Usuários e Funções

Toda pessoa da sua equipe que faz login no Argonautas tem uma conta de usuário. O que ela pode ver e fazer depende das funções que você atribui a ela, e uma pessoa pode acumular várias funções ao mesmo tempo. Este guia aborda como adicionar usuários, escolher funções, marcar quem ganha comissão, definir taxas de comissão individuais e gerenciar a segurança da conta.

Visão Geral

O gerenciamento de usuários fica na página Usuários e Funções, na seção Administração da barra lateral. Administradores e gerentes de propriedades podem acessá-la.

Cada usuário aparece como um cartão com seu nome, e-mail, um selo para cada função que possui e o mês em que entrou. Use a caixa de busca para encontrar alguém pelo nome ou e-mail, e o filtro Todas as Funções para mostrar apenas as pessoas que possuem uma função específica. O filtro corresponde a qualquer pessoa que tenha essa função, mesmo que acumule outras.

Contas que são apenas de hóspede (pessoas que reservaram uma estadia e não têm outra função) não são listadas aqui. Gerencie-as em Hóspedes.

Funções São Chapéus

Uma pessoa pode usar qualquer combinação de funções. Nós as chamamos de chapéus. O Argonautas concede a cada pessoa o acesso combinado de todos os seus chapéus. Por exemplo, uma pessoa que administra uma operação pequena pode ser Administrador, cuidar das reservas e fazer a contabilidade, enquanto um concierge de meio período também pode receber reservas.

O formulário Editar Usuário lista essas funções em Funções do Usuário ("Usuários podem ter múltiplas funções. Selecione todas as aplicáveis."):

Função	Exibida no formulário como	O que ela concede
Administrador	Acesso total ao sistema	Tudo, incluindo Configurações, Usuários e Funções, provedores de pagamento e dados bancários.
Gerente de Propriedades	Gerenciar propriedades e reservas	Operações e configuração do dia a dia: propriedades, tarifas, impostos e taxas, reservas, hóspedes, calendário, mensagens, equipe, canais, proprietários, parceiros, relatórios e a maioria das abas de Configurações.
Reservas	Reservas, hóspedes e calendário	Reservas, hóspedes, o calendário, propriedades, mensagens, tarefas e o painel. Pode registrar pagamentos, enviar links de pagamento, reembolsar pagamentos e dividir o crédito de comissão em uma reserva. Sem tarifas, Configurações, relatórios financeiros ou usuários.
Contabilidade	Pagamentos, relatórios e dados bancários	O lado financeiro: relatórios financeiros, relatórios de comissão de agentes e agências (incluindo marcar repasses como pagos), cobrança de parceiros, proprietários e dados bancários de proprietários, e Configurações > Pagamentos. Pode visualizar reservas e hóspedes, mas não alterá-los, exceto registrar pagamentos, enviar links de pagamento, reembolsos e dividir o crédito de comissão.
Concierge	Serviços ao hóspede e pré-chegada	As ferramentas de concierge (portfólios, serviços, rotatividade, prestadores, catálogo) mais reservas, hóspedes, o calendário, avaliações e modelos. Sem pagamentos ou configuração de propriedades.
Proprietário	Acesso ao portal do proprietário	O Portal do Proprietário para suas próprias propriedades.
Equipe	Limpeza e manutenção	Marca a pessoa como equipe de campo. Camareiras e trabalhadores de manutenção normalmente são adicionados em Gerenciamento de Equipe, que configura seu perfil de equipe e envia o convite.
Hóspede	Ver próprias reservas	Acesso do hóspede às suas próprias reservas.

Consulte Permissões Baseadas em Funções para o detalhamento completo tela a tela.

Como as Telas de uma Pessoa São Montadas

• Uma barra lateral para todos os chapéus. A barra lateral mostra todas as seções permitidas por qualquer um dos chapéus da pessoa. Um concierge que também possui Reservas, por exemplo, recebe a barra lateral completa com uma seção Concierge nela. Uma pessoa cujo único chapéu é Concierge mantém o layout dedicado do portal de concierge.
• Suas funções são exibidas ao lado do nome. A barra lateral e a barra superior listam todos os chapéus que a pessoa usa, por exemplo "Admin · Concierge".
• Onde eles chegam após o login segue seus chapéus: Administrador ou Gerente de Propriedades vai para o Painel, Reservas vai para Reservas, Concierge vai para o painel de concierge e Contabilidade vai para Relatórios. Alguém também marcado como Equipe ou Proprietário chega primeiro ao portal de equipe ou do proprietário.
• O servidor impõe as mesmas regras. Ocultar um botão não é a única proteção. Se os chapéus de uma pessoa não permitem uma ação, o Argonautas a recusa mesmo que ela chegue até ela por outro caminho.

