Relatórios da Equipe
Entender como sua equipe atua ajuda você a tomar melhores decisões de pessoal, equilibrar cargas de trabalho e identificar áreas para melhoria. Os relatórios da equipe oferecem uma visibilidade baseada em dados sobre a conclusão de tarefas, tempos de resposta e distribuição de trabalho em toda a sua equipe.
Visão Geral
O painel de relatórios da equipe consolida dados de desempenho de tarefas, escalas e histórico de trabalho em métricas acionáveis. Gerentes de propriedades podem revisar o desempenho individual da equipe, comparar membros lado a lado e gerar relatórios para períodos específicos. O objetivo não é o microgerenciamento -- é garantir que sua operação funcione sem problemas e que ninguém de sua equipe esteja consistentemente sobrecarregado ou subutilizado.
Painel de Desempenho
O painel é o ponto de entrada principal para os relatórios da equipe. Navegue até Relatórios > Desempenho da Equipe para ver uma visão geral da atividade da sua equipe.
O painel exibe quatro métricas principais no topo:
| Métrica | O que Mede |
|---|---|
| Tarefas Concluídas | Número total de tarefas marcadas como concluídas no período selecionado. |
| Tempo Médio de Conclusão | Tempo médio desde a criação da tarefa até sua conclusão em toda a equipe. |
| Taxa de Pontualidade | Porcentagem de tarefas concluídas na data de vencimento ou antes dela. |
| Equipe Ativa | Número de membros da equipe que concluíram pelo menos uma tarefa no período. |
Abaixo do resumo, você vê um detalhamento por membro individual da equipe com suas métricas pessoais.
[Captura de tela: Painel de desempenho da equipe mostrando cartões de resumo e tabela de detalhamento por membro]
Métricas de Conclusão de Tarefas
Os dados de conclusão de tarefas informam a você com que confiabilidade sua equipe finaliza o trabalho atribuído.
O que é Rastreado
Para cada membro da equipe, o sistema rastreia:
- Total de tarefas atribuídas -- Quantas tarefas foram atribuídas durante o período.
- Tarefas concluídas -- Quantas dessas tarefas foram finalizadas.
- Taxa de conclusão -- A porcentagem de tarefas atribuídas que foram concluídas (ex.: 47 de 52 = 90,4%).
- Tarefas atrasadas -- Tarefas que foram concluídas após sua data de vencimento, ou que permanecem abertas após a data de vencimento.
- Tempo médio de conclusão -- O tempo médio desde quando uma tarefa foi atribuída até quando foi marcada como concluída.
Interpretando os Dados
Uma alta taxa de conclusão com um baixo tempo médio de conclusão indica um membro da equipe eficiente. Se alguém tem uma alta taxa de conclusão, mas consistentemente finaliza tarefas logo antes (ou depois) do prazo, pode estar sobrecarregado. Por outro lado, uma baixa taxa de conclusão pode sinalizar atribuições pouco claras, treinamento insuficiente ou tarefas demais.
O contexto importa. Um técnico de manutenção lidando com trabalhos de reparo complexos naturalmente terá tempos de conclusão mais longos do que um governanta realizando limpezas padronizadas. Compare membros da equipe dentro de funções similares, não entre diferentes tipos de trabalho.
Rastreamento de Tempo de Resposta
O tempo de resposta mede a rapidez com que um membro da equipe começa a trabalhar em uma tarefa após ela ser atribuída. Esta é a lacuna entre quando uma tarefa entra no status Open e quando muda para In Progress.
| Tempo de Resposta | Interpretação |
|---|---|
| Menos de 30 minutos | Excelente -- o membro da equipe está pegando as tarefas prontamente. |
| 30 minutos -- 2 horas | Normal para a maioria das tarefas operacionais. |
| 2 -- 8 horas | Aceitável para tarefas não urgentes. Vale a pena revisar para itens de alta prioridade. |
| Mais de 8 horas | Pode indicar que o membro da equipe não viu a atribuição ou está sobrecarregado. |
Os tempos de resposta são calculados em média por membro da equipe e podem ser filtrados por nível de prioridade. Isso ajuda você a distinguir entre alguém que é lento para pegar tarefas urgentes (um problema) versus alguém que agrupa trabalhos de baixa prioridade para o dia seguinte (geralmente aceitável).
[Captura de tela: Gráfico de tempo de resposta mostrando a média de resposta por membro da equipe com detalhamento por prioridade]
Distribuição da Carga de Trabalho
A visualização da carga de trabalho mostra como as tarefas e escalas são distribuídas em toda a sua equipe, ajudando você a identificar desequilíbrios antes que se tornem problemas.
O que Você Vê
- Tarefas por membro da equipe -- Um gráfico de barras mostrando o número de tarefas atribuídas a cada pessoa no período selecionado.
- Escalas por membro da equipe -- Horas escalonadas por pessoa, detalhadas por propriedade.
- Cobertura da propriedade -- Quais propriedades têm mais atividade de tarefas e escalas, e quais podem estar subatendidas.
