Sincronización con Google Calendar

La Sincronización con Calendar escribe las reservas y los bloques de disponibilidad de cada propiedad en un Google Calendar que usted ya utiliza, y mantiene ese calendario actualizado a medida que las reservas entran y salen. Es una copia unidireccional: Argonautas escribe en Google, y nada del lado de Google modifica una reserva de vuelta en Argonautas.

Reemplaza la antigua suscripción iCal por propiedad. Un feed iCal solo se actualiza cuando Google decide volver a consultarlo, lo que puede dejar el calendario desactualizado por horas o días. La Sincronización con Calendar envía cada cambio directamente a Google, por lo que el calendario refleja una nueva reserva o una cancelación en cuestión de minutos.

Qué se Muestra en el Calendario

Para cada propiedad vinculada, Argonautas escribe:

• Un evento por reserva, con horario desde las 3:00 PM del día de llegada hasta las 10:00 AM del día de salida, en la zona horaria de su empresa. El título del evento dice Propiedad — Nombre del huésped (estado), y la descripción incluye el código de confirmación, el número de huéspedes, las fechas de check-in y check-out, y un enlace a la reserva en Argonautas.
• Un evento de todo el día por bloque para estadías de propietarios, retenciones de mantenimiento y bloques de tipo Otros (incluidos los que provienen de un sistema conectado), titulado Propiedad — tipo de bloque, con el motivo en la descripción.

Como cada reserva es un solo evento con horario, la vista Agenda de Google lo muestra en cada día de la estadía: 3pm el día de llegada, Todo el día en los días intermedios, y Hasta las 10am el día de salida. En un día cualquiera, Google lista primero las salidas y al final las llegadas, de modo que la mañana de check-out es visible y la propiedad aún se lee como libre para la próxima llegada esa tarde.

Las reservas de socios y los bloques de socios no se copian a Google. Provienen del propio canal y de los feeds iCal de un propietario o socio, así que copiarlos solo rebotaría esos calendarios de vuelta (y se duplicarían cuando los feeds se bloqueen mutuamente las fechas).

Una reserva que aún es tentativa (pendiente, en espera, o a la espera de la confirmación de un socio) se escribe con una etiqueta "TENTATIVE" para que pueda distinguirla de una estadía confirmada de un vistazo. Las estadías con check-out realizado permanecen en el calendario como historial. Cuando una reserva se cancela, se marca como no-show, o un socio la rechaza, su evento se elimina del calendario.

Una nota sobre los datos del huésped. La Sincronización con Calendar escribe el nombre del huésped y los detalles de la estadía en el evento de Google Calendar. Cualquier persona con acceso a ese Google Calendar puede verlos. Vincule las propiedades a un calendario que solo las personas adecuadas puedan ver.

Antes de Comenzar

La Sincronización con Calendar se conecta a Google, por lo que necesitará:

• Una cuenta de Google cuyos calendarios su equipo ya utilice para estas propiedades.
• Permiso para otorgar a Argonautas acceso a los calendarios de esa cuenta durante el paso de conexión única.

La conexión se administra para toda la empresa, por lo que una cuenta autorizada puede servir a todas las propiedades. También puede conectar más de una cuenta si distintas propiedades están en diferentes cuentas de Google.

Paso 1: Conectar una Cuenta de Google

1. Vaya a Configuración > Integraciones y busque la tarjeta Sincronizar reservas con Google Calendar.
2. Haga clic en Conectar cuenta de Google. Se le redirige a la pantalla de inicio de sesión y consentimiento de Google.
3. Elija la cuenta y apruebe el acceso al calendario solicitado. Google lo devuelve a Configuración, y la tarjeta ahora muestra la cuenta con una insignia Conectada.

Para agregar otra cuenta más adelante, use Conectar otra cuenta en la misma tarjeta. Cada cuenta conectada se puede eliminar con Desconectar (se le pedirá confirmación). Al desconectar se elimina el acceso de Argonautas y se limpian los eventos que escribió a través de esa cuenta.

Si la tarjeta muestra una cuenta con una nota de necesita reconexión, su acceso ha expirado o ha sido revocado del lado de Google. Conecte la cuenta nuevamente para restaurarla.

Paso 2: Vincular una Propiedad a un Calendario

Una conexión autoriza una cuenta; una vinculación decide a qué calendario escribe una propiedad específica. Las vinculaciones se crean en cada propiedad, no en la tarjeta de Configuración.

1. Abra la propiedad, vaya a su pestaña Calendario y busque la tarjeta Sincronización de calendario.
2. Elija la Cuenta de Google conectada.
3. Elija el Calendario de esa cuenta al que esta propiedad debe escribir.
4. Deje marcada la opción Sincronizar reservas con este calendario y haga clic en Guardar.

Las reservas y los bloques de la propiedad se escriben en ese calendario a partir de entonces. Si aún no hay una cuenta conectada, la tarjeta lo remite de vuelta a Configuración en lugar de mostrar un menú desplegable vacío.

Use Resincronizar en la tarjeta en cualquier momento para forzar una reescritura completa de los eventos de esa propiedad (útil justo después de vincularla por primera vez, o si alguna vez sospecha que el calendario se ha desviado). Última sincronización muestra cuándo escribió la propiedad en Google por última vez.

