Documentos do Proprietário
Os documentos do proprietário permitem compartilhar arquivos -- faturas, extratos mensais, relatórios, contratos, fotos e mais -- diretamente com os proprietários de uma entidade. Os arquivos são enviados uma vez pelo lado administrativo e ficam disponíveis para os membros dessa entidade no portal do proprietário, com controle por membro sobre quem pode ver documentos financeiros.
O que pode ser compartilhado
| Categoria | Uso típico |
|---|---|
| Fatura | Faturas mensais de gestão, cobranças avulsas |
| Extrato | Extratos do proprietário, resumos de pagamentos |
| Relatório | Relatórios de desempenho, balanços de fim de ano |
| Contrato | Contratos de gestão, aditivos |
| Recibo | Comprovantes de pagamento por reparos, serviços |
| Foto | Fotos de danos, antes/depois de manutenção |
| Outro | Qualquer coisa que não se encaixe nas categorias acima |
Documentos das categorias Fatura, Extrato e Relatório são tratados como documentos financeiros e ficam sujeitos às permissões do proprietário no portal (veja Restrição financeira abaixo).
Limites de arquivo
- Tamanho máximo: 25 MB
- Tipos de arquivo permitidos: PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC, Word, Excel
Como enviar um documento
- Vá em Proprietários e abra uma entidade de proprietário.
- Role até o cartão Documentos na página de detalhe da entidade.
- Clique em Enviar Documento.
- Escolha um arquivo e preencha os metadados:
| Campo | Notas |
|---|---|
| Título | Preenchido automaticamente pelo nome do arquivo. Edite para algo claro ao proprietário. |
| Categoria | Obrigatório. Define a cor da etiqueta e se o arquivo é restrito. |
| Propriedade | Opcional. Vincule o arquivo a uma propriedade específica da entidade. |
| Descrição | Opcional. Acrescenta contexto que o proprietário vê no detalhe do documento. |
- Clique em Enviar. O arquivo é armazenado de forma privada e aparece imediatamente para os membros da entidade.
O cartão permite filtrar por categoria e por propriedade vinculada para encontrar rapidamente um arquivo enviado anteriormente.
O que os proprietários veem
Os proprietários acessam seus documentos pelo item Documentos em Operações na barra lateral do portal. A página exibe:
- Um campo de busca que combina título e nome original do arquivo.
- Filtros por categoria e por propriedade.
- Colunas ordenáveis: Título, Categoria, Tamanho, Data.
- Um botão Visualizar que abre imagens e PDFs em linha (sem download).
- Um botão Salvar ou Baixar. Em navegadores compatíveis, Salvar usa a folha de compartilhamento do dispositivo para enviar o arquivo direto ao Google Drive, iCloud Drive, OneDrive ou outro app instalado. Nos demais, o mesmo botão baixa o arquivo com o nome original.
Se o proprietário for membro de mais de uma entidade, a página mostra documentos de todas as entidades a que pertence. Cada linha indica a entidade de origem e (quando definida) a propriedade vinculada.
Restrição financeira
O acesso ao portal do proprietário é configurado por membro, por entidade. O interruptor que importa para os documentos é Ver finanças em cada linha de membro.
- Membros com Ver finanças ativado veem todos os documentos da entidade, incluindo faturas, extratos e relatórios.
- Membros sem Ver finanças continuam vendo contratos, fotos, recibos e outros arquivos não financeiros, mas faturas, extratos e relatórios ficam ocultos.
Como o interruptor é por entidade, a mesma pessoa pode ter visibilidade total na Entidade A e limitada na Entidade B ao mesmo tempo. Ajuste o interruptor pelo cartão Membros no detalhe da entidade.
[Captura de tela: Detalhe da entidade do proprietário com o cartão Documentos e o cartão Membros mostrando o interruptor Ver finanças]
Editar ou excluir um documento
Na página de detalhe da entidade, a tabela de documentos mostra duas ações por linha:
- Editar -- atualiza o título, a descrição, a categoria ou a propriedade vinculada. O arquivo em si permanece o mesmo.
- Excluir -- remove o documento do armazenamento e do portal do proprietário imediatamente. Não há lixeira, então confirme antes de excluir.
Recategorizar um documento muda se ele fica restrito. Mover um arquivo de Foto para Fatura, por exemplo, vai escondê-lo dos membros que não têm Ver finanças ativado.
Perguntas Comuns
Os proprietários podem enviar documentos para uma entidade? Não. O envio é apenas administrativo. A visão pelo portal do proprietário é somente leitura.
Posso compartilhar um mesmo documento com várias entidades? Diretamente, não -- documentos pertencem a uma única entidade. Envie o mesmo arquivo para cada entidade que precisar, ou use o campo Propriedade para limitar o arquivo a uma propriedade dentro de uma entidade.
Quanto tempo duram os links de download? Os links de download e visualização são assinados e expiram uma hora após serem gerados. Os proprietários podem gerar um novo clicando no botão de novo.
O que acontece se eu excluir uma entidade? Todos os documentos vinculados a essa entidade são removidos do acesso pelo portal. Garanta que os proprietários baixaram o que precisam antes da exclusão.
Os documentos contam para os limites de armazenamento? Cada empresa tem a cota de armazenamento prevista no plano. Arquivos grandes (vídeos, conjuntos de fotos em alta resolução) consomem mais espaço -- prefira PDFs e JPEGs para uso rotineiro.
Relacionado
- Gerenciamento de Proprietários -- Trabalhar com entidades e membros.
- Configurando o Portal do Proprietário -- Convidar proprietários e configurar acesso.
- Relatórios Financeiros do Proprietário -- Extratos e análises de receita.