Facturation Concierge
La facturation concierge transforme les services confirmés en une facture que le client règle dans le portail client. Lorsque vous confirmez une excursion en voilier, un dîner avec un chef privé ou un transfert aéroport pour lesquels Argonautas encaisse le paiement, le service est automatiquement ajouté à la facture brouillon de la réservation. Lorsque vous êtes prêt, vous envoyez la facture et le client la règle dans le même portail que le reste de sa réservation.
Comment les factures sont constituées
Chaque réservation dispose de ses propres factures concierge. Au fur et à mesure que vous confirmez des services, chacun de ceux pour lesquels Argonautas encaisse le paiement devient une ligne sur la facture brouillon de la réservation. Les services que le client règle directement au prestataire, ainsi que les services inclus dans le séjour, sont exclus, car le client ne vous paie pas pour ceux-ci.
Tant que la facture est à l'état de brouillon, de nouvelles lignes sont ajoutées à mesure que vous confirmez d'autres services. Le client ne peut pas encore la payer. Cela vous permet de constituer une facture complète sur une semaine de planification et de l'envoyer une seule fois, plutôt que d'envoyer au client une nouvelle facture à chaque confirmation.
Quels services sont facturés
Lorsque vous confirmez un service, le champ Mode de paiement détermine s'il est facturé :
| Mode de paiement | Facturé ? | Ce que la fiche affiche |
|---|---|---|
| Le client paie le prestataire ; le prestataire nous verse notre commission | Non | Le client paie le prestataire |
| Le client nous paie en totalité ; nous payons le prestataire | Oui, le prix total | Payer sur facture |
| Le client nous paie notre commission ; il paie le reste au prestataire | Oui, l'acompte uniquement | Acompte requis |
| Inclus dans le séjour (aucun frais séparé) | Non | Inclus dans le séjour |
Vérifiez le choix avant de confirmer. La ligne de facture est créée à la confirmation et suit l'option que vous avez choisie.
Envoyer une facture
- Ouvrez le portfolio de la réservation.
- Dans le panneau client, trouvez Paiements Concierge. Il apparaît dès qu'au moins un service est confirmé pour qu'Argonautas encaisse le paiement.
- Cliquez sur Envoyer la facture.
La facture brouillon devient payable et le client est notifié : par e-mail via votre modèle de cycle de vie Facture envoyée, et par WhatsApp ou SMS. Le message contient un lien vers la page de paiements de son portail. Le bouton affiche alors Facture envoyée.
S'il n'y a aucune facture brouillon à envoyer, par exemple parce que tout ce qui a été confirmé a déjà été facturé, l'envoi échoue avec un message d'erreur sous le bouton.
Ce que le client voit
Sur la page de paiements du portail client, une section Services Concierge répertorie les services facturés avec leurs montants et un sous-total. Lorsque le client a plusieurs factures ouvertes, il peut Tout payer en une seule transaction ou Payer individuellement. Voir Paiement groupé.
Dans la liste des services du client, chaque service facturé affiche Paiement en attente jusqu'au règlement, puis Payé. Les services que le client règle au prestataire affichent Payer le prestataire, et les services inclus dans le séjour affichent Inclus dans le séjour.
Ajouter des services après l'envoi d'une facture
Vous pouvez continuer à confirmer des services après avoir envoyé une facture. Les nouveaux services facturés créent un nouveau brouillon sur la même réservation. Cliquez à nouveau sur Envoyer la facture pour les facturer. Le client voit les deux factures et peut les payer séparément ou ensemble.
Une facture envoyée ne reçoit aucune nouvelle ligne, ce qui garantit la clarté de ce qui a été facturé et à quel moment. La seule modification est qu'un service que vous annulez avant son paiement disparaît.
Gérer les annulations et les remboursements
Si un service est annulé avant que le client ne paie, sa ligne est retirée de la facture.
Si le client a déjà payé, ou si un paiement est en cours, les frais restent sur la facture du client et un administrateur est alerté pour vérifier s'il y a lieu d'effectuer un remboursement. L'annulation ne rembourse jamais automatiquement le client. Émettez le remboursement via le processus de remboursement habituel de votre prestataire de paiement.
Lorsqu'une réservation est annulée, son portfolio et tous ses services sont annulés avec elle.
Questions fréquentes
Puis-je modifier une facture envoyée ? Non. Pour facturer davantage, confirmez de nouveaux services et envoyez une autre facture. Pour supprimer des frais, annulez le service et remboursez le client s'il a déjà payé.
Puis-je facturer un service non confirmé ? Non. Seuls les services confirmés pour lesquels Argonautas encaisse le paiement sont facturés, afin que le client ne soit jamais facturé pour quelque chose qui n'est pas réservé.
Pourquoi l'option acompte ne facture-t-elle que l'acompte ? Parce que le prestataire encaisse le solde au moment de la prestation. L'acompte correspond à votre commission, et c'est tout ce qu'Argonautas encaisse.
Les clients peuvent-ils contester une seule ligne ? Les clients paient des factures, pas des lignes. Si un client conteste un service, réglez la situation directement (remboursement ou remplacement du service) et informez le client.
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