Servicios de Viaje
Los artículos de servicio de viaje son las experiencias individuales, los traslados y las gestiones que componen la estadía de un huésped. Cada artículo de servicio reside dentro de un portafolio de viaje y avanza a través de un ciclo de vida definido, desde la solicitud hasta la finalización.
Descripción General
Un artículo de servicio de viaje representa un servicio único para un huésped: un traslado al aeropuerto el día de llegada, un tour de vela al atardecer el martes, una cena con chef privado el jueves. El equipo de conserjería crea y gestiona estos artículos, rastreándolos a través de estados internos, mientras presenta a los huéspedes una vista limpia y simplificada.
Los artículos de servicio pueden originarse de dos maneras:
- Creado por la conserjería -- Un miembro del equipo añade un servicio basado en una llamada telefónica, un mensaje de WhatsApp o un correo electrónico del huésped.
- Solicitado por el huésped -- El huésped envía una solicitud directamente a través de la página "Planifique su Estadía" en el portal del huésped.
De cualquier manera, el artículo ingresa al mismo flujo de trabajo.
Categorías de Servicio
A cada artículo de servicio se le asigna una categoría que determina cómo aparece en el portafolio y en el portal del huésped:
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Actividad | Tirolesa, paseo a caballo, esnórquel, caminata al volcán, excursión de pesca |
| Traslado | Recogida en el aeropuerto, traslado al aeropuerto, transporte entre propiedades |
| Chef Privado | Cena en la villa, servicio de desayuno, preparación de comidas para la semana |
| Otro | Precarga de víveres, cuidado de niños, alquiler de equipo, servicios de spa |
Las categorías ayudan al equipo de conserjería a filtrar y organizar los servicios, y facilitan que los huéspedes exploren las opciones disponibles en el portal.
Creación de un Artículo de Servicio
Para añadir un nuevo servicio al portafolio de un huésped:
- Navegue a Conserjería > Portafolios y abra el portafolio de la reserva.
- Haga clic en Añadir Servicio.
- Complete los detalles del servicio:
- Nombre del servicio -- Una descripción clara (p. ej., "Traslado al aeropuerto -- Liberia a Villa Mariposa").
- Categoría -- Seleccione entre Actividad, Traslado, Chef Privado u Otro.
- Fecha y hora programadas -- Cuándo se realiza el servicio.
- Proveedor -- Opcionalmente, asigne un proveedor ahora o déjelo en blanco para asignarlo más tarde.
- Precio bruto -- El costo total del servicio.
- Moneda -- USD o la moneda local.
- Estrategia de pago -- Cómo paga el huésped (ver más abajo).
- Notas visibles para el huésped -- Instrucciones o detalles que el huésped verá en su portal.
- Notas internas -- Notas visibles solo para el equipo de conserjería.
- Haga clic en Guardar.
[Captura de pantalla: formulario de añadir servicio que muestra nombre, categoría, fecha, selección de proveedor y campos de precio]
El artículo de servicio se crea con un estado interno inicial de Solicitado y un estado visible para el huésped de Pendiente.
Seguimiento de Estado Dual
El módulo de conserjería utiliza dos pistas de estado paralelas: una para la coordinación interna y otra para la comunicación con el huésped. Esto mantiene los detalles operativos en privado mientras ofrece a los huéspedes actualizaciones claras.
Estados Internos
| Estado | Significado | Próximos Pasos |
|---|---|---|
| Solicitado | Ha llegado una nueva solicitud de servicio. Aún no se ha asignado un proveedor. | Asigne un proveedor y comuníquese para confirmar disponibilidad. |
| Esperando Proveedor | Se ha asignado un proveedor y el equipo de conserjería espera su confirmación. | Haga seguimiento con el proveedor si no responde. |
| Confirmado | El proveedor ha confirmado disponibilidad, fecha, hora y precio. | El servicio está programado. Supervise cualquier cambio. |
| Completado | El servicio fue entregado. | Se genera un registro de comisión. Liquide cuando esté listo. |
| Cancelado | El servicio fue cancelado en cualquier etapa. | No se requiere acción adicional. |
Lo que Ve el Huésped
El portal del huésped asigna los estados internos a tres etiquetas simples:
| Estado Interno | Estado Visible para el Huésped |
|---|---|
| Solicitado | Pendiente |
| Esperando Proveedor | Pendiente |
| Confirmado | Confirmado |
| Completado | Confirmado |
| Cancelado | Cancelado |
Los huéspedes nunca ven "Esperando Proveedor" ni saben que la conserjería aún está coordinando entre bastidores. Desde su perspectiva, un servicio está pendiente, confirmado o cancelado.
