Documentos do Proprietário
Os documentos do proprietário permitem que você compartilhe arquivos como faturas, extratos mensais, relatórios, contratos e fotos com os proprietários de uma entidade. Você faz o upload de um arquivo uma vez no aplicativo administrativo, e os membros da entidade podem abri-lo no portal do proprietário. Uma permissão por membro controla quem vê os documentos financeiros.
O Que Pode Ser Compartilhado
| Categoria | Uso típico |
|---|---|
| Fatura | Faturas mensais de administração, cobranças avulsas |
| Extrato | Extratos do proprietário, resumos de repasses |
| Relatório | Relatórios de desempenho, resumos de fim de ano |
| Contrato | Contratos de administração, aditivos |
| Recibo | Comprovante de pagamento de reparos, serviços |
| Foto | Fotos de danos, registros de manutenção antes/depois |
| Outro | Qualquer coisa que não se encaixe nas categorias acima |
Documentos nas categorias Fatura, Extrato e Relatório são tratados como documentos financeiros e são restringidos pelas permissões do portal do proprietário (consulte Restrição financeira abaixo).
Limites de arquivo
- Tamanho máximo do arquivo: 25 MB
- Tipos de arquivo permitidos: PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC, Word, Excel
Fazendo Upload de Documentos
- Abra Proprietários e clique na entidade do proprietário.
- Role até o cartão Documentos.
- Clique em Enviar Documento.
- Arraste arquivos para o modal, ou clique em Escolher arquivos ou Escolher pasta. Você pode enviar até 50 arquivos de uma vez. Arquivos de tipo não suportado ou com mais de 25 MB são ignorados, e o modal informa quantos.
- Preencha os detalhes:
| Campo | Observações |
|---|---|
| Título | Exibido quando você envia um único arquivo. Ele é preenchido a partir do nome do arquivo, então edite-o para algo significativo para o proprietário. Com vários arquivos, cada título vem do nome do seu arquivo. |
| Categoria | Obrigatório. Define o selo e se o arquivo conta como financeiro. |
| Propriedade | Opcional. Vincula o arquivo a uma propriedade da entidade. |
| Descrição | Opcional. Contexto que o proprietário vê junto com o arquivo. |
- Clique em Enviar Documento (ou Enviar 3 documentos quando você selecionou vários). Os arquivos são armazenados de forma privada e listados para os membros da entidade imediatamente.
O cartão pode ser filtrado por categoria e por propriedade, para que você encontre um arquivo enviado anteriormente.
O Que os Proprietários Veem
Os proprietários abrem Documentos a partir do grupo Operações na barra lateral do portal do proprietário. A página contém:
- Uma caixa de pesquisa que corresponde ao título e ao nome original do arquivo.
- Filtros de Categoria e Propriedade.
- Colunas ordenáveis: Título, Categoria, Tamanho e Data. A coluna Propriedade mostra a villa vinculada quando definida.
- Um botão Pré-visualizar que abre imagens e PDFs na página, sem necessidade de download.
- Um botão Baixar. Em dispositivos que suportam compartilhamento, um botão Salvar em... também aparece. Ele abre a folha de compartilhamento do dispositivo para que o proprietário possa enviar o arquivo para o Google Drive, iCloud Drive, OneDrive ou qualquer aplicativo instalado.
Se o proprietário pertence a mais de uma entidade, a página lista documentos de todas elas.
Restrição Financeira
O acesso ao portal do proprietário é definido por membro, por entidade. O toggle que importa para documentos é Ver financeiro em cada linha de membro.
- Membros com Ver financeiro habilitado veem todos os documentos da entidade, incluindo faturas, extratos e relatórios.
- Membros sem Ver financeiro ainda veem contratos, fotos, recibos e outros arquivos não financeiros. Faturas, extratos e relatórios ficam ocultos para eles.
Como o toggle é por entidade, a mesma pessoa pode ter visibilidade total na Entidade A e visibilidade limitada na Entidade B ao mesmo tempo. Para alterá-lo, clique no ícone de edição na linha do membro no cartão Membros e use as caixas de seleção de Permissões.
Baixando ou Removendo um Documento
Cada linha do cartão Documentos na página da entidade tem duas ações:
- Baixar: salva uma cópia do arquivo.
- Excluir: remove o documento do armazenamento e do portal do proprietário imediatamente. Não há lixeira, então confirme antes de excluir.
Documentos não podem ser editados após o upload. Para alterar um título ou categoria, exclua o documento e faça o upload novamente.
Perguntas Frequentes
Os proprietários podem fazer upload de documentos para uma entidade? Não. Os uploads são exclusivos do administrador. A visualização no portal do proprietário é somente leitura.
Posso compartilhar um documento com várias entidades? Não diretamente. Os documentos pertencem a uma entidade. Faça o upload do mesmo arquivo para cada entidade que precisar dele, ou use o campo Propriedade para restringir o arquivo a uma única propriedade dentro de uma entidade.
Quanto tempo duram os links de download? Os links de download e pré-visualização são assinados e expiram uma hora após serem gerados. Os proprietários podem gerar um novo link clicando no botão novamente.
O que acontece se eu excluir uma entidade? Todos os documentos vinculados a essa entidade são removidos do acesso ao portal do proprietário. Certifique-se de que os proprietários baixaram tudo o que precisam antes que a entidade seja excluída.
Relacionado
- Gerenciamento de Proprietários: trabalhando com entidades de proprietários e membros.
- Configurando o Portal do Proprietário: convidando proprietários e definindo acesso.
- Financeiro do Proprietário: repasses e receita no portal.