Equipe. Um concierge tem acesso de leitura e escrita em toda a empresa a Reservas, Hóspedes, Calendário, Avaliações e Modelos — as superfícies operacionais voltadas ao hóspede — mas nunca ao caminho do dinheiro (pagamentos, configurações de faturamento) nem à configuração de propriedades.

Onde ela se situa entre as funções:

• Gerente de Propriedade — acesso total, incluindo a configuração de propriedades e o caminho do dinheiro. Um superconjunto do que um concierge pode alcançar.
• Concierge — visibilidade de dados de hóspedes e reservas em toda a empresa, além das ferramentas de concierge, mas sem configurações de propriedade ou de pagamento.
• Membro da Equipe — a função de limpeza / manutenção / no local que trabalha a partir do portal separado e mínimo /staff e nunca vê as listas de hóspedes e reservas de toda a empresa.

Concedendo acesso de concierge

Duas formas, e elas ficam sincronizadas:

1. Pelo Usuários e Funções. Abra o usuário e, na seção de função, marque Concierge (texto de ajuda: "Serviços ao hóspede e pré-chegada"), ao lado das caixas de Gerente de Propriedade, Proprietário e Equipe. Salve.
2. Por um cargo de equipe. Se a pessoa tem um registro de equipe, atribuir a ela o cargo de Concierge ou Chefe de Concierge concede acesso de concierge automaticamente, e remover ou desativar esse cargo o revoga.

Veja Usuários e Permissões para a tela de funções e Permissões Baseadas em Função para como as funções mapeiam para o acesso.

O Espaço de Trabalho do Concierge

Um usuário cuja única função seja concierge agora trabalha dentro de um único e consistente espaço de trabalho de concierge — a mesma barra lateral e barra superior de concierge em cada página, incluindo as telas compartilhadas de Reservas, Hóspedes e Calendário. (Antes, um concierge alternava entre um layout de concierge e um layout administrativo reduzido, o que parecia dois aplicativos separados.) Administradores e gerentes de propriedade não veem nenhuma mudança em sua própria navegação.

A barra lateral do concierge agrupa tudo sob um título Painel:

• Painel — a página inicial do concierge, com solicitações pendentes de hóspedes a serem tratadas.
• Portfólios — o portfólio de viagem de cada reserva (seu itinerário de serviços).
• Serviços — as solicitações de serviço em todas as reservas.
• Reservas, Hóspedes, Calendário — as telas operacionais compartilhadas.
• Fornecedores — o diretório de fornecedores de serviços.
• Catálogo — o catálogo de serviços.
• Avaliações, Modelos — telas compartilhadas para avaliações de hóspedes e modelos de mensagens.
• Mensagens — a caixa de entrada do concierge.
• Comissões — marcada como Em breve por enquanto.
• Perfil e Conta e Segurança — o perfil próprio do concierge e a segurança de login (senha, dois fatores, chaves de acesso, sessões).

Marcando uma Solicitação como Tratada

Às vezes um concierge organiza um serviço offline — uma ligação para o chef, uma reserva feita pessoalmente — e só precisa fechar a solicitação no sistema. É para isso que serve o Marcar tratado.

Marcar tratado é diferente de Confirmar: ele não envia e-mail ao hóspede e não gera comissão para o fornecedor. Ele simplesmente fecha a solicitação como organizada, enquanto o hóspede continua vendo-a como confirmada do seu lado, e o registro (e seu histórico) é mantido. Sua dica de ferramenta diz exatamente isso: "Já resolvido fora do portal. Fecha sem e-mail ao hóspede."

Você o encontra em dois lugares, enquanto uma solicitação ainda está aberta (solicitada ou aguardando um fornecedor):

• No itinerário do Portfólio de Viagem, ao lado de Confirmar e Cancelar.
• No Painel do Concierge, como um botão de marcação de verificação em cada linha de solicitação pendente (ao lado de Dispensar Solicitação).

Uma vez que uma solicitação é cancelada ou já concluída, Marcar tratado deixa de se aplicar.

