Facturation Concierge
La facturation concierge transforme les services confirmés en factures que l'invité peut régler via le portail invité. Lorsque vous confirmez une excursion en voilier, un dîner avec chef privé ou un transfert aéroport dont le paiement est collecté par la plateforme, le système crée automatiquement une ligne de facture correspondante. Vous envoyez ensuite ces factures à l'invité en un seul groupe, et il règle le tout via le même portail où se trouve le reste de sa réservation.
Ce guide explique comment les factures sont construites, à quel moment elles sont transmises à l'invité, ce que celui-ci voit, et comment suivre le statut des paiements depuis le tableau de bord concierge.
Comment les Factures Sont Construites
Chaque réservation dispose de son propre registre de factures concierge. Au fur et à mesure que vous confirmez des services dans le portefeuille de voyage d'un invité, ces services s'ajoutent à la facture brouillon de la réservation — une ligne par service — avec le prix brut défini lors de la création de l'article. Seuls les services dont la stratégie de paiement est collecte par la plateforme entrent dans la facture. Les services collectés directement par l'opérateur, ou inclus dans le séjour, sont exclus car l'invité ne vous les règle pas.
Tant que la facture est en Brouillon, vous pouvez continuer à ajouter des lignes au fur et à mesure que de nouveaux services sont confirmés. L'invité ne voit rien à ce stade. Cela vous permet de constituer une note complète sur toute une semaine de planification et de l'envoyer en une seule fois, plutôt que de transmettre des factures individuelles à l'invité chaque fois qu'un service est confirmé.
Stratégies de Paiement des Services
Lorsque vous créez un article de service, vous choisissez comment le paiement est géré. Seules deux stratégies génèrent des factures :
| Stratégie | Facture générée ? | Ce que voit l'invité |
|---|---|---|
| Collecte complète par l'opérateur | Non | Mention « Payer le prestataire » sur le service. L'invité paie l'opérateur au moment du service. |
| Collecte complète par la plateforme | Oui | Le montant total apparaît comme une ligne sur la facture concierge. |
| Collecte de l'acompte par la plateforme | Oui (acompte uniquement) | L'acompte apparaît comme une ligne. Le solde est collecté par l'opérateur au moment du service. |
| Inclus dans le séjour | Non | Mention « Inclus dans le séjour » sur le service. Aucune facturation séparée. |
Vérifiez que la stratégie est correcte avant de confirmer un service — la ligne de facture est créée au moment de la confirmation et reflète la stratégie choisie.
Envoyer une Facture
Lorsque vous êtes prêt à facturer l'invité :
- Ouvrez le Portefeuille de Voyage de la réservation dans le tableau de bord concierge.
- Vérifiez la facture brouillon dans le panneau Paiements. Chaque ligne de collecte plateforme confirmée doit y figurer avec sa description et son montant.
- Cliquez sur Envoyer la facture.
Le système fait passer la facture du statut Brouillon à Active et envoie une notification à l'invité via le modèle de cycle de vie configuré pour Facture envoyée. L'invité reçoit un message avec un lien vers la carte Paiements de son portail, où la facture est désormais prête à être réglée.
Vous ne pouvez pas envoyer un brouillon vide. Si aucun service de collecte plateforme n'a été confirmé pour la réservation, le bouton Envoyer la facture est désactivé.
Ce que Voit l'Invité
Dans la carte Paiements du portail invité, la section concierge apparaît sous le plan d'hébergement. Elle affiche :
- Une ligne pour chaque service facturable, avec sa description et son montant.
- Le total dû et la devise.
- Un bouton Payer qui guide l'invité à travers le processus de paiement.
Si plusieurs factures sont ouvertes simultanément — par exemple, si vous en avez envoyé une en début de séjour et une autre après que l'invité a demandé des services supplémentaires — un bouton Tout payer apparaît pour permettre à l'invité de les régler en une seule transaction.
Après un paiement réussi, la facture passe en statut Payée. Chaque article de service sous-jacent affiche également un badge Payé dans la liste des services de l'invité.
