Gerenciamento de Tarefas

Cada trabalho operacional no Argonautas Suite é uma tarefa: limpezas de troca de hóspedes, reparos, manutenção de piscina, inspeções, solicitações de hóspedes. Todas elas ficam em um único quadro, Tarefas, na barra lateral.

Quem Pode Usar o Quadro

Quem	O que pode fazer
Administradores e gerentes de propriedades	Ver todas as tarefas e criar, editar, atribuir, verificar e cancelar tarefas.
Agentes de reservas e concierges	Ver todas as tarefas da empresa. O quadro exibe "Somente visualização. Gerentes criam e atribuem tarefas."
Equipe de campo	Não usa este quadro. Eles veem suas próprias tarefas no Portal da Equipe.

O Quadro de Tarefas

Cada linha mostra o título da tarefa, seu número e tipo, a propriedade, quando está agendada, a quem está atribuída e seu status. Prioridades Alta e Urgente recebem um badge, assim como Atrasada. Clique em uma linha para abrir a tarefa.

Abas

Aba	Mostra
Aberto	Tudo que ainda não foi concluído: pendente, atribuído e em andamento. Esta é a padrão.
Não atribuído	Tarefas pendentes sem ninguém atribuído.
Atribuído	Tarefas atribuídas que ninguém iniciou.
Em andamento	Tarefas que um membro da equipe iniciou.
Atrasado	Tarefas não concluídas cuja data agendada já passou.
Concluído	Tarefas concluídas e verificadas, mais recentes primeiro.
Todas	Todas as tarefas, incluindo as canceladas, mais recentes primeiro.

O trabalho ainda a fazer é listado do mais próximo ao mais distante. Cada aba mostra uma contagem que segue seus filtros.

Filtros e Busca

• Buscar tarefas corresponde ao número da tarefa, título, descrição e nome da propriedade.
• Todas as Propriedades, Todos os Tipos e Todas as Prioridades restringem a lista.
• Qualquer pessoa filtra por responsável (somente gerentes).
• Datas abre um intervalo de data De e Até.

Os filtros em vigor aparecem como chips ao lado das abas. Clique no x de um chip para removê-lo, ou em Limpar filtros para remover todos. O quadro mantém sua aba e filtros no endereço da página, então Voltar para Tarefas retorna você à mesma visualização, e você pode favoritar uma visualização filtrada.

No celular, os filtros se recolhem em um botão Filtros e cada tarefa aparece como um cartão.

O link Manutenção na barra lateral abre este mesmo quadro filtrado para trabalhos de manutenção. Consulte o Guia de Manutenção.

Criando uma Tarefa

1. Em Tarefas, clique em Nova Tarefa.
2. Opcionalmente, escolha um modelo em Carregar de Modelo para preencher o formulário.
3. Em Detalhes da Tarefa, insira um Título e escolha um Tipo de Tarefa. Altere a Prioridade se não for Normal.
4. Adicione itens de Checklist com Adicionar Item e escreva instruções em Descrição.
5. Em Atribuição, escolha a Propriedade. Opcionalmente, vincule uma reserva e escolha a quem Atribuir.
6. Em Agendamento, defina a Data Agendada e, opcionalmente, um Horário de Início, Horário de Término e Duração Est. (horas).
7. Clique em Criar Tarefa.

Título, Tipo de Tarefa, Propriedade e Data Agendada são obrigatórios.

Tipos de Tarefa

Limpeza de Troca de Hóspedes, Limpeza Profunda, Inspeção, Manutenção, Reparo, Manutenção Preventiva, Serviço de Piscina, Manutenção de Jardim, Preparação Pré-Chegada, Verificação de Inventário, Preparação de Boas-Vindas, Solicitação de Concierge, Entrega de Mercado e Outro.

Vinculando uma Reserva

Reserva Vinculada (opcional) é desbloqueado assim que você escolhe uma propriedade. Ele lista as reservas dessa propriedade de duas semanas antes a duas semanas depois da data agendada.

