Aperçu du module Concierge
Le module concierge d'Argonautas remplace la gestion des services de voyage basée sur des feuilles de calcul par un système structuré pour organiser les expériences des clients. Coordonnez les activités, les transferts, les chefs privés et autres services pour toutes vos propriétés depuis un seul endroit.
Présentation
Pour les gestionnaires de propriétés qui gèrent des villas de vacances, les services aux clients représentent une part importante de l'expérience — et une opportunité de revenus. Le module concierge suit chaque demande de service, depuis le moment où un client la formule jusqu'à la confirmation, la prestation et le règlement de la commission. Il relie quatre domaines : un tableau de bord en temps réel, des portfolios de voyage liés à chaque réservation, un répertoire de prestataires et un suivi financier des commissions.
Les Quatre Domaines Principaux
Tableau de bord
Le tableau de bord est l'écran d'accueil de l'équipe concierge. Il offre une vue d'ensemble de la charge de travail actuelle et des performances financières via quatre cartes de statistiques :
- Services cette semaine — Services confirmés prévus dans les 7 prochains jours.
- Demandes en attente — Éléments de service toujours en statut « Demandé » nécessitant une action du concierge.
- Commissions en attente — Valeur en dollars des commissions non encore réglées.
- Gagné ce mois-ci — Total des commissions gagnées pour le mois en cours.
Sous les statistiques, deux tableaux présentent les éléments les plus urgents :
- Demandes en attente — Un tableau des éléments de service en attente d'attribution, indiquant le nom du client, la propriété, le nom du service, la date prévue et l'ancienneté de la demande. Cliquez sur n'importe quelle ligne pour accéder directement à ce portfolio.
- Services à venir — Services confirmés pour la semaine à venir, indiquant le nom du client, le service, la date/l'heure, le prestataire assigné et le statut interne.
Des boutons d'accès rapide dans l'en-tête renvoient aux Prestataires, aux Commissions et aux Portfolios.
Remarque : Le tableau de bord du concierge et les Portfolios sont à l'échelle de l'entreprise — chaque concierge voit tous les portfolios et tous les clients présents dans l'entreprise, et pas seulement les réservations qui lui sont attribuées. (Les commissions font exception : chaque concierge ne voit que ses propres relevés de commissions.)
[Capture d'écran : Tableau de bord du concierge montrant les cartes de statistiques, le tableau des demandes en attente et les services à venir]
Portfolios
Un Portfolio de voyage est un conteneur pour tous les services associés à une seule réservation. Il existe une relation un-à-un entre une réservation et son portfolio — chaque séjour client a exactement un portfolio.
La page Portfolios affiche un tableau consultable et filtrable avec des colonnes pour :
- Le nom du client
- La propriété
- Les dates d'arrivée et de départ
- Le nombre d'éléments de service
- Le statut du portfolio
Les Filtres permettent de réduire la liste par texte de recherche, statut du portfolio et plage de dates d'arrivée. Cliquez sur n'importe quelle ligne pour ouvrir la vue détaillée du portfolio où vous pouvez gérer les éléments de service individuels.
Statuts du Portfolio
| Statut | Signification |
|---|---|
| Ouvert | Le portfolio est actif et accepte de nouvelles demandes de service ou modifications. |
| Verrouillé | La date limite de modification est passée. Aucun autre changement de la part du client. Le système verrouille automatiquement les portfolios lorsque la date limite expire (vérifié toutes les 15 minutes). |
| Finalisé | Tous les services ont été fournis et le portfolio est clôturé. |
| Annulé | La réservation associée a été annulée. Lorsqu'une réservation est annulée, le portfolio et tous ses éléments de service sont automatiquement annulés via un signal système. |
[Capture d'écran : Liste des portfolios avec filtres et badges de statut]
Prestataires
Les Prestataires de services sont les fournisseurs externes avec lesquels votre équipe concierge travaille — compagnies de tourisme, chefs privés, services de transfert, etc. Chaque fiche prestataire est limitée à votre entreprise.
