Gestão de Hóspedes
Os registros de hóspedes no Argonautas rastreiam cada pessoa que se hospeda em suas propriedades. Cada registro acumula um histórico de reservas ao longo do tempo, para que você possa reconhecer hóspedes recorrentes e oferecer um melhor atendimento.
A Lista de Hóspedes
Para abrir a lista, selecione Hóspedes na seção Principal da barra lateral.
- Pesquisar hóspedes... encontra um hóspede pelo nome ou dados de contato.
- Na visualização em cartões, o menu de ordenação organiza os hóspedes por Ordenar por Nome, Reservas Recentes, Total de Reservas ou Total Gasto.
- O alternador de visualização à direita muda entre cartões e uma lista.
- Exportar baixa todos os hóspedes que correspondem à sua pesquisa como um arquivo CSV.
Cada cartão mostra o nome, e-mail, telefone e país do hóspede, um selo de Hóspede Recorrente para hóspedes que já se hospedaram antes, seu número de reservas e total gasto, e um botão E-mail. Se um hóspede não tiver telefone, Adicionar telefone permite adicionar um na hora. Na visualização em lista, a seta em uma linha expande o histórico de reservas daquele hóspede.
Registros de Hóspedes
Cada registro de hóspede contém:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Nome | Nome e sobrenome conforme fornecido na reserva |
| E-mail principal para comunicações | |
| Telefone | Número de telefone para WhatsApp/SMS |
| País | País de origem |
| Notas | Notas internas (preferências, solicitações especiais) |
Os registros de hóspedes são criados automaticamente quando uma reserva chega, de um canal ou sincronização de PMS, do seu site, ou de uma reserva que você insere manualmente.
Abrindo um Hóspede
Selecione o cartão ou a linha de um hóspede para abrir seus detalhes. A janela mostra:
- Informações de contato: e-mail, telefone e país.
- Consentimento: se o hóspede optou por SMS e por e-mail de marketing.
- Detalhes do hóspede: total de reservas, total gasto e total de noites.
- Histórico de reservas: cada estadia com propriedade, datas, status, noites e total. Selecione uma estadia para abrir a reserva.
- Notas: notas internas para sua equipe. Selecione Salvar após editá-las.
Os botões na parte inferior permitem enviar e-mail ou ligar para o hóspede.
Editando um Hóspede
Para corrigir o e-mail ou telefone de um hóspede, edite diretamente no cartão ou linha dele na lista de Hóspedes. Para corrigir o nome, e-mail, telefone ou país, abra qualquer uma de suas reservas e selecione o lápis no cartão de Informações do Hóspede. Um registro de hóspede é compartilhado, então uma edição aparece em todas as reservas daquele hóspede.
"Outro hóspede já usa este endereço de e-mail." O e-mail é único entre seus hóspedes. Você não pode definir o e-mail de um hóspede para um endereço que já pertence a outro registro. Isso quase sempre significa que a mesma pessoa tem dois registros de hóspede, por exemplo, um de uma reserva direta e outro de uma importação de OTA. Não reatribua o e-mail. Em vez disso, mescle os dois registros (veja abaixo), o que mantém o histórico combinado sob um único hóspede.
Mesclando Hóspedes Duplicados
Quando a mesma pessoa acaba com mais de um registro, mescle-os para que seu histórico fique em um só lugar:
- Na lista de Hóspedes, marque a caixa de seleção em exatamente dois registros. O botão Mesclar Hóspedes aparece. (Com qualquer outro número marcado, você vê "Selecione exatamente 2 hóspedes para mesclar".)
- Revise a Prévia da Mesclagem. Um registro é marcado como Manter este registro e o outro como Mesclar no principal. Use o botão de troca entre eles para alternar qual será mantido. A prévia mostra quantas reservas serão transferidas.
- Selecione Confirmar Mesclagem. As reservas do hóspede absorvido, e as mensagens, pagamentos e histórico de serviços vinculados a elas, são movidos para o registro mantido, e o registro absorvido é aposentado.
As mesclagens são reversíveis. Abra o hóspede sobrevivente e selecione Desmesclar para separar uma mesclagem equivocada.
Acesso ao Portal do Hóspede
Os hóspedes acessam o portal com um link seguro. Eles não precisam de uma conta ou senha:
- O hóspede recebe o link do portal em seus e-mails de reserva.
- Abrir o link faz login nos detalhes da reserva, guia da villa, página de pagamento e serviços da viagem.
Os links são por reserva. Um hóspede com várias reservas recebe um link separado para cada uma.
Enviando ou copiando o link você mesmo. Você não precisa esperar pelo e-mail automatizado. Nas Ações Rápidas de uma reserva, selecione Enviar link do portal (na barra lateral do hóspede de um portfólio de concierge, é Enviar Link do Portal do Hóspede). Escolha o Método de entrega: e-mail, WhatsApp / SMS, ou Copiar link apenas para gerar um link sem enviá-lo. A janela mostra por quanto tempo o link é válido. Copiar e WhatsApp / SMS funcionam até para hóspedes de OTA importados sem um endereço de e-mail real, então você sempre pode colocar um hóspede em seu portal, por exemplo, quando um e-mail de confirmação falhou ou o hóspede não consegue encontrá-lo. Veja Reservas.
Preferências de Comunicação
Cada registro de hóspede armazena um canal preferido:
- WhatsApp, o padrão para hóspedes com número de celular.
- E-mail, o fallback para todos os hóspedes.
- SMS, usado quando o WhatsApp não está disponível.
As mensagens automatizadas (modelos de ciclo de vida) seguem essa preferência.
Sinalizadores de Consentimento
Dois sinalizadores de opt-in controlam que tipo de mensagens um hóspede recebe:
- Opt-in de SMS: se lembretes por SMS podem ser enviados.
- Consentimento de e-mail de marketing: se o hóspede pode receber e-mails de marketing (boletins informativos, campanhas de ofertas especiais) além dos e-mails transacionais de reserva.
Ambos os sinalizadores são exibidos em Consentimento quando você abre um hóspede. Eles são definidos automaticamente quando um hóspede marca a caixa correspondente em um formulário de reserva ou formulário de contato no seu site.
E-mails transacionais (confirmações de reserva, recibos de pagamento, instruções de check-in) são sempre enviados independentemente do sinalizador de marketing. Apenas e-mails de marketing dependem dele.
Privacidade de Dados
Os dados dos hóspedes pertencem à sua empresa e nunca são visíveis para outras empresas na plataforma. Os hóspedes podem solicitar ao gerente da propriedade a exclusão de seus dados.
Perguntas Frequentes
Os registros de hóspedes são compartilhados entre propriedades? Sim, dentro da mesma empresa. Um hóspede que se hospedou na Villa A e depois reserva a Villa B tem um único registro.
O que acontece com o registro do hóspede quando uma reserva é cancelada? O registro do hóspede é mantido. A reserva cancelada permanece no histórico de reservas do hóspede com um status cancelado.
Relacionado
- Guia do Portal do Hóspede -- O que os hóspedes veem no portal.
- Guia da Villa -- Informações da propriedade para os hóspedes.
- Comunicação com Hóspedes -- Envio de mensagens aos hóspedes pelo portal.