Suivi du Statut de Paiement
Les articles de service disposent d'un statut de paiement visible en un coup d'œil depuis le tableau de bord concierge :
| Statut | Signification |
|---|---|
| Facture en attente | Le service est confirmé mais pas encore inclus dans une facture envoyée. |
| Paiement en attente | La facture est envoyée et en attente de règlement par l'invité. |
| Payé | L'invité a payé. Le service est entièrement réglé du côté de la plateforme. |
| Payer le prestataire | Services collectés par l'opérateur. La plateforme ne les facture pas — l'opérateur collecte directement. |
| Inclus dans le séjour | Le service est inclus dans le tarif d'hébergement. Aucune facturation séparée. |
La page de détail du portefeuille code ces statuts par couleur, ce qui vous permet d'identifier en un coup d'œil ce qui est en attente et ce qui est réglé.
Ajouter des Services Après l'Envoi d'une Facture
Vous pouvez continuer à confirmer des services après l'envoi de la première facture. Les nouveaux articles de collecte plateforme créent un nouveau brouillon de facture sur la même réservation. Lorsque vous êtes prêt, cliquez à nouveau sur Envoyer la facture pour facturer le deuxième lot. L'invité voit les deux factures dans son portail et peut les régler individuellement ou ensemble avec Tout payer.
Cette méthode maintient un historique clair : chaque facture envoyée est verrouillée une fois active, de sorte que ce que vous avez facturé et quand reste sans ambiguïté.
Gestion des Annulations et des Remboursements
Si un service est annulé avant l'envoi de la facture, la ligne est automatiquement retirée du brouillon — l'invité n'est jamais facturé.
Si un service est annulé après l'envoi et le paiement de la facture, l'annulation ne rembourse pas automatiquement l'invité. Effectuez un remboursement via le processus habituel du connecteur et notez-le sur la réservation. Une fois l'annulation enregistrée, le service est retiré de la liste active et reflété dans les totaux concierge de la réservation.
Si une réservation est entièrement annulée, l'ensemble du portefeuille est annulé avec elle. Les factures brouillons sont annulées. Les factures envoyées mais non payées restent visibles dans le journal d'audit ; réglez-les avec l'invité dans le cadre de la conversation d'annulation de réservation.
Questions Fréquentes
Puis-je modifier une facture déjà envoyée ? Non. Une fois que vous avez cliqué sur Envoyer la facture, la facture est verrouillée. Pour facturer un montant supplémentaire, confirmez de nouveaux services et envoyez une nouvelle facture. Pour supprimer un frais, annulez l'article de service sous-jacent et émettez un remboursement si l'invité a déjà payé.
Puis-je envoyer une facture pour des services non confirmés ? Non. Seuls les services confirmés avec une stratégie de collecte plateforme génèrent des lignes de facture. C'est intentionnel — cela évite de facturer l'invité pour quelque chose qui n'est pas encore engagé.
Pourquoi l'option acompte ne facture-t-elle que le montant de l'acompte ? Parce que l'opérateur collecte le solde au moment du service. La plateforme ne facture que ce qu'elle collecte — l'acompte — et l'opérateur gère le reste à la livraison.
Où puis-je voir ce que l'invité a déjà payé ? Ouvrez le panneau Paiements de la réservation dans le tableau de bord concierge. Chaque facture affiche son statut (Brouillon, Active, Payée, Annulée) ainsi que le montant total et la date. Le total payé global de la réservation est la somme de toutes les factures concierge payées plus les paiements d'hébergement.
Les invités peuvent-ils contester une ligne spécifique ? Les invités paient des factures, pas des lignes individuelles. Si un invité conteste un service figurant sur une facture, réglez la situation opérationnellement (remboursement ou remplacement du service), puis communiquez clairement. La facture elle-même est l'unité d'enregistrement.
Liens Associés
- Services de Voyage — Confirmation des services et choix de la stratégie de paiement qui contrôle la facturation.
- Paiement Groupé — Le flux Tout payer que les invités utilisent pour combiner plusieurs factures concierge.
- Commissions — Comment les commissions de l'opérateur sont enregistrées pour les services payés.
- Modèles de Cycle de Vie — Les messages Facture envoyée et Paiement reçu qui se déclenchent automatiquement.