Ganha Comissão

Abaixo das funções há uma caixa de seleção separada, Ganha comissão ("Pode ser creditado em reservas"). Ela não é uma função e não abre nenhuma tela. Ela controla quem pode receber comissão de vendedor:

• Apenas pessoas marcadas como Ganha comissão aparecem na lista Agente de Reservas de uma reserva e no cartão Crédito de comissão, e somente elas podem ser escolhidas como agente padrão da empresa.
• Um repasse de comissão só é criado para alguém marcado como Ganha comissão no momento em que é calculado.
• Quando alguém marcado como Ganha comissão cria uma reserva, essa pessoa é creditada automaticamente como Agente de Reservas dela.

Funciona com qualquer função. Um agente de reservas e um concierge de meio período que ambos ganham comissão pelas reservas que atendem podem ter isso marcado, independentemente de seus outros chapéus. Pessoas que já eram agentes de reservas quando esta caixa de seleção foi introduzida foram marcadas automaticamente como Ganha comissão, então suas comissões continuaram inalteradas.

Consulte Comissões de Agentes para saber como a comissão é calculada e paga.

Taxas de Comissão Individuais

Ao editar um usuário marcado como Ganha comissão, uma seção Taxas de comissão aparece no formulário. Ela lista cada fonte de reserva com o Padrão da empresa ao lado de um campo Esta pessoa:

• Deixe o campo em branco para usar o padrão da empresa para aquela fonte.
• Insira uma porcentagem para dar a esta pessoa sua própria taxa para aquela fonte. Ela se aplica mesmo se a fonte estiver desativada nos padrões da empresa.
• Insira 0 para desativar aquela fonte para esta pessoa.

As taxas são salvas ao sair de cada campo. Como observa o formulário, as taxas são uma parcela da comissão de gestão da empresa, a mesma base dos padrões da empresa.

Se você acabou de marcar Ganha comissão neste usuário, salve primeiro: o formulário mostra "Salve este usuário primeiro, depois defina taxas individuais aqui." Em seguida, reabra o usuário para definir as taxas.

Adicionando um Usuário

1. Abra Usuários e Funções e clique em Adicionar Usuário.
2. Insira o e-mail da pessoa (obrigatório), nome e sobrenome, e telefone.
3. Defina uma Senha (pelo menos 12 caracteres) e insira-a novamente em Confirmar Senha.
4. Marque todas as funções que a pessoa precisa em Funções do Usuário, e Ganha comissão se ela deve ser creditada em reservas.
5. Clique em Criar Usuário.

A conta é criada na sua empresa imediatamente com as funções que você escolheu. Nenhum convite é enviado a partir desta página, então compartilhe a senha com a pessoa de forma segura. Ela pode então alterá-la e adicionar uma passkey na página Configurações da Conta (veja abaixo). Para definir taxas de comissão individuais, reabra o usuário após criá-lo.

Para adicionar camareiras, trabalhadores de manutenção ou outros membros da equipe de campo com um convite sem senha por e-mail, WhatsApp ou SMS, use Gerenciamento de Equipe.

Editando um Usuário

Clique no botão de edição no cartão de um usuário para abrir Editar Usuário. Você pode alterar o e-mail, nome, telefone, funções e Ganha comissão, e definir suas taxas de comissão individuais. Alterar o e-mail exibe "Alterar o e-mail exige nova verificação".

As alterações de função se aplicam imediatamente ao que o servidor permite. A barra lateral e as telas da pessoa são atualizadas na próxima vez que o perfil dela carregar, por exemplo quando ela fizer login novamente ou atualizar o aplicativo.

