Gerenciamento de Tarefas
As tarefas são como você coordena o trabalho diário em suas propriedades — desde limpezas de rotatividade e tratamentos de piscina até acompanhamentos de solicitações de hóspedes e reposição de suprimentos. Este guia aborda a criação, atribuição, acompanhamento e conclusão de tarefas.
Visão Geral
O sistema de gerenciamento de tarefas permite que você crie itens de trabalho, atribua-os a membros da equipe, defina prioridades e prazos e acompanhe o progresso desde a abertura até a conclusão. As tarefas podem ser vinculadas a propriedades e reservas específicas, facilitando a visualização do que precisa ser feito antes da chegada de um hóspede ou após sua saída.
Cada tarefa segue um fluxo de trabalho simples de status: Aberta, Em Andamento e Concluída. Combinados com níveis de prioridade e datas de vencimento, isso oferece aos gerentes de propriedade uma visão clara do que está acontecendo em seu portfólio a qualquer momento.
Criando uma Tarefa
Para criar uma nova tarefa:
- Navegue até Tarefas na barra lateral principal.
- Clique em Nova Tarefa.
- Preencha os detalhes da tarefa:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título | Um nome claro e orientado para ação — por exemplo, "Limpeza profunda da Villa Sunset antes do check-in." |
| Descrição | Contexto adicional, instruções especiais ou notas para o responsável. |
| Responsável | O membro da equipe responsável por concluir a tarefa. |
| Propriedade | A propriedade à qual esta tarefa está relacionada (opcional, mas recomendado). |
| Reserva | Vincule a uma reserva específica se a tarefa estiver relacionada a um hóspede (opcional). |
| Prioridade | Baixa, Média, Alta ou Urgente. |
| Data de Vencimento | Quando a tarefa deve ser concluída. |
- Clique em Criar Tarefa.
[Captura de tela: Formulário de nova tarefa mostrando os campos título, responsável, propriedade, prioridade e data de vencimento]
Vinculando Tarefas a Reservas
Quando você vincula uma tarefa a uma reserva, a tarefa aparece na visualização de detalhes da reserva, juntamente com os detalhes da mesma. Isso é especialmente útil para tarefas de rotatividade — você pode ver de relance se a limpeza, inspeção e reabastecimento foram concluídos antes da chegada do próximo hóspede.
Por exemplo, se um hóspede fizer check-in na Villa Mariposa no sábado às 15:00, você pode criar três tarefas vinculadas: "Limpeza de rotatividade" com vencimento até 13:00, "Verificação de produtos químicos da piscina" até 14:00 e "Preparação da cesta de boas-vindas" até 14:30.
Níveis de Prioridade
As prioridades ajudam sua equipe a entender o que atacar primeiro e permitem que você filtre o trabalho mais urgente.
| Prioridade | Quando Usar | Exemplo |
|---|---|---|
| Baixa | Sem pressão de tempo. Pode ser concluída quando for conveniente. | Reorganizar o armário de suprimentos na Villa Palma. |
| Média | Trabalho padrão com um prazo definido. A maioria das tarefas se enquadra aqui. | Limpeza de rotatividade antes do check-in de sábado. |
| Alta | Sensível ao tempo ou que impacta o hóspede. Requer atenção imediata. | Consertar o ar-condicionado quebrado em uma vila ocupada antes da noite. |
| Urgente | Ação imediata necessária. Impacto crítico na segurança ou no hóspede. | Vazamento de água no banheiro principal — hóspede atualmente na propriedade. |
A prioridade é exibida como um selo colorido na lista de tarefas e nas páginas de detalhes. Tarefas urgentes também acionam um indicador visual para garantir que não sejam esquecidas.
Fluxo de Trabalho do Status da Tarefa
Cada tarefa passa por três status:
- Aberta — A tarefa foi criada e atribuída, mas o trabalho ainda não começou.
- Em Andamento — O responsável começou a trabalhar na tarefa.
- Concluída — A tarefa está finalizada.
Os membros da equipe atualizam o status pelo portal da equipe ou pela página de detalhes da tarefa. Os gerentes de propriedade também podem atualizar os status em nome de sua equipe.
[Captura de tela: Página de detalhes da tarefa mostrando a progressão do status de Aberta para Em Andamento e para Concluída]
Listas de Verificação
Para tarefas que envolvem várias etapas, você pode adicionar uma lista de verificação diretamente à tarefa. As listas de verificação dividem o trabalho complexo em itens discretos que podem ser marcados individualmente.
Adicionando uma Lista de Verificação
- Abra uma tarefa (nova ou existente).
