Fournisseurs de services

Les fournisseurs de services sont les prestataires externes avec lesquels votre équipe de conciergerie collabore pour offrir des expériences aux clients. Agences de voyages, chefs privés, services de transfert aéroport, instructeurs de yoga, capitaines de charter de pêche -- chaque tiers qui réalise un service dans le cadre d'un séjour est suivi comme un fournisseur dans le système.

Aperçu

Le répertoire des fournisseurs est la base de votre processus de conciergerie. Lorsqu'un client demande un transfert aéroport ou une excursion en voilier au coucher du soleil, l'équipe de conciergerie sélectionne un fournisseur dans ce répertoire, l'assigne à l'élément de service et suit l'interaction jusqu'au règlement de la commission.

Un répertoire de fournisseurs bien tenu rend l'équipe de conciergerie plus rapide et plus cohérente. Les nouveaux membres de l'équipe peuvent voir quels fournisseurs gèrent quels services, quels sont leurs taux de commission et comment les contacter -- sans dépendre de connaissances institutionnelles stockées dans les contacts téléphoniques de quelqu'un.

Gérer les fournisseurs

Ajouter un nouveau fournisseur

Pour ajouter un fournisseur à votre répertoire :

1. Allez dans Conciergerie > Fournisseurs (ou Admin > Fournisseurs). Les concierges, les gestionnaires de propriétés et les administrateurs peuvent tous ajouter et modifier des fournisseurs.
2. Cliquez sur Ajouter un fournisseur.
3. Remplissez les détails du fournisseur :
   • Nom -- Le nom de l'entreprise ou de la personne (ex. "Costa Rica Expeditions" ou "Chef Daniel").
   • Personne de contact -- La personne principale avec qui vous communiquez.
   • Téléphone -- Numéro de téléphone au format international.
   • Email -- Adresse email professionnelle.
   • WhatsApp -- Numéro WhatsApp, s'il est différent du numéro de téléphone.
   • Canal préféré -- Comment vous joignez habituellement ce fournisseur : WhatsApp, Email ou Téléphone.
   • Commission par défaut -- Le pourcentage de commission standard pour les services réalisés par ce fournisseur (ex. 15%).
   • Notes -- Tout détail pertinent : zones de service, disponibilité en haute saison, tailles minimales de groupe, instructions spéciales.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le fournisseur est immédiatement disponible pour être assigné aux éléments de service pour toutes les propriétés de votre entreprise.

Modifier un fournisseur

Cliquez sur un fournisseur dans le répertoire pour ouvrir sa vue détaillée. À partir de là, vous pouvez mettre à jour les coordonnées, ajuster le taux de commission par défaut, ajouter des notes ou modifier le statut actif. Les modifications prennent effet immédiatement -- les éléments de service déjà assignés à ce fournisseur ne sont pas affectés, mais les nouvelles affectations utiliseront les détails mis à jour.

Désactiver un fournisseur

Si vous cessez de travailler avec un fournisseur mais souhaitez conserver ses historiques intacts :

1. Ouvrez la vue détaillée du fournisseur.
2. Basculez le statut Actif sur inactif.
3. Enregistrez.

Les fournisseurs inactifs n'apparaissent plus dans le menu déroulant de sélection des fournisseurs lors de l'affectation d'éléments de service. Leurs éléments de service historiques et leurs enregistrements de commission restent inchangés à des fins de reporting.

Supprimer un fournisseur

Pour supprimer définitivement un fournisseur, cliquez sur Supprimer depuis la vue détaillée du fournisseur et confirmez. Cela n'est possible que si le fournisseur n'a aucun élément de service associé. Si c'est le cas, désactivez plutôt le fournisseur.

La suppression est réservée aux gestionnaires de propriétés et aux administrateurs. Les concierges peuvent créer et modifier des fournisseurs mais ne voient pas d'action de suppression -- si vous ne travaillez plus avec un fournisseur, désactivez-le plutôt.

Détails du fournisseur

Chaque enregistrement de fournisseur inclut les informations suivantes :

Champ	Description
Nom	Nom de l'entreprise ou de la personne. Affiché dans les éléments de service et les rapports de commission.
Personne de contact	Nom du contact principal pour la coordination quotidienne.
Téléphone	Numéro de téléphone pour les appels et SMS.
Email	Adresse email pour les confirmations et la documentation.
WhatsApp	Numéro WhatsApp pour une coordination rapide.
Canal préféré	Le canal de communication que l'équipe de conciergerie doit utiliser en premier lors des contacts. Affiché comme un badge dans la liste des fournisseurs.
Commission par défaut	Pourcentage de commission standard appliqué aux nouveaux éléments de service. Peut être modifié par élément de service.
Notes	Notes libres -- zones de service, types de véhicules, spécialités culinaires, tarifs de haute saison, etc.
Statut actif	Indique si le fournisseur est actuellement disponible pour une affectation.