Quem Pode Alterar Funções

• Administradores podem alterar qualquer função.
• Gerentes de propriedades também podem adicionar usuários e alterar funções, incluindo Administrador e Contabilidade, a menos que a empresa restrinja dados bancários (próxima seção).

Restrição Bancária e Funções

Um administrador pode ativar Dados bancários visíveis apenas para Contabilidade e Admin em Configurações > Pagamentos. Quando ativado:

• Gerentes de propriedades perdem acesso à configuração de provedores de pagamento e aos dados bancários e de repasse dos proprietários. Todos que podiam antes ainda podem enviar links de pagamento e registrar pagamentos.
• Apenas um administrador pode conceder ou remover a função Administrador ou Contabilidade. Se um gerente de propriedades tentar, a alteração é recusada com "O acesso bancário é restrito; apenas um admin pode alterar esta função." Isso impede que um gerente de propriedades recupere para si mesmo o acesso que a restrição removeu.
• Apenas um administrador pode ativar ou desativar a restrição.

Desativando um Usuário

Em vez de excluir contas (o que perderia o histórico), desative-as:

1. No cartão do usuário, clique no botão de energia (sua dica de ferramenta diz "Ativo - Clique para desativar").
2. Confirme na caixa de diálogo Desativar Usuário.

A pessoa não pode mais fazer login, mas seu nome permanece em reservas, mensagens e registros de comissão anteriores. Para restaurar o acesso, clique no mesmo botão (dica de ferramenta "Inativo - Clique para ativar") e confirme Ativar Usuário. Você não pode desativar sua própria conta.

Gerenciando Sua Própria Conta

Todo usuário, independentemente de suas funções, pode gerenciar seu próprio login e segurança na página Configurações da Conta: clique no seu avatar no canto superior direito e escolha Perfil. (Concierges que usam o espaço de trabalho de concierge o abrem como Conta e Segurança em sua barra lateral.) Ela é organizada em abas:

• Perfil: Atualize seu nome, telefone, e-mail e avatar. Membros da equipe também encontram aqui o cartão Enviar respostas a hóspedes da sua caixa de entrada (veja abaixo).
• Segurança: Altere sua senha, registre ou remova passkeys, defina um intervalo de logout automático (tempo limite de sessão) e ative ou desative a autenticação de dois fatores.
• Sessões: Veja suas sessões ativas e o histórico de login recente, e desconecte dispositivos que você não usa mais.
• Notificações: Defina suas preferências pessoais de notificação.
• Horários do Chat ao Vivo: Para membros da equipe, os horários em que você está disponível para responder ao chat do site.

O idioma da sua interface não fica nesta página. Escolha-o na seção Idioma do mesmo menu do avatar. Ele altera apenas as suas próprias telas.

Enviando Respostas a Hóspedes da Sua Própria Caixa de Correio

Na aba Perfil, o cartão Enviar respostas a hóspedes da sua caixa de entrada permite conectar sua própria conta Google (Gmail ou Workspace), para que suas respostas aos hóspedes sejam enviadas e salvas na sua própria caixa de correio. O cartão aparece para membros da equipe no aplicativo administrativo, e somente quando o login com Google está configurado para o Argonautas.

1. Abra o menu do seu avatar e escolha Perfil.
2. No cartão Enviar respostas a hóspedes da sua caixa de entrada, clique em Conectar conta Google e faça login. O cartão então exibe "Enviando respostas a hóspedes como" o seu endereço.
3. Para parar, clique em Desconectar. Suas respostas voltam então a ser enviadas do endereço da empresa.

Isso afeta apenas as respostas que você digita na caixa de entrada. E-mails automatizados ainda passam pelo canal de e-mail da sua empresa. Se o acesso ao Google expirar ou for revogado, o cartão pede que você Reconecte. Consulte Enviando Respostas da Sua Própria Caixa de Correio.

Autenticação de Dois Fatores

O Argonautas oferece suporte a duas formas de reforçar o login:

• Passkeys: Registre uma impressão digital, rosto ou chave de segurança de hardware para login sem senha. Este é o método recomendado.
• Aplicativo autenticador (TOTP): Use um aplicativo como Google Authenticator ou Authy para um código de seis dígitos a cada login.

Cada pessoa configura isso por conta própria na aba Segurança. Recomendamos para todos com a função Administrador, Gerente de Propriedades ou Contabilidade.

