Accès et Fonctionnement de la Conciergerie

Un concierge s'occupe des services aux clients et de la planification pré-arrivée -- portefeuilles de séjour, demandes de service, prestataires -- sur toutes les propriétés, sans toucher aux paiements ni à la configuration des propriétés. Cette page explique comment accorder cet accès, ce qu'un concierge voit à la connexion, et les outils du quotidien conçus pour ce rôle.

Le Rôle Concierge

Concierge est un rôle que vous accordez à une connexion, distinct de Gestionnaire de Propriétés, Propriétaire et Personnel. Un concierge dispose d'un accès lecture et écriture à l'échelle de l'entreprise aux Réservations, Clients, au Calendrier, aux Avis et aux Modèles -- les surfaces opérationnelles orientées client -- mais jamais au volet financier (paiements, paramètres de facturation) ni à la configuration des propriétés.

Sa place parmi les rôles :

• Gestionnaire de Propriétés -- accès complet, y compris la configuration des propriétés et le volet financier. Un sur-ensemble de ce qu'un concierge peut atteindre.
• Concierge -- visibilité à l'échelle de l'entreprise sur les données clients et réservations, plus les outils concierge, mais aucun paramètre de propriété ou de paiement.
• Membre du Personnel -- le rôle ménage / maintenance / sur site, qui travaille depuis le portail /staff, séparé et minimal, et ne voit jamais les listes de clients et de réservations à l'échelle de l'entreprise.

Accorder l'accès concierge

Deux méthodes, qui restent synchronisées :

1. Depuis Utilisateurs et Rôles. Ouvrez l'utilisateur, et dans la section des rôles, cochez Concierge (texte d'aide : « Services aux clients et pré-arrivée »), aux côtés des cases Gestionnaire de Propriétés, Propriétaire et Personnel. Enregistrez.
2. Depuis un poste du personnel. Si la personne a une fiche de personnel, lui attribuer le poste Concierge ou Chef concierge accorde automatiquement l'accès concierge, et retirer ou désactiver ce poste le révoque.

Voir Utilisateurs et Permissions pour l'écran des rôles et Permissions Basées sur les Rôles pour la façon dont les rôles se traduisent en accès.

L'Espace de Travail Concierge

Un utilisateur dont le seul rôle est concierge travaille désormais dans un espace de travail concierge unique et cohérent -- la même barre latérale et la même barre supérieure concierge sur chaque page, y compris les écrans partagés Réservations, Clients et Calendrier. (Auparavant, un concierge naviguait entre une mise en page concierge et une mise en page admin allégée, ce qui donnait l'impression de deux applications distinctes.) Les administrateurs et gestionnaires de propriétés ne constatent aucun changement dans leur propre navigation.

La barre latérale concierge regroupe tout sous un en-tête Tableau de Bord :

• Tableau de Bord -- l'accueil du concierge, avec les demandes clients en attente à traiter.
• Portefeuilles -- le portefeuille de séjour de chaque réservation (son itinéraire de services).
• Services -- les demandes de service à travers les réservations.
• Réservations, Clients, Calendrier -- les écrans opérationnels partagés.
• Prestataires -- l'annuaire des prestataires de services.
• Catalogue -- le catalogue de services.
• Avis, Modèles -- les écrans partagés pour les avis clients et les modèles de messages.
• Messages -- la boîte de réception du concierge.
• Commissions -- étiqueté Bientôt disponible pour l'instant.
• Profil et Compte et Sécurité -- le profil et la sécurité de connexion du concierge (mot de passe, deux facteurs, clés d'accès, sessions).

Marquer une Demande Traitée

Il arrive qu'un concierge organise un service hors ligne -- un appel téléphonique au chef, une réservation faite en personne -- et n'ait besoin que de clôturer la demande dans le système. C'est Marquer traité.

Marquer traité diffère de Confirmer : cela n'envoie pas d'e-mail au client et ne crée pas de commission pour le prestataire. Cela clôture simplement la demande comme organisée, tandis que le client la voit toujours confirmée de son côté, et l'enregistrement (et son historique) est conservé. Son info-bulle le dit exactement : « Déjà organisé hors ligne. Se clôt sans e-mail au client. »

Vous le trouverez à deux endroits, tant qu'une demande est encore ouverte (demandée ou en attente d'un prestataire) :

• Sur l'itinéraire du Portefeuille de Séjour, à côté de Confirmer et Annuler.
• Sur le Tableau de Bord Concierge, comme bouton coche sur chaque ligne de demande en attente (aux côtés de Rejeter la demande).