Modelos

Carregar de Modelo preenche o título, tipo, prioridade, duração, descrição e checklist a partir de um modelo salvo. Toda empresa começa com três: Limpeza de Troca de Hóspedes, Limpeza Profunda e Preparação Pré-Chegada, cada um com um checklist completo.

Para criar o seu próprio, marque Salvar como modelo para uso futuro na parte inferior do formulário, dê um Nome do Modelo e crie a tarefa. O modelo é salvo junto com ela.

Tarefas Criadas Automaticamente

Quando uma reserva é confirmada, o Argonautas Suite cria duas tarefas para ela:

• Limpeza de Troca de Hóspedes na data de saída.
• Preparação Pré-Chegada no dia anterior à chegada, a menos que esse dia já tenha passado.

Cada uma é atribuída à Governanta Principal da propriedade, na aba Equipe da propriedade, se houver uma. Caso contrário, é criada sem atribuição.

Essas tarefas acompanham a reserva enquanto ainda estiverem pendentes ou atribuídas:

• Se a reserva for cancelada, marcada como no-show ou recusada por um parceiro, elas são canceladas.
• Se as datas mudarem, elas se movem para as novas datas. Uma tarefa de preparação cuja nova data já passou é cancelada.
• Se a reserva mudar para outra villa, elas se movem com ela.

Assim que um membro da equipe iniciar ou concluir uma dessas tarefas, ela não é mais alterada. O responsável é avisado sobre cada tarefa que se move ou é cancelada.

Status das Tarefas

Status	Significado
Pendente	Criada sem ninguém atribuído.
Atribuída	Atribuída a um membro da equipe, não iniciada.
Em Andamento	O membro da equipe a iniciou.
Concluída	O membro da equipe a finalizou.
Verificada	Um gerente conferiu o trabalho finalizado.
Cancelada	Cancelada.

Atribuir uma tarefa pendente a torna Atribuída. A equipe inicia e conclui tarefas no portal da equipe. Consulte Concluindo Tarefas.

A Página da Tarefa

O cabeçalho mostra a propriedade, data, horário, prioridade e número da tarefa. A página também mostra:

• Fatos: Tipo de Tarefa, Atribuída A, Duração Est. e, quando houver, a duração real, a reserva vinculada e o custo de mão de obra.
• Checklist com progresso, como "4 / 7 concluídos".
• Notas de Conclusão e Fotos de Verificação que o membro da equipe adicionou.
• Descrição.
• Linha do Tempo: quando a tarefa foi criada, atribuída, iniciada, concluída e verificada, e por quem.

Os gerentes recebem as ações que correspondem ao status da tarefa:

Ação	Disponível quando
Atribuir Equipe	A tarefa não tem responsável.
Reatribuir	Pendente, atribuída ou em andamento.
Editar	Pendente ou atribuída.
Verificar Tarefa	Concluída.
Cancelar Tarefa (no menu ...)	Pendente, atribuída ou em andamento.

Editando uma Tarefa

1. Abra a tarefa e clique em Editar.
2. Altere o que precisar. No modo de edição, cada item do checklist tem uma caixa Concluído.
3. Clique em Atualizar Tarefa.

Assim que uma tarefa está em andamento, Editar desaparece. Você ainda pode reatribuí-la ou cancelá-la.

Perguntas Frequentes

Posso criar uma tarefa sem atribuí-la? Sim. Deixe Atribuir A em Não atribuído (Pendente). Ela aparece na aba Não atribuído até você atribuí-la.

Posso definir uma tarefa para se repetir? Não. Use um modelo para criar tarefas semelhantes rapidamente. Tarefas de troca de hóspedes e pré-chegada são criadas automaticamente para cada reserva confirmada.

A equipe pode adicionar fotos? Sim, pelo portal da equipe. Elas aparecem em Fotos de Verificação na página da tarefa.

Relacionado

• Atribuição de Tarefas: Atribuindo e reatribuindo tarefas.
• Acompanhamento de Tarefas: Acompanhando o progresso no quadro.
• Checklists: Checklists e modelos.
• Gerenciamento de Equipe: Adicionando sua equipe.
• Guia de Manutenção: A visualização de manutenção do quadro.