Asignación de un Proveedor
Cuando un artículo de servicio está en el estado Solicitado, el siguiente paso es asignar un proveedor:
- Abra el artículo de servicio desde la página de detalle del portafolio.
- Haga clic en Asignar Proveedor (o edite el campo de proveedor).
- Seleccione un proveedor del directorio. La lista muestra el nombre del proveedor, información de contacto y la tasa de comisión predeterminada.
- Guarde. El estado interno pasa a Esperando Proveedor.
- Contacte al proveedor a través de su canal preferido (WhatsApp, correo electrónico o teléfono) para confirmar disponibilidad.
Una vez que el proveedor confirme, actualice el artículo de servicio a Confirmado.
Confirmación de un Servicio
Para confirmar un artículo de servicio después de que el proveedor haya aceptado:
- Abra el artículo de servicio.
- Haga clic en Confirmar.
- Verifique la fecha, hora y precio. Ajuste si el proveedor proporcionó detalles actualizados.
- Guarde.
El estado interno cambia a Confirmado, y el estado visible para el huésped también se actualiza a Confirmado. Si las notificaciones del ciclo de vida están configuradas, el huésped puede recibir una actualización automática.
En este punto se crea un registro de comisión utilizando el porcentaje de comisión predeterminado del proveedor aplicado al precio bruto. Por ejemplo, un tour al atardecer de $120 con una comisión del 15% genera un registro de comisión de $18.
Finalización de un Servicio
Después de que el servicio haya sido entregado:
- Abra el artículo de servicio.
- Haga clic en Completar.
El estado interno pasa a Completado. El huésped continúa viendo Confirmado -- no hay un estado "completado" separado desde su perspectiva.
Cancelación de un Servicio
Para cancelar un artículo de servicio en cualquier etapa:
- Abra el artículo de servicio.
- Haga clic en Cancelar.
- Confirme la cancelación.
Los estados interno y visible para el huésped cambian ambos a Cancelado. Si existía un registro de comisión (para servicios confirmados), se revierte.
Las cancelaciones a nivel de reserva se propagan automáticamente: cuando se cancela una reserva, el portafolio y todos sus artículos de servicio son cancelados por el sistema sin intervención manual.
Estrategias de Pago
Cada artículo de servicio especifica cómo se maneja el pago:
| Estrategia | Descripción |
|---|---|
| El Proveedor Cobra el Total | El huésped paga al proveedor directamente en el momento del servicio. Común en tours y actividades. |
| La Plataforma Cobra el Total | El pago se recauda a través de Argonautas, generalmente cargado a la tarjeta registrada del huésped. |
| La Plataforma Cobra un Depósito | Se cobra un depósito por adelantado; el saldo se paga al proveedor en el momento del servicio. |
| Incluido en la Estadía | El costo del servicio está incluido en la tarifa de alojamiento. No hay un cargo separado. |
La estrategia de pago afecta cómo se liquidan las comisiones. Cuando la plataforma recauda el pago, la comisión se puede deducir antes de remitirla al proveedor. Cuando el proveedor recauda, el proveedor le paga la comisión a usted.
Solicitudes de Servicio del Huésped
Cuando un huésped envía una solicitud de servicio a través de la página "Planifique su Estadía" en el portal del huésped:
- La solicitud aparece en el portafolio como un nuevo artículo de servicio con el estado Solicitado.
- La sección "Solicitudes Pendientes" del panel de conserjería la resalta, mostrando el nombre del huésped, la propiedad, la descripción del servicio y el tiempo desde la solicitud.
- El equipo de conserjería asigna un proveedor, confirma los detalles y mueve el artículo a través del flujo de trabajo estándar.
Los huéspedes pueden solicitar servicios seleccionando una categoría, ingresando una descripción, eligiendo una fecha preferida y añadiendo notas. No seleccionan un proveedor -- esa es responsabilidad del equipo de conserjería.