Identificando Desequilíbrios
Se uma governanta tem 38 tarefas em uma semana enquanto outra tem 12, isso vale a pena investigar. Pode significar que a primeira pessoa está cobrando mais propriedades, ou pode significar que as atribuições não estão sendo distribuídas de forma uniforme. A visualização da carga de trabalho fornece os números para ter essa conversa.
Da mesma forma, se uma única propriedade representa 40% de todas as tarefas de manutenção, isso pode indicar um problema sistêmico nessa propriedade -- infraestrutura envelhecida, um problema recorrente de encanamento ou equipamento que precisa de substituição em vez de reparo repetido.
Gerando Relatórios
Seleção do Período
Todos os relatórios usam por padrão o mês atual. Você pode alterar o período usando o seletor de datas no topo da página de relatórios:
- Esta Semana -- Segunda-feira até hoje.
- Este Mês -- Primeiro dia do mês até hoje.
- Mês Passado -- O mês calendário anterior completo.
- Período Personalizado -- Selecione qualquer data de início e fim.
O painel e todos os cartões de métricas são atualizados imediatamente quando você altera o período.
Comparando o Desempenho da Equipe
Para comparar membros da equipe lado a lado:
- Navegue até Relatórios > Desempenho da Equipe.
- Selecione os membros da equipe que deseja comparar (até 6 por vez).
- A visualização de comparação mostra suas métricas em colunas paralelas.
Isso é útil durante avaliações de desempenho ou ao decidir como alocar recursos para um período movimentado. Por exemplo, antes da alta temporada, você pode comparar taxas de conclusão e tempos de resposta para decidir quem deve lidar com as propriedades de maior volume.
[Captura de tela: Comparação lado a lado de três membros da equipe mostrando taxa de conclusão, tempo de resposta e volume de tarefas]
Exportando Relatórios
Clique em Exportar para baixar o relatório atual como um arquivo CSV. A exportação inclui todas as métricas visíveis para o período e membros da equipe selecionados. Use isso para revisão offline, compartilhamento com proprietários ou importação em ferramentas externas.
Identificando Gargalos
Os relatórios ajudam você a encontrar gargalos operacionais -- lugares onde o trabalho está travando ou atrasando.
Padrões comuns para observar:
- Alta taxa de atraso em uma propriedade específica -- A propriedade pode precisar de mais cobertura de equipe ou as tarefas podem ter prazos irreais.
- Um membro da equipe com uma carga de trabalho muito maior -- Redistribua tarefas ou adicione outro membro da equipe à rotação dessa propriedade.
- Tempos de resposta longos em tarefas urgentes -- Verifique se o membro da equipe tem acesso a notificações (WhatsApp ou SMS) e está recebendo alertas de tarefas prontamente.
- Taxas de conclusão em declínio ao longo do tempo -- Pode indicar esgotamento, aumentos sazonais de carga de trabalho ou um processo que precisa ser otimizado.
Use o seletor de período para comparar as mesmas métricas em diferentes períodos. Se os tempos de conclusão da limpeza de check-out saltaram de 2,5 horas para 4 horas entre a baixa e a alta temporada, você sabe exatamente quando trazer ajuda adicional.
Conceitos-Chave
- Taxa de conclusão -- A porcentagem de tarefas atribuídas que foram finalizadas. O indicador de desempenho mais importante para a equipe operacional.
- Tempo de resposta -- A rapidez com que um membro da equipe inicia uma tarefa após a atribuição. Mede a conscientização e a priorização.
- Distribuição da carga de trabalho -- O equilíbrio de tarefas e escalas em toda a sua equipe. A distribuição desigual leva ao esgotamento e ao trabalho não realizado.
- Contexto acima de números -- Sempre interprete as métricas no contexto. Diferentes funções, tamanhos de propriedade e tipos de tarefas produzem linhas de base diferentes.
Perguntas Frequentes
Quem pode ver os relatórios da equipe? Administradores veem relatórios para toda a equipe da empresa. Gerentes de propriedades veem relatórios para a equipe atribuída às suas propriedades.
Os relatórios incluem tarefas de todos os status? Os relatórios incluem tarefas concluídas e atrasadas por padrão. Você pode alternar para incluir tarefas abertas e em andamento para uma imagem completa da carga de trabalho.
Até onde os dados retrocedem? Os dados históricos são retidos indefinidamente. Você pode gerar relatórios para qualquer período desde que o sistema foi usado pela primeira vez.
Posso compartilhar relatórios com os proprietários? Sim. Exporte o relatório como CSV e compartilhe-o diretamente através do portal do proprietário ou por e-mail.
Tarefas de concierge estão incluídas nos relatórios da equipe? Itens de serviço de concierge têm seus próprios relatórios dentro do módulo de concierge. Os relatórios da equipe focam em tarefas operacionais -- governança, manutenção e trabalho geral da propriedade.
Relacionado
- Gerenciamento de Tarefas -- Criando e acompanhando as tarefas que alimentam esses relatórios.
- Escalonamento -- Dados de escala que contribuem para as métricas de distribuição de carga de trabalho.
- Gerenciamento da Equipe -- Gerenciando os membros da equipe cujo desempenho é rastreado aqui.
- Guia de Manutenção -- Ordens de serviço e tarefas de manutenção que aparecem nos relatórios da equipe.