Sessões Ativas e Histórico de Login

A aba Sessões mostra onde sua conta está atualmente conectada e a atividade de login recente nela:

• Sessões ativas: Cada sessão atual é listada com seu dispositivo e navegador, localização aproximada, endereço IP e quando esteve ativa pela última vez. Sua sessão atual é marcada. Clique em Sair em qualquer outra sessão para encerrá-la remotamente, ou use Sair de todas as outras sessões para encerrar todas as sessões exceto a que você está usando. Isso é útil se você fez login em um dispositivo compartilhado ou perdido.
• Histórico de login: Um registro das tentativas de login recentes (bem-sucedidas e malsucedidas) com o dispositivo, endereço IP, localização e data/hora. Revise-o periodicamente para identificar qualquer login que você não reconheça.

Se você vir uma sessão desconhecida ou um login malsucedido que não consegue explicar, saia das outras sessões e altere sua senha na aba Segurança.

Registro de Atividades

O Registro de Atividades (na seção Administração da barra lateral, para administradores e gerentes de propriedades) registra alterações feitas em toda a sua empresa e eventos de login: criações, atualizações e exclusões, além de logins, logins malsucedidos e logouts. Cada entrada mostra quando aconteceu, quem fez, o que mudou, onde e de qual endereço IP; expanda uma entrada para ver os valores antes e depois. Filtre por tipo de evento, ação, tipo de registro ou intervalo de datas.

Conceitos-Chave

• Chapéu: Uma função que uma pessoa possui. As pessoas podem ter várias e recebem o acesso combinado de todas elas.
• Ganha comissão: Uma configuração por pessoa, separada das funções, que torna alguém elegível para ser creditado e receber comissão de vendedor em reservas.
• Acesso em toda a empresa: O acesso é decidido pelos chapéus, não pelas propriedades às quais uma pessoa está atribuída. Dentro da sua empresa, um chapéu que mostra reservas mostra todas as reservas da empresa.
• Desativação vs. exclusão: Usuários desativados mantêm seu histórico. A exclusão não é oferecida, para preservar registros de auditoria.

Perguntas Frequentes

Um usuário pode ter mais de uma função? Sim. Marque todas as funções aplicáveis. A pessoa vê as telas combinadas de todas as suas funções em uma única barra lateral.

Marcar Ganha comissão concede acesso extra a alguém? Não. Isso apenas a torna elegível para comissão. O que ela pode ver continua dependendo inteiramente de suas funções.

Nosso contador deve cuidar dos pagamentos mas não alterar reservas. Qual função? Atribua apenas Contabilidade. Ele pode visualizar reservas e hóspedes, registrar pagamentos, enviar links de pagamento, cuidar de reembolsos, executar os relatórios financeiros e de comissão, marcar repasses de comissão como pagos e gerenciar provedores de pagamento e dados bancários de proprietários. Ele não pode editar reservas, tarifas, disponibilidade, propriedades, usuários ou outras Configurações, e não recebe a caixa de entrada de hóspedes.

Como faço para impedir que gerentes de propriedades vejam dados bancários? Como administrador, ative Dados bancários visíveis apenas para Contabilidade e Admin em Configurações > Pagamentos. Consulte "Restrição Bancária e Funções" acima.

Um agente de reservas pode ver o que ganhou? O relatório Comissões de Agentes está disponível para pessoas com a função Administrador, Gerente de Propriedades ou Contabilidade. Uma pessoa que tem apenas Reservas não o vê. Ela pode ver o crédito de comissão em cada reserva que abrir.

Existe um limite para o número de usuários? Não há limite rígido para contas de usuário. O preço pode variar com base no número de usuários ativos. Verifique seu plano de assinatura.

Relacionados

• Permissões Baseadas em Funções: Acesso tela a tela para cada função.
• Comissões de Agentes: Taxas de comissão, divisão de crédito e marcação de repasses como pagos.
• Gerenciamento de Equipe: Adicionar equipe de campo e enviar seus convites.
• Guia do Portal do Proprietário: Como os proprietários usam a plataforma.
• Guia do Portal da Equipe: Como a equipe de campo usa sua interface de acesso limitado.
• Guia de Configurações: Configuração geral do espaço de trabalho.