Línea de Tiempo del Servicio
La vista de detalle del portafolio muestra todos los artículos de servicio en una línea de tiempo visual organizada por fecha. Esto le da al equipo de conserjería (y al huésped, a través del portal) una imagen clara de toda la estadía:
- Pre-llegada -- Traslado al aeropuerto, precarga de víveres.
- Durante la estadía -- Tours, servicios de chef, alquiler de equipo, organizados día a día.
- Salida -- Traslado al aeropuerto, gestiones de salida tardía.
Los artículos están codificados por colores según el estado: los artículos pendientes en ámbar, los confirmados en verde, los cancelados en gris apagado.
Dos controles sobre la línea de tiempo le permiten reorganizarla:
- Ordenar por -- Agrupe y ordene los artículos por Fecha (la opción predeterminada, con secciones día a día que se pueden contraer), Estado, Tipo de Servicio o Proveedor. Cualquier orden que no sea por Fecha produce una sola lista plana.
- Filtrar -- Muestre Todos los Estados o limite a un solo estado (Solicitado, Esperando Proveedor, Confirmado, Completado o Cancelado).
Solicitud de una Reseña del Huésped
Desde la página de detalle del portafolio, puede pedirle al huésped que deje una reseña una vez que sus servicios estén completos. Haga clic en Enviar Solicitud de Reseña para abrir un diálogo previamente rellenado con una línea de asunto y un mensaje completo, ensamblados a partir de la plantilla de solicitud de reseña de su empresa, utilizando el nombre del huésped, la propiedad y el idioma. Revise o personalice ambos campos en el editor de texto enriquecido, luego haga clic en Enviar Solicitud para enviar por correo electrónico al huésped su versión editada.
Conceptos Clave
- Portafolio de Viaje -- El contenedor para todos los artículos de servicio en una reserva. Un portafolio por reserva, creado automáticamente cuando se añade el primer servicio.
- Artículo de Servicio -- Un servicio único (tour, traslado, chef, etc.) con su propio ciclo de vida, precio y asignación de proveedor.
- Estado dual -- Estado interno para el equipo de conserjería y un estado simplificado visible para el huésped. Mantiene los detalles de coordinación en privado.
- Asignación de proveedor -- Opcional en la creación. Los huéspedes solicitan servicios sin especificar un proveedor; el equipo de conserjería asigna uno.
- Registro de comisión -- Se crea cuando se confirma un servicio, calculado a partir de la tasa predeterminada del proveedor y el precio bruto del servicio.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo editar un artículo de servicio después de que se haya confirmado? Sí. Puede actualizar la fecha, hora, precio y notas de un artículo de servicio confirmado. Si el cambio afecta el monto de la comisión, el registro de comisión se actualiza en consecuencia.
¿Qué sucede si un huésped solicita un servicio que no ofrecemos? La solicitud aún aparece en el portafolio como un artículo Solicitado. El equipo de conserjería puede cancelarlo con una nota explicando que el servicio no está disponible, o buscar un proveedor que pueda cumplirlo.
¿Puedo añadir servicios a un portafolio bloqueado? No. Una vez que un portafolio está bloqueado (después de la fecha límite de modificación), el huésped no puede añadir nuevos servicios. Sin embargo, el equipo de conserjería aún puede hacer cambios desde el lado de administración.
¿Cómo veo todos los servicios de todas las reservas para una semana determinada? La tabla "Próximos Servicios" del panel de conserjería muestra los servicios confirmados para los próximos 7 días en todos los portafolios.
¿Hay un límite en la cantidad de servicios que puede tener un portafolio? No. Un portafolio puede contener tantos artículos de servicio como sean necesarios para la estadía del huésped.
Relacionados
- Descripción General de Conserjería -- El panel del módulo de conserjería, los portafolios y cómo encajan las piezas.
- Proveedores de Servicio -- Gestión de los proveedores asignados a los artículos de servicio.
- Portal del Huésped -- Cómo los huéspedes ven y solicitan servicios a través de "Planifique su Estadía".
- Ciclo de Vida de la Reserva -- Cómo los eventos de la reserva afectan a los portafolios y artículos de servicio.