Présentation du module Concierge
Le module concierge suit chaque service réservé par un client autour de son séjour : activités, transferts, chefs privés, bien-être et tout le reste. Il remplace le tableur par un espace unique où consulter qui est sur place, ce que les clients ont demandé et ce qui reste à traiter.
Vue d'ensemble
Chaque demande de service est suivie depuis son arrivée, en passant par la confirmation et la prestation, jusqu'au règlement de la commission. Le module comporte les écrans principaux suivants :
| Écran | À quoi il sert |
|---|---|
| Tableau de bord | Les chiffres du jour, les arrivées et départs du jour, les demandes ouvertes et les clients sur place |
| Turnovers | Un agenda jour par jour des départs, des clients sur place et des arrivées |
| Portfolios | Un portfolio de séjour par réservation, contenant les services de ce client |
| Services | La file des services : chaque demande de service, tous portfolios confondus |
| Providers et Catalog | Les fournisseurs avec lesquels vous travaillez et les services qu'ils proposent |
Les commissions dues par les prestataires sont suivies sur une page Commissions distincte (voir Suivi des commissions).
Les zones principales
Tableau de bord
Le tableau de bord est l'écran d'accueil de l'équipe concierge. Ses quatre tuiles en haut affichent les chiffres du jour :
- Arrivées aujourd'hui : les réservations qui arrivent aujourd'hui.
- Départs aujourd'hui : les réservations qui partent aujourd'hui.
- Clients sur place : le nombre de clients (adultes et enfants) dont le séjour couvre la journée.
- Demandes en attente : les demandes de service qui restent à traiter, au statut Requested ou Awaiting Provider.
Chaque tuile est un raccourci. Arrivées aujourd'hui, Départs aujourd'hui et Clients sur place ouvrent Portfolios filtré sur ces clients. Demandes en attente ouvre la File des services filtrée sur les demandes ouvertes. Voir Accès et flux de travail du concierge.
Sous les tuiles se trouvent trois blocs :
- Aujourd'hui : les départs du jour (marqués Out) et les arrivées (marquées In), avec le logement, le client et la taille du groupe. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le portfolio de ce client.
- Demandes en attente : les dix premières demandes ouvertes, avec le service, le client, le logement et la date. Chaque ligne comporte une coche (Marquer comme traitée) et un X (Annuler la demande). Voir tout ouvre la file des services complète. Lorsque certaines demandes ouvertes ont une date déjà passée, un bouton Annuler les demandes passées apparaît pour les effacer en une seule fois.
- Clients sur place : une ligne par séjour, avec les dates, les nuits restantes, la taille du groupe et des pastilles comptant les services en attente, confirmés et terminés du client. Les clients ayant quelque chose de réservé ou en attente sont listés en premier. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le portfolio.
Sur un téléphone, les tuiles se placent deux par deux et les blocs s'empilent en une seule colonne.
Remarque : Pour un concierge, le tableau de bord couvre ses propres logements : les propriétés qui lui sont attribuées en tant que concierge. Portfolios, Services et Turnovers démarrent également sur Mes logements et disposent d'un interrupteur Toute l'entreprise pour voir toutes les propriétés. Les administrateurs, les property managers et toute personne sans affectation concierge voient l'ensemble de l'entreprise. Voir Mes logements vs. toute l'entreprise.
Turnovers
Turnovers est un agenda jour par jour pour les concierges. Chaque jour liste ses départs et arrivées et résume les clients sur place en une seule ligne que vous pouvez déplier. Des pastilles signalent les services programmés ce jour-là et les demandes ouvertes. Il fonctionne bien sur téléphone. Voir Turnovers : l'agenda jour par jour.
Portfolios
Un Portfolio de séjour contient tous les services d'une réservation. Chaque réservation possède exactement un portfolio, créé automatiquement lors de la création de la réservation.
La page Portfolios les liste dans un tableau avec les colonnes suivantes :
- Nom du client
- Logement
- Dates d'arrivée et de départ
- Nombre de services
- Statut du portfolio
Pour affiner la liste, recherchez par client ou par logement, choisissez un Statut ou définissez une plage Arrivée du / Arrivée au. Les séjours passés et les réservations annulées sont masqués jusqu'à ce que vous cochiez Afficher les archivés. L'interrupteur Mes logements / Toute l'entreprise dans l'en-tête détermine si vous voyez uniquement vos propriétés attribuées ou l'ensemble de l'entreprise. Lorsque vous arrivez depuis une tuile du tableau de bord, une bannière indique le filtre (par exemple Arrivées aujourd'hui) avec un bouton Effacer. Cliquez sur n'importe quelle ligne pour ouvrir le portfolio.
Statuts du portfolio
| Statut | Signification |
|---|---|
| Open | Le portfolio est actif. Des services peuvent être ajoutés et modifiés. |
| Locked | La date limite de modification du portfolio est dépassée, le client ne peut donc plus ajouter ni modifier de services. Argonautas vérifie toutes les 15 minutes et verrouille les portfolios dont la date limite est dépassée. |
| Finalized | Le séjour est clôturé. |
| Cancelled | La réservation a été annulée. Le portfolio et tous ses services sont annulés automatiquement. |
Remarque : Rien dans l'application ne définit de date limite de modification ni ne finalise un portfolio aujourd'hui, donc en pratique un portfolio est soit Open, soit Cancelled.
Providers et Catalog
Les prestataires de services sont les fournisseurs externes avec lesquels votre équipe travaille : agences de tourisme, chefs privés, services de transfert, etc. Le Catalog liste les services qu'ils proposent, avec les prix, la commission, la logistique et le contenu destiné aux clients. Vous choisissez dans le catalogue lorsque vous ajoutez un service à un portfolio.