- Na seção Lista de Verificação, clique em Adicionar Item.
- Digite o item da lista de verificação — por exemplo, "Lavar toda a roupa de cama", "Sanitizar banheiros", "Reabastecer minibar".
- Repita para cada etapa.
- Salve a tarefa.
Usando Listas de Verificação
Conforme o responsável avança na tarefa, ele marca cada item. A página de detalhes da tarefa e a lista de tarefas mostram o progresso da lista de verificação — por exemplo, "4 de 7 itens concluídos". Isso oferece aos gerentes visibilidade do progresso parcial sem precisar enviar mensagens ao membro da equipe.
As listas de verificação são especialmente valiosas para procedimentos padronizados, como limpezas de rotatividade, onde cada etapa deve ser concluída de forma consistente em todas as propriedades.
Filtrando e Pesquisando Tarefas
A lista de tarefas fornece vários filtros para ajudá-lo a encontrar o que precisa:
| Filtro | Opções |
|---|---|
| Status | Aberta, Em Andamento, Concluída |
| Prioridade | Baixa, Média, Alta, Urgente |
| Responsável | Qualquer membro da equipe |
| Propriedade | Qualquer propriedade do seu portfólio |
| Data de Vencimento | Hoje, Esta Semana, Atrasada, Intervalo Personalizado |
Você pode combinar filtros — por exemplo, mostrar todas as tarefas Altas e Urgentes que estão Abertas ou Em Andamento na Villa Sunset. A barra de pesquisa também permite encontrar tarefas por palavras-chave no título ou descrição.
[Captura de tela: Lista de tarefas com filtros aplicados mostrando resultados filtrados]
Ações em Massa
Quando você precisa gerenciar várias tarefas de uma vez, use ações em massa:
- Selecione as tarefas usando as caixas de seleção na lista de tarefas.
- Escolha uma ação no menu de ações em massa:
- Alterar Prioridade — Atualize a prioridade de todas as tarefas selecionadas.
- Reatribuir — Transfira todas as tarefas selecionadas para um membro diferente da equipe.
- Marcar como Concluída — Encerre várias tarefas finalizadas de uma só vez.
As ações em massa são úteis durante mudanças de programação — por exemplo, se um membro da equipe ligar dizendo que está doente, você pode selecionar todas as suas tarefas abertas e reatribuí-las a outro membro da equipe em uma única etapa.
Conceitos-Chave
- Tarefas vinculadas à propriedade — Associar uma tarefa a uma propriedade mantém seu trabalho organizado por local e garante que o contexto correto esteja sempre visível.
- Tarefas vinculadas à reserva — Conectar uma tarefa a uma reserva vincula o trabalho operacional à linha do tempo do hóspede, para que nada passe despercebido em relação ao check-in e check-out.
- Progresso da lista de verificação — O rastreamento de conclusão parcial permite que os gerentes monitorem tarefas complexas sem interromper a equipe para atualizações de status.
- Prioridade como triagem — Use os níveis de prioridade de forma consistente em toda a sua equipe para que todos entendam a escala de urgência.
Perguntas Frequentes
Posso criar uma tarefa sem atribuí-la? Sim. Tarefas não atribuídas aparecem na lista de tarefas e podem ser assumidas por qualquer membro da equipe ou atribuídas posteriormente por um gerente.
Quem pode ver as tarefas? Administradores e gerentes de propriedade veem todas as tarefas de suas propriedades. Os membros da equipe veem apenas as tarefas atribuídas a eles, visíveis através do portal da equipe.
Posso definir uma tarefa para se repetir em um cronograma? Tarefas recorrentes são gerenciadas pelo sistema de agendamento. Consulte o guia Agendamento para configurar trabalhos repetitivos.
O que acontece com as tarefas quando uma reserva é cancelada? Tarefas vinculadas a uma reserva cancelada permanecem abertas — elas não são canceladas automaticamente. Revise e encerre-as manualmente, pois algum trabalho (como uma limpeza que já está em andamento) ainda pode precisar ser concluído.
Posso anexar fotos a uma tarefa? Sim. Os membros da equipe podem adicionar fotos na página de detalhes da tarefa — útil para documentar o trabalho concluído ou sinalizar problemas de manutenção.
Relacionado
- Gerenciamento de Equipe — Adicionando e gerenciando os membros da sua equipe.
- Agendamento — Turnos, cronogramas recorrentes e gerenciamento de folgas.
- Relatórios da Equipe — Métricas de desempenho baseadas em dados de conclusão de tarefas.
- Guia de Manutenção — Ordens de serviço para reparos e manutenção preventiva.