La page Prestataires affiche un tableau consultable avec :
- Le nom du prestataire
- La personne de contact et le numéro de téléphone
- Le canal de communication préféré (WhatsApp, Email ou Téléphone)
- Le pourcentage de commission par défaut
- Le statut Actif/Inactif
Depuis cette page, vous pouvez ajouter de nouveaux prestataires et cliquer sur un prestataire pour modifier ses détails. Les concierges peuvent créer et modifier des prestataires mais ne peuvent pas les supprimer — seuls les gestionnaires de propriétés et les administrateurs voient l'action de suppression. La même règle s'applique au Catalogue de services (voir Services de voyage) : les concierges peuvent ajouter et modifier des entrées du catalogue mais pas les supprimer. Les prestataires et le catalogue sont accessibles depuis le portail Concierge et le menu Admin administration.
Chaque fiche prestataire comprend :
- Coordonnées — Nom, téléphone, email et numéro WhatsApp.
- Canal préféré — Comment l'équipe concierge contacte habituellement ce prestataire (WhatsApp, email ou téléphone).
- Commission par défaut — Le pourcentage de commission standard appliqué lors de la création d'éléments de service avec ce prestataire.
- Mode de règlement — Comment les commissions sont réglées : soit le prestataire paie le concierge directement, soit le règlement est effectué manuellement.
- Notes — Notes libres sur le prestataire.
[Capture d'écran : Liste des prestataires montrant les coordonnées, les badges de canal et les taux de commission]
Commissions
Pour les concierges : l'élément Commissions dans la barre latérale du concierge affiche actuellement un badge « Bientôt disponible » et n'est pas encore cliquable. Le suivi et le règlement des commissions sont gérés par les gestionnaires de propriétés et les administrateurs pour l'instant. Le reste de cette section décrit cette vue.
La page Commissions suit l'aspect financier des services de conciergerie. Chaque élément de service confirmé génère un enregistrement de commission qui évolue selon un cycle de vie de règlement.
En haut, quatre cartes récapitulatives affichent :
- Brut total — Somme de tous les montants bruts des services dans la vue filtrée.
- Commission totale — Somme de tous les montants des commissions.
- En attente — Nombre de commissions en attente de règlement.
- Réglées — Nombre de commissions qui ont été payées.
Le tableau des commissions affiche chaque enregistrement avec :
- Le nom du service
- Le nom du prestataire
- Le concierge qui a organisé le service
- Le montant brut et le montant de la commission
- Le statut du règlement (En attente, Réglée ou Inversée)
- La date du règlement
Les Filtres permettent de réduire la liste par plage de dates, prestataire et statut du règlement.
Pour toute commission en attente, cliquez sur Régler pour ouvrir une boîte de dialogue où vous entrez une référence de paiement (par exemple, un numéro de virement bancaire) et confirmez le règlement. Cela enregistre la date et la référence du règlement à des fins d'audit.
[Capture d'écran : Tableau des commissions avec statistiques récapitulatives et action de règlement]
Comment ça marche : Le cycle de vie d'un élément de service
Un élément de service évolue selon un cycle de vie défini, de la demande du client à la réalisation. Le système suit deux statuts distincts pour chaque élément — un pour usage interne par l'équipe et un visible par le client.
Flux des statuts internes
Demandé → En attente du prestataire → Confirmé → Terminé
↓
Annulé- Demandé — Un client soumet une demande de service (depuis le portail client ou via l'équipe concierge). Aucun prestataire n'est encore assigné.
- En attente du prestataire — Le concierge assigne un prestataire et le contacte pour confirmer la disponibilité.
- Confirmé — Le prestataire a confirmé. La date, l'heure et le prix sont fixés.
- Terminé — Le service a été fourni. Un enregistrement de commission est généré.
- Annulé — Le service a été annulé à n'importe quelle étape du processus.
Statut visible par le client
Les clients voient une version simplifiée du statut :
| Statut interne | Ce que voit le client |
|---|---|
| Demandé | En attente |
| En attente du prestataire | En attente |
| Confirmé | Confirmé |
| Terminé | Confirmé |
| Annulé | Annulé |
Cette conception à double statut maintient la confidentialité des détails de coordination interne tout en offrant aux clients des mises à jour claires et simples sur leurs services.