Les concierges peuvent ajouter et modifier des prestataires et des entrées de catalogue, mais ne peuvent pas les supprimer. Seuls les property managers et les administrateurs peuvent supprimer. Les concierges trouvent Providers et Catalog dans leur barre latérale concierge. Les property managers et les administrateurs trouvent Providers sous Distribution et Service Catalog sous Admin dans la barre latérale principale.
Voir Prestataires de services pour l'annuaire des prestataires et Services de séjour pour les entrées de catalogue.
Commissions
La page Commissions suit ce que les prestataires vous doivent. Un enregistrement de commission est créé chaque fois qu'un service est confirmé, et il reste Pending jusqu'à ce que vous le régliez.
Les property managers et les administrateurs l'ouvrent depuis Concierge Commissions dans la section Finance de la barre latérale principale. Dans la barre latérale concierge, Commissions affiche un badge Bientôt disponible et ne peut pas encore être cliqué.
Voir Suivi des commissions pour les tuiles de synthèse, les filtres et la façon de régler une commission.
Comment ça marche : le cycle de vie d'un service
Un service passe de la demande du client à son accomplissement. Argonautas suit deux statuts pour chaque élément : un pour votre équipe et un plus simple que voit le client.
Flux de statut interne
Requested → Awaiting Provider → Confirmed → Completed
↓
Cancelled- Requested : un client a demandé le service, ou un membre de l'équipe l'a ajouté. Un prestataire peut ou non être déjà assigné.
- Awaiting Provider : la demande a été envoyée au prestataire avec Envoyer au prestataire, et vous attendez sa réponse.
- Confirmed : le service est réservé. Le prix et les conditions de paiement sont verrouillés, un enregistrement de commission est créé et le client est notifié.
- Completed : le service a été réalisé.
- Cancelled : le service a été annulé à un moment donné.
Statut visible par le client
Les clients voient une version simplifiée :
| Statut interne | Ce que voit le client |
|---|---|
| Requested | Pending |
| Awaiting Provider | Pending |
| Confirmed | Confirmed |
| Completed | Confirmed |
| Cancelled | Cancelled |
Cela garde votre coordination privée tout en offrant aux clients des mises à jour claires.
Types de services
Chaque service possède l'un de ces types :
- Activity / Tour : visites, excursions, sports nautiques.
- Transfer : transferts aéroport, autres transports.
- Car Rental
- Private Chef : restauration en villa.
- Wellness : massages, yoga, soins spa.
- Other : tout le reste.
Stratégies de paiement
Lorsque vous confirmez un service, vous choisissez Comment nous sommes payés :
| Option | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Le client paie le prestataire ; le prestataire nous paie notre commission | Le client paie le prestataire directement au moment du service. |
| Le client nous paie en totalité ; nous payons le prestataire | Argonautas perçoit le prix total auprès du client. |
| Le client nous paie notre commission ; paie le reste au prestataire | Argonautas perçoit un acompte égal à votre commission. Le client paie le solde au prestataire. |
| Inclus dans le séjour (sans frais supplémentaires) | Le service fait partie de l'hébergement. Aucun frais supplémentaire. |
Compte et sécurité
Les concierges gèrent leur connexion depuis Compte et sécurité dans la barre latérale concierge. Quatre onglets sont disponibles :
- Profil : nom, téléphone, e-mail et avatar.
- Sécurité : changez votre mot de passe, enregistrez des clés d'accès, définissez un intervalle de déconnexion automatique et activez l'authentification à deux facteurs (2FA) avec une application d'authentification.
- Sessions : vos sessions actives et l'historique de connexion récent (tentatives réussies et échouées, avec adresse IP, localisation et heure). Déconnecter toutes les autres sessions met fin à toutes les sessions sauf la session actuelle.
- Notifications : vos préférences de notification.
Lorsque vous êtes invité au portail concierge, l'invitation arrive sur le canal choisi pour vous (e-mail ou WhatsApp). L'accepter vous amène directement au tableau de bord concierge.
Ce que voit le client
Les clients accèdent à leurs services depuis le portail client, qu'ils ouvrent avec un lien sécurisé (sans mot de passe). Dans le portail, ils peuvent :
- Parcourir Explore Activities & Services (l'élément Services du menu du portail) et demander un service.
- Voir tout ce qui concerne leur séjour sous My Trip Services, avec le statut visible par le client, la date et l'heure.
Une demande de client arrive en tant qu'élément Requested pour votre équipe. Les clients ne voient jamais les statuts internes ni vos notes internes. Voir Services clients.
Questions fréquentes
Quand un portfolio est-il créé ? Automatiquement, lors de la création de la réservation. Vous ne créez jamais de portfolios manuellement.
Que se passe-t-il si une réservation est annulée ? Argonautas annule automatiquement le portfolio et tous ses services.
Un client peut-il demander un service sans choisir de prestataire ? Oui. Le prestataire provient de l'entrée de catalogue ou est assigné par votre équipe. Un service ne peut pas être confirmé tant qu'il n'a pas de prestataire.
Comment les commissions sont-elles calculées ? Lorsqu'un service est confirmé, Argonautas applique la règle de commission définie sur l'entrée de catalogue, ou la règle du prestataire si l'entrée n'en a pas. Une règle peut être un pourcentage du total, un montant fixe par client payant ou un montant fixe par réservation. Voir Suivi des commissions.
Puis-je régler les commissions en masse ? Non. Chaque commission est réglée individuellement, avec sa propre référence de paiement.
Voir aussi
- Accès et flux de travail du concierge : accorder l'accès concierge, le périmètre Mes logements et l'agenda Turnovers
- Services de séjour : gérer les services individuels et le catalogue
- Prestataires de services : configurer votre annuaire de prestataires
- Réservations : comment les réservations se connectent aux portfolios de séjour