Paso 3: Revisar Todas las Vinculaciones en Un Solo Lugar

De vuelta en Configuración > Integraciones, la tabla Vinculación de calendario de propiedades lista cada propiedad que se sincroniza, la cuenta y el calendario al que escribe, su estado, y cuándo se sincronizó por última vez. Desde aquí puede:

• Pausar una vinculación para dejar de escribir nuevos cambios sin eliminarla, y Reanudarla más tarde.
• Resincronizar una propiedad a demanda.

Las nuevas vinculaciones aún se crean desde la tarjeta de la propiedad; esta tabla es la vista general de toda la empresa y el lugar para pausar, reanudar o auditar las vinculaciones.

La Opción "Bloquear también el día de check-out"

La tarjeta Sincronizar reservas con Google Calendar en Configuración aún muestra una opción Bloquear también el día de check-out, pero ya no cambia nada: las reservas ahora son eventos con horario que ya se extienden hasta las 10:00 AM del día de salida, por lo que la mañana de check-out siempre se muestra. Puede dejar la opción como está.

Cómo Llegan los Cambios al Calendario

• La mayoría de los cambios aparecen en minutos. Crear, editar o cancelar una reserva, y agregar, editar o eliminar un bloque de propietario, mantenimiento u otro, se envía a Google de inmediato.
• Una actualización nocturna captura todo lo demás. Una vez al día, Argonautas reconcilia cada propiedad vinculada con Google en una ventana amplia de fechas (aproximadamente un mes hacia atrás y bien más de un año hacia adelante), corrigiendo cualquier desviación y capturando cambios masivos como bloques sincronizados desde un sistema externo conectado. Si alguna vez se pierde una actualización en tiempo real, la pasada nocturna la repara.

Nunca tiene que activar esto manualmente, pero Resincronizar está ahí cuando desea una actualización completa inmediata.

Conceptos Clave

• Sincronización unidireccional: Argonautas escribe en Google Calendar. Las ediciones hechas directamente en Google Calendar no se leen de vuelta y se sobrescribirán en la próxima sincronización.
• Conexión: Una cuenta de Google autorizada, administrada para toda la empresa en la tarjeta de Configuración. Se permiten varias.
• Vinculación: El vínculo entre una propiedad y un calendario en una cuenta conectada. Se crea y administra en la tarjeta Sincronización de calendario en la pestaña Calendario de la propiedad.
• Activa vs. Pausada: Una vinculación pausada conserva su configuración pero deja de escribir nuevos cambios hasta que la reanude.
• Evento de reserva con horario: Cada reserva es un evento de Google desde las 3:00 PM del día de llegada hasta las 10:00 AM del día de salida, por lo que Google lo muestra en cada día de la estadía.

Preguntas Frecuentes

¿Editar un evento en Google Calendar cambia la reserva en Argonautas? No. La sincronización es unidireccional. Cualquier edición manual en Google Calendar es cosmética y será reemplazada la próxima vez que esa reserva o bloque se sincronice. Haga el cambio en Argonautas.

¿Pueden dos propiedades compartir un mismo calendario? Sí. Vincule cada propiedad al mismo calendario y ambos conjuntos de eventos aparecerán en él. Cada evento está etiquetado con su propiedad.

Conecté una cuenta pero no aparece nada en el calendario. Conectar una cuenta es solo el primer paso. También debe vincular cada propiedad a un calendario específico en esa cuenta. Revise la tarjeta Sincronización de calendario en la pestaña Calendario de la propiedad, y luego use Resincronizar.

¿Por qué una estadía muestra "Hasta las 10am" en su último día? Esa es la mañana de check-out. Cada reserva va desde las 3:00 PM del día de llegada hasta las 10:00 AM del día de salida, por lo que el día de salida muestra al huésped saliendo por la mañana mientras la tarde permanece libre para la próxima llegada.

Los eventos solían ser barras de todo el día. ¿Qué cambió? Las reservas ahora son eventos con horario para que la vista Agenda de Google pueda ordenar cada día primero las salidas, luego los huéspedes a mitad de estadía, y después las llegadas. Los bloques siguen siendo eventos de todo el día. Para una vista más completa día a día con detalles de servicios y solicitudes, los conserjes pueden usar Turnovers en Argonautas. Consulte Acceso y Flujo de Trabajo del Conserje.

¿Qué sucede cuando desconecto una cuenta? Argonautas deja de escribir a través de ella y elimina los eventos que creó mediante esa cuenta. Sus reservas y bloques en Argonautas no se ven afectados; solo se limpia la copia en Google Calendar.

¿Aparecen las estadías de propietarios y las retenciones de mantenimiento, o solo las reservas de huéspedes? Ambas. Las estadías de propietarios, las retenciones de mantenimiento y los bloques de tipo Otros se sincronizan como eventos de todo el día. Las reservas de socios y los bloques de socios se omiten, porque ya viven en los propios calendarios del socio o del propietario.

Relacionado

• Disponibilidad: Administrar reservas y bloques de disponibilidad que alimentan el calendario.
• Resumen de Configuración: Configuración y ajustes generales.
• Canales de Distribución: Cómo los canales OTA (un sistema separado) mantienen la disponibilidad sincronizada.