Types de services
Chaque élément de service est catégorisé comme l'un des suivants :
- Activité — Visites, excursions, sports nautiques, etc.
- Transfert — Prise en charge à l'aéroport, transport entre propriétés.
- Chef privé — Expériences culinaires en villa.
- Autre — Tout service qui ne correspond pas aux catégories ci-dessus.
Stratégies de paiement
Les éléments de service permettent une gestion flexible des paiements :
- Le prestataire encaisse le total — Le client paie le prestataire directement au moment du service.
- La plateforme encaisse le total — Le paiement est perçu via Argonautas.
- La plateforme encaisse un acompte — Un acompte est perçu upfront ; le solde est payé au prestataire.
- Inclus dans le séjour — Le coût du service est intégré au tarif d'hébergement.
Compte et sécurité
Les concierges gèrent leur propre connexion et profil depuis l'élément Compte et sécurité dans la barre latérale du concierge. Il comporte quatre onglets :
- Profil — nom, téléphone, email et avatar.
- Sécurité — modifier votre mot de passe, enregistrer des clés d'accès, définir un intervalle de déconnexion automatique (timeout de session) et activer l'authentification à deux facteurs (2FA) à l'aide d'une application d'authentification.
- Sessions — voir vos sessions actives et l'historique de connexion récent (tentatives réussies et échouées, avec adresse IP, emplacement et heure), et utiliser Déconnecter toutes les autres sessions pour terminer toutes les sessions sauf celle en cours.
- Notifications — vos préférences de notification.
Lorsque vous êtes invité sur le portail concierge, l'invitation est envoyée via le canal choisi pour vous (email ou WhatsApp), et son acceptation vous mène directement à l'écran d'accueil du concierge.
Portail client : Planifiez votre séjour
Les clients accèdent à leurs services de voyage via une page dédiée « Planifiez votre séjour », accessible par un lien sécurisé avec jeton (aucune connexion requise). Depuis cette page, les clients peuvent :
- Voir tous les services de leur portfolio de voyage avec les statuts visibles par le client.
- Soumettre de nouvelles demandes de service (qui arrivent comme éléments « Demandé » pour l'équipe concierge).
- Voir les dates, heures planifiées et toutes les notes destinées au client.
Le portail client utilise les mêmes données de service mais filtrées via le système de statuts visibles par le client, de sorte que les clients ne voient jamais les détails internes du flux de travail.
Questions courantes
Quand un portfolio est-il créé ? Un portfolio est créé automatiquement lorsque le premier élément de service est ajouté pour une réservation. Vous n'avez pas besoin de créer manuellement des portfolios.
Que se passe-t-il si une réservation est annulée ? Le système annule automatiquement le portfolio associé et tous ses éléments de service. Ceci est déclenché par un signal sur le modèle de réservation — aucune intervention manuelle requise.
Un client peut-il demander un service sans préciser de prestataire ? Oui. Le champ prestataire est facultatif pour les éléments de service. Les clients demandent généralement un service par type (par exemple, « transfert aéroport »), et l'équipe concierge assigne le prestataire approprié par la suite.
Comment les commissions sont-elles calculées ? Lorsqu'un élément de service est confirmé avec un prestataire, un enregistrement de commission est créé en utilisant le pourcentage de commission par défaut du prestataire appliqué au montant brut du service. La commission peut être ajustée manuellement si nécessaire.
Que signifie « Verrouillé » sur un portfolio ? Un portfolio verrouillé a dépassé sa date limite de modification — généralement définie par rapport à la date d'arrivée du client. Le système vérifie toutes les 15 minutes les portfolios qui ont dépassé leur date limite et les verrouille automatiquement. Une fois verrouillé, les clients ne peuvent plus ajouter ou modifier des services.
Puis-je régler les commissions en lot ? Actuellement, les commissions sont réglées individuellement avec une référence de paiement pour chacune. Cela garantit une piste d'audit claire pour chaque règlement.
Liens connexes
- Services de voyage — Guide détaillé pour la gestion des éléments de service individuels
- Prestataires de services — Configuration et gestion de votre répertoire de prestataires
- Réservations — Comment les réservations sont liées aux portfolios de voyage