Dépôts de garantie et réclamations pour dommages
Un dépôt de garantie protège une propriété contre les dommages causés par le client. Dans Argonautas, il s'agit généralement d'une retenue de pré-autorisation sur la carte du client, et non d'une charge réelle : l'argent est réservé mais jamais capturé sauf si vous déposez une réclamation. Si aucune réclamation n'est faite, la retenue est libérée et le client n'est jamais facturé.
Vous gérez le dépôt depuis la carte Dépôt de garantie sur la page de détail de la réservation.
Statuts du dépôt
La carte affiche l'état actuel du dépôt :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Aucune retenue placée pour l'instant. |
| Retenue active | Une retenue de pré-autorisation est active sur la carte du client. |
| Libérée | La retenue a été relâchée ; les fonds réservés sont libérés. |
| Réclamée | Vous avez facturé le dépôt pour dommages (montant partiel ou total). |
| Expirée | La retenue a expiré d'elle-même (voir ci-dessous). |
| Échouée | Une tentative de retenue ou de charge n'a pas abouti. |
Les retenues expirent d'elles-mêmes
Les réseaux de cartes limitent la durée pendant laquelle une pré-autorisation peut rester en place -- généralement environ six jours. Pour un séjour plus long, la retenue expire avant le départ même si rien ne s'est mal passé. Lorsque cela se produit, le statut passe à Libérée ou Expirée, et les fonds réservés retournent automatiquement au client.
Une retenue expirée est normale et attendue pour les longs séjours. Cela ne signifie pas que vous avez perdu la possibilité de facturer pour des dommages.
Réclamer pour dommages
Le bouton Réclamer un dommage ouvre la boîte de dialogue Réclamer un dépôt de garantie, où vous saisissez un Montant (jusqu'à concurrence du dépôt d'origine) et un Motif décrivant le dommage.
La manière dont la réclamation est collectée dépend de l'état de la retenue :
- La retenue est toujours active. La réclamation capture les fonds déjà réservés. Comme l'argent a été mis de côté à l'arrivée, cela ne peut pas être refusé.
- La retenue a expiré, mais la carte est toujours enregistrée. La réclamation effectue une nouvelle charge sur la carte conservée. Il s'agit d'une véritable vente, donc -- contrairement à la capture d'une retenue active -- elle peut être refusée par la banque du client. Si c'est le cas, le statut du dépôt reflétera l'échec et vous pourrez faire un suivi auprès du client.
C'est l'amélioration clé : tant qu'une carte a été conservée, vous pouvez toujours réclamer des dommages après l'expiration de la retenue. Le bouton Réclamer un dommage reste disponible dans ce cas, et le message de la carte indique « La retenue n'est plus active, mais la carte est toujours enregistrée -- vous pouvez facturer les dommages ci-dessous. » Si aucune carte n'est enregistrée, le dépôt est véritablement clos et aucune option de réclamation n'apparaît.
Libérer une retenue
Si le séjour se termine sans dommage, utilisez Libérer la retenue pour libérer immédiatement les fonds réservés plutôt que d'attendre l'expiration naturelle de la retenue. Libérer la retenue n'est proposé que tant qu'une retenue est active -- il n'y a rien à libérer une fois qu'elle a déjà expiré.
Concepts clés
- Retenue de pré-autorisation -- Fonds réservés sur la carte du client, et non une charge. Libérée après le départ si aucune réclamation n'est déposée.
- Retenue expirée -- Une retenue qui a expiré d'elle-même parce que le séjour a dépassé la fenêtre d'autorisation du réseau de cartes. Normal pour les longs séjours.
- Réclamation contre une retenue active -- Capture l'argent déjà réservé ; ne peut pas être refusée.
- Réclamation contre une retenue expirée -- Une nouvelle charge sur la carte toujours enregistrée ; peut être refusée par la banque.
- Carte enregistrée -- Le moyen de paiement conservé qui rend possible une réclamation après expiration. Sans elle, un dépôt expiré ne peut pas être réclamé.
Questions courantes
La retenue a disparu avant même que le client ait effectué son départ -- quelque chose s'est-il mal passé ? Non. Pour les séjours de plus de six jours environ, la pré-autorisation expire d'elle-même ; il s'agit d'une limite du réseau de cartes, pas d'une erreur. Vous pouvez toujours réclamer des dommages si une carte est enregistrée.
Puis-je encore facturer des dommages après la disparition de la retenue ? Oui, tant que la carte est toujours enregistrée. La réclamation s'exécute alors comme une nouvelle charge plutôt que comme la capture d'une retenue réservée. Comme il s'agit d'une nouvelle charge, la banque peut la refuser.
Quelle est la différence entre réclamer sur une retenue active et une retenue expirée ? Une réclamation sur une retenue active puise dans l'argent déjà réservé et réussit toujours. Une réclamation sur une retenue expirée est une toute nouvelle charge et peut être refusée, exactement comme n'importe quel paiement par carte.
Combien puis-je réclamer ? Jusqu'au montant du dépôt d'origine. La boîte de dialogue de réclamation plafonne le montant au niveau du dépôt.
Liens connexes
- Cycle de vie d'une réservation -- La page de détail de la réservation où se trouve la carte Dépôt de garantie.
- Paiements des clients -- Comment le dépôt apparaît au client.
- Statuts des réservations -- Le statut propre à la réservation, distinct de celui du dépôt.