Une fois qu'une demande est annulée ou déjà terminée, Marquer traité ne s'applique plus.

Confirmer vs. Marquer traité vs. Rejeter. Confirmer organise le service via Argonautas -- cela notifie le client et enregistre la commission du prestataire. Marquer traité clôture discrètement quelque chose que vous avez organisé vous-même hors ligne. Rejeter efface une demande que vous ne traitez pas du tout.

Recevoir un E-mail pour les Nouvelles Demandes

Par défaut, une nouvelle demande de service client apparaît sur le Tableau de Bord Concierge et nulle part ailleurs -- aucun e-mail n'est envoyé. Un concierge qui souhaite être alerté peut s'y abonner :

Allez dans Paramètres du compte → Notifications et activez M'envoyer un e-mail pour les nouvelles demandes (« Quand un client soumet une demande de service via le portail client »). Ce bouton n'apparaît que pour les utilisateurs concierge. Il ajoute un e-mail à chaque demande soumise par un client ; il ne retire jamais la demande du tableau de bord, qui reste toujours la source de vérité.

Filtrer la Boîte de Réception sur les Clients Actuels

Dans la boîte de réception Messages, le filtre Réservation propose Toutes les réservations (par défaut) et Confirmées seulement. Confirmées seulement signifie désormais un client actuel -- à la fois les réservations à venir (confirmées) et les clients sur place (arrivés). C'est le bon filtre quand vous voulez vous concentrer sur les personnes que vous servez activement et masquer les demandes de renseignements et les séjours passés. Repassez à Toutes les réservations pour tout voir, y compris les clients déjà partis.

Concepts Clés

• Rôle Concierge -- lecture/écriture à l'échelle de l'entreprise sur les données clients et réservations ; pas de volet financier, pas de configuration de propriété.
• Espace de travail unifié -- une seule barre latérale et une seule barre supérieure concierge sur chaque page pour les utilisateurs concierge uniquement.
• Confirmer -- organiser un service via Argonautas : notifie le client et enregistre une commission.
• Marquer traité -- clôturer une demande organisée hors ligne : pas d'e-mail au client, pas de commission, enregistrement conservé.
• Rejeter -- effacer une demande que vous ne traitez pas.
• Confirmées seulement -- un filtre de boîte de réception pour les clients actuels (confirmés + arrivés).

Questions Fréquentes

Un membre de l'équipe ne s'occupe que des services aux clients -- de quel rôle a-t-il besoin ? Simplement Concierge. Cela lui donne accès aux Réservations, Clients, Calendrier, Avis, Modèles et aux outils concierge, sans exposer les paiements ni la configuration des propriétés.

J'ai attribué à quelqu'un le poste de personnel Concierge mais pas la case à cocher -- a-t-il accès ? Oui. Un poste actif de Concierge (ou Chef concierge) accorde l'accès concierge à lui seul, et le retirer révoque l'accès.

J'ai utilisé Marquer traité -- pourquoi le client n'a-t-il pas reçu d'e-mail ? C'est justement le principe de Marquer traité : il clôture une demande que vous avez organisée hors ligne, sans envoyer d'e-mail au client ni créer de commission. Utilisez Confirmer à la place quand vous voulez qu'Argonautas notifie le client et enregistre la commission.

Un concierge dit qu'il ne reçoit pas les e-mails de demandes. Ces e-mails sont sur abonnement. Demandez-lui d'activer M'envoyer un e-mail pour les nouvelles demandes dans Paramètres du compte → Notifications. Les demandes continuent d'apparaître sur le tableau de bord quoi qu'il en soit.

« Confirmées seulement » masquait auparavant un client qui était arrivé -- est-ce corrigé ? Oui. « Confirmées seulement » inclut désormais les clients arrivés (sur place) en plus des confirmés à venir, donc les clients que vous servez sur la propriété restent visibles.

Voir Aussi

• Vue d'Ensemble du Module Concierge -- Le module concierge dans son ensemble.
• Services de Séjour -- Les demandes de service et l'itinéraire où vit Marquer traité.
• Utilisateurs et Permissions -- Accorder le rôle concierge.
• Guide de Messagerie -- La boîte de réception et ses filtres.