Suivi de l'avancement des tâches
La vue de suivi des tâches offre aux responsables une visibilité en temps réel sur ce qui est accompli, ce qui est en retard et où se situent les goulots d'étranglement entre les différentes propriétés.
Statuts des tâches
| Statut | Signification |
|---|---|
| Pending | Tâche créée mais pas encore commencée par le responsable |
| In Progress | Le membre du personnel a commencé à travailler sur la tâche |
| Completed | Le travail est terminé et marqué comme fait |
| Cancelled | La tâche a été annulée avant son achèvement |
Consultation des tâches
Accédez à Admin > Personnel > Tâches pour voir toutes les tâches. La vue par défaut affiche les tâches actives (Pending et In Progress) triées par priorité et date d'échéance.
Onglets de statut
- Active -- Tâches Pending et In Progress. Votre vue de travail quotidienne.
- Completed -- Tâches terminées pour examen et reporting.
- Overdue -- Tâches actives dont la date d'échéance est dépassée. Consultez cet onglet quotidiennement.
- All -- Toutes les tâches, quel que soit leur statut.
Filtrage
Affinez la liste des tâches par :
| Filtre | Description |
|---|---|
| Property | Tâches pour une villa spécifique |
| Assigned to | Tâches assignées à un membre du personnel spécifique |
| Priority | Urgent, High, Medium ou Low |
| Due date range | Tâches dont l'échéance se situe dans une période spécifique |
| Template | Tâches créées à partir d'un modèle spécifique |
Combinez les filtres pour obtenir des vues ciblées, comme "Tâches urgentes à Casa del Sol assignées à Maria".
Recherche
Recherche en texte intégral dans les titres des tâches, les notes et les noms des propriétés. Utilisez la barre de recherche en haut de la liste des tâches.
Gestion des tâches en retard
Les tâches dont la date d'échéance est dépassée sont signalées comme étant en retard :
- Un indicateur rouge apparaît sur la carte de la tâche.
- Les tâches en retard apparaissent dans l'onglet Overdue.
- Les responsables reçoivent des notifications de résumé quotidien listant tous les éléments en retard.
Traitement des tâches en retard
- Consultez la liste des tâches en retard quotidiennement.
- Pour chaque tâche en retard, déterminez la cause :
- Oubli du personnel : Envoyez un rappel ou augmentez la priorité.
- Bloquée par un facteur externe : Ajoutez une note et ajustez la date d'échéance.
- Plus nécessaire : Annulez la tâche.
- Mettez à jour la tâche en conséquence.
Indicateurs de performance
Les données des tâches alimentent les rapports du personnel :
- Taux d'achèvement -- Pourcentage de tâches terminées à temps.
- Temps moyen d'achèvement -- Durée typique d'exécution des tâches.
- Fréquence des retards -- Fréquence à laquelle les tâches d'un membre du personnel deviennent en retard.
- Tâches par propriété -- Répartition de la charge de travail sur votre portefeuille.
Accédez à ces indicateurs depuis Admin > Personnel > Rapports.
Exportation
Exportez la liste des tâches au format CSV pour une analyse externe :
- Appliquez les filtres souhaités.
- Cliquez sur Export.
- Le fichier CSV inclut le titre de la tâche, la propriété, le responsable, la priorité, le statut, la date d'échéance et la date d'achèvement.
Questions fréquentes
Puis-je voir les tâches de toutes les propriétés en même temps ? Oui. La vue par défaut affiche toutes les tâches. Utilisez le filtre de propriété pour affiner.
Les tâches annulées sont-elles incluses dans les indicateurs de performance ? Non. Les tâches annulées sont exclues du calcul du taux d'achèvement et des délais.
Voir aussi
- Assignation des tâches -- Création et assignation des tâches.
- Priorités des tâches -- Guide des niveaux de priorité.
- Achèvement des tâches -- Comment le personnel termine les tâches.
- Rapports du personnel -- Reporting de performance.