Confirmar vs. Marcar tratado vs. Dispensar. Confirmar organiza o serviço através do Argonautas — notifica o hóspede e registra a comissão do fornecedor. Marcar tratado fecha algo que você mesmo organizou offline, discretamente. Dispensar limpa uma solicitação que você não vai tratar de forma alguma.

Recebendo um E-mail de Novas Solicitações

Por padrão, uma nova solicitação de serviço do hóspede aparece no Painel do Concierge e em nenhum outro lugar — nenhum e-mail é enviado. Um concierge que queira um lembrete pode optar por recebê-lo:

Vá em Configurações da Conta → Notificações e ative Enviar-me um e-mail sobre novas solicitações ("Quando um hóspede envia uma solicitação de serviço pelo portal do hóspede"). Esse alternador aparece apenas para usuários concierge. Ele adiciona um e-mail a cada vez que um hóspede envia uma solicitação; nunca remove a solicitação do painel, que é sempre a fonte de verdade.

Filtrando a Caixa de Entrada para Hóspedes Atuais

Na caixa de entrada de Mensagens, o filtro Reserva oferece Todas as reservas (o padrão) e Somente confirmadas. Somente confirmadas agora significa um hóspede atual — tanto reservas futuras (confirmadas) quanto hóspedes na casa (com check-in feito). É o filtro certo quando você quer se concentrar nas pessoas que está atendendo ativamente e ocultar consultas e estadias passadas. Volte para Todas as reservas para ver tudo, incluindo hóspedes que já fizeram checkout.

Conceitos-Chave

• Função de concierge — leitura/escrita em toda a empresa sobre dados de hóspedes e reservas; sem caminho do dinheiro, sem configuração de propriedade.
• Espaço de trabalho unificado — uma única barra lateral e barra superior de concierge em cada página, para usuários exclusivamente concierge.
• Confirmar — organizar um serviço através do Argonautas: notifica o hóspede e registra uma comissão.
• Marcar tratado — fechar uma solicitação organizada offline: sem e-mail ao hóspede, sem comissão, registro mantido.
• Dispensar — limpar uma solicitação que você não vai tratar.
• Somente confirmadas — um filtro de caixa de entrada para hóspedes atuais (confirmados + com check-in feito).

Perguntas Frequentes

Um membro da equipe só cuida de serviços ao hóspede — de qual função ele precisa? Apenas Concierge. Isso lhe dá Reservas, Hóspedes, Calendário, Avaliações, Modelos e as ferramentas de concierge, sem expor pagamentos ou a configuração de propriedades.

Dei a alguém o cargo de equipe Concierge, mas não a caixa de seleção — essa pessoa tem acesso? Sim. Um cargo ativo de Concierge (ou Chefe de Concierge) concede acesso de concierge por conta própria, e removê-lo revoga o acesso.

Usei Marcar tratado — por que o hóspede não recebeu um e-mail? Esse é o objetivo do Marcar tratado: ele fecha uma solicitação que você organizou offline sem enviar e-mail ao hóspede nem gerar comissão. Use Confirmar quando quiser que o Argonautas notifique o hóspede e registre a comissão.

Um concierge diz que não está recebendo e-mails de solicitação. Esses e-mails são opcionais. Peça que ative Enviar-me um e-mail sobre novas solicitações em Configurações da Conta → Notificações. As solicitações continuam aparecendo no painel de qualquer forma.

"Somente confirmadas" costumava ocultar um hóspede que já tinha feito check-in — isso foi corrigido? Sim. "Somente confirmadas" agora inclui hóspedes com check-in feito (na casa), além das reservas futuras confirmadas, então os hóspedes que você está atendendo na propriedade permanecem visíveis.

Relacionados

• Visão Geral do Módulo Concierge — O módulo de concierge como um todo.
• Serviços de Viagem — Solicitações de serviço e o itinerário onde vive o Marcar tratado.
• Usuários e Permissões — Concedendo a função de concierge.
• Guia de Mensagens — A caixa de entrada e seus filtros.