Assigner des fournisseurs aux services

Lorsqu'un élément de service a le statut Demandé, l'équipe de conciergerie assigne un fournisseur :

1. Ouvrez l'élément de service depuis le portefeuille.
2. Cliquez sur Assigner un fournisseur.
3. La sélection du fournisseur affiche une liste de fournisseurs actifs avec leur nom, contact, canal préféré et taux de commission par défaut.
4. Sélectionnez le fournisseur approprié.
5. Le statut interne de l'élément de service passe à En attente du fournisseur.

Après l'affectation, l'équipe de conciergerie contacte le fournisseur via son canal préféré pour confirmer la disponibilité, la date, l'heure et le tarif. Une fois que le fournisseur confirme, l'élément de service passe à Confirmé.

Le champ du fournisseur est délibérément optionnel lors de la création du service. Les clients demandent des services sans connaître ou choisir un fournisseur -- ils disent simplement "nous aimerions un transfert aéroport le 15 mars." L'équipe de conciergerie décide quel fournisseur assigner en fonction de la disponibilité, des tarifs et de la qualité.

Suivi des commissions

Les commissions sont le pont financier entre votre opération de conciergerie et vos fournisseurs. Le système suit les commissions de la création au règlement.

Comment les commissions sont créées

Lorsqu'un élément de service est confirmé, le système crée automatiquement un enregistrement de commission :

• Montant brut -- Le prix total du service (ex. 120 $ pour une excursion au coucher du soleil).
• Taux de commission -- Tiré du pourcentage de commission par défaut du fournisseur (ex. 15%).
• Montant de la commission -- Calculé automatiquement (ex. 18 $).

Le taux de commission peut être modifié pour des éléments de service individuels si vous avez un arrangement différent pour un service spécifique.

Statuts des commissions

Statut	Signification
En attente	Le service a été confirmé mais la commission n'a pas encore été réglée.
Réglée	La commission a été payée. Une référence de paiement et une date de règlement sont enregistrées.
Annulée	Le service a été annulé après confirmation. L'enregistrement de commission est annulé plutôt que supprimé, préservant ainsi la piste d'audit.

Régler les commissions

Pour régler une commission en attente :

1. Allez dans Conciergerie > Commissions.
2. Trouvez l'enregistrement de commission (utilisez les filtres pour le fournisseur, la plage de dates ou le statut).
3. Cliquez sur Régler.
4. Saisissez une référence de paiement -- un numéro de virement bancaire, un numéro de chèque ou un autre identifiant.
5. Confirmez.

La date de règlement est enregistrée automatiquement et le statut passe à Réglée. Cela crée une piste d'audit claire indiquant quand chaque commission a été payée et comment.

Rapports de commissions

La page Commissions fournit des statistiques récapitulatives en haut :

• Total brut -- Somme de tous les montants bruts des services dans la vue filtrée actuelle.
• Total commission -- Somme de tous les montants de commissions.
• Nombre en attente -- Nombre de commissions en attente de règlement.
• Nombre réglé -- Nombre de commissions déjà payées.

Utilisez le filtre de plage de dates pour générer des vues mensuelles ou trimestrielles. Filtrez par fournisseur pour voir combien vous devez (ou qui vous est dû) à un prestataire spécifique.

Performance des fournisseurs

Bien que le système ne génère pas de scores de performance formels, les données de commission et de service vous donnent une image claire de l'engagement de chaque fournisseur :

• Volume de services -- Combien d'éléments de service un fournisseur a réalisés sur une période donnée. Filtrez le tableau des commissions par fournisseur et plage de dates.
• Modèles d'annulation -- Les commissions annulées indiquent des services annulés. Un taux d'annulation élevé peut signaler des problèmes de fiabilité.
• Contribution aux revenus -- Les montants bruts totaux et les montants des commissions montrent la relation financière avec chaque fournisseur.
• Catégories de services -- Examinez quels types de services (activités, transferts, restauration) un fournisseur gère le plus fréquemment.

Ces données vous aident à prendre des décisions éclairées sur les fournisseurs à prioriser, à négocier de meilleurs tarifs avec les partenaires à fort volume et à identifier les fournisseurs qui pourraient nécessiter une coordination plus étroite.

Gérer les relations avec les fournisseurs

Intégrer un nouveau fournisseur

Lorsque vous commencez à travailler avec une nouvelle agence de voyages ou un nouveau prestataire de services :

1. Ajoutez-le au répertoire des fournisseurs avec des coordonnées complètes.
2. Définissez un taux de commission par défaut basé sur votre accord.
3. Notez sa zone de service, ses contraintes de disponibilité et toute exigence spéciale dans le champ des notes.
4. Assignez-le à un élément de service pour une réservation à venir à titre d'essai.
5. Après la prestation du service, réglez la commission rapidement pour établir la confiance.

Considérations saisonnières

Dans un marché comme le Costa Rica, la disponibilité et les tarifs des fournisseurs changent souvent entre la haute saison (décembre -- avril) et la saison verte (mai -- novembre). Utilisez le champ des notes pour enregistrer les niveaux de tarifs saisonniers, les délais de réservation minimaux ou les dates d'indisponibilité. L'équipe de conciergerie peut consulter ces détails lors de l'affectation des fournisseurs pendant les périodes de pointe.

Plusieurs fournisseurs pour le même type de service

Il est courant de travailler avec plusieurs sociétés de transfert ou opérateurs touristiques. Avoir plusieurs options vous permet de gérer la capacité pendant les semaines chargées, d'offrir différents niveaux de prix aux clients et de maintenir des options de secours si un fournisseur n'est pas disponible. Le répertoire des fournisseurs prend cela en charge naturellement -- ajoutez simplement chaque prestataire comme un fournisseur distinct et choisissez la meilleure option lors de l'affectation des éléments de service.

Concepts clés

• Fournisseur de services -- Un prestataire tiers qui réalise des services clients. Limité à votre entreprise.
• Commission par défaut -- Le pourcentage standard appliqué aux nouveaux éléments de service pour ce fournisseur. Peut être modifié par élément.
• Canal préféré -- La méthode de communication que l'équipe de conciergerie doit utiliser en premier (WhatsApp, email ou téléphone).
• Règlement de commission -- Le processus d'enregistrement du paiement d'une commission, y compris un numéro de référence et une date.
• Commission annulée -- Un enregistrement de commission pour un service annulé. Conservé à des fins d'audit plutôt que supprimé.

Questions fréquentes

Un fournisseur peut-il travailler pour plusieurs propriétés ? Oui. Les fournisseurs sont liés à votre entreprise, pas à des propriétés individuelles. Tout fournisseur de votre répertoire peut être assigné à des éléments de service pour n'importe quelle propriété.

Que faire si le taux de commission d'un fournisseur varie selon le type de service ? Définissez la commission par défaut sur le taux le plus courant. Lors de la création d'un élément de service avec un taux différent, modifiez le pourcentage de commission sur cet élément spécifique.

Puis-je voir tous les services assignés à un fournisseur particulier ? Filtrez la page Commissions par nom de fournisseur. Cela montre chaque élément de service (et sa commission) associé à ce fournisseur dans la plage de dates sélectionnée.

Que devient la commission lorsqu'un service est annulé ? Si un enregistrement de commission existe déjà (le service a été confirmé), le statut de la commission passe à Annulée. L'enregistrement n'est pas supprimé, donc votre historique financier reste complet.

Les fournisseurs peuvent-ils accéder au système ? Non. Les fournisseurs n'ont pas de comptes de connexion. Toute la coordination se fait en dehors du système via le canal de communication préféré du fournisseur.

Comment gérer les fournisseurs qui nous paient par rapport aux fournisseurs que nous payons ? Le champ du modèle de règlement sur l'enregistrement du fournisseur fait la distinction entre les fournisseurs qui vous paient des commissions et ceux que vous payez. Cela détermine le sens du flux financier lors du règlement.

Articles connexes

• Aperçu de la Conciergerie -- Le tableau de bord du module de conciergerie et comment les fournisseurs s'intègrent dans le processus global.
• Services aux clients -- Gérer les éléments de service auxquels les fournisseurs sont assignés.
• Guide de messagerie -- Coordonner avec les fournisseurs via la boîte de réception unifiée.