Synchronisation Google Agenda

La synchronisation d'agenda écrit dans un Google Agenda que vous utilisez déjà les réservations et les blocages de disponibilité de chaque logement, et maintient cet agenda à jour au fil des réservations. Il s'agit d'une copie unidirectionnelle : Argonautas Suite écrit dans Google, et rien du côté de Google ne modifie jamais une réservation dans Argonautas Suite.

Elle remplace l'ancien abonnement iCal par logement. Un flux iCal ne se rafraîchit que lorsque Google décide de l'interroger à nouveau, ce qui peut laisser l'agenda obsolète pendant des heures, voire des jours. La synchronisation d'agenda transmet chaque changement directement à Google, de sorte que l'agenda reflète une nouvelle réservation ou une annulation en quelques minutes.

Ce qui apparaît dans l'agenda

Pour chaque logement mappé, Argonautas Suite écrit :

• Un événement par réservation, de 15 h 00 le jour de l'arrivée à 10 h 00 le jour du départ, dans le fuseau horaire de votre entreprise. Le titre de l'événement indique Logement — Nom du client (statut), et la description liste le code de confirmation, le nombre de personnes, les dates d'arrivée et de départ, ainsi qu'un lien vers la réservation dans Argonautas Suite.
• Un événement journée entière par blocage pour les séjours du propriétaire, les blocages de maintenance et les blocages Autre (y compris ceux provenant d'un système connecté), intitulé Logement — type de blocage, avec le motif dans la description.

Comme chaque réservation est un événement horaire unique, la vue Planning de Google l'affiche chaque jour du séjour : 15 h le jour de l'arrivée, Toute la journée les jours intermédiaires, et Jusqu'à 10 h le jour du départ. Chaque jour, Google liste les départs en premier et les arrivées en dernier, de sorte que la matinée de départ reste visible et que le logement apparaisse encore libre pour la prochaine arrivée de l'après-midi.

Les réservations partenaires et les blocages partenaires ne sont pas copiés dans Google. Ils proviennent de la propre chaîne et des flux iCal d'un propriétaire ou d'un partenaire ; les copier ne ferait que renvoyer ces agendas en écho (et créer des doublons lorsque les flux se bloquent mutuellement les dates).

Une réservation encore provisoire (en attente, en suspens ou en attente de confirmation d'un partenaire) est écrite avec un libellé « TENTATIVE » afin que vous puissiez la distinguer en un coup d'œil d'un séjour confirmé. Les séjours terminés (départ effectué) restent dans l'agenda en tant qu'historique. Lorsqu'une réservation est annulée, marquée comme non-présentation ou refusée par un partenaire, son événement est supprimé de l'agenda.

Une remarque sur les données clients. La synchronisation d'agenda écrit le nom du client et les détails du séjour dans l'événement Google Agenda. Toute personne ayant accès à ce Google Agenda peut les voir. Ne mappez les logements qu'à un agenda que seules les bonnes personnes peuvent consulter.

Avant de commencer

La synchronisation d'agenda se connecte à Google, vous aurez donc besoin de :

• Un compte Google dont votre équipe utilise déjà les agendas pour ces logements.
• L'autorisation d'accorder à Argonautas Suite l'accès aux agendas de ce compte lors de l'étape de connexion unique.

La connexion est gérée pour l'ensemble de l'entreprise, de sorte qu'un seul compte autorisé peut desservir tous les logements. Vous pouvez également connecter plusieurs comptes si différents logements se trouvent sur différents comptes Google.

Étape 1 : Connecter un compte Google

1. Rendez-vous dans Paramètres > Intégrations et repérez la carte Synchroniser les réservations avec Google Agenda.
2. Cliquez sur Connecter un compte Google. Vous êtes redirigé vers l'écran de connexion et de consentement de Google.
3. Choisissez le compte et approuvez l'accès à l'agenda demandé. Google vous renvoie vers les Paramètres, et la carte affiche désormais le compte avec un badge Connecté.

Pour ajouter un autre compte plus tard, utilisez Connecter un autre compte sur la même carte. Chaque compte connecté peut être supprimé avec Déconnecter (une confirmation vous sera demandée). La déconnexion supprime l'accès d'Argonautas Suite et nettoie les événements qu'il a écrits via ce compte.

Si la carte affiche un compte avec la mention nécessite une reconnexion, son accès a expiré ou a été révoqué du côté de Google. Reconnectez le compte pour le rétablir.

Étape 2 : Mapper un logement à un agenda

Une connexion autorise un compte ; un mappage détermine à quel agenda un logement spécifique écrit. Vous créez les mappages sur chaque logement, et non sur la carte des Paramètres.

1. Ouvrez le logement, allez dans son onglet Agenda et repérez la carte Synchronisation d'agenda.
2. Choisissez le compte Google connecté.
3. Choisissez l'agenda de ce compte dans lequel ce logement doit écrire.
4. Laissez Synchroniser les réservations avec cet agenda coché et cliquez sur Enregistrer.

Les réservations et blocages du logement sont écrits dans cet agenda à partir de ce moment. Si aucun compte n'est encore connecté, la carte vous renvoie vers les Paramètres au lieu d'afficher une liste déroulante vide.

Utilisez Resynchroniser sur la carte à tout moment pour forcer une réécriture complète des événements de ce logement (utile juste après le premier mappage, ou si vous soupçonnez un décalage de l'agenda). Dernière synchronisation indique quand le logement a écrit pour la dernière fois dans Google.

Étape 3 : Consulter tous les mappages en un seul endroit

De retour dans Paramètres > Intégrations, le tableau Mappage des agendas par logement liste chaque logement synchronisé, le compte et l'agenda dans lesquels il écrit, son statut et la date de sa dernière synchronisation. À partir de là, vous pouvez :

• Mettre en pause un mappage pour arrêter d'écrire de nouveaux changements sans le supprimer, puis le reprendre plus tard.
• Resynchroniser un logement à la demande.

Les nouveaux mappages sont toujours créés depuis la carte du logement ; ce tableau est la vue d'ensemble à l'échelle de l'entreprise et l'endroit où les mettre en pause, les reprendre ou les auditer.

Le bouton « Bloquer aussi le jour du départ »

La carte Synchroniser les réservations avec Google Agenda dans les Paramètres affiche toujours un bouton Bloquer aussi le jour du départ, mais il ne change plus rien : les réservations sont désormais des événements horaires qui s'étendent déjà jusqu'à 10 h 00 le jour du départ, de sorte que la matinée de départ s'affiche toujours. Vous pouvez laisser le bouton tel quel.

Comment les changements atteignent l'agenda

• La plupart des changements apparaissent en quelques minutes. La création, la modification ou l'annulation d'une réservation, ainsi que l'ajout, la modification ou la suppression d'un blocage propriétaire, maintenance ou autre, sont transmis à Google immédiatement.
• Une actualisation nocturne rattrape tout le reste. Une fois par jour, Argonautas Suite réconcilie chaque logement mappé avec Google sur une large plage de dates (environ un mois en arrière et bien plus d'un an en avant), corrigeant tout décalage et récupérant les changements en masse tels que les blocages synchronisés depuis un système externe connecté. Si une mise à jour en temps réel est manquée, la passe nocturne la répare.

Vous n'avez jamais à déclencher cela manuellement, mais Resynchroniser est là lorsque vous souhaitez une actualisation complète immédiate.

Concepts clés

• Synchronisation unidirectionnelle : Argonautas Suite écrit dans Google Agenda. Les modifications effectuées directement dans Google Agenda ne sont pas relues et seront écrasées lors de la prochaine synchronisation.
• Connexion : Un compte Google autorisé, géré pour l'ensemble de l'entreprise sur la carte des Paramètres. Plusieurs sont autorisés.
• Mappage : Le lien entre un logement et un agenda sur un compte connecté. Créé et géré sur la carte Synchronisation d'agenda dans l'onglet Agenda du logement.
• Actif ou en pause : Un mappage en pause conserve sa configuration mais cesse d'écrire de nouveaux changements jusqu'à sa reprise.
• Événement de réservation horaire : Chaque réservation est un événement Google de 15 h 00 le jour de l'arrivée à 10 h 00 le jour du départ, de sorte que Google l'affiche chaque jour du séjour.

Questions fréquentes

Modifier un événement dans Google Agenda change-t-il la réservation dans Argonautas Suite ? Non. La synchronisation est unidirectionnelle. Toute modification manuelle dans Google Agenda est cosmétique et sera remplacée lors de la prochaine synchronisation de cette réservation ou de ce blocage. Effectuez la modification dans Argonautas Suite.

Deux logements peuvent-ils partager un seul agenda ? Oui. Mappez chaque logement au même agenda et les deux ensembles d'événements y apparaîtront. Chaque événement est étiqueté avec son logement.

J'ai connecté un compte mais rien n'apparaît dans l'agenda. Connecter un compte n'est que la première étape. Vous devez également mapper chaque logement à un agenda spécifique sur ce compte. Vérifiez la carte Synchronisation d'agenda dans l'onglet Agenda du logement, puis utilisez Resynchroniser.

Pourquoi un séjour affiche-t-il « Jusqu'à 10 h » le dernier jour ? C'est la matinée de départ. Chaque réservation s'étend de 15 h 00 le jour de l'arrivée à 10 h 00 le jour du départ, de sorte que le jour du départ montre le client partant le matin tandis que l'après-midi reste libre pour la prochaine arrivée.

Les événements étaient autrefois des barres journée entière. Qu'est-ce qui a changé ? Les réservations sont désormais des événements horaires afin que la vue Planning de Google puisse trier chaque jour les départs en premier, puis les clients en cours de séjour, puis les arrivées. Les blocages restent des événements journée entière. Pour une vue jour par jour plus complète avec les détails de service et de demandes, les concierges peuvent utiliser Turnovers dans Argonautas Suite. Voir Accès concierge et flux de travail.

Que se passe-t-il lorsque je déconnecte un compte ? Argonautas Suite cesse d'écrire via ce compte et supprime les événements qu'il a créés par son intermédiaire. Vos réservations et blocages dans Argonautas Suite restent intacts ; seule la copie dans Google Agenda est nettoyée.

Les séjours du propriétaire et les blocages de maintenance apparaissent-ils, ou seulement les réservations clients ? Les deux. Les séjours du propriétaire, les blocages de maintenance et les blocages Autre se synchronisent en tant qu'événements journée entière. Les réservations partenaires et les blocages partenaires sont exclus, car ils figurent déjà dans les propres agendas du partenaire